Оформление дел, передаваемых на архивное хранение. Лекция 2

1.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ,
ПЕРЕДАВАЕМЫХ НА АРХИВНОЕ
ХРАНЕНИЕ
Спичак Александра Владимировна, к.и.н.

2.

Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное
хранение.
Частичное оформление
• «1 год», «3 года», «5 лет», «10
лет».
• Остаются в скоросшивателях,
• не нумеруются,
• к ним не составляются
внутренняя опись и листзаверитель.
• в структурных
подразделениях, где были
заведены,до истечения сроков
хранения и выделения их к
уничтожению.
Полное оформление
• Для дел постоянного и
долговременного (свыше 10
лет) сроков

3.

Полное оформление дел включает следующие виды работ:
1
2
3
4
5
6
• пересистематизацию документов в деле;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя дела;
• составление внутренней описи документов дела;
• подшивку/переплет документов в дело;
• оформление обложки дела.

4.

Пересистематизация документов в деле
Наиболее ранние документы
располагаются в начале
дела, а документы,
которыми закончено дело, —
в его конце.
При нарушении
систематизации документов
в деле сложно определить
крайние даты документов
дела, при этом возможны
различные ошибки.

5.

Подшивка/переплет документов в дело
Документы на бумажном
носителе, подшиваются
на четыре прокола (на
три прокола —
малоформатные дела) в
твердую обложку или
переплетаются.
В начале дела на
бумажном носителе при
необходимости
подшиваются листы
внутренней описи
документов дела.
При подшивке или
переплете дела
необходимо обеспечить
свободное чтение текста,
дат, виз, помет,
резолюций на
документе.
Металлические
скрепления, бумажные и
пластиковые закладки из
дела удаляются.
В конце каждого дела
обязательно
размещается лист —
заверитель дела.
Лист-заверитель может
быть подшит, переплетен
или наклеен за верхнюю
часть листа на
внутреннюю сторону
обложки в конце дела.

6.

Нумерация листов дела
Крупноформатные, а
также сложенные листы
нумеруются
развернутыми.
Сложенный лист
разворачивается и
нумеруется в правом
верхнем углу.
Листы, подшитые за один
край, нумеруются как
один лист.
Лист, сложенный и
подшитый за середину,
подлежит перешивке и
нумеруется как один
лист.
При наличии в деле
конвертов и вложений
сначала нумеруется сам
конверт, а затем —
очередным номером —
каждое вложение в
конверте.
На вложенных листах
проставляется архивный
шифр.

7.

Нумерация листов дела
Склеенные листы
нумеруются как один
лист.
Лист с наглухо
наклеенными
документами
(вырезками, выписками и
т. п.) нумеруется как один
лист.
Фотографии, вклеенные
в альбом, нумеруются на
листе альбома над
правым верхним углом
документа.
Количество приклеенных
на листе фотографий
отмечается в листезаверителе.
Фотографии,
вставленные в прорези
альбомного листа или
держатели, считаются
отдельными листами и
шифруются на
оборотной стороне.
Чертежи, диаграммы,
другие иллюстративные
документы,
представляющие
самостоятельный лист в
деле, нумеруются на
оборотной стороне.

8.

Нумерация листов дела
В случае наличия ошибок в нумерации
листов дела возможно применение
литерных номеров.
Литерными считаются номера с
буквами, например, «1а», «1б», «34а»,
«34б», «34в», что обязательно
отражается в листе — заверителе дела.

9.

Составление листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела —
это учетный документ, в
котором фиксируются
особенности
формирования,
нумерации листов и
физического состояния
дела.
Все литерные и
пропущенные номера
листов включаются и
учитываются при
определении общего
количества листов в деле.
При перенумерации
листов рекомендуется
составить новый листзаверитель.
При этом старый листзаверитель
зачеркивается, но
сохраняется в деле.
Внесенные в листзаверитель дела
уточнения (дополнения) и
изменения заверяются
подписью лица, внесшего
изменения.
Количество листов в
листе-заверителе
указывается цифрами и
прописью.

10.

Составление листа-заверителя дела
Листы внутренней описи
учитываются отдельно.
В листе-заверителе в
заключительной части
отмечаются особенности
физического состояния и
формирования дела.
К дефектам носителя
относятся разрывы,
проколы, отверстия,
утрата части листа,
загибы листов. К
дефектам текста
относится угасающий
текст.
К особенностям
физического состояния
относятся дефекты
основы (носителя) и
текста/изображения.
К особенностям
оформления документов
относятся автографы,
пометы и т. п.

11.

Особенности формирования дела определяются наличием
в деле:
почтовой продукции
(конверты, открытки, а
также знаки почтовой
оплаты — штемпели,
марки и др.);
изобразительных
документов
(фотографии, рисунки,
чертежи, планы,
схемы, диаграммы);
художественно
оформленных
документов (визитки,
приглашения, билеты,
и т. п.);
типографских изданий
(брошюры, вырезки и т.
п.)

12.

13.

Составление внутренней описи документов дела
Внутренняя опись — это документ,
включаемый в дело для учета
документов дела, раскрытия их
состава и содержания.
Внутреннюю опись рекомендуется
составлять для дел,
сформированных по видам и
разновидностям документов,
заголовки которых не в полной
мере раскрывают их содержание.
Изменения состава документов
дела (изъятие документов,
включение в дело новых
документов, замена подлинных
документов копиями) отражаются
в графе «Примечание»
внутренней описи со ссылками на
соответствующие акты.
При необходимости к внутренней
описи составляется новая
итоговая запись, в которой
указывается цифрами и прописью
количество документов в деле, а
также количество листов самой
внутренней описи.

14.

Составление внутренней описи документов дела
Листы внутренней описи
нумеруются и учитываются в
листе-заверителе,
количество листов
внутренней описи не
учитывается в общем
количестве листов дела.
Листы внутренней описи
могут быть
переплетены/подшиты в дело
либо приклеены к
внутренней стороне лицевой
обложки дела за верхнее
поле.
Рекомендуется использовать
клей только на основе ПВА.

15.

Оформление
обложки дела
наименование
организации
Наименование
филиала/представ
ительства/отделен
ия
наименование
структурного
подразделения;
крайние даты дела
(тома, части);
заголовок дела
(тома, части);
номер тома
(части);
индекс дела;
количество листов
в деле (томе,
части);
срок хранения
дела;
архивный шифр
дела
Наименование
вышестоящей
организации