Управление проектами 2021

1.

Управление проектами 2021

2. Москвин Дмитрий Валерьевич Директор центра делового обучения «Мастер-Класс», бизнес-тренер, бизнес-консультант, к.э.н.

Профессиональный опыт:
Директор по стратегическому планированию
Директор клиентского департамента, руководитель корпоративного
отдела в коммерческих банках
Проект-менеджер, менеджер по развитию и бизнес-планированию
производственного холдинга
Бизнес-тренер, бизнес-консультант проектов MBA-plus, MBA-region,
МВА-technology, MBA-students, Мастер-Слова и др.
Специализация: стратегическое и бизнес-планирование, проектное
управление, продажи и управление продажами, публичные выступления

3.

4. Основные определения

Проект – это концентрация
ресурсов для создания
уникального продукта (в т.ч.
товара, услуги, результата).
4

5. Основные определения

Проект – это инструмент, который
может быть интегрирован в
функциональные
(стратегические) процессы
компании (сильная матричная
организация).
5

6. (Сильная матричная организация)

Интеграция проекта в
функциональную структуру компании
Глава предприятия
Функциональный
руководитель
Функциональный
руководитель
Функциональный
руководитель
Руководитель
менеджеров проектов
Персонал
Персонал
Персонал
Менеджер проекта
Персонал
Персонал
Персонал
Менеджер проекта
Персонал
Персонал
Персонал
Менеджер проекта
Координация проекта
(Сильная матричная организация)
6

7.

Различия в подходах
Стратегия
(функциональный
процесс)
Цели (каскад), SMART
Проект
Цели (каскад), SMART
Штатное расписание
(функциональные
должности)
Команда проекта и
командные роли
Как правило,
календарные интервалы
Жесткие сроки старта и
финиша проекта:
«критический путь проекта».
Повторяющиеся,
функциональные
процессы
Уникальность (продукта,
команды, условий, ресурсов)
7

8. Основные определения

Ресурсы проекта – время,
МТБ, команда, финансы, ИТР
8

9. Основные определения

Базовый план (устав) проекта –
документ, созданный на стадии
планирования. Все изменения и
отклонения в проекте
рассматриваются относительно этого
плана.
9

10. Основные определения

Продукт проекта – это
результат, который
представляется заказчику
10

11. Основные определения

Стейкхолдеры проекта – это
заинтересованные участники
проекта, выставляющие
определенные требования к
продукту.
11

12. Основные определения

Концепция (цикл) проекта – это
генеральный замысел, идея,
определённый способ трактовки
процесса проекта.
Типы концепций: «поток»
(цикл)–цепочка (схема)
проекта, представленная в виде
единой системы. «Текст» –
текстовое описание проекта
12

13. Основные определения

Каскад проекта – это
иерархическое дробление
работ. Каскад может быть
представлен, например, в
виде диаграммы Гантта.
13

14. Основные определения

Жизненный цикл проекта –
разработка концепции,
подготовка к реализации,
основные работы, достижение
цели проекта и закрытие
14

15. Основные определения

Процессы проекта:
Инициирование
Что создаем?
Планирование
Как будем делать?
Реализация
Как делаем и что применяем?
Контроль
Как и что контролируем?
Завершение
Как завершаем?
15

16. Процессы проекта

PMI
Инициализация
Планирование
Адаптированный
Подготовка и
организация
Выполнение
Контроль и
мониторинг
Реализация
Завершение
Завершение
16

17. Основные определения

Методы управления проектом –
классический (PMBoK: национальный
стандарт Project Management Body of
Knowledge), SCRUM, Agile, Kanban,
Prince2, SixSigma…
17

18.

Преимущества автоматизации УП
• упрощается работа по диагностике показателей и проблем в
проектах;
• упрощается процесс разработки календарных планов
проектов за счет использования единых корпоративных
шаблонов;
• повышается качество коммуникаций между участниками
проекта;
• упрощается деятельность по назначению задач
исполнителям в рамках проектов и сбору информации об
их фактическом выполнении;
• отчетность по проектам формируется автоматически без
необходимости создания отдельных файлов и их сведЕния
вручную.
18

19. Программные продукты

Excel, MS Project, Advanta,
Open Plan, Spider Project,
Мегаплан, Lotus,
Primavera
19

20.

Обоснование темы проекта
и разработка концепции
(вИдения)
Критерии:
Уникальность (и отличия от функциональных
процессов)
Финансовые выгоды
Простота в реализации
Проект понятен инвестору (или заказчику)
Проект востребован рынком (или
определенной целевой группой)
20

21.

Процессы проекта
1. Подготовка и
организация
проекта
1.1 Инициирование проекта
1.2 SMART-оценка ресурсов (черный ящик) и концепция
1.3 Каскад проекта (цель, задачи, диаграмма Гантта)
1.4 Увязка проекта со стратегией компании
1.5 Разработка системы индикаторов проекта
1.6 Формирование проектной команды
1.7 Прогноз рисков и управление рисками
1.8 Разработка устава проекта
1.9 Согласование и утверждение проекта
2. Реализация
проекта
2.1 Проведение входного совещания
2.2 Стили коммуникации в проекте
2.3 Формы обмена информацией в проекте
2.4 Правила распределения и ротации ресурсов
2.5 Постановка проектных задач (алгоритм)
2.6 Стимулирование участников проектной команды
2.7 Разрешение конфликтных ситуаций, в т.ч. – при демотивации
участников
2.8 Выбор процедуры контроля процесса и результата проекта
3.1 Оценка участников проекта (план-факт)
3.2 Проведение завершающего совещания
3.3.Подготовка отчета о выполнении (невыполнении) проекта
3. Завершение
проекта
21

22.

Инициирование проекта
КТО?____________________
КАК?____________________
Оценка ресурсов проекта и разработка концепции
Концепция (концепт): генеральный замысел, идея,
определённый способ трактовки процесса проекта.
22

23.

Модель «Черный ящик»
Ресурсы и их
стоимостная
оценка
+
-
Характеристик
а ресурса
+
-
Результат
(SMART)

24. Модель «Черный ящик» позволяет ПРЕДВАРИТЕЛЬНО определить наличие (или отсутствие) ресурсов: персонал, финансы,

материально-техническая база, информационно-технологический
ресурс, время. ПРИМЕР:
Исходные данные (ресурсы)
Характеристики ресурсов
В наличии
Требуется
В наличии
Требуется
9 сотрудников
1 технолог
пищевого
производства
5сотрудников квалификация
соответствует.
4 сотрудника квалификация не
соответствует,
требуется обучение
5000 тыс. руб.
15000 тыс. руб.
Оборудование
новое
Посуда, столы,
стулья
Кредитные средства
на ремонт, аренду,
посуду, мебель
Соответствует
требованиям
Требуется посуда
класса А, мебель –
стандартная.
Данные по
клиентам,
конкурентам
Проведение
маркетингового
исследования
Данные по
возможной локации
ресторана
Требуется
помещение на
первом этаже с
соответствующими
ТУ
Дмитрий Москвин
3 месяца (до «точки
открытия»)
Прогнозный
результат
Открыть новый
ресторан,
площадь порядка
250 кв.м.
Дедлайн
_________2021.
Бюджет
порядка 20000
тыс. рублей
10 сотрудников.
Ответственный
Иванов И.И.

25.

Потоковая (процессная) концепция (пример 1)
Сбор
информации
по рынку
Разработка
бизнес-плана
Аренда
и ремонт
Поиск
сотрудников
Прием и
адаптация
Открытие
магазина
…
Работа
с клиентами
Рекламная
кампания

26.

Пример оформления события
50 тыс. руб.
2 сотрудника К3
Разработка
бизнес-плана
с… по…
Rt!

27. Графическая модель процесса (пример 2)

28. Постановка SMART цели и time-задач (пример)

Определяем SMART-соответствие:
1. Отделу «X» сократить стоимость единицы нового товара на
2.
3.
4.
5.
33%, незамедлительно применив новые процедуры работы, в
работе исходить из утвержденного план-графика работ.
Незамедлительно применить технологию «ЭКО» для
сокращения стоимости товара «А» до 2-х тыс. руб.
Всем задействованным сотрудникам применить технологию
«ЭКО» для сокращения стоимости товара как минимум с 3-х до
2-х тыс. руб.
Руководителю отдела «X» Иванову И.И. снизить себестоимость
товара «А» с 3-х до 2-х тыс. руб. согласно план-графику работ,
применив технологию «ЭКО», до 24 марта 2022 года.
Отделу «X» снизить себестоимость товара «А» с 3-х до 2-х тыс.
руб. за счет новых технологий не позднее 24 марта 2021 года.
28

29. Увязка задач, ответственных, и времени исполнения (пример)

Задачи и подзадачи
Отв.
Предвар.
Время исполнения проекта
пн
вт
ср
чт
пт
пн
вт
ср
1. Подготовить помещение к ремонту
1.1. Убрать из комнаты мебель
Исп.1
1.2. Очистить стены
Исп.2
1.3. Счистить краску
Исп.1
1.4. Заделать трещины
Исп.2
2. Выполнить ремонтные работы
2.1. Побелить потолок
Исп.1
2.2. Наклеить обои
Исп.2
2.3. Покрытие на пол
Исп.3
2.4. Вынести мусор
Исп.1
3. Выполнить электротехнические работы
3.1. Прокладка кабеля и
установка щитка
ЭЛ
3.2. Установка освет. прибора
ЭЛ
29

30.

Разработка
индикаторов
проекта
Задание.
Пожалуйста определите индикаторы (количественные и качественные
измерители) своего проекта
30

31.

Определение участников проекта
и распределение состава проектных ролей
Инициатор
Заказчик
Наблюдатель
Советник
Инвестор
Руководитель
проекта
Руководитель
рабочей
группы
Основной,
косвенный
исполнитель
проекта
Администратор
проекта
Иные
проектные
роли
31

32.

Прогноз рисков
проекта
Задание.
Пожалуйста определите риски, которые могут повлиять на реализацию
вашего проекта.
Для критических рисков: сформулируйте мероприятия по профилактике
риска, по ликвидации риска
32

33. Разработка и утверждение устава проекта

Управление рисками проекта
Критические риски
Мероприятия по профилактике +
бюджет + время на реализацию
Мероприятия по ликвидации +
бюджет + время на реализацию
R1
R2
Разработка и утверждение устава проекта
Наименование проекта + сроки
проекта
Название, порядковый номер, старт проекта и
окончание проекта (критический путь проекта)
Цель проекта и его бюджет
Цель – SMART, бюджет (собственный,
требуемый)
Вехи (этапы) проекта
Календарные даты завершения (или начала)
ключевых событий (задач).
Команда проекта
Ф.И.О. + наименование функциональной роли +
наименование проектной роли + каналы поиска
отсутствующих участников проекта под
утвержденные проектные роли
Риски проекта
Мероприятия по управлению критическими
рисками проекта + бюджет + сроки реализации
мероприятий
33

34.

Выбор стиля (ей) коммуникации в
проекте. Ситуативное управление
С1 - «приказывающий» - свойственна односторонняя коммуникация,
причём руководитель определяет роли подчинённых и говорит им, что, как,
когда и где должно выполняться при различных задачах. Это полезный стиль
в кризисных (оперативных) ситуациях, требующих быстрых, решительных
действий.
С2 - «подсказывающий» - высокая степень заинтересованности
руководителя в выполнении задания, высокая степень привлечения
подчинённых к обсуждению. Руководитель максимально включен в процесс
работы над заданием. Стиль требует высоких временных издержек
руководителя.
С3 - «объединяющий» - руководитель и подчинённый на равных участвуют
в процессе принятия решений. Подчинённые должны обладать
способностью и знаниями для выполнения задачи. Но при злоупотреблении
таким стилем подчинённые могут обманывать.
C4 - «делегирующий» - подчинённые могут работать по своему усмотрению.
Руководитель делегирует свои полномочия, поскольку уровень зрелости
сотрудников высокий и они готовы и способны принимать ответственность за
свои действия. Но существует риск «провисания ответственности».
34

35. Вовлечение участника проектной команды в процесс исполнения задачи

6. Получите Feedback
и согласие на исполнение (К1-К5)
5.Замотивируйте (К1-К5)
Поддержите
4. Определите сотруднику
зоны влияния и невлияния (К1-К5)
3. Определите KPI
(нормативы сроки, результаты и т.п.)
2. Объясните зачем
и почему это нужно делать?
1.Сообщите суть новой
задачи (что делать?)
0. Устраните сопротивление
(при необходимости)
35

36.

Профессиональные уровни участников проекта
(пример)
Профессиональные
уровни (пример)
Личные (персональные) уровни
(пример: план-факт %)
К1. Новичок
Неэффективный
(контрпродуктивный)
К2. Практикант
Низкоэффективный
20-75
К3. Практик
Исполнительный
(«обязательная»)
эффективность
75-99
К4. Опытный
Высокоэффективный
К5. Мастер
Сверхэффективный
0-19
100-109
110↑

37. Как проявляется сопротивление при разных уровнях демотивации

Форма
Управление
демотивацией
Сомнение
Перекладывание или
«возврат обезьянки»
Отказ через конфликт
(нападение)
Игнорирование
37

38. Приемы (акценты) при «включении» в процесс исполнения проектной задачи

1. … это задача, выполняя которую тебе необходимо
2.
3.
4.
5.
6.
7.
самомУ принимать решение.
… это творческая работа.
… это интересная работа, в которой ты сможешь
отлично проявить себя в команде.
… это работа, которая напрямую связана с
перспективой твоего карьерного роста.
… это очень ответственная работа, которую я могу
доверить только тебе.
… это работа, выполнив которую ты получишь
достойную оплату.
… это работа, выполняя которую ты узнаешь много
нового, повысишь свой профессиональный уровень
и т.п.
38

39. Матрица контроля (Пример «К1»)

Контрольные точки (утро, день, вечер)
пн
Планерка
+
Совещание
+
Устный отчет
сотрудника
Письменный отчет
сотрудника
+
Наблюдение за работой
сотрудника
Обучение сотрудника
МВО-контроль
вт
ср
чт
пт
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+

40. Матрица контроля (Пример «К5»)

Контрольные точки (утро, день, вечер)
пн
вт
ср
чт
пт
Планерка
Совещание
+
Устный отчет
сотрудника
Письменный отчет
сотрудника
+
Наблюдение за работой
сотрудника
Обучение сотрудника
МВО-контроль
+

41.

Оценка команды
проекта и каждого
участника проекта
Задание.
Пожалуйста определите, по каким критериям вы будете оценивать:
1.
Эффективность работы команды проекта
2.
Эффективность каждого участника команды проекта
41

42. Административные мероприятия завершающей стадии проекта

1. Получите все необходимые утверждения
(желательно) в письменном виде.
2. Урегулируйте все финансовые вопросы по этому
проекту с инвестором.
3. Уточните и зафиксируйте личный вклад каждого
участника проекта.
4. Проведите завершающее собрание по итогам
проекта. Получите обратную связь (шеринг) от
участников проекта, рассмотрите критику,
замечания, предложения.
5. Способствуйте тому, чтобы участники проекта
получили новые назначения в новых проектах.
42

43. SCRUM (схватка)

43

44. SCRUM метод командной игры в регби, метод управления проектом. Помогает понять, чего хочет клиент и сделать нужный ему продукт.

PMBoK
1.
2.
3.
МУЛЬТИзадачность (рабочие
группы проекта могут выполнять
несколько задач параллельно)
Долгосрочная задача. Не всегда
может быть принята заказчиком
позитивно (Например, когда он
говорит: «Это не то, что мне было
нужно!»)
Акцент – на стандарты: проект
строится на процессах, насыщен
различной документацией,
команда проекта действует по
четкому плану «от начала и до
конца»), с клиентами (заказчиками
продукта) переговоры проводятся,
как правило, в контрольных точках
проекта
SCRUM
1.
2.
3.
МОНОзадачность: команда
выполняет только одну часть
(задачу) проекта
Строится на определенных
ценностях: честность и
прозрачность процессов, высокая
квалификация участников,
взаимозаменяемые роли.
Акцент – на конечное качество
продукта и удовлетворенность
клиента, на возможность вносить
оперативные коррективы, на
постоянные контакты с клиентами.
44

45. Технология SCRUM

Заказчик
Команда SCRUM
«Хочу дом!»
Делаем первый шаг (прототип, отдельную
задачу и т.п. и показываем клиенту).
Обратная связь – сразу. Может оперативно
вносить изменения.
БЭКЛОК – это упорядоченный список известных требований к продукту, список задач,
выстраивание задач по определенному принципу, но не всегда по приоритету. За бэклог
отвечает владелец продукта.
СПРИНТЫ: Все работы по проекту выполняются спринтами (1-4 недели). Чем
короче спринт, тем легче вносить изменения. Итог спринта – это продукт (или
промежуточный продукт), который можно показать клиенту.
СОВЕЩАНИЯ: (не более 15-ти минут ежедневно. «ДО» – постановка задач.
«После» – обсуждение результатов и (по необходимости) внесение изменений и
предложений по оптимизации следующего спринта.
45

46. Инструменты SCRUM

В планах
В процессе
Готово
ЗАДАЧИ: перемещаются на стикерах по мере их выполнения.
НАГЛЯДНОСТЬ: эффективность рабочих процессов видят все!
46

47. Команда SCRUM

Мастер
1. Контролирует
эффективность
процесса
2. Устраняет препятствия
в работе
3. Организует и проводит
совещания
4. Работает с командой
Владелец
продукта
1.
2.
3.
Связывает клиента и
команду
Блокирует
предложения
клиента на
многозадачность
Работает с клиентом
Команда
1.
2.
Оптимальный состав
команды – 5-7 человек.
Большее число
участников ведет к
потерям времени на
излишние
коммуникации.
Работают друг с другом,
Мастером и
Владельцем продукта
ЗАДАЧИ: перемещаются на стикерах по мере их выполнения.
НАГЛЯДНОСТЬ: эффективность рабочих процессов видят все!
47