Проверка наличия и состояния архивных документов

1.

ПРОВЕРКА
НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
это важнейшая часть работы
по сохранению
архивных документов

2.

Нормативная база
• Правила по архивному делу
от 2020 года – п.10;
• Правила по архивному делу от 2015 года –
пп.2.39–2.44;
• Правила по делопроизводству 2019 года –
пп.6.33–6.35;
• Примерная инструкция по делопроизводству
в государственных организациях –
пп.8.21–8.24.

3.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 пункт 135
Установление соответствия
фактического наличия
количества единиц хранения
записям в учётных документах
архива, а также выявление
архивных документов,
требующих консервации,
реставрации, дезинфекции

4.

Ц
Е
Л
И
установление фактического наличия
документов, находящихся на хранении
в архиве;
выявление и устранение недостатков
в учёте документов;
выявление отсутствующих документов
и организация их розыска;
выявление и учёт документов,
требующих реставрации,
консервационно-профилактической
и технической обработки.

5.

ВИДЫ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ
ПЛАНОВЫЕ
(ЦИКЛИЧНЫЕ)
ПРОВОДЯТСЯ ПОСТОЯННО
В ОПРЕДЕЛЁННЫЕ СРОКИ
ПОЛНЫЕ
ИЛИ ВЫБОРОЧНЫЕ
для документов, выдававшихся
из архивохранилищ
в течение года
оформление
результатов:
дела в наличии
=> докладная
записка работника
на имя руководителя
отсутствие
каких-либо дел
=> розыск
ВНЕОЧЕРЕДНЫЕ
ПРОВОДЯТСЯ
ЕДИНОВРЕМЕННО
В СЛУЧАЕ:
стихийных бедствий
массовых
перемещений
и других
обстоятельств,
в результате которых
могут быть утрачены
или повреждены
архивные документы
при смене
заведующих
архивохранилищами

6.

ЦИКЛИЧНОСТЬ (СРОКИ) ПРОВЕДЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ
МУНИЦИПАЛЬНЫЕ
архив, музей, библиотека,
научная организация
архив, музей, библиотека
1 раз в 10 лет
архивные документы –
не менее 1 раза в 25 лет
(в библиотеке 1 раз в 15 лет)
цикличность определяется на основании
решения ЭПК/ЭМК архива в зависимости
от интенсивности использования
и состояния учёта архивных документов
секретные в порядке,
установленном для секретных
архивных документов
УД ежегодно
ОЦД на бумажной основе –
1 раз в 10 лет
(в библиотеке 1 раз в 5 лет)
аудиовизуальные и ЭД
документы 1 раз в 5 лет
кинодокументы
на нитрооснове 1 раз в 2 года

7.

ЭТАПЫ
ПРОВЕРКИ
НАЛИЧИЯ
ЕСЛИ в деле
документы учтены
по внутренним
описям, ТО сверка
наличия документов
с внутренней описью
и листом-заверетелем
+
ЕСЛИ дело
в несброшюрованном
(без подшивки) виде,
ТО сверка наличия
листов в деле
+
ЕСЛИ дела с УД
ОБЯЗАТЕЛЬНО
проверять полистно
проводится выверка учётных
документов:
установление полноты учётных документов
на проверяемые архивные фонды
сверка их сопоставимых показателей
уточнение порядка нумерации единиц хранения
по описи дел и проверка правильности
составления итоговых записей
P.S. может проводиться
как самостоятельный вид работы
непосредственная сверка
описательных статей описи
и информационных характеристик
обложек дел
документальное оформление
результатов
организация розыска
необнаруженных дел

8.

9.

ИМЕЙТЕ ВВИДУ!!!
документы, выданные в читальный зал
и рабочие помещения архива числятся в наличии
(их шифры устанавливаются по картам-заместителям
и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ)
документы, выданные во временное
пользование числятся в наличии
(проверяются по книгам и актам выдачи)
проводит, как правило, комиссия
или минимум два работника

10.

П
О
Р
Я
Д
О
К
сохранять порядок расположения дел
на стеллажах и в первичных средствах
хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные
во время проверки неправильно подложенные
дела данного архивного фонда;
изымать из проверяемого архивного фонда
неправильно подложенные дела
других архивных фондов;
изымать дела, заражённые плесенью
или другими биологическими вредителями,
для немедленной их изоляции;
изымать дела, не внесённые в опись,
и помещать их в конец архивного фонда
для последующей обработки и описания
в сроки, установленные руководством архива.

11.

НЕЛЬЗЯ!!!
вносить в опись дел
неучтённые дела
делать какие-либо пометки,
исправления или записи
в описях дел
и других учётных документах

12.

Р
Е
З
У
Л
Ь
Т
А
Т
Ы
• результаты и обнаруженные недостатки фиксируются в:
ЛИСТЕ проверки наличия и состояния архивных документов
АКТЕ проверки наличия и состояния архивных документов;
• одновременно с АКТОМ проверки (при необходимости):
акт о технических ошибках в учетных документах;
акт об обнаружении архивных документов;
акт о неисправимых повреждениях документов
и другие акты;
• в конце (на обороте) описи дел проставляется запись
(можно штампом): «ПРОВЕРЕНО», акт, его дата и номер
(акт проверки наличия и состояния документов);
• на все отсутствующие в ходе проверки дела
(документы) – карточки учёта
в картотеку необнаруженных архивных документов;
• результаты проверки физического состояния дел –
в картотеку учёта физического (технического)
состояния архивных документов;
• после проверки наличия и состояния
архивных документов короба с архивными документами
опечатываются.

13.

ЛИСТ ПРОВЕРКИ
составляется непосредственно в ходе проверки,
как правило, на каждую опись дел отдельно
P.S. при проверке небольших по объёму фондов
допускается составление одного листа на все описи дел
в случае обнаружения в ходе проверки недостатков,
не предусмотренных графами листа проверки,
а также при полистной проверке дел в лист
вводятся уточнения и дополнительные реквизиты
листы проверки нумеруются в валовом порядке
в пределах архивного фонда по каждой проверке
и подписываются исполнителями
лист (листы) проверки основа заполнения акта

14.

15.

Проверка наличия и состояния
архивных документов
считается завершённой
после внесения изменений
во все учётные документы

16.

17.

организуется с момента выявления их отсутствия
и проводится в течение 1 года
(в архиве и/или организациях)
Р
О
З
Ы
С
К
руководство архива вправе продлить срок розыска
на основании докладной записки руководителя
соответствующего структурного подразделения
архива
архивные документы, обнаруженные в ходе розыска,
подкладываются на место
+ в листе проверки (графа «Примечание»)
и в картотеке необнаруженных архивных
документов делается отметка об их обнаружении,
которая заверяется подписью работника
дела, причины отсутствия которых подтверждены
документально, снимаются с учёта
в установленном порядке
дела, не обнаруженные в ходе розыска,
включаются в акт о необнаружении документов,
пути розыска которых исчерпаны
+ подробная справка о проведении розыска
в архивный орган для принятия окончательного
решения о снятии с учёта

18.

СНЯТИЕ
С УЧЁТА
АРХИВ решение о снятии с учёта
оформляется приказом руководителя
на основании письменного разрешения
соответствующего уполномоченного
органа исполнительной власти
в сфере архивного дела
МУЗЕЙ в соответствии
ЗАВИСИТ
с Правилами (2007) и порядком,
установленным специально
уполномоченным федеральным органом
исполнительной власти
для Музейного фонда России
от места
хранения БИБЛИОТЕКА в соответствии
с Правилами (2007) и порядком,
документов
установленным специально
Архивного
уполномоченным федеральным органом
исполнительной власти
фонда
для библиотечных фондов России
России
!!! в картотеке
необнаруженных архивных документов
делается отметка
о снятии архивных документов с учёта

19.

Ф О Р С - М А Ж О Р
(землетрясение, пожар, потоп или другие ситуации,
не зависящие от организации работы и деятельности сотрудников архива)
ДЕ Й С Т В И Я
1.Немедленно получить официальное подтверждение
форс-мажорной ситуации:
• при затоплении у собственника помещения
получить соответствующий акт (справку из ЭРК)
• при краже обратиться с заявлением в МВД и получить
соответствующие документы
• при стихийном бедствии
в территориальном управление МЧС справку
• при пожаре в органах МЧС акт
2.Издать приказ руководителя о создании комиссии
по расследованию причин утраты/гибели
3.Оформить результаты действий комиссии
соответствующим актом, утверждённым руководителем
4.Пройти инвентаризацию (по 402-ФЗ от 06.12.2011)
и составить опись утраченных документов

20.

Самостоятельная работа
• См. материал пособия С.197 205.
• Руководствуясь Правилами организации
хранения, комплектования, учёта
и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах
государственной власти, органах местного
самоуправления и организациях,
утв. приказом Минкультуры России
от 31.03.2015 № 526:
– Изучить пункты 2.39–2.44.

21.

• Руководствуясь ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД.
Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»:
– Включить в глоссарий термин:
• проверка наличия и состояния архивных документов.
– Знать определения данного термина.
– Повторить определения терминов:
• обеспечение сохранности документов;
• обеспечение физико-химической сохранности
документов;
• архивохранилище;
• режим хранения архивных документов;
• топографический указатель.