4.51M

Этапы проведения мероприятия с участием волонтеров

1.

© Савчук Павел
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ВСЕРОССИЙСКОГО ОБЩЕСТВЕННОГО ДВИЖЕНИЯ «ВОЛОНТЕРЫ-МЕДИКИ»
ЭКСПЕРТ АССОЦИАЦИИ ВОЛОНТЕРСКИХ ЦЕНТРОВ
ЧЛЕН КООРДИНАЦИОННОГО СОВЕТА «РОССИЙСКОГО ДВИЖЕНИЯ ШКОЛЬНИКОВ»
ЧЛЕН НАЦИОНАЛЬНОГО ПОДГОТОВИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА ВФМС 2017

2. 3. Схема планирования

4. Этапы планирования

© Савчук Павел
0 дней
Брифинг
Работа
1 день
Внесение последних
корректировок
2-3 дня
Изучение площадки
Координация
Мероприятия,
Обратная связь

5. Этапы планирования

© Савчук Павел
Задание:
Рассчитайте риски на каждом этапе
0 дней
Брифинг
Работа
1 день
Внесение последних
корректировок
2-3 дня
Изучение площадки
Координация
Мероприятия,
Обратная связь

6. Волонтерский штаб

7.

© Савчук Павел
Создание команды
Взаимодействие в команде
Набор волонтеров
Взаимодействие с волонтерами
Отбор волонтеров
Взаимодействие с волонтерами

8.

Продолжение…
Обучение волонтеров
За 5-7 дней до мероприятия
Распределение по ФНД
За 4-5 дней до мероприятия
Проведения мероприятия
Расстановка по позициям
© Савчук Павел

9.

коммуникабельность
мотивированность
адаптивность
готовность стать волонтером
стрессоустойчивость
умение работать в команде
знание иностранного языка
свободное время
© Савчук Павел

10.

© Савчук Павел
Региональные представители
организаций
Гражданские активисты
Волонтеры
Политики
Журналисты*
Общественные деятели

11.

© Савчук Павел
Перекличка
Выдача униформы и аккредитации
(возможно и заранее)
Точное время работы, перерывы на обед
Сервисы для волонтеров
Рассаживание волонтеров по командам
Знакомство всех волонтеров со всеми тимлидерами
Краткое напоминание обязанностей,
НО ЭТО НЕ ОБУЧЕНИЕ !

12.

13. 14. Задание

15. График рабочего дня

© Савчук Павел
Check in (регистрация)
Выдача аккредитация и униформы
Брифинг
Венью-тур
Расстановка по позициям
Начало работы
Питание: при 5 часовой работе – 1 раз, 9
часовой работе – 2 раза (с горячим питанием)
Смена позиций (по возможности)
Дебрифинг, бонусы

16.

© Савчук Павел
Большинство проблем, которые
возникают у волонтеров могут
решаться на уровне супервайзера или
тим-лидера.
Так что если у вас есть здравое
решение вопроса – ДЕЙСТВУЙТЕ!
Задание.
Приведите примеры!

17.

© Савчук Павел
Тим-лидерам и супервайзерам!
Больше передвигаетесь по объекту,
проверяйте посты, общайтесь с
волонтерами и гостями.
НАХОДИТЕСЬ В СВОЕЙ ЗОНЕ
ОТВЕТСТВЕННОСТИ
1
2
3

18.

19.

© Савчук Павел
Позывные Сигналы:
Посредством конкретных Позывных Сигналов
пользователи радиостанций представляются в
радиосети.
Разговорные Группы
Разговорная Группа – это канал радиосвязи. Вы будете
работать в рамках разговорной группы, с членами
которой вам наиболее часто приходится
контактировать (например, с функциональным
подразделением, выполняющим похожие функции).
P.S. Пользователи радиостанций не могут менять
Разговорную Группу (канал) без существующих на то
указаний супервайзера

20.

© Савчук Павел
1.
ОБДУМАЙТЕ - что вам необходимо сказать.
2.
ПОСЛУШАЙТЕ - и убедитесь, что канал свободен
от других радиокоммуникаций
3.
НАЖМИТЕ - удерживайте тангенту (кнопку вызова)
4.
ДОЖДИТЕСЬ - тонального сигнала (начало
передачи сообщения будет оборвано, если вы
начнете говорить до как прозвучит тональный
сигнал)
5.
ГОВОРИТЕ- в микрофон, держа его примерно в 5
сантиметрах от вашего лица
6.
ОТПУСТИТЕ - тангенту (кнопку вызова) после
того, как вы закончили передачу сообщения

21. 22. Обязанности менеджера волонтеров:

© Савчук Павел
Работа во время мероприятия
(организованный сбор, брифинг,
координация волонтеров на
мероприятии, контроль за сервисами
для волонтеров, помощь
организаторам)
Работа после мероприятия
(Получение обратной связи, выдача
справок, сертификатов волонтера,
заполнение волонтерских книжек)

23.

© Савчук Павел
Аккредитация
Обслуживание мероприятий
Сопровождение делегаций
Размещение (волонтеры в отелях)
Встречи и сопровождение (A&D)
Административная деятельность

24.

25.

© Савчук Павел
«Аккредитация». Формирование и выдача
идентификационных карт, на которых будут указаны
статус и зоны доступа.
«Логистика». Обеспечение объектов всем
необходимым, а также доставка спортсменам питьевой
воды
Медицинское обеспечение. Помощь врачам при
общении с обратившимися за медицинской помощью,
сопровождение спортсменов на процедуру допингконтроля.

26.

© Савчук Павел
«Размещение». Распределение номеров,
регистрация, заселение, работа на ресепшн и
помощь при выезде участников и гостей

27.

«Прибытия и отъезды». Встреча и проводы всех
гостей и участников в аэропортах,
железнодорожных и автовокзалов.
«Маркетинг». Контроль, размещение логотипов
и рекламного оборудования, а также работа со
спонсорами и партнерами, разработка макетов
сувенирной и раздаточной продукции.
«Технологии и телерадиовещание».
Информационно-коммуникационные
технологии, организация взаимодействия
Главного вещателя и Оргкомитета
© Савчук Павел

28.

«Церемонии». Сопровождение
спортсменов на пьедестал, вручение
медалей и цветов победителям
соревнований, поднятие флагов странучастниц.
«Коммуникации». Помощь в проведении
PR-мероприятий(пресс-вол).
© Савчук Павел

29.

«Протокол». Сопровождение официальных
представителей Международных и
национальных федераций и комитетов.
Организация питания. Работа в местах питания
спортсменов, гостей, а также волонтеров.
«Лингвистические услуги» Письменный и
устный перевод, а также предоставление
информации участникам и гостям на их родном
языке.
© Савчук Павел

30.

31.

Спортивные волонтеры. Работа
непосредственно на
соревновательных площадках.
Транспорт. Составление расписания
передвижения участников и гостей,
обслуживание транспортного парка
и контролирование передвижение
транспорта.
Операционный центр. Офисная и
административная работу.
© Савчук Павел

32. правила коммуникации

© Савчук Павел
•Будьте дружелюбны, улыбайтесь
• Всегда будьте готовы оказать помощь
• Слушайте людей, не перебивайте
• С должным внимание относитесь к
людям с особенными потребностями

33.

34.

35.

Составлено волонтерами!
© Савчук Павел
1. Сытый волонтёр - волонтер на
200%
2. Связь с организатором - залог
успеха!
3. Четкое распределение - залог
порядка!

36.

37.

Если
тебе не нравится
работа – просто попроси
поменять ее

38.

На каком уровне решаются эти вопросы?
Варианты ответа:
1- ур-нь решения вопроса волонтером
2- ур-нь решения вопроса тим-лидером
3- ур-нь решения вопроса супервайзером
4- ур-нь решения вопроса координатором

39.

1.Волонтер хочет пораньше уйти домой
2.Волонтер отказывается выходить на
смену
3.Оргкомитет просит помощи у волонтера
4.Зритель хочет пройти без билета, уверяя,
что он VIP
5.Полиция препятствует работе волонтера
6.Гость просит позвать «самого главного»
7.Волонтер хочет поменять позицию
8.Волонтер хочет поменять команду
9.Гость просит проводить его до выхода
10.Тим-лидер не вышел на смену
11.Гостю стало плохо(потеря сознания)

40.

1.Волонтер хочет пораньше уйти домой 3,4
2.Волонтер отказывается выходить на
смену 4
3.Оргкомитет просит помощи у волонтера 3
4.Зритель хочет пройти без билета, уверяя,
что он VIP 3,4
5.Полиция препятствует работе волонтера 4
6.Гость просит позвать «самого главного» 4
7.Волонтер хочет поменять позицию 2
8.Волонтер хочет поменять команду 3
9.Гость просит проводить его до выхода 1
10.Тим-лидер не вышел на смену 4
11.Гостю стало плохо(потеря сознания) 1,4

41.

English Русский Rules