Организационное проектирование. Тема 3

1.

Лекции 5-6 (тема 3.6)
1

2.

Тема 3. Организационное проектирование
2

3.

План темы:
3.1. Задачи проектирования;
3.2. Методологические принципы;
3.3. Процесс формирования
организационной структуры;
3.4. Методы проектирования структур;
3.5. Оценка эффективности
организационного проекта;
3.6. Корректировка структур;
3.7. Система и кадровая служба: функции,
структура
3

4.

3.1. Задачи организационного проектирования
Основные задачи проектирования структур:
1) развитие методологии проектирования;
2) разработка принципов проектирования;
3) развитие методов проектирования;
4) исследование влияния внешней среды;
5) использование системного подхода
4

5.

Методология
- это совокупность логики, принципов,
способов и методов используемой
в какой-либо деятельности
5

6.

Основные проблемы и причины,
усложняющие
организационное проектирование:
1) неоднозначная результативность
старых организационных форм
в новых условиях;
2) невозможность использования
закономерностей управления
техническими системами в сфере
хозяйственного управления;
6

7.

3) опора не только на опыт проектирования,
аналогию, привычные схемы, интуицию,
но и на научные методы;
4) проектировщик должен владеть
методологией формирования
организационных систем.
7

8.

Основой разработки
организационной структуры
является:
1) система целей и их распределение между
структурными звеньями;
2) состав подразделений, связанных
определёнными отношениями;
3) распределение функций и задач по звеньям;
4) распределение полномочий, прав
и ответственности,
отражающее соотношение
централизованного и децентрализованного;
8

9.

5) коммуникации, потоки информации,
документооборот;
6) поведенческая система, люди, их группы
взаимодействующие между собой;
7) характер влияния внешней среды
и система связей элементов структуры
с элементами внешней среды
9

10.

Системный подход
в формировании структуры
проявляется в следующем:
1) не упускать из виду ни одну из
управленческих задач;
2) выявить соответствующую этим задачам
систему функций
или видов управленческой деятельности:
3) выполнить вертикальное и
горизонтальное распределение труда по
уровням иерархии управления;
10

11.

3.2. Методологические принципы
Основные принципы
проектирования структур:
- выбора главного направления деятельности
- скоординированности целей и взаимосвязей
звеньев структуры;
- выявления проблем формирования и развития
организации;
11

12.

- использования нормативных
характеристик аппарата управления;
-
обоснованности численности и
экономичности АУП;
-
создания коммуникаций обратной
связи;
-
обеспечения адекватной реакции на
вызовы внутренней и внешней сред;
-
и др.
12

13.

3.3. Процесс формирования
организационной структуры
Три основных стадии
проектирования структур:
1) формирование общей функциональной и
организационной схем аппарата управления;
2) разработка состава основных подразделений,
а атак же связей и отношений между ними;
3) регламентация организационной структуры
13

14.

Принципиальные характеристики
организационной структуры:
- цели и имеющиеся проблемы;
- Спецификация программно-целевых и
функциональных подсистем,
обеспечивающих их достижение и
решение;
-
степень централизации и
децентрализации полномочий и
ответственности;
14

15.

- основные формы взаимоотношений
с внешней средой;
- требования к:
экономическому механизму;
формам обработки информации;
кадровому обеспечению
15

16.

На второй стадии проводится
структуризация практически всех
подразделений,
как программно-целевых,
так и базовых
(отделы, сектора, лаборатории)
16

17.

Третья стадия – регламентация
- это определение:
– состава подразделений;
- численности подразделений;
- трудоёмкости и квалификации
распределения задач и работ между
исполнителями;
- ответственных;
- расчеты затрат и определение
показателей эффективности;
17

18.

При формировании структур
программно-целевого управления
используют графические методы
раскрытия существа и содержания
деятельности:
-органиграммы;
- карты (матрицы) распределения прав
и ответственности
18

19.

Совокупность документов, разработанных
на всех стадиях проектирования, вместе с
пояснительной запиской составляет
проект организационной структуры
управления
19

20.

3.4. Методы проектирования структур
Структура управления
сочетает в себе взаимодействия:
- экономические;
-
информационные;
-
административно-организационные
20

21.

Эти взаимодействия
поддаются непосредственному анализу и
рациональному проектированию.
А социально-психологические характеристики
и связи сложнее.
Они определяются уровнем квалификации
и способностями работников
21

22.

Процесс
организационного проектирования
состоит в последовательном приближении
к модели рациональной структуры,
в котором методы проектирования
играют вспомогательную роль
22

23.

Методы проектирования:
1) аналогий;
2) экспертно-аналитический;
3) структуризации целей;
4) организационного моделирования.
Подробнее …
23

24.

Метод аналогий
1) использование известных организационных
форм и механизмов управления ;
2) выработка типовых структур управления;
3) определение границ и условий их применения
24

25.

Метод структуризации целей
Жить надо лучше,
жить надо веселей!!!
Корректны ли цели физического лица
при физическом …???
25

26.

Этот метод
применяется в следующих случаях:
1) уточнение существующих целей
2) формулирование новых целей
26

27.

Миссия
Уровень
руководителя:
Уровень
замов
Уровень
подразделений
По горизонту:
• долгосрочные
• среднесрочные
• краткосрочные
Генеральная цель
Функциональные цели
Критерии
Цели задач
По характеру:
• экономические
• внеэкономические
• внутренние
• внешние
По уровню упр-я:
• стратегические
• тактические
• оперативные
27 27

28.

Экспертно-аналитические методы
28

29.

Это:
• экспертный
• обследования
• диагностический
• графический
Рассмотрим подробнее некоторые
29 29

30.

Экспертный метод
Условия применения:
1) Отсутствие достоверной статистики
2) неопределенность среды
3) прогнозирование «ноу-хау»
4) отсутствие других методов
5) форс-мажорная ситуация
30

31.

Формирование экспертной сети:
1) по публикациям подбирают 10 наиболее
известных специалистов в данной области
знаний;
2) им рассылаются письма с просьбой дать
список 10 наиболее известных
специалистов;
3) по ответам составляют аналогичный
запрос и вновь рассылают. Это
продолжается до тех пор, пока список «не
устоится».
31

32.

Методы обследования организации
Цели:
1) анализ функций (формальных
и неформальных);
2) изучение информационных потоков;
32

33.

Документальная основа обследования:
• технические, нормативно-правовые,
планово-экономические, финансовые и др.
документы;
• нормы сложности управленческих работ,
нормы управляемости и т.п.;
• структурные схемы, штатное расписание;
• положения о подразделениях, должностные
инструкции, и др.
33

34.

Наиболее известные методы обследования:
1) функциональный анализ;
2) методы исследования информационных
потоков.
34

35.

Принципиальная схема диагностики
1. Цели
2. Обзор данных о
состоянии СУ и
взаимодействующих
с ней объектов
7. Цели
функционирования
организации «завтра»
Организация
3. Выявление
проблем
управления
4. Анализ
выявленных проблем
6. Разработка
мероприятий для
достижения новых
целей
5. Выявление
набора средств и
методов решения
проблем СУ
35

36.

Организационное моделирование
Для рационализации распределения
обязанностей между работниками и службами
В виде следующих моделей:
• организационные;
• кибернетические;
• экономико-математические;
• аналоговые.
36

37.

Методы организационного моделирования:
Параметрический анализ
Функциональные
Функциональное
моделирование
Организационные
Органиграммы
Хронограммы
Топограммы
Диаграммы
Сетевые модели
37

38.

Наиболее известные программы для
организационного моделирования:
IDEFO (www.idef.com)
Биг-Мастер (www.big.spb.ru)
Visio 2003, и др.
38

39.

3.5. Оценка эффективности
организационного проекта
Оценка эффективности
по вариантам проектов
Проект
структуры
Проект
совершенствования
структуры
39

40.

Комплекс критериев по двум направлениям
формирования:
1) по степени соответствия намеченных
целей полученным результатам;
2) по степени соответствия процесса
функционирования системы
объективным требованиям к его содержанию
40

41.

Пространственная модель эффективности
(четыре фактора эффективности)
Потенциал системы
Цели управления
Рациональность
структуры
Качество организационного
поведения
41

42.

Идентификация подсистем, факторов
эффективности характеристик управления
Подсистемы
ИПП
ИПП
ПСС
ПСС
ПСС
СФП
Факторы
эффективности
Цели управления
Характеристики
управления
Результативность
Качество организационного
поведения
Потенциал
системы
Потенциал
системы
Потенциал
системы
Рациональность
структуры
Экономичность
Адаптивность
Управляемость
Устойчивость
Эффективность
42

43.

Оценка результативности СУ
(фактор «цели управления»):
1. Приведение всех показателей к сопоставимому виду.
2. Выбор показателей результативности, например:
а) коэффициент результативности СУ
руб
ПП
Рсу
МР ФОТ А У руб год
Где: ПП – прирост прибыли;
МР – стоимость материальных ресурсов;
ФОТ – фонд оплаты труда;
А - стоимость амортизационных отчислений;
У – потери в сфере управления.
43

44.

Примечание:
Количественные оценки характеризуют статику,
поэтому необходимо сопоставлять данные
в ретроспективе.
44

45.

Оценка экономичности управления (фактор
«качество организационного поведения»):
1. Определение экономичности управления на
основе оценки динамики затрат на управление и
численности административно-управленческого
персонала (АУП)
Рп
Кэ
Зу
Где Рп – конечные результаты;
Зу - затраты на управление.
45

46.

3.5. Корректировка организационных структур
-
- это приведение структуры в соответствие
с изменившимися условиями
функционирования организации..
46

47.

Типичные проблемы структур управления:
- неудовлетворительное функционировани;
- перегрузка высшего руководства;
- отсутствие ориентации на перспективу;
-
разногласия по организационным вопроса;
-
рост масштаба деятельности;
- увеличение разнообразия;
- изменение технологических процессов;
- изменение внешней экономической обстановки
47

48.

Тенденции
в изменении структур
48

49.

Унифицированная
структура
Множественность видов
в одной организации
Стабильность
Динамичность
Реактивность
Планируемость
Структурная
оптимизация
Оптимизация организационного
потенциала
Адаптация
структур
Полное конструирование
структур
49

50.

50

51.

Новые термины:
• принципы проектирования
• методы проектирования
• эффективность проектирования
• результативность
• экономичность
• тенденции развития структур
51

52. Вопросы для обсуждения:

1. Каковы основные принципы
проектирования структур?
2. В чём заключается процесс
проектирования?
3. Каковы особенности оценки
эффективности проекта
структуры?
52