Similar presentations:
Организация и ведение архивного дела в ФГБУ "ЦЖКУ" Минобороны России
1.
Организация и ведение архивногодела в ФГБУ "ЦЖКУ"
Минобороны России
2.
Учебные вопросы1. Порядок оформления документов и
формирования их в дела в текущем
делопроизводстве и экспертиза ценности
2
документов в структурном подразделении.
2. Организация работы по подготовке и
передаче дел на архивное хранение или их
учету службой делопроизводства организации.
2
3.
Литература3
1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 08.12.2020) "Об архивном деле в Российской
Федерации"
2. Приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
3. Приказ Министра обороны РФ от 04.04.2017 N 170 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
Вооруженных Силах Российской Федерации"
4. Приказ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 (ред. от 30.05.2009) "Об утверждении Наставления по
архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"
5. Приказ Министра обороны Российской Федерации от 26.07.1997 № 033 «Об утверждении перечня
документов со сроками их хранения».
6. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
7. Приказ Министерства культуры России от 31.07.2007 N 1182 (ред. от 28.04.2011) "Об утверждении Перечня
типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения»
8. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 237 "Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
4.
Правила оформления документов и экспертиза ценности документовв структурных подразделения.
4
Правила подготовки документов регламентируются Инструкцией по
делопроизводству в вооруженных силах Российской Федерации (Приказ 170)
п. 38. Каждый лист документа, напечатанный как на бланке, так и на
стандартном листе бумаги или оформленный в виде электронного документа,
должен иметь следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм (для
документов постоянного срока хранения не менее 35 мм), правое – не менее 10
мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.А также документов
формата А3 в альбомном варианте.
При печати документов табличного вида в альбомном варианте высота
верхнего поля не менее 30 мм (для документов постоянного срока хранения не
менее 35 мм), нижнее не менее 10 мм, правое и левое поле не менее 10 мм для
листов формата А4 и листов формата А3 в книжном расположении листа.
5.
Экспертиза ценности документов в структурном подразделении.5
Определение:
Согласно Закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ ст. 3. п. 16)
- экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав
Архивного фонда Российской Федерации.
6.
Экспертиза ценности этапы6
• п. 120 в делопроизводстве воинских частей (организаций) при
составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к
последующему хранению;
• п. 121-134 Наставления указывается какой орган в организации
принимает решения по вопросам экспертизы ценности документов а
также
даны
рекомендации
по
вопросам
методического
регулирования по данному вопросу.
• п. 134
При проведении экспертизы ценности документов
используются перечни документов с указанием сроков их хранения,
номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по
данному вопросу специально уполномоченным Правительством
Российской Федерации федеральным органом исполнительной
власти, а также методические рекомендации центральных архивов»
7.
Номенклатура дел организации порядок формирования и утверждения.7
• 147. Все исполненные служебные документы подшиваются (помещаются) в дела, которые заводятся по предметному
(тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом
установленных сроков хранения. Дела заводятся, как правило, на один (календарный) год.
• Для обеспечения группировки исполненных служебных документов в дела и учета дел в каждой воинской части
составляется номенклатура (приложение N 15 к настоящей Инструкции), которая является основным учетным
документом, отражающим состав и организацию документального фонда воинской части на календарный год.
• 148. Номенклатура составляется службой делопроизводства совместно с другими службами, отделами (отделениями) и
подразделениями воинской части.
• При составлении номенклатуры следует исходить из задач и функций, возлагаемых на воинскую часть, планов и
отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения, номенклатур за предшествующие годы.
• В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы (в том числе заводимые в электронном виде)
воинской части, а также дела, книги и журналы, не оконченные ведением в текущем году (переходящие). Номера
заводимых дел, книг и журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и
журналов номера сохраняются.
• 149. Номенклатура на следующий год подписывается начальником службы делопроизводства и утверждается не
позднее 20 декабря текущего года начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не
предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и вводится в действие с 1
января следующего года.
• Во вновь сформированной воинской части номенклатура составляется и утверждается в сжатые сроки, но не позднее
одного месяца со дня сформирования воинской части.
8.
Оформление дел и подготовка их к передаче на архивное хранение.8
• 162. Формирование и оформление дел, а также книг и журналов учета осуществляются в
соответствии с Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Глава IV Наставления предусматривает этапы данных работ
• 35. Оформление дела предусматривает:
• подшивку или переплет;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи;
• составление внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия воинской части,
организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, его даты, срока хранения и др.).
• 36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или
переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к
линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях,
когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска
бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
• В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной
печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.
• При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и
т.п.) из документов удаляются.
• В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела
в необходимых случаях - бланки формы для внутренней описи документов дела.
9.
Принципы систематизации документов.9
• Хронологическая последовательность подразумевает систематизацию документов
по возрастанию хронологии от более раннего к более позднему, при этом
документы с более ранней датой помещаются в начало дела, а документы с
поздней датой в конец.
• Предметно тематический период подразумевает разбивку документов по
определенным вопросам или в случаях с отделом закупок по фирмам
поставщикам.
• Алфавитный принцип по первым буквам алфавита - в основном касается
бухгалтерии и отдела кадров, но может применятся отделом закупок или
юридическим управлением при систематизации дел для более оперативного
поиска.
• Географический –
корреспондентов.
по
территориальному
расположению
• Корреспондентский – по конкретным фирмам или организациям.
объектов
или
10.
Оформление внутренней описи дел10
Внутренняя опись
документов дела № 2-08 т. 05
Обращения граждан №№ 138 – 174
№ п/п Регистрацион
ный индекс
документа
Дата
документа
Заголовок документа
Номера
листов
дела
Примечания
6
1
2
3
4
5
1
1-08/138
28.02.2020
Обращение Лазарева С.В. по вопросу участия в
осмотре 10.03.2020 в 14:00 дома № 17 г. Можайск10, ул. Дорожная
1-2
2
1-08/139
02.03.2020
Обращение Хрусталевой Анны mill: по вопросу
установки индивидуальных приборов учета воды
3-6
3
б/н
05.03.2020
Ответ
№ 1-08/139
7-9
4
1-08/140
02.03.2020
Обращение Гуреева
отсутствия тепла
5
б/н
05.03.2020
Ответ на обращение
№ 1-08/140
13-15
6
1-08/141
ДЭС 153 от 28.02.2020, УГ-11432 Обращение
Жукова Алексея Алексеевича от 26.02.2020 по
вопросу отпуска без оплаты
16-19
7
370/У/1/17/
3133
8
370/У/4/2/
1491
9
1-08/142
03.03.2020
13.03.2020
12.03.2020
03.03.2020
на
обращение
М.С.
mill:
по
вопросу
Информация о рассмотрении № 1-08/141
Ответ
№ 1-08/141
на
10-12
Внутренняя опись
документов дела № _____ т. ____
Заголовок дела
№
п/п
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Итого:
Входящий,
исходящий №
документа
2
(
Дата
документа
Заголовок
документа
3
4
Номера
листов
дела
5
) документа (ов)
(цифрами и пропистю)
20
обращение
21-22
ДЭС 150 от 28.02.2020, УГ-11116 от 25.02.2020
Обращение Погодиной Татьяны Валерьевны по
вопросу качества работ ЖКС № 4
23-25
Количество листов внутренней описи:
(
)
(цифрами и пропистю)
Должность лица сформировавшего дело с
указанием наименования структурного
подразделения
«___» _______ 20___ г.
И.О.Фамилия
Примечания
6
11.
Оформление листа заверителяЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________ т. ___
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 2-08 т. 29
(индекс дела по номенклатуре)
_____________________________
заголовок дела по номенклатуре (может не указываться)
В деле подшито и пронумеровано ___ (_____________)_______
(цифрами и прописью)
с __ по ______
в том числе:
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+____листов внутренней описи
Особенности физического состояния и формирования дела
1
Должность лица сформировавшего
дело с указанием наименования
структурного подразделения
листа
;
В деле подшито и пронумеровано _257 (Двести пятьдесят семь)
(цифрами и прописью)
с 1 по 254
в том числе:
литерные номера листов 27а, 70а, 76а
пропущенные номера листов
+_6_листа внутренней описи
Особенности физического состояния и формирования дела
Номера
листов
2
1
Конверт с фотографиями
Цветные фотографии формат 9Х11 5 (Пять) штук пронумерованы с
обратной стороны
Архивариус отдела (документационного обеспечения)
И.О.Фамилия
23.12.2020
дд.мм.гггг
11
листов
;
Номера
листов
2
88
89-94
К.В.Морсин
12.
Виды папок12
13.
Наклейка на концы ниток сшиваПронумеровано, прошнуровано и
скреплено печатью _____листа (ов)
Должность лица, формировавшего
дело, с указанием наименования
структурного подразделения и
филиала (при необходимости)
_______________И.О.Фамилия
13
14.
Вид переплетенных дел14
15.
Титульный лист15
Хранить ________
Ст. _______________
_______________
Инв. № ____
(гриф секретности)
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное учреждение
«Центральное жилищно-коммунальное управление»
Министерства обороны Российской Федерации
(наименование воинской части, организации)
ДЕЛО
№ ____ т __
(Заголовок дела по номенклатуре)
(
)
(уточняющий заголовок, если нужен)
Архив
Номер
фонда
Номер
описи
Номер
дела
Номер
коробки
Начато
«__»
_______ 20__ г.
Окончено
«__»
_______ 20__ г.
На ____
листах
Кроме того, внутренняя опись на _ листах и приложений к делу
на ____ листах.
Верно: _____________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного
за делопроизводство)
16.
Опись делОПИСЬ №
2-в/5-2020
дел временного срока хранения
за
2020
год
ОПИСЬ ДЕЛ №
(заполняется архивом)
постоянного, по личному составу, временного срока хранения
(оставить нужное)
за
год
Индеск отдела, наименование структурного подразделения (если филиал указание на
филиал)
№ Индекс
Крайние
Срок
Кол-во ПримечаЗаголовок дела
п/п дела
даты
хранения листов
ние
(по номенклатуре дел за соответствующий
год)
1
1
2
3
4
16
5
6
7
2
3
4
5
n
В данный раздел описи внесено ___ (________________________) ед. хр.,
(колличество цифрами и прописью)
с№
1 по №
n , в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________
Должностное лицо с указанием должности и
наименования структурного подразделения
И.О.Фамилия
Составитель:
Должность с указанием наименования
структурного подразделения
И.О.Фамилия
2. Отдел (документационного обеспечения)
Управления (деятельностью Учреждения по организации труда)
№ Индекс
Заголовок дела
Крайние
Срок
Кол-во Примечание
п/п дела
даты
хранения листов
1
2
3
4
5
6
7
1
2-08 Обращения граждан
09.01.2020- 5 лет ЭК, 256
(№№ 1 – 25)
30.06.2020
ст. 70
ПТУАД
2
- // - То же, т. 2 (№№ 26 – 57)
17.01.2020- // 258
11.02.2020
3
- // - То же, т. 3 (№№ 58 – 99)
03.02.2020- // 260
28.02.2020
4
- // - То же, т. 4 (№№ 100 – 137)
14.02.2020- // 254
14.05.2020
5
- // - То же, т. 5 (№№ 138 – 174)
28.02.2020- // 257
30.04.2020
В данный раздел описи внесено 33 (Тридцать три) ед. хр.,
с№
1
по № 33 , в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________
Начальник отдела (документационного
обеспечения) Управления (Деятельностью
Учреждения по организации труда)
Л.О.Татарова
Составитель:
Архивариус отдела (документационного
обеспечения) Управления (Деятельностью
Учреждения по организации труда)
К.В.Морин
Дата дд.мм.гггг
Дата 30.01.2021
Принял:
Должность лица ответственного за архив с
указанием наименования структурного
подразделения
Дата дд.мм.гггг
И.О.Фамилия
Архивариус отдела (документационного
обеспечения) Управления (Деятельностью
Учреждения по организации труда)
Дата 30.01.2021
К.В.Морсин
17.
Вид наклеенного титульного листа12
18.
Сроки проведения работ.18
• 283. Ежегодно (в январе - марте) состояние несекретного делопроизводства в воинской
части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской
части.
• 284. В состав комиссии включаются военнослужащие и лица гражданского персонала (в
обязательном порядке лица, ответственные за учет и хранение служебных документов с
пометкой "Для служебного пользования") воинской части, в которой проводится проверка.
Члены комиссии на период ее работы освобождаются от исполнения должностных
обязанностей и привлечения к несению службы в наряде.
• Председатель комиссии составляет план ее работы, определяющий задачи, порядок и сроки
проверки.
• План работы комиссии утверждается командиром (начальником штаба) воинской части,
доводится под личную подпись до всего состава комиссии.
• Начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей до начала
проверки организуется инструктаж членов комиссии.
• 285. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в
службу делопроизводства, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах
учета нового года, высланные (поступившие) в воинские части материалы инвентарного
учета (издания) для временного пользования возвращены обратно. В книгах и журналах
учета прошлого года при перерегистрации делается отметка с указанием новых учетных
номеров.