Оформление дел на постоянное хранение

1.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ НА
ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

2.

Сроки хранения документов установлены типовыми
перечнями:
Перечнем типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков Утвержден приказом Федерального
архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236
Перечнем типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден
приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред.
от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).
Срок хранения документа также может быть установлен и
в отраслевых нормативных документах. При этом слово
«постоянно» может быть заменено синонимом, например,
«бессрочно».

3.

4.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ
ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ
Особенности формирования дел
Подготовка дела к хранению начинается задолго
до того, как документ будет завершен в
делопроизводстве. Все процессы ДОУ
выполняются последовательно и связаны между
собой.

5.

Обратите внимание!
Уже на стадии приема входящего документа или
создания исходящего нужно понимать, в какое
дело будет помещен документ и каковы
особенности формирования этого дела.

6.

Например, приказы по основной деятельности
должны учитываться и формироваться строго
отдельно от приказов по личному составу. Обратным
часто грешат небольшие организации, где секретарь
сочетает функции делопроизводителя и кадровика.
Прежде чем отправить такое составное дело на
хранение, придется его расформировать, а это
лишний труд.
Что касается переписки, то она должна
формироваться по принципу «запрос-ответ», когда
каждое поступившее или отправляемое письмо
подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по
виду (входящее или исходящее). Делать это нужно
сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на
хранение, секретарь потратит огромное количество
времени на формирование истории переписки.

7.

Способы систематизации документов
Документы в деле могут быть
систематизированы:

8.

ХРОНОЛОГИЧЕСКИ, ТО ЕСТЬ ПО ВРЕМЕНИ СОЗДАНИЯ. КАК ПРАВИЛО,
В ТАКИХ ДЕЛАХ ДОКУМЕНТЫ РАСПОЛАГАЮТСЯ СТРОГО ПО
РЕГИСТРАЦИОННЫМ НОМЕРАМ, НАПРИМЕР :
Документ и его
регистрационные данные
Номер листа дела
(тома)
Приказ от 12.01.2015 №1
1
Приказ от 13.01.2015 №2
2
Приказ от 13.01.2015 №3
3
Приказ от 16.01.2015 №4
4
Приказ от 19.01.2015 №5
5
...

9.

ПО АЛФАВИТУ – НАПРИМЕР, ФАМИЛИЙ ИЛИ
НАИМЕНОВАНИЙ ПРОЕКТОВ:
Документ и его
регистрационные данные
Номер листа дела (тома)
Проект «Астра»
1-10
Проект «Василек»
11-20
Проект «Гладиолус»
21-30
Проект «Колокольчик
31-40
Проект «Мимоза»
41-50
[…]

10.

КОМБИНИРОВАННЫМ СПОСОБОМ – СНАЧАЛА ДОКУМЕНТЫ
ВЫСТРАИВАЮТ В АЛФАВИТНОМ ПОРЯДКЕ, А ЗАТЕМ ЕЩЕ И
ХРОНОЛОГИЧЕСКИ, НАПРИМЕР:
Документ и его регистрационные
данные
Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Листразделитель
1
Исх. № 53 от 14.01.2015
2–4
Вх. № 243 от 16.01.2015
5–9
Исх. № 105 от 23.01.2015
10
Вх. № 341 от 28.01.2015
11
Переписка с ООО «Василек»
Листразделитель
12
Вх. № 14 от 12.01.2015
13–14
Исх. № 18 от 13.01.2015
15
Вх. № 201 от 15.01.2015
16
…

11.

Документы, разделенные на блоки по
алфавиту, отделяют друг от друга, например,
цветными разделителями. Это необязательно,
но существенно облегчает работу с томом. При
нумерации листов разделители получают
номера в общем порядке.
Таким образом, к моменту оформления дел на
хранение документы уже будут правильно
сформированы в дела, а внутри дел –
систематизированы.

12.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К
ОФОРМЛЕНИЮ

13.

Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор
документы содержались в папках-регистраторах.
Вынимать из них документы пока рано. Для
начала пролистаем каждую папку и удалим из
нее черновики, дублетные (повторные)
экземпляры документов, листы с заметками, а из
самих документов – канцелярские скрепки и
скобы степлера.

14.

Делим дела на тома. На этом этапе
определяем, сколько томов дела получится в
итоге и каким образом лучше разделить
документы на тома: по месяцам, по количеству
листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д.

15.

Совсем не обязательно придумывать какую-то
систему разделения документов на тома,
достаточно соблюдать это правило.
Равномерное распределение листов, во-первых,
позволяет сформировать примерно одинаковые
по толщине тома, а во-вторых, облегчает поиск
документов в деле. Таким образом, если в деле
примерно 300 листов, то лучше сделать два
тома по 150 листов, а не 250 и 50.
Затем аккуратно извлекаем документы из
папок, распределяем по томам и приступаем к
оформлению на хранение.

16.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

17.

В зависимости от сроков хранения дела можно
оформлять частично или полностью. Частично
оформляются все дела, заведенные в
организации и имеющие срок хранения более 5
лет, за исключением дел по личному составу.
Полному оформлению на хранение, в
соответствии с Правилами 2015, подлежат
следующие дела:
постоянного срока хранения;
временного (свыше 10 лет) срока хранения;
документы по личному составу (все, включая и
те, которые имеют пятилетний срок хранения).

18.

ЭТАПЫ ОФОРМЛЕНИЯ КАЖДОГО ТОМА.
Полное оформление на хранение каждого тома
дела происходит в следующем порядке:
1) нумерация листов дела;
2) составление внутренней описи дела;
3) оформление листа-заверителя дела;
4) подшивка или переплет документов дела;
5) оформление обложки (титульного листа).

19.

ЭТАП ПЕРВЫЙ: НУМЕРУЕМ ЛИСТЫ ТОМА
Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы
в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не
совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и
рядом пишем новый. Номера, проставленные в других
частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала
брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый
ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем
порядке.

20.

На каждый пронумерованный том
можно наклеить стикер со следующей
информацией:
•общее количество листов;
•пропущенные номера;
•литерные номера.

21.

Эта информация пригодится нам чуть позже при
оформлении листа-заверителя дела.
Если в томе оказалось несколько пропущенных и
литерных номеров, то при подсчете количества
листов их нужно учитывать. Например, если по
номерам в томе 100 листов, но при этом три
пропущенных номера и два литерных, то общее
количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3
+2).

22.

Правила ничего не говорят о количестве
исправлений в нумерации тома. Очевидно, что
если ошибок слишком много, то лучше
перенумеровать листы. Однако с какого
значения начинается это «слишком много»,
неизвестно.
Извлечение
из Правил нотариального делопроизводства
Если при нумерации листов в деле (томе)
допущено более 5 ошибок, листы дела (тома)
нумеруются заново.

23.

ЭТАП ВТОРОЙ: СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ
ОПИСЬ ТОМА
Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда
обязательно. Процитируем Правила
Извлечение
из Правил организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации
и других документов в органах государственной власти,
органах местного самоуправления и организациях
Для учета документов определенных категорий дел на
бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы
уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и
присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей
авторских свидетельств и патентных изобретений)
составляется внутренняя опись документов дела.

24.

Внутренняя опись представляет собой своеобразное
оглавление тома.
Извлечение
из Основных правил работы архивов организаций
Внутренняя опись документов дела составляется для
учета документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения, учет которых вызывается спецификой
данной документации (особо ценные, личные,
судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета
дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, сформированных по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают
конкретное содержание документа.

25.

Таким образом, составить внутреннюю
опись можно и к тому с приказами по основной
деятельности (особенно если из-за неверной
систематизации
в
нем
была
нарушена
нумерация), и к тому с перепиской, если это
облегчит пользование томами.
Форма внутренней описи приведена в
Правилах Опись имеет собственную нумерацию
листов,
которую
можно
проставить
автоматически на этапе создания документа в
программе MS Word.

26.

27.

ЭТАП ТРЕТИЙ:
ОФОРМЛЯЕМ ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Лист-заверитель составляется к каждому тому дела.
Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в
каждом томе, а также сколько среди них
пропущенных и литерных номеров. Что касается
«особенностей физического состояния», то речь
идет:
• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных
документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в
томе, и прочих нестандартных для этого
тома документах

28.

29.

ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: СШИВАЕМ ТОМ
Выбираем обложку. Документы постоянного
срока хранения оформляются в картонные
обложки, специально предназначенные для дел
постоянного срока хранения. Найти их проще на
сайтах интернет-магазинов, а не в торговых
залах – товар это не самый ходовой, поэтому на
прилавок его выкладывать часто забывают.

30.

31.

Картонная переплетная папка дополнена гибким
широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и
нижняя обложки имеют биговку с отступом от
левого края 25 мм, что позволяет листать дело как
книгу и без затруднений копировать листы.
Оформленный в такую обложку том выглядит как
обычная книга, только большого формата.
Оформленные таким образом тома можно
располагать на полке вертикально, не опасаясь,
что они будут сгибаться, сминая содержимое.

32.

Делаем обложку. Если руководство
посчитает, что это слишком дорого, секретарю
придется брать в руки ножницы, картон и
создавать обложки самому. Однако сделать
приличные обложки получится только в том
случае, если удастся найти качественный
картон, разрезанный на листы, равные или
чуть больше формата А4. Из обычного «Для
детского творчества» ничего хорошего не
выйдет.
Для самостоятельного изготовления обложки
понадобится картон, лист бумвинила (прочный
водостойкий переплетный материал на
бумажной основе) и двусторонний скотч.

33.

ПРИНЦИП СШИВАНИЯ ПОКУПНЫХ И
САМОДЕЛЬНЫХ ОБЛОЖЕК ОДИН:
В результате самодельная обложка
будет выглядеть

34.

Используем
дырокол. Поскольку
документы сшивают в 4
прокола, лучше
воспользоваться для этого
специальными
дыроколами на 4
прокола, которые за раз
пробивают пачку
документов от 150 до 300
листов.

35.

Можно воспользоваться и обычным дыроколом
на 10 листов с двумя отверстиями, правда,
пробивать эти десять листов придется дважды.
Расстояние между четырьмя отверстиями
должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 1791472 «Обложки дел
длительных сроков хранения. Технические
условия»), поэтому на измерителе следует
выставить значение «888».

36.

37.

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно
расположить документы дела в следующем
порядке:
1) внутренняя опись (если она создавалась);
2) документы дела;
3) лист-заверитель.

38.

Подбираем иглу и нитки. Швейная игла
слишком мала, лучше использовать мешочную
(так называемую «цыганскую») – длинную (около
12 см) и с широким ушком. Нить потребуется
крепкая, но можно сложить в несколько раз и
обычную. Сшивать можно и банковским
шпагатом, но продеть его непросто даже в
«цыганскую» иглу.

39.

Длина нити на стандартный том – примерно 1
метр. Оптимальную для себя длину лучше всего
определить опытным путем – уже на третьем
сшиваемом томе станет понятно, сколько ее
потребуется. Узел на конце нити, как при
обычном шитье, завязывать не нужно – все
равно концы будут обрезаны до оптимальной
длины. Если том был проколот (пробит,
просверлен) аккуратно, проблем с продеванием
нити не будет, поскольку диаметр иглы намного
меньше, чем диаметр отверстия от сверла или
дырокола.

40.

41.

После того как оба конца нити выведены с
оборотной стороны тома, они завязываются (не
туго, чтобы том можно было не только открыть,
но и при необходимости снять копию с любого
документа, но и не слабо, чтобы листы дела не
«гуляли») и обрезаются.
Обратите внимание: в общем и кадровом
делопроизводстве выводить концы нитей с
внутренней стороны обложки и скреплять их
заверительной наклейкой не требуется. Концы
обрезаются и по возможности прячутся под
обложку. Если обложки нет – просто выводятся
с внутренней стороны без каких-либо
дальнейших манипуляций.

42.

ЭТАП ПЯТЫЙ:
ОФОРМЛЯЕМ ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ (ОБЛОЖКУ) ТОМА
Форма титульного листа дела приведена в
Правилах. Ее заполнение трудностей обычно не
вызывает. Не забудьте только, что верхняя
строка обложки «Наименование
государственного (муниципального)
архива» остается незаполненной. Если дело
когда-нибудь попадет в государственный архив,
его сотрудники сами заполнят эту строку.

43.

44.

В нижнем левом углу титульного листа
проставляется архивный шифр дела: номер
фонда, номер описи и номер этой единицы
хранения по описи.

45.

46.

Титульный лист приклеиваем на обложку тома.
Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда
дело нужно немедленно поместить под пресс на
несколько часов, иначе титульный лист
приклеится неровно и местами сморщится.
Меньше всего подходят для этого клей-карандаш
(обложка отклеится уже через пару часов) и
канцелярский клей (слишком жидкий и испортит
титульный лист так, что никакой пресс его не
спасет). Распечатывать обложки на листах с
клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой
слой» на них условный, и обложку можно снять
одним движением руки.

47.

И так, алгоритм оформления документов на постоянное
хранение выглядит следующим образом:

48.

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ
Станки для архивного
переплета. Том дела
закрепляется в них и
просверливается. Станок
может быть ручным (для
сверления нужно крутить
специальную ручку, рис. 7) и
электрическим (сверло
запускается нажатием кнопки,
рис. 8). Мнения специалистов
об этих станках расходятся:
кто-то считает их удобными,
кто-то – ровно наоборот. Но
отверстие, пробитое
дыроколом, однозначно
выглядит ровнее и опрятнее,
чем просверленное станком.

49.

Короба для хранения. Готовые тома можно просто
ставить на полку, а можно дополнительно
упаковывать в короба. Видов коробов множество.
Отметим, например, короб с завязками, в который
помещается несколько сшитых томов дел