Тайм-менеджмент. Психология профессиональной деятельности

1.

Кафедра Р1 Менеджмент организации
Психология
профессиональной
деятельности

2.

Тайм-менеджмент.
• Процесс, направленный на осознанное и ответственное использование
своего времени (делового, личного и др.), позволяющий ставить
осмысленные цели и достигать их за минимальные промежутки
времени (Б. Новак);
• Философия эффективной жизни (С. Гайдичук).

3.

Структура тайм-менеджмента.
Элементы теории тайм-менеджмента:
1. Эффективность (как делать) – как осуществлять свою деятельность
максимально эффективно, затрачивая минимум времени для достижения
максимального результата.
2. Технология (с помощью чего делать) – какие конкретные методики, принципы
и технологии нужно применять, чтобы осуществлять эффективную деятельность.
3. Стратегия (направление деятельности, цели деятельности) – формулировка
конкретных целей и задач эффективной деятельности.
4. Философия (зачем делать) – осознание ценностей, поиск смысла жизни и т.д.
ка
су
ек
тр
ав
он
ге
зе

4.

Структура тайм-менеджмента.
Составляющие практики тайм-менеджмента:
• Инструментальная
(планирование и целеполагание);
• Мотивационная
(создание необходимого настроения для работы);
• Инсайт
(внутреннее понимание и осознание необходимости
тайм-менеджмента).

5.

Тайм-менеджмент.
Задачи тайм-менеджмента:
• повышение эффективности деятельности;
• контроль времени выполнения каждой задачи;
• анализ временных затрат и их оптимизация;
• изучение и совершенствование технологий управления временем;
• минимизация временных затрат на неэффективные задачи;
• рациональное планирование времени;
• грамотная организация рабочего и личного времени.

6.

Тайм-менеджмент.
Функции тайм-менджмента:
• диагностика (тайм-менеджмент помогает выявить наличие
опозданий и задержек в выполнении работы);
• мотивация (тайм-менеджмент мотивирует человека на интенсивную и продуктивную
работу в течение дня);
• организация (с помощью тайм-менеджмента человек правильно
распределяет свои силы и время, которым он располагает);
• контроль (тайм-менеджмент позволяет не сбиваться с заданного ритма работы и
добиваться поставленных целей и результатов);
• развитие (тайм-менеджмент обеспечивает благоприятные условия для
профессионального и личностного развития человека).

7.

Коммуникации.
Руководитель от 50% до 90% своего
времени тратит на коммуникации обмен информацией.

8.

Коммуникации.
При функционировании организации возникают внешние и внутренние
коммуникации.
Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и
внешней средой.
Внутренние коммуникации – коммуникации между элементами
организации.
Внутренние коммуникации, в свою очередь, можно разделить на
формальные и неформальные коммуникации.

9.

Проблемы межличностных
коммуникаций.
1. Преграды, обусловленные восприятием;
2. Семантические барьеры;
3. Невербальные преграды;
4. Плохая обратная связь;
5. Неумение слушать.

10.

Совершенствование межличностных
коммуникаций.
Прояснять свои идеи перед началом их передачи;
Исключать из сообщений двусмысленные слова и утверждения;
Следить за языком поз, жестов и интонациями, чтобы не посылать
противоречивых сигналов;
Добиваться установления обратной связи при общении: задавать вопросы
собеседнику по поводу понимания вашей идеи, оценивать его позы, жесты и
интонации.

11.

Проблемы организационных
коммуникаций.
1. Фильтрация информации между
уровнями управления (при вертикальной
коммуникации);
2. Информационные перегрузки
руководителей;
3. Преднамеренное искажение информации;
4.
Конфликты.

12.

Совершенствование межличностных
коммуникаций.
• Построение более эффективной организационной структуры (например, за
счет уменьшения числа уровней управления или сферы контроля руководителей);
• Улучшение качества обратной связи между различными уровнями управления и
подразделениями
организации
(посещение
руководителями
удаленных
подразделений, периодические опросы работников.);
• Обучение руководителей современным методам обработки информации;
• Управление конфликтами в организации.

13.

Принятие решений.
Принятие
решений
–
особый
вид
человеческой деятельности, направленный
на
выбор
способа
достижения
поставленной цели. Без процесса принятия
решений (так же как и без процесса
коммуникации) невозможно осуществление
ни одной управленческой функции.

14.

Принятие решений.
• Решение – это выбор
альтернативы.
• Альтернативы – любые
допустимые и
взаимоисключающие варианты
действий.
«Единственная реальная проблема в жизни
состоит в том, чтобы решить,
что делать дальше»

15.

Типы решений.
С учетом стереотипности ситуации выделяют
программируемые и непрограммируемые решения.

16.

Типы решений.
К
программируемым
решениям
относятся
стандартные
и
повторяющиеся решения (составляют до 90% всех решений). Они
хорошо изучены, легко формализуются, процедура их принятия
заранее
известна.
применяется
При
известная
принятии
модель
программируемых
с
внесением
решений
необходимых
корректировок на специфические особенности. Это делается потому,
что абсолютного повторения всех нюансов ситуации на практике
никогда не бывает.

17.

Типы решений.
К
непрограммируемым
решениям
относятся
решения,
принимаемые в новых ситуациях. Они могут носить разовый,
творческий характер (например, разработка новых технологий,
изделий,
формирование
Непрограммируемые
новой
решения
структуры
принимаются,
менеджерами высшего и среднего звена.
организации).
в
основном,

18.

Подходы к принятию решений.
Делятся на 3 типа:
Интуитивный
подход
(на
основе
внутреннего озарения) слабо изучен и
является скорее искусством, нежели
наукой.
Интуитивные
прерогатива
высшего
решения
–
руководства,
которое принимает решения в новых
уникальных ситуациях.

19.

Подходы к принятию решений.
Подход на основе здравого смысла
основывается на прошлом опыте и
простых суждениях. Он хорош тем,
что
не
времени
требует
и
больших
других
затрат
ресурсов.
Недостатком его является то, что
лицо,
принимающее
решение,
склоняется в сторону ранее принятых
решений.

20.

Подходы к принятию решений.
Рациональный
подход
представляет
собой принятие решения на основе
беспристрастного
процесса.
аналитического
Рациональный
подход
применим весьма ограниченно в тех
ситуациях,
когда
параметры,
ограничения и критерии решения
удается формализовать – выразить
количественно.

21.

Процесс рационального решения
проблем.
1. Диагностика проблемы;
2. Формулировка ограничений и критериев эффективности решения;
3. Определение альтернатив;
4. Оценка альтернатив;
5. Выбор альтернативы;
6. Реализация решения;
7. Обратная связь.

22.

Требования к управленческим
решениям.
1. Обоснованность.
2. Эффективность.
3. Своевременность.
4. Непротиворечивость.
5. Правомочность и законность.
6. Конкретность.

23.

Наиболее распространенные причины
некачественных решений:
Информационные перегрузки руководителя. Большое
Установление нереальных («мобилизующих»)
количество решений, принимаемых руководителем,
сроков
исполнения
неизбежно ведет к снижению их качества;
запоздалость;
решений
или
их
Принятие решений под влиянием эмоций;
Выбор стереотипных решений;
организации;
Нехватка информации для принятия решений;
Принятие решений без учета факторов риска и
Несбалансированность
воздействия
решений
на
различные подразделения
Принятие псевдорешений – решений, не носящих
конкретного содержания;
Отсутствие процедуры согласования решений с
исполнителями;
Несоблюдение стандартов делопроизводства;
неопределенности;
Принятие решений для примирения различных
точек зрения (компромиссных решений).

24.

Спасибо за внимание!