Экспедиционная обработка документов

1. Экспедиционная обработка документов

Выполнила: Латыпова Альбина К483/9

2.

Экспедиционная обработка документов -это начальный этап работы с документами,
поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими
документами.
Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в
значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку
документов».
Создание специального подразделения – экспедиции – характерно для крупных
организаций с большим объемом документооборота. В организациях средних и
небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников
службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию
работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.

3.

Этапы обработки поступающей корреспонденции
Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:
проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений,
комплектности документов (наличия всех приложений);
фиксацию факта поступления документов;
сортировку документов для последующей передачи по назначению.
1.Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия
конвертов или иной упаковки – необходимо прежде всего убедиться, что вся
корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется
корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в
почтовое отделение.

4.

2.При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется
акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт
составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в
службе делопроизводства организации.
После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за
исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного
пользования», «Коммерческая тайна» или др.) либо отметку «лично».
Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не
уничтожаются в следующих случаях:
при поступлении обращений граждан;
при отсутствии на конверте отметок («лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к
информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый
статус;
когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения
документа;
когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении
конверта;
при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.
В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям
передаются вместе, в комплекте.

5.

Следующий шаг
3.проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может
обнаружиться:
отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к
приложениям,
присутствие документов, предназначенных для другого адресата.
При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется
соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма
отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в
другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в
форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении
документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в
соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с
уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.
Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами,
обрабатываются в первую очередь.

6.

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так
называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. В
соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном
письме или первом листе документа на нижнем поле справа.
Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении
проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время
поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.
Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы
распределяются на два массива:
регистрируемые
нерегистрируемые.
К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или
использования в справочных целях - как правило, это рекламные материалы, письмаприглашения, поздравления, благодарности, финансовые документы, учебные планы,
программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в
качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.
Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в
котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии
такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

7.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в
организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы
регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива
документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию. Если в
организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы
регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка
завершается сортировкой документов на две группы:
документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на
предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на
регистрацию и рассмотрение.
Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по
ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

8.

Этапы обработки отправляемых документов
Обработка отправляемых документов включает в себя:
проверку комплектности документов;
сортировку;
нанесение адреса на конверт;
фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку
документа;
отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).
Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением
Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

9.

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно
оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами.
При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах,
подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна
осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день.
Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.
Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции,
вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому
отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов
осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию
вместе с экземплярами письма.
На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы,
подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в
один адрес, вкладываются в один конверт.

10.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской
Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях,
пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут
оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии
повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес
пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке
страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском
языке.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем
порядке:
для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя,
отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту
почтовой связи).
Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя –
в левом верхнем углу.

11.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в
конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции
целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными
на ярлыках – полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.
В экспедиции могут использоваться конверты с окнами.
Окно – вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается
защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя.
Почтовые отправления могут быть:
простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и
доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без
его расписки в получении);
регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью,
обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему
квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его
распиской в получении).
Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью
вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

12.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том
числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в
случаях крайней необходимости.
Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой
связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых
организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой
оплаты.
В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:
почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые
типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;
оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными
машинами;
иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским
способом.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых
марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи
входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую
запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем
углу письменной корреспонденции.