Запуск проекта внедрения процессного управления: знания, навыки, подводные камни

1. «Запуск проекта внедрения процессного управления: знания, навыки, подводные камни» В.В. Репин 5 сентября 2017 г.

«ЗАПУСК ПРОЕКТА
ВНЕДРЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ:
ЗНАНИЯ, НАВЫКИ, ПОДВОДНЫЕ КАМНИ»
В.В. РЕПИН
5 СЕНТЯБРЯ 2017 г.
1

2. Что есть «процессное управление» сегодня?

ЧТО ЕСТЬ «ПРОЦЕССНОЕ УПРАВЛЕНИЕ» СЕГОДНЯ?
• НАБОР МЕТОДОВ И ИНСТРУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ (ДЛЯ РАЗНЫХ
УРОВНЕЙ И ДЛЯ РАЗНЫХ СИТУАЦИЙ).
Точка зрения
консультанта….
• СИСТЕМА РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ, В Т.Ч. ЭЛЕМЕНТЫ КОРПОРАТИВНОЙ
КУЛЬТУРЫ (УРОВЕНЬ ПО BPM CBOK).
А МЕНЕДЖЕРА?
• КАЖДЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ ИСПОЛЬЗУЕТ МЕТОДЫ И ИНСТРУМЕНТЫ
ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ В СВОЕЙ ПОВСЕДНЕВНОЙ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ (ИНАЧЕ «ЗАЧЕМ ВСЁ ЭТО?»).
• ПРОЦЕССНОЕ УПРАВЛЕНИЕ НЕИЗБЕЖНО ДОЛЖНО БЫТЬ
ИНТЕГРИРОВАНО С ДРУГИМИ МЕТОДАМИ .
2

3. Причины (показания) для внедрения

ПРИЧИНЫ (ПОКАЗАНИЯ) ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ
• ВНЕДРЕНИЕ НОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
(СТАРАЯ ТОРМОЗИТ РАЗВИТИЕ БИЗНЕСА, СНИЖАЕТ
ЭФФЕКТИВНОСТЬ, СОЗДАЕТ РИСКИ).
• ОСТРАЯ НЕОБХОДИМОСТЬ СОКРАЩЕНИЯ
СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ;
• ОПТИМИЗАЦИЯ ОРГ. СТРУКТУРЫ И СОКРАЩЕНИЕ
ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА.
• ФИКСАЦИЯ ЛУЧШИХ ПРАКТИК.
ЕСТЬ ПРИЧИНА
ИЗМЕНИТЬ
СУЩЕСТВУЮЩИЕ
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ
3

4. Что руководитель должен знать о процессном управлении?

ЧТО РУКОВОДИТЕЛЬ ДОЛЖЕН ЗНАТЬ О ПРОЦЕССНОМ
УПРАВЛЕНИИ?
• ABPMP, BPM CBOK – ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ.
• БОЛЕЕ 30 МЕТОДИК ОЦЕНКИ УРОВНЯ ЗРЕЛОСТИ ПРОЦЕССОВ.
• BPMN – СТАНДАРТ ISO С 2013 ГОДА.
• ОТРАСЛЕВЫЕ ПРОЦЕССНЫЕ ФРЕЙМВОРКИ (APQC, ETOM, ITIL, SCOR И ДР.).
• ЭФФЕКТИВНЫЕ СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (BPMS, ERP).
• РАЗВИТЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ В ОБЛАСТИ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ (в т.ч.
Проф.стандарт).
• ИНТЕГРАЦИЯ ПОДХОДОВ: BPROCESSM + BPERFORMANCEM + PROJECTM +
LEAN.
ААчто
чтознает
ваш
ГД
ваш
знает
ГД
о
процессном
управлении?!
4

5. Система управления бизнес-процессами и другие системы

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ И ДРУГИЕ
СИСТЕМЫ
1. АРХИТЕКТУРА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.
Управление проектами
2. ИНСТИТУТЫ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ (ВП,
МЕНЕДЖЕРЫ ПРОЦЕССОВ, ПРОЦЕССНЫЙ КОМИТЕТ).
3. ПРОФИЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ - «ПРОЦЕССНЫЙ
ОФИС».
4. СИСТЕМА РАБОТЫ С ПРОЦЕССАМИ (МЕТОДЫ,
ИНСТРУМЕНТЫ, ПЕРСОНАЛ, ПРОЦЕССЫ).
Управление
рисками
Управление
изменениями
Концепция внедрения/Стандарт «Процессное управление в компании»
5

6. Процессное управление для владельца процесса: нужна ли универсальная схема?

PLAN
Цели
процесса
Определение/
Корректировка
целей процесса
Предложения по
целям процесса
PLAN
1
Внешняя среда
PLAN
ПРОЦЕССНОЕ
УПРАВЛЕНИЕ ДЛЯ
ВЛАДЕЛЬЦА
ПРОЦЕССА: НУЖНА
ЛИ УНИВЕРСАЛЬНАЯ
СХЕМА?
Бенчмаркинг
процесса, анализ
инноваций
Предложение по
инновациям в
процессе
9
Проекты планов по процессу
Планирование
процесса
Утвержденные планы по процессу
Информация по
инновациям в
технологиях,
материалах,
управлении
Методы управления рисками
2
Оперативные планы
по процессу
Методы управления изменениями
Check
Методы управления проектами
Оперативный
мониторинг
процесса
Оперативная
Источники информация по
информации процессу
Методы Lean
5
Информация
об отклонениях
Исполнители
процесса
Отчеты по
выполнению задач
Check
Принятие и
контроль
исполнения
решений по
коррекции
процесса
7
Оперативные
решения по
коррекции
Исполнители
процесса
Check
DO
Выполнение
процесса
Фактическая информация по процессу
Система
управленческого учета
4
Анализ
результатов
выполнения
процесса
Отчет по
процессу
Предложения по
изменениям
процесса
10
ACT
PLAN
Планирование
изменений в
процессе
Планы мероприятий (проектов)
Участники
проекта
3
Оперативная
информация по
проектам
Контроль
внедрения
изменений в
процессе
8
Оперативные решения по проектам
изменений процессов
Поставщики
ресурсов
Ресурсы для
изменения
процесса
Выполнение
проектов
изменений
процесса
ACT
6
6
Измененный процесс (технология
(регламенты, ресурсы, персонал,
автоматизация, система управления)
© В.В. Репин 2017 г.

7. Варианты планов внедрения СУБП

ВАРИАНТЫ ПЛАНОВ ВНЕДРЕНИЯ СУБП
• «КЛАССИЧЕСКИЙ» (ВСЁ «КАК ЕСТЬ», АНАЛИЗ, ВСЁ «КАК ДОЛЖНО
БЫТЬ», ВНЕДРЕНИЕ, УСТАРЕВАНИЕ).
• ПОШАГОВЫЙ (ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО 3-4 СКВОЗНЫХ ПРОЦЕССА «КАК
ЕСТЬ», СРАЗУ АНАЛИЗ И «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» (1-3 месяца), ВНЕДРЕНИЕ,
ПЕРЕХОД К СЛЕДУЮЩИМ, УСТАРЕВАНИЕ).
• КОМПЛЕКСНЫЙ = ПОШАГОВЫЙ + ВНЕДРЕНИЕ
СИСТЕМЫ РАБОТЫ И ИЗМЕНЕНИЕ КУЛЬТУРЫ →
ВСЕГДА АКТУАЛЬНОЕ СОСТОЯНИЕ.
• РАБОТА БЕЗ ПРОЕКТА (ООР ЧТО-ТО ДЕЛАЕТ ПОСТОЯННО И
НЕСИСТЕМНО).
Ключевой вопрос:
«Произошли ли
адаптивные
изменения?»
7

8.

МЕТОД
«ПЛЮСЫ»
«МИНУСЫ» (РИСКИ)
Классический
• Возможность получить хороший откат
• Проект делается полностью внешней
командой консультантов
• Слишком большой объем изменений невозможно
внедрить одновременно
• Сроки проекта (отсутствие быстрых результатов)
• Не создается система работы, не меняется культура
• Полная потеря информации при смене сотрудников
Пошаговый
• Реальное улучшение процессов
• Совместная команда («обучение
действием»)
• Сроки проекта
• Не создается система работы, почти не меняется
культура
• Откат в предыдущее состояние
Комплексный
• Реальное улучшение процессов
• Создание компетенций у большого числа
сотрудников
• Создается система работы. Меняется
культура.
• Слишком длительная «методическая часть»
• Стоимость и сроки проекта.
Работа без
проекта
• Создается некоторая система работы.
• Вовлекается персонал.
• Система работы только в рамках ООР («космонавты»
8
или «птичий язык»).
• Не меняется культура.

9. Тотальное описание процессов и сокращение численности штата: возможная методика

ТОТАЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ И СОКРАЩЕНИЕ
ЧИСЛЕННОСТИ ШТАТА: ВОЗМОЖНАЯ МЕТОДИКА
• ШАГ 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ТИПА ДОЛЖНОСТИ.
• ШАГ 2. АНАЛИЗ ЗАГРУЗКИ ДОЛЖНОСТИ.
• ШАГ 3. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ДОЛЖНОСТИ.
• ШАГ 4. РАСЧЕТ НАГРУЗКИ НА ОДНОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ.
• ШАГ 5. АНАЛИЗ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ СОТРУДНИКА.
• ШАГ 6. АНАЛИЗ ВОЗМОЖНОСТИ СОКРАЩЕНИЯ СОТРУДНИКОВ.
• ШАГ 7. АНАЛИЗ ВОЗМОЖНОСТИ ИСКЛЮЧЕНИЯ ДОЛЖНОСТИ.
9

10. Команда проекта: из кого формировать.

КОМАНДА ПРОЕКТА: ИЗ КОГО ФОРМИРОВАТЬ.
• ЛИДЕР ИЗМЕНЕНИЙ (СПОНСОР ПРОЕКТА) ИЗ ЧИСЛА ТОПМЕНЕДЖЕРОВ.
• РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЦЕССНОГО ОФИСА (СВОЙ ИЛИ ВАРЯГ).
• БИЗНЕС-АНАЛИТИКИ (РЫНОК ТРУДА ИЛИ УЧИТЬ СВОИХ).
• ЭКСПЕРТЫ В ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ (МОТИВИРОВАТЬ И УЧИТЬ
РУКОВОДИТЕЛЕЙ).
• ВНЕШНИЕ ЭКСПЕРТЫ ПО ПРОЦЕССНОМУ УПРАВЛЕНИЮ.
• ВНЕШНИЕ КОНСУЛЬТАНТЫ В ПРОЕКТ.
10

11. Компетенции для участников команды

КОМПЕТЕНЦИИ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ КОМАНДЫ
• ПРОФИЛЬНЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: МОДЕЛИРОВАНИЕ И АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ,
РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ПРОЦЕССОВ, РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ KPI,
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ В BPMS;
• УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ И ПЛАНИРОВАНИЕ,
МОНИТОРИНГ, ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ, ПОСТАНОВКА И КОНТРОЛЬ ЗАДАЧ,
РАБОТА В КОМАНДЕ;
• СПЕЦИАЛЬНЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ, LEAN,
УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ, УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ, УПРАВЛЕНИЕ
ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ СОТРУДНИКОВ, УПРАВЛЕНИЕ ИННОВАЦИЯМИ.
ОСОБЕННОСТЬ (≠ ПРОБЛЕМА) В ТОМ, ЧТО БИЗНЕС-АНАЛИТИКИ – ЭТО НЕ
ТОП- МЕНЕДЖЕРЫ И ЛИДЕРЫ, СПОСОБНЫЕ ПОВЕСТИ ЗА СОБОЙ ВСЮ
КОМПАНИЮ.
Поиск и мотивация
ключевых фигур в
компании (политика)
11

12. Пример схемы процесса управления изменениями процесса

А1 Изменение процесса
Изменения процесса
не требуются
Выполнить
анализ проблем
в процессе
Возникла
необходимость
изменения
процесса
Не требуется
детальный
анализ
процесса
Команда
проекта
Необходимо
инициировать проект
изменений процесса
Проект
изменений
процесса не
требуется
Инициировать
проект
изменения
процесса
Поставить
задачу по КД по
процессу
Отчет по
внедрению
изменений в
процессе
Выполнить
анализ
результатов
проекта
Требуется
детальный анализ
процесса
Проект
изменения
процесса
выполнен
Задача по КД
Исполнитель
Владелец процесса
ПРИМЕР СХЕМЫ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ ПРОЦЕССА
Выполнить КД
по процессу
КД
выполнено
Выполнить
анализ проблем
процесса и их
причин
Подготовить
модель «To be»
и план
внедрения
изменений
Отчет по
анализу
процесса
Выполнить план
внедрения
изменений в
процессе
РУД
СЛ
Есть
замечания
НУЖНА ИНТЕГРАЦИЯ С СМК,
УПРАВЛЕНИЕМ ПРОЕКТАМИ, РИСКАМИ,
ИЗМЕНЕНИЯМИ
План
внедрения
изменений в
процесс
Согласовать
план внедрения
изменений в
процессе
План изменений
согласован
12
Утвердить план
внедрения
изменений в
процессе
© В.В. Репин 2017 г.

13. рекомендации для оор при внедрении СУБП

РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ООР ПРИ ВНЕДРЕНИИ СУБП
• НАЙДИТЕ СВОЙ ЛОКОМОТИВ;
• СОЗДАЙТЕ ПРОБЛЕМУ (КРИЗИС) И ПРЕОДОЛЕЙТЕ ПРЕПЯТСТВИЯ В УМАХ
(ОСОЗНАНИЕ ПРОБЛЕМЫ);
• СОЗДАЙТЕ КОМАНДУ ИЗМЕНЕНИЙ;
• СОЗДАЙТЕ ВИДЕНИЕ;
• СКОНЦЕТРИРУЙТЕ РЕСУРСЫ («КЛЮЧЕВЫЕ ПРОЦЕССЫ»);
• СОЗДАЙТЕ МОТИВАЦИЮ У КЛЮЧЕВЫХ ФИГУР ВЛИЯНИЯ;
• ВОВРЕМЯ УСТРАНИТЕ ПОЛИТИЧЕСКИЕ ПРЕПЯТСТВИЯ;
• ПОСТОЯННО ВЕДИТЕ ПРОПАГАНДУ.
13

14. Выводы. Что есть процессное управление сегодня?

ВЫВОДЫ. ЧТО ЕСТЬ ПРОЦЕССНОЕ УПРАВЛЕНИЕ СЕГОДНЯ?
• ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ СУБП: НЕ ТОЛЬКО ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ, НО ИМЕННО
АДАПТИВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ!
• ООР МОЖЕТ:
• ВСЕ ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ МЕТОДЫ «ПРИВЕСТИ К ЕДИНОМУ ПРОЦЕССНОМУ
ЗНАМЕНАТЕЛЮ;
• СТАТЬ ЛИДЕРОМ ИЗМЕНЕНИЙ В КОМПАНИИ.
• ОДНО ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ: ПРОЦЕССЫ, ПРОЕКТЫ, ИННОВАЦИИ.
14

15. Команда bpm3.ru

КОМАНДА BPM3.RU
• ПОМОГАЕМ СОЗДАВАТЬ ПРОЦЕССНЫЙ ОФИС КОМПАНИИ;
• ОЦЕНКА ЗРЕЛОСТИ СИСТЕМЫ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ, В Т.Ч.
НА ОСНОВЕ BPM CBOK;
• ЛУЧШИЙ ПАРТНЕР «СТУ-СОФТ» (ПОСТАВЩИК BUSINESS STUDIO) ЗА
ПОСЛЕДНИЕ 5 ЛЕТ! СЕРТИФИЦИРОВАННЫЕ СПЕЦИАЛИСТЫ;
ПОМОЩЬ В ВЫБОРЕ ОПТИМАЛЬНОЙ КОНФИГУРАЦИИ И ПОСТАВКА
И НАСТРОЙКА BUSINESS STUDIO;
• ТРЕНИНГИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ И ОБУЧЕНИЕ ДЕЙСТВИЕМ;
• ЭКСПЕРТНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА ПРОЕКТОВ ВНЕДРЕНИЯ
ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ.
15
2012 – 2016 г.
WWW.BPM3.RU

16. Контакты автора

КОНТАКТЫ АВТОРА
• РЕПИН ВЛАДИМИР ВЛАДИМИРОВИЧ, К.Т.Н., ДОЦЕНТ, ТРЕНЕР,
КОНСУЛЬТАНТ ПО УПРАВЛЕНИЮ.
• WWW.REPIN.GURU – ПЕРСОНАЛЬНЫЙ САЙТ;
• WWW.FINEXPERT.RU – ВСЁ О БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ;
• WWW.BPM3.RU – КОНСАЛТИНГ ПО БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМ;
• WWW.YOUTUBE.COM/VLADIMIRREPINBPM – КАНАЛ НА
YOUTUBE.
16