MPS (Managed Print Service - управляемый сервис печати)

1. Суть решения: выявляются и берутся под контроль по качеству и отказоустойчивости основные узлы печати на предприятии (цветная

MPS (Managed Print Service / Управляемый Сервис Печати)– зачем это надо IT -отделу предприятия?
Решение без пафоса, максимально приближенно к жизни:
1. Снижение в 2-3 раза количества отказов оргтехники, снижение жалоб пользователей и рутинной работы отдела ИТ.
2. Снижение в 2-3 раза количества оргтехники. Возможность перераспределять высвободившуюся оргтехнику и не
покупать новые персональные МФУ в течении 5-10 лет. Отказ от ежегодной конкурсной суеты по картриджам.
3. Поэтапная продуманная на несколько лет программа по унификации техники (2-3 модели одного производителя).
4. Снижение объёма печати на предприятии на 25-50%. Снижение затрат при резком увеличении качества за счёт
использования МФУ с низкой стоимостью владения (объёмные тубы с тонером (20 000 – 40 000 оттисков), ремонтные
комплекты с ресурсом 500 000 оттисков).Возможно использование только оригинальных расходных материалов.
5. Резкое снижение количества счетов и актов по инцидентам («покопийная» схема, один счёт за месяц), прозрачный
заранее известный на 1-3 года бюджет. Введение SLA (время от двух часов) восстановления работы МФУ при
инциденте) и KPI (количество вовремя выполненных заявок не менее 95% за месяц) с финансовой ответственностью
сервисного партнера за нарушение установленных SLA и KPI.
Суть решения: выявляются и берутся под контроль по качеству и отказоустойчивости основные
узлы печати на предприятии (цветная печать, массовая печать, печать формата А3/А0) – поэтапно.
Основная идея – внедрение специальных моделей МФУ с установленным программным
обеспечением для авторизации пользователей, что позволит установить политики печати
для групп пользователей и установить время решения инцидента по SLA
SLA – Service Level Agreement / Соглашение об Уровне Сервиса
Мы готовы провести бесплатный профессиональный аудит инфраструктуры вашего предприятия,
представить и обосновать проект MPS решения, провести пилот (предоставить МФУ, программное
обеспечение), рассчитать экономический эффект для бизнеса от внедрения решения.

2. Далее приводится практический пример решения MPS, реально внедренный на предприятии. Взята идеальная ситуация, когда все

Какие шаги надо предпринять для реализации решения MPS:
1. Установить программу для снятия счетчиков сетевых устройств, например от Ricoh:
http://support.ricoh.com/html_gen/util/DM/DM.html и с недельным интервалом снять счётчики устройств
2. Посмотреть приведенный ниже в презентации пример проекта и определить для себя актуальность решения MPS
3. Встретиться с нашим специалистом, имеющим опыт расчета и внедрения таких проектов на предприятиях холдингов
МРСК, Роснефть, других крупных заказчиков
4. Дать возможность провести аудит наиболее проблематичных на сегодня по затратам, качеству и количеству
инцидентов подразделений вашего предприятия.
5. Рассмотреть ТКП и скорректировать его
6. Дать возможность провести презентацию решения для должностных лиц вашего предприятия, заинтересованных в
приведенных решениях (ИТ, финансы, управленцы).
Далее приводится практический пример решения MPS,
реально внедренный на предприятии.
Взята идеальная ситуация, когда все устройства заменены на МФУ с программой авторизации
пользователей, обычно удаётся реализовать решение MPS для нескольких участках – отдел
продаж, множительные центры, бухгалтерия, склады с которых производится отгрузка товара и
пр.

3. Проект сервиса печати

Практический пример

4. Текущая ситуация

СТАТИСТИКА (данные за 2018 г. по зданию заводоуправления)
Кол-во устройств Кол-во оттисков А4 в месяц
Модель принтера/МФУ
1
Brother HL-2130
1
HP Color LaserJet 1600*
1
HP LaserJet 1022
4
HP LaserJet 1320
5
HP LaserJet M401a
2
HP LaserJet M425dn
2
HP LaserJet M425dw
14
HP LaserJet M426fdn
3
HP LaserJet P2015
6
HP LaserJet P2055d
3
Kyocera FS-1035MFP
1
Ricoh Aficio MP 2000
1
Ricoh Aficio MP 161
2
Ricoh Aficio MP 2501sp
2
Samsung SCX-4300
2
Xerox Phaser 4600
3
Xerox Phaser 3155
1
Xerox Phaser 3160
2
Xerox Phaser 3250
2
Xerox Phaser 3435
34
Xerox WorkCentre 3220
92
ИТОГО в месяц
*устройство для цветной печати с малым (70 оттисков) объёмом печати в цвете
1 239
3 335
759
8 484
5 656
1 205
2 422
25 707
2 570
7 302
5 736
745
1 447
4 035
2 285
4 567
2 732
1 291
6 721
2 459
57 932
148 629
стоиммость оттиска А4 при
заправках картриджей
затраты на заправки
картриджа, ЗИП и
ремонтные работы
стоимость амортизации
устройств в месяц**
0.67
0.89
0.45
0.55
0.39
0.39
0.39
0.58
0.41
0.41
0.39
0.43
0.43
0.44
0.69
0.59
0.83
0.81
0.60
0.49
0.73
0.62
829
2 968
338
4 696
2 206
470
945
14 910
1 054
2 994
2 237
320
622
1 768
1 577
2 686
2 267
1 045
4 008
1 205
42 290
91 433
192
958
192
767
1 629
1 188
1 188
8 318
518
1 035
1 323
1 821
958
5 750
1 188
1 917
592
197
1 073
395
15 640
46 840
**под термином амортизация понимается износ самих устройств (считается как стоимость нового устройства распределенная по месяцам на 5 лет)

5. Текущая ситуация

СТАТИСТИКА по расположению техники (пример плана )

6. Текущая ситуация

СТРУКТУРА ЗАТРАТ
Расходные материалы (РМ)
: 40%
Работы по обслуживанию: 10%
Запасные части (ЗИП): 15%
Плановая замена изношенной
техники на новую за 5 лет:
35%
Ч/Б отпечаток: 0,62 руб.
Затраты на амортизацию
парка 46 840 руб. в месяц
Сводные данные о процессе печати
2 этажа размещения
Затраты в год: 1 500 000 – 1 700 000 руб.
6 марок изготовителей техники
Дополнительные затраты на покупку бумаги в
год: 640 000 руб. (80% печати в симплексе,
20% в дуплексе, стоимость одного листа А4
0.4 руб., используется 3 200 пачек бумаги)
Более 20 моделей оборудования
92 единицы техники:
1 783 000 ч/б отпечатков в год
Более 20 видов расходных материалов
Дополнительные затраты на оплату времени
ИТ специалистов
Дополнительные затраты из-за простоев
техники

7. Предложение по оптимизации процесса печати

Шесть ч/б МФУ формата А4 + 1 резервный МФУ
- по три МФУ на этаж, в точках наиболее удобных для доступа сотрудников, в местах не нарушающих требования
пожарной безопасности
Установка системы авторизации пользователей по карте
- печать/копирование/сканирование происходит только в присутствии пользователя
Печать на любом МФУ в любое время (роуминг печати)
- нет необходимости искать где печатать, копировать, сканировать
- все МФУ однотипны, нет необходимости изучать иной функционал перемещаясь от МФУ к МФУ
- снижение объема печати (сотрудники не пойдут печатать ненужный документ, кроме того будут введены квоты на объём
печати для подразделений)
Определение правил печати в том числе для новых пользователей:
- запрет печати для сотрудников, не имеющих необходимости в печати документов (определяется рабочим
процессом и штатным расписанием)
- обязательная печать в дуплексе, кроме сотрудников, нуждающихся в печати односторонних документов (определяется
рабочим процессом и штатным расписанием)
- хранение скрытых копий документов 1 месяц
Разделение расходов по юр. Лицам
- каждый пользователь будет приписан к своему подразделению согласно штатному расписанию
Дополнительно предусмотрено:
- предоставление тумб под МФУ для удобства эксплуатации и хранения бумаги
- предоставление подменного оборудования при поломке
- создание двухмесячного постоянного запаса картриджей к МФУ
- ремонт техники в определенные SLA сроки

8. За счет чего достигается экономия

Установка специализированного программного обеспечения, для контроля
печати/копирования/сканирования и установка политик печати:
1. Ежемесячный платеж за предоставление услуги складывается из цены
оттиска (0.56 руб. с НДС) и фиксированного платежа (использование
техники и программно-аппаратного комплекса в течении 3х лет либо при
покупке либо по программе лизинга – 37 500 руб. в месяц), что меньше
существующих 0.62 руб. и 46 840 руб. в месяц).
2. Разделение отпечатков в симплексе и дуплексе с помощью программных
средств – запрет печати в симплексе рядовым сотрудникам, что позволит
снизить объём ч/б печати в симплексе до 40% с имеющихся 80% и
сэкономить 1 200 пачек бумаги формата А4 в год (на две страницы в
дуплексе – тратится один бумажный лист).
3. Общее снижение объёмов печати ч/б на 20% за счет системы авторизации
пользователей и установки политик печати на каждое подразделение (квоты).

9. Экономический эффект

Текущие затраты
При принятии плана
оптимизации
Разница в
показателях
1 783 000
1 426 400
356 600
562 080
450 000
112 080
0.62
0.56
0.06
Затраты на оттиски в год
1 105 460
798 560
306 900
Объём расходуемой бумаги (1 лист
0.4 руб.)
1 604 700
855 600
749 100
641 880
342 240
299 640
Итого затрат в год
2 309 420
1 590 800
718 620
Итого затрат на 3 следующих
года
6 928 260
4 772 400
2 155 860
Составляющие затрат
Объём печати ч/б в год (20% в
дуплексе – превращаем в 80% в
дуплексе с помощью программ)
Затраты на амортизацию техники в
год
Цена оттиска А4 ч/б
Затраты на бумагу в год

10. Дополнительные преимущества

Высокий уровень сервиса: (SLA) на уровне 95%, время восстановления техники 4 р. час
Только новые расходные материалы без заправок тонером
Определение и поддержание политик печати для подразделений и штатных единиц
Доступный функционал МФУ
- печать, копирование, сканирование
- сканирование в папку и на e-mail
- удобное простое меню (панель управления)
- печать на любом МФУ (Follow Me)
С ИТ-отдела и сопряженных отделов снимается ответственность/нагрузка и остаётся:
- только контроль в Service Desk выполнения заявок по инцидентам
- при срыве сроков – штраф поставщику услуги (KPI 90%) * сумму счёта за месяц
- нет необходимости проводить конкурсы на выбор поставщиков 3 года
- создается фонд подменной техники, расходных материалов и запасных частей