Преимущества внедрения Invoice Matching

1.

Invoice Matching
КИЕВ, 2019

2. Преимущества внедрения Invoice Matching

• Конфиденциальность договорных цен – поставка товара
сопровождается документами только с количественными
характеристиками.
• Контроль входных цен.
• Уменьшение количества ошибок, связанных с
человеческим фактором
• Сокращение времени на прием товара и проведение
приходных документов в системе

3. Схема работы с использованием процесса Invoice Matching, при работе через платформу COMARCH EDI

4. Документооборот по ЕDІ, обязательные документы

1. СИЛЬПО (сеть) высылает поставщику документ Заказ (ORDER) в электронной форме с указанием
количества товара, но без указания цены и ставки НДС. Ответственный – логистика сети.
2. ПОСТАВЩИК в ответ на полученный количественный заказ высылает электронный документ
Подтверждение заказа (ORDRSP), подтверждая количество товара и дату поставки. Ответственный –
поставщик.
3. ПОСТАВЩИК высылает сети электронный документ Уведомление об отгрузке (DESADV), в котором
указывает фактически отгруженное в сеть количество товара и его ценовые характеристики. Отгрузка
товара сопровождается соответствующими количественными документами – Акт приема товара по
количеству (Додаток №7 к договору поставки) и Товарно-транспортная накладная. Ответственный –
поставщик.
4. По факту приема, но не раньше получения Уведомление об отгрузке (DESADV), СИЛЬПО высылает
поставщику электронный документ Уведомление о приеме (RECADV), с фактически принятым
количеством товара и ценами согласно прайс-листу. Ответственный – сеть.
5. В случае если в отправленном поставщиком документе Уведомление об отгрузке (DESADV)
обнаружены расхождения в количестве или ценах с фактически принятым количеством или ценами
согласно прайс-листу, СИЛЬПО высылает поставщику электронный документ Коммерческий диспут
(COMDIS) с указанием расхождений. Ответственный – сеть.
6. ПОСТАВЩИК окончательно подтверждает данные в документе Уведомление о приеме (RECADV) по
количеству и ценам. В случае несогласия с данными в этом документе поставщик обращается в
коммерческий офис сети для определения причины отклонения. Ответственный –поставщик.

5.

Основные изменения при переходе к работе по
процессу Invoice Matching
№
Действие
Как было ранее
Как будет при переходе к процессу Invoice Matching
1
Заказ товара
В заказе всегда указывали цену
товара
В заказе указывается только количество заказываемого
товара
2
Уведомление об
отгрузке (документ
по ЕDІ)
Уведомление об отгрузке не было
обязательным
Уведомление об отгрузке становится обязательным, с
указанием количества и цены поставки
3
Акт приема по
количеству
Поставщик выписывал РН, с
указанием количества и цен
поставляемого товара
Вместо РН выписывается Акт приема по количеству и
Товарно-транспортная накладная, в которых указано
количество товара, но нет ценовых характеристик
4
Цена прихода
Приходная цена указывалась в РН
Приходная цена отражена в прайс-листе или в
акционном доп. соглашении
Юридически
значимые документы
РН поставщика
Акт приема по количеству и подписанный прайс-лист
или акционное доп. соглашение
6
Несоответствие цен
Не было информирования о
расхождении цен
Сообщение о расхождении цен в документе COMDIS по
EDI
7
Штраф за отклонение
цены
Штраф выставлялся по итогам
месяца
Новая схема минимизирует возможность отклонения
цен, а значит и риск применения штрафных санкций
8
Акт разногласий
Оформлялся с указанием
количества и цены
Оформляется с указанием только количества
5

6. Порядок внедрения Invoice Matching

1. Информирование поставщиков о старте нового проекта путем рассылки официального
письма с помощью портала поставщиков.
2. Подписание с поставщиком доп. соглашения к существующему договору или новую
форму договора 2019.
3. Поставщик связывается с представителем Comarch (руководитель службы поддержки
Ульяна Микулович, [email protected]). Телефоны службы поддержки
Comarch: 0-800-300-142, 032-242-50-11 (пн.-пт. 9:00 - 18:00). Комарх осуществляет
информационную поддержку, которая будет предусматривать отправку необходимых
материалов и информации касательно нового порядка обмена электронными
документами
4. Для подключения заполняется поставщика у МI , форма ниже высылается на эл адрес
[email protected]
департамен ответственный
Поставщик
т
менеджер
ОКПО
Номер
договора
доп
дата
соглашение
договора подписано(
да , нет)
контактное лицо поставщика
ФИО
5. Запуск работы с поставщиком по новой схеме на постоянной основе.
телефон
Эл. адрес

7. Приложения к Договору поставки. Додаток №1 «Логістична специфікація»

До типової форми №188
Додаток № 1 до Договору поставки № ____________________ від______________20___р.
м.Київ
між______________________________________та__________________________
Специф ікацію прийняв
П.І.Б.
дата
підпис
ЛОГІСТИЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ
№ п/п
Країна виробник
Торгова марка
Штрих-код Базової (одиничної) упаковки
Код УКТ ЗЕД
Артикул
(Фоззі Код)
Назва товару
Одиниця виміру
Толеранс
(для вагового товару), %
Термін придатності, днів
Залишковий термін реалізації*,
%
Розфасовка Додаткової (оптової) упаковки
Специфікація дійсна з "_____"_______________20_____року
_____________________________________________
від Покупця ТОВ "СІЛЬПО-ФУД"
*Логістична одиниця замовлення - це одиниця виміру, що включає в себе мінімальну кількість товару, кратно якій Покупець формує Замовлення, а Постачальник виконує поставку Товару (штука, Додаткова (оптова) упаковка, ящик, шар товару, палета).
*Розфасовка Логістичної одиниці - це кількість одиниць товару, що містяться в Логістичній одиниці замовлення.
*Залишковий термін реалізації Товару - термін реалізації Товару на дату його поставки.
*Толеранс (для вагового товару) - допустима різниця між зафіксованою в цій Логістичній спецификації вагою товару в Транспортній упаковці та фактичною вагою товару в Транспортній упаковці, що поставляється.
_____________________________________________
від Постачальника __________________________
Розфасовка транспортної упаковки
(ящик)
Логістична одиниця замовлення*
Розфасовка Логістичної одиниці
(шт, кг)*

8. Приложения к Договору поставки. Додаток №1.1 «Специфікація зворотної тари»

До типової форми № 188
Додаток № 1.1 до Договору поставки № ____________________ від______________20___р.
м.Київ
між______________________________________та__________________________
СПЕЦИФІКАЦІЯ ЗВОРОТНОЇ ТАРИ
№ п/п
Артикул
(Фоззі Код)
Назва зворотної тари
Кратність повернення,
штук
Заставна вартість,
грн, без ПДВ
Специфікація дійсна з "_____"_______________20_____року
_____________________________________________
___________________________________________
від Покупця ТОВ "СІЛЬПО-ФУД"
від Постачальника ________________________________
Нормативна документація, якій повинна
відповідати зворотна тара (ГОСТ, ТУ, ДСТУ і
т.ін.)

9. Приложения к Договору поставки. Додаток №2 «Прайс-лист»

До типової форми 188
ДОДАТОК № 5 до Договору поставки № ________________ від ______________20__ р.
між__________________________та______________________
Графік замовлення і доставки товару
Дні замовлення
Адреси Торговельних (Логістичних) об'єктів, до яких
здійснюється поставка Товару
Пн.
Вівт.
Сер.
Чт.
Пт.
Сб.
Нд.
Кількість днів від
Частота поставок (не
замовлення до поставки
рідше 1 разу на 3 тижні)
(не більше 7)
телефон
телефон
факс
факс
e-mail
e-mail
Час доставки
П.І.Б. особи відповідальної за приймання замовлення
шлях EDI
Від ПОКУПЦЯ ТОВ "СІЛЬПО-ФУД":
від ПОСТАЧАЛЬНИКА:

10. Приложения к Договору поставки. Додаток №5 «Графік замовлення і доставки товару»

До типової форми № 188
Додаток № 2 до Договору поставки № ____________________ від______________20___р.
між__________________________та______________________
ПРАЙС-ЛИСТ
м. Київ
"___"____________20__р.
(дата підписання Прайс-листа)
№ п/п
Штрих-код
Артикул (Фоззі-Код)
Код УКТ ЗЕД
Назва товару
од.виміру
У разі, якщо дата підписання Прайс-листа і Дата початку дії ціни не співпадають, то ціна діє, починаючи з пізнішої із таких дат: з Дати початку дії цін або з дня, наступного за датою
підписання Прайс-листа уповноваженими представниками Сторін.
_____________________________________________
від Покупця ТОВ "CІЛЬПО-ФУД"
від Постачальника
__________________________________
Ціна за одиницю без ПДВ,
грн
Ціна за одиницю з ПДВ, грн
Дата початку дії ціни

11. Приложения к Договору поставки. Додаток №6 «Акт розбіжностей за кількістю та якістю»

До типової форми №188
ДОДАТОК № 6 до Договору поставки № _________________ від ______________20___ р.
між__________________________та______________________
ТОВ "СІЛЬПО-ФУД"
02090 м.Київ, вул. Академіка Бутлерова,1
ІПН 407201926538
р/р 26006010423515 в ПАТ "Банк Восток"
МФО 307123
Код ЄДРПОУ 40720198
Дата складання акту : _________________________20__р.
Місце складання акту:
АКТ розбіжностей за кількістю та якістю №
Ми, комісія в складі:
1
/представник Покупця/
2
/представник Постачальника/
3
/ ____________________/
Склали цей акт про те, що під час приймання Товару
відповідно до накладної за кількістю №________ від "_________20___ р./товарно-транспортної накладної №_______ від _____ 20___ р.
(необхідне підкреслити)
виявили товар, який не відповідає умовам Договору:
№
Артикул
Найменування Товару
Од. виміру
Кількість
Разом
Представник Покупця
(підпис)
Представник Постачальника
(підпис)
(підпис)
Автопідприємство
№ транспортного засобу
(підпис)
Опис недоліку товару

12. Приложения к Договору поставки. Додаток №7 «Форма накладної за кількістю»

До типовоъ форми 188
Додаток № 7 до Договору поставки № ____________________ від______________20___р.
між__________________________та______________________
НАКЛАДНА ЗА КІЛЬКІСТЮ № ____________________
м. Київ
"___________" ____________ 20___
(дата складання)
Постачальник (найменування)
Ідентифікаційний код
п/р
МФО
ІПН
Адреса Об'єкту Покупця:
Одержувач:
ТОВ "СІЛЬПО- ФУД"
Ідентифікаційний код
40720198
тел. 460-19-67, 467-45-56
п/р
МФО
ІПН
407201926538
Адреса
Платник
Підстава: Замовлення №
№ п/п
до Договору поставки №
Артикул (Фоззі-Код)
Штрих-код
Відвантажив (ла)______________________
від
20
р.
найменування товару
од.виміру
кількість одиниць / вага
Отримав (ла) _____________________________
ПІБ
за дов. №_________ від ___________________
Місце відбитку штампу Покупця/ПІБ особи, що отримав
(ла) товар, та дата його отримання
_____________________________________________
від Постачальника
_____________________________
від Покупця ТОВ "СІЛЬПО-ФУД"

13. Приложения к Договору поставки. Додаток №8 «Пакувальний лист»

До типової форми № 188
Додаток № 8.1 до Договору поставки № ________________ від _________________201__ р.
між__________________________та______________________
Пакувальний лист
Назва продавця
код за ЄДРПОУ Постачальника
Номер Замовлення
Планова дата поставки
Номер накладної
Дата виробництва Товару
Термін придатності
Вага брутто пакувальної одиниці, кг
Дані про Товар:
Для вагового товару:
№ п/п
Артикул товару (Фоззі-код)
Найменування Товару
Кількість
ящиків
№ ящику
Разом:
Від Покупця ТОВ "СІЛЬПО-ФУД"
Від Продавця __________________
________________________
________________________
Маса нетто
Товару у ящику,
кг

14. Приложения к Договору поставки. Додаток №10 «Акт про виявлення недоліків (інцидентів)»

До типової форми № 188
ДОДАТОК № 10 до Договору поставки № _________________ від ______________20___ р.
АКТ про виявлення недоліків (інцидентів) № ________
Ми, комісія в складі:
1
/представник Постачальника/
2
/представник Покупця/
Склали цей акт від "_____"_____________________ 20____ р. про те, що
була виявлена наступна продукція, яка не відповідає умовам договору і була поставлена Постачальником згідно з накладною за кількістю №_________________
№
Артикул
Найменування
кількість
Характер виявлених недоліків
Додаткова інформація
Загальна вартість продукції, яка підлягає поверненню/списанню з подальшою утилізацією Постачальником (або не оплачується Покупцем в разі,
якщо на момент виявлення недоліків, ця продукція ще не оплачена Покупцем) становить ____________________.
Представник Постачальника
________________________________________________________________________________
(підпис)
Представник Покупця
________________________________________________________________________________
(підпис)
_____________________________________________
від Покупця ТОВ "СІЛЬПО-ФУД"
від Постачальника ________________________

15.

Спасибо за внимание!