Организация оперативного хранения документов учреждения

1.

Хранение документов в организации
1 ОРГАНИЗАЦИЯ
ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ УЧРЕЖДЕНИЯ

2.

Хранение документов в организации
1.1 Общие вопросы организации
архивного хранения
До передачи на постоянное хранение в ведомственный
(государственный) архив документы предприятия состоят на
оперативном хранении в отделе хранения документов службы ДОУ.
Хранение документов осуществляется в составе дел в соответствии
с утвержденной номенклатурой.
Дела хранятся в оборудованных рабочих комнатах и располагаются
в запирающихся шкафах (столах), обеспечивающих полную
сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных
для этой цели рабочих помещениях запрещается.
В целях повышения оперативности поиска документов на дверцах
шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры
дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в
соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются
приспособлениями для опечатывания.

3.

Хранение документов в организации
Доступ к шкафам (столам) с документами, состоящими на
оперативном хранении, должны иметь только уполномоченные
сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный
начальник. Выдача документов, состоящих на оперативном хранении,
другим сотрудникам предприятия производится под роспись и
только на время, необходимое для ознакомления с содержанием
документа, но не более чем на один рабочий день.

4.

Хранение документов в организации
1.2 Составление номенклатур дел
Эффективность организации оперативного хранения документов в
значительной степени предопределяется тем, насколько продумана
номенклатура дел предприятия. Под номенклатурой дел понимают
систематизированный в соответствии с потребностями
предприятия перечень заголовков дел, содержащий сведения о
сроках их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального
распределения документов и формирования дел, а в конечном счете
— для обеспечения эффективного поиска документов в процессе
повседневной работы с ними. Общий порядок действий сотрудников
служб ДОУ при разработке номенклатуры дел предприятия
предусматривает (рис. 1):
• изучение требований документов, регламентирующих порядок и
правила составления номенклатуры дел;
• изучение содержания номенклатур дел структурных
подразделений предприятия;

5.

Хранение документов в организации
• систематизацию заголовков дел;
• определение сроков хранения дел;
• согласование проекта номенклатуры дел предприятия;
• утверждение номенклатуры дел руководителем предприятия;
• тиражирование номенклатуры дел предприятия;
• последующее хранение и работа с номенклатурой дел
предприятия (до момента ее пересоставления и переутверждения).
Номенклатура дел предприятия составляется уполномоченными
сотрудниками отдела хранения документов службы ДОУ на основе
сведений о составе номенклатур дел структурных подразделений
предприятия. При составлении номенклатуры дел предприятия
следует также руководствоваться сведениями о составе типовых и
примерных номенклатур дел.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, формирование и
ведение которых обусловлено характером деятельности
предприятия.

6.

Хранение документов в организации
Изучение требований регламентирующих
документов.
Изучение содержания номенклатуры дел
структурных подразделений предприятия
Систематизация заголовков дел
Определение сроков хранения дел
Согласование проекта номенклатуры дел
предприятия
Утверждение номенклатуры дел руководителем
предприятия
Тиражирование номенклатуры дел
предприятия
Последующее хранение и работа с
номенклатурой дел предприятия
Рис. 1. Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при
разработке номенклатуры дел предприятия

7.

Хранение документов в организации
Заголовки дел группируются в разделы по функциональному
признаку, например: «Переписка по договорам за текущий год»,
«Переписка по персоналу», «Переписка с МНС» и т. п. Каждое дело,
включенное в номенклатуру, должно иметь номер. При образовании
в деле нескольких томов номер дополняется отметкой о нумерации
тома, например «Дело № 25, том 1 и т. д.
На этапе подготовки проект номенклатуры дел предприятия
подлежит согласованию с экспертной (экспертно-проверочной)
комиссией (ЭК, ЭПК) того ведомственного (государственного) архива,
в который поступают документы предприятия по истечении сроков
оперативного хранения, не подлежащие уничтожению.
Согласованный проект номенклатуры дел предприятия
утверждается его руководителем и вводится в действие, как
правило, с 1 января.

8.

Хранение документов в организации
В дальнейшем номенклатура дел предприятия подлежит
ежегодному пересоставлению (уточнению) и переутверждению. В
течение года в нее могут вноситься необходимые уточнения,
изменения и дополнения, заверяемые подписью начальника отдела
делопроизводства службы ДОУ.
Утвержденная номенклатура дел предприятия тиражируется в
необходимом количестве экземпляров. Контрольный (как правило,
первый) экземпляр номенклатуры дел предприятия постоянно
хранится в отделе хранения документов службы ДОУ, второй
(третий и последующие) — используются в отделах службы ДОУ в
качестве рабочих экземпляров.

9.

Хранение документов в организации
Кроме того, один экземпляр передается для сведения в
ведомственный (государственный) архив, с ЭК (ЭПК) которого
производилось согласование проекта номенклатуры дел
предприятия.
При необходимости выписки из номенклатуры дел предприятия
передаются должностным лицам (структурным подразделениям)
предприятия.
Примерная форма номенклатуры дел предприятия представлена
на рис. 2

10.

Хранение документов в организации
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
«...» ……………… 20…...г.
Подпись, расшифровка подписи
№ ………
Дата
(место составления)
На 20…. год
Индекс
дела
1
Заголовок
дела(тома)
2
Количество
дел (томов)
3
Срок хранения дела (тома) Примечание
№ статей по перечню
5
4
Наименование раздела
….
….
….
Наименование должности руководителя
службы ДОУ предприятия
Подпись
ДАТА
….
….
Расшифровка подписи
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
Согласовано
Протокол ЭК (ЭПК) ведомственного (государственного ) архива
от «….» ……….. 20… г. № ………….
Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (продолжение на
следующем слайде)

11.

Хранение документов в организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 20…. оду на предприятии
По срокам
Всего
1
2
….
….
….
….
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вкл.)
ИТОГО
В том числе
Переходящих С отметкой ЭПК
4
3
….
….
….
….
….
….
Наименование должности руководителя
Подпись
службы ДОУ предприятия
Дата
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Рис. 2 Примерная форма номенклатуры дел предприятия (начало на предыдущем
слайде)

12.

Хранение документов в организации
1.3 Формирование и ведение дел
Формирование и ведение дел предприятия — это неотъемлемый
элемент работы по обеспечению оперативного хранения
документов.
Формирование и ведение дел предусматривает:
группировку исполненных документов в дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел;
нумерацию листов документов, помещенных в дела;
ведение описей дел;
оформление (дооформление) дел (отдельных томов дел) при их
закрытии.

13.

Хранение документов в организации
При формировании и ведении дел предприятия необходимо
соблюдать следующие правила:
1. В дела допускается помещать только исполненные, правильно
оформленные документы в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
2. Группировка документов в деле производится в пределах
календарного года, за исключением переходящих дел.
3. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, следует
помещать вместе в последовательности: входящий документ,
приложения к нему, документ, подготовленный во исполнение
входящего документа, приложения к нему, другие (второстепенные)
документы, имеющие отношение к ведению переписки по указанному
вопросу.
4. Объем дела (отдельного тома) не должен превышать 250 листов, а
толщина дела (тома) — 4 см.

14.

Хранение документов в организации
5. Не допускается помещение в дело:
документов не в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел, а также не (полностью) исполненных и не оформленных
надлежащим образом документов;
вместе с первыми (контрольными) экземплярами документов их
копий, в том числе черновиков;
документов, подлежащих возврату;
брошюр и иных документов, имеющих металлические детали
для скрепления листов (последние во всех случаях должны
удаляться).

15.

Хранение документов в организации
1.4 Особенности оформления дел с
различными сроками хранения
Дела предприятия, состоящие на хранении, подлежат
оформлению в соответствии с требованиями руководящих
документов по ДОУ.
Оформление дел включает:
• первоначальное оформление (в день заведения дела);
• оформление последующих томов дела (при формировании
первого и последующих томов);
• дооформление по истечении календарного года (за исключением
переходящих дел);
• дооформление при изменении режима хранения (например,
при передаче дела временного хранения на постоянное хранение
в ведомственный архив).
дело, заголовку дела по утвержденной номенклатуре;

16.

Хранение документов в организации
Порядок действий сотрудников службы ДОУ при оформлении дел
временного и постоянного хранения предполагает (рис. 3):
группировку документов в деле в хронологическом порядке;
проверку соответствия содержания документов, включенных в
проверку правильности оформления и полноты (комплектности)
включенных в дело документов;
проверку (присвоение, переоформление) нумерации листов в
деле;
составление внутренней описи документов в составе дела;
оформление заверительной надписи дела;
уточнение заголовка дела;
дооформление реквизитов обложки дела.
В соответствии с требованиями ГСДОУ дела временного хранения
со сроком хранения до 10 лет включительно не подшиваются
(документы в них хранятся в скоросшивателях), листы в них не
нумеруются.
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения и форма внутренней описи дела приведены на рис. 4 и
рис. 5

17.

Группировка документов в деле в
хронологическом порядке
Проверка соответствия содержания документов,
включенных в дело, заголовку дела
Проверка правильности оформления и полноты
(комплектности) включенных в дело документов
Проверку (присвоение, переоформление)
нумерации листов в деле
Составление внутренней описи документов в
составе дела
Оформление заверительной надписи дела
Уточнение заголовка дела
Дооформление реквизитов обложки дела
Рис. 4 Общий порядок действий сотрудников служб ДОУ при
оформлении дел временного и постоянного хранения

18.

Хранение документов в организации
Внутренняя опись документов
дела № …..
Заголовок
Номера
Индекс
Дата
№№
Примечание
документа
листов
дела
документа
документа
п.п.
1
2
3
4
5
6
Итого ……………………………………………………………… документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ……………………………………
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
Дата
Подпись Расшифровка подписи
Рис. 5 Форма внутренней описи дела

19.

Хранение документов в организации
Код архива……………..
Код предприятия……...
Ф. № …………
Оп. № …...……
Д. № …………
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
………………………………………………………………………………………………………………………………………
(наименование архива)
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………...
(наименование предприятия, структурного подразделения)
Дело № ………. Том № ……………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
(заголовок дела)
Дата
Ф. № …………
Оп. № …...……
Д. № …………
На …… лист ……..
Хранить .…….. лет
Рис. 6 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

20.

Хранение документов в организации
2.7.1.5 Подготовка документов к
передаче
в ведомственный архив. Экспертиза
ценности документов.
Акт о выделении документов (дел) к
уничтожению.
Перевод документов (дел) на
постоянное хранение

21.

Хранение документов в организации
В процессе деятельности служба ДОУ обязана обеспечивать не
только отбор, учет, сохранность, качество обработки и
использования документов, состоящих на временном хранении, но и
надлежащую подготовку и своевременную передачу этих документов
в ведомственный (государственный) архив. Подготовка дел к сдаче в
ведомственный архив включает:
проведение экспертизы ценности документов, включенных в дела;
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел,
не представляющих практической (научной, исторической и пр.)
ценности.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов,
подлежащих переводу на постоянное хранение, на предприятии
приказом руководителя формируется экспертная комиссия (ЭК),
действующая на постоянной или временной основе.

22.

Хранение документов в организации
Экспертная комиссия осуществляет свои полномочия в
соответствии с Положением об ЭК, утверждаемым руководителем
предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже
двух раз в год и оформляются протоколами.
Решения, принятые ЭК, подлежат утверждению руководителем
предприятия.
Порядок действий сотрудников службы ДОУ при проведении
экспертизы научно-практической ценности документов и
составлении акта о выделении к уничтожению документов (дел), не
подлежащих хранению, предполагает (рис. 7):
• изучение состава и содержания документов;
• установление их научно-исторической и практической ценности;
• полистный просмотр дел;
• отбор документов (дел) на хранение;
• составление акта о выделении документов (дел), не подлежащих
передаче на хранение, для уничтожения;
• рассмотрение и утверждение акта на заседании ЭК.

23.

Хранение документов в организации
Изучение состава и содержания документов
Установление научно-исторической и
практической ценности документов
Полистный просмотр дел
Отбор документов (дел) на хранение
Составление актов о выделении документов
(дел), не подлежащих передаче на хранение, для
уничтожения
Рассмотрение и утверждение акта на заседание
ЭК
Рис. 7 Порядок действий сотрудников службы ДОУ при проведении
экспертизы научно-практической ценности документов и составлении
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

24.

Хранение документов в организации
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур
дел и перечней документов с указанием сроков их хранения путем
полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях и службе ДОУ предприятия составляются описи
документов, подлежащих переводу на постоянное хранение и акты о
выделении документов и дел, не представляющих практической
(научной, исторической и пр.) ценности, к уничтожению.
Акты о выделении документов и дел к уничтожению
рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно
с описями соответствующих дел. Рассмотренные акты утверждаются
руководителем предприятия.

25.

Хранение документов в организации
После утверждения актов документы и дела, выделенные к
уничтожению, передаются уполномоченными сотрудниками
службы ДОУ на специализированные предприятия для
переработки. Примерные формы акта о выделении документов
(дел) к уничтожению и протокола ЭК о сдаче документов,
подлежащих уничтожению, на переработку приведены на рис. 8 и
рис. 9.
Порядок действий сотрудников службы ДОУ при переводе
документов (дел) на постоянное хранение, предполагает:
• поединичную передачу дел (документов) в соответствии с
описями и номенклатурами дел;
• передачу контрольных экземпляров описей, номенклатур дел,
контрольно-справочных и тематических картотек (в соответствии с
заранее согласованным графиком);
• оформление передачи документов (дел) по установленной на
предприятии форме (по акту приема-передачи).

26.

Хранение документов в организации
Наименование предприятия
(организации, учреждения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
АКТ
подпись, расшифровка подписи
№ ………
…………………………..
(место составления)
Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании …………………………………………………………..……..
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № ………………..
………………………………………………………………………………………….
(название фонда)
Рис. 8 Примерная форма акта о выделении документов (дел) к
уничтожению (продолжение на следующем слайде)

27.

Хранение документов в организации
Заголовок
дела или
№№ групповой
п.п. заголовок
дел
1
2
Дата дела
или
крайние
даты дел
3
Номера
Индекс дела
описей (тома, части) по
(номен- номенклатуре
клатур) или номер дела
за годы
по описи
4
Количество Сроки хранения
дела (тома,
дел
Примечание
части) и
(томов,
статей
номера
частей)
по перечню
6
5
7
8
Итого …………………………………………………. дел за годы ………………………………..
(цифрами, прописью)
Описи дел постоянного хранения за ………… годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ………………………………………………………………………………….
(наименование архивного учреждения)
протокол № ………. от «……» ………………………… 20……. г.
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Рис. 8 Примерная форма акта о выделении документов (дел) к
уничтожению (начало на предыдущем слайде)

28.

Хранение документов в организации
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК)
от «….» …………….. 20….. г.
Документы в количестве …………………………………………………….. дел
(цифрами и прописью)
весом ………. кг сданы в …………………………………….... на переработку
(наименование организации)
по приемо-сдаточной накладной от «….» …………….……. 20…. г. №…….
Наименование должности
работника, сдавшего
документы
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ)
внесшего изменения
Подпись
в учетные документы
Дата
Расшифровка подписи
Рис. 9 Примерная форма протокола ЭК о сдаче документов, подлежащих
уничтожению, на переработку

29.

Хранение документов в организации
Вынос из мест хранения документов, состоящих на постоянном
хранении, разрешается только при наличии специального пропуска,
выдаваемого должностным лицам в установленном порядке.
Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится
сотрудниками отдела хранения документов с обязательной
полистной проверкой перед выдачей их из хранилища и при
возвращении документов в хранилище.