Архивная опись

1.

Архивная опись
Внутренняя опись.
Требования к описи.
Базы данных архивов

2.

3.

Описи составляются отдельно:
На дела постоянного хранения, дела
временного хранения, по личному составу,
дала, состоящие только из документов,
характерных для данной организации
Отдельные описи представляют собой
перечень дел с самостоятельной валовой
(порядковой) нумерацией

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

К первому годовому разделу
сводной описи составляются
Предисловие
Указатели
Список сокращенных слов
Они составляют справочный аппарат
годового раздела описи дел постоянного
хранения
Годовой раздел сводной описи составляется
в 4 экземплярах

21.

22.

23.

Годовые разделы сводных описей
закончены:
Когда нумерация достигла
четырехзначной цифры
При небольшом объеме (до 200 дел) – за
5 лет
Каждой законченной описи присваивается
номер. К законченной описи составляют
итоговую запись и заверительную надпись

24.

25.

26.

Базы данных архивов
В обязательные реквизиты базы данных, четкий
перечень полей которой утверждается Росархивом:
входят:
• название учитываемой базы;
• ее объем;
• характеристика содержания информации;
• перечень источников данных;
• крайние даты введенных документов;
• даты начала и завершения или отметка о
продолжении базы данных;
• формат представления данных;
• правовой статус базы данных;
• полный перечень полей базы данных с их
идентификаторами, спецификацией и пояснениями
по их содержанию.

27.

Категории баз данных
Учетные базы: для обработки
статистических массивов, количества
документов в единицах хранения
Информационно-поисковые базы данных:
для создания архивных описей, сводных
номенклатур дел, каталогов, картотек.
Бывают трех типов

28.

Базы данных могут содержать:
• архивные документы;
• учетные документы;
• научно-справочный аппарат.
Это облегчает поиск необходимых
документов в архиве.

29.

Обязательным
элементом вводимых в базу
архивных документов являются
ключевые слова — термины,
характеризующие в обобщенном и сжатом
виде содержание объекта описания.
Обязательными видами ключевых слов
являются тематика, персоналии,
география.

30.

При выборе программ для базы данных
наиболее приемлемой является разработанная
ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов
программа CPS/ISIS. Она позволяет:
• вводить новые записи в имеющиеся базы данных;
• модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи;
• автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого
доступа;
• осуществлять поиск записей по их содержимому;
• сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на
дисплей и печатающее устройство в соответствии с требованиями
пользователей;
• печатать электронные каталоги или указатели с глубиной
сортировки до 4 уровней;
• развивать специализированные прикладные программы и
подключать их к автоматизированным информационно-поисковым
архивным системам, используя интегрированные средства
программирования.