Оптимальные условия деятельности секретаря

1. Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ
Презентация:
На тему: оптимальные условия деятельности секретаря
Выполнила:
Студентка гр: 3С1
Муллаянова А.И.

2. ВВЕДЕНИЕ

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы
любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в «приемной» руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и
секретарь-это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о
фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.
На практике давно уже известно, что секретарю удобнее всего находиться в обособленном помещении, как правило, смежном с
кабинетом начальника. Даже на малом предприятии у секретаря должен быть свой стол со всеми необходимыми
принадлежностями. В солидном офисе должна быть, в идеале, комната отдыха и отделение для технических средств
(копировальных машин, аппаратов для резки бумаг и т.д.).
Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и
пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и
скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

3. Оптимальные условия деятельности секретаря

ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
В соответствии с определением, данным в Методических рекомендациях НИИтруда, под условиями труда
понимается совокупность элементов производственной среды (химических, физических, биологических) и
собственно трудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние на функциональное состояние
организма человека- его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом, на процессе воспроизводства
рабочей силы и эффективность труда.
Таким
образом,
параметры,
характеризующие
оптимальные
условия
труда
управляющего
персонала,
многообразны. Наиболее практически значимая классификация факторов выявляет три основные группы условий
труда:
• Психофизиологические;
• Санитарно-гигиенические;
• Эстетические.

4. Психофизиологические условия труда  

ПСИХОФИЗИОЛОГИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ ТРУДА
 
Секретарю важно знать, какие меры способствуют снижению физической и нервно-психической напряженности. Такими мерами являются:
• совершенствование организации рабочего места секретаря;
• применение современных приемов и методов труда;
• оптимизация темпа работы;
• оптимизация режима труда и отдыха (на основе гигиенических требований);
• научно обоснованное установление норм и нормативов с учетом объема информации, который секретарь может правильно воспринять ,
переработать и принять;
• чередование работ, требующих участия разных анализаторов (слуха, зрения, осязания и др.);
• чередование работ, требующих преимущественно умственных нагрузок, с работами физическими;
• чередование работ разной сложности и интенсивности;
• предупреждение и снижение монотонности труда путем повышения содержательности труда;
• ритмизация труда (работа по графику с пониженной на 10- 15 процентов нагрузкой в первой и последний часы рабочего дня);
• компьютеризация вычислительных и аналитических работ, широкое использование персональных компьютеров.

5. Санитарно-гигиенические условия труда

САНИТАРНО-ГИГИЕНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ ТРУДА
Такие важные факторы, как микроклимат, шум, освещенность, вибрация и др., составляют основу
санитарно-гигиенических условий труда. Все они регламентируются Системой стандартов безопасности
труда
(ССБТ),
имеющей
иерархическое
строение.
Базовым
элементом
системы
являются
общероссийские государственные стандарты, но также существенную роль в охране труда играют
отраслевые стандарты, инструкции, санитарные правила и нормы, гигиенические нормативы,
организационно-методические
документы
(межотраслевые
и
отраслевые)и
др.
Контролем
за
параметрами окружающей среды и рабочей зоны занимают соответствующие организации и
специальные службы фирмы, но в малом и среднем бизнесе секретарь самостоятельно проверяет
наиболее легко определяемые данные о температурном режиме, влажности служебных помещений и
т.п. Секретарю необходимо знать нормативный документ, в котором отражены фактически все
параметры оптимальных санитарно-гигиенических условий.

6. Эстетические условия труда

ЭСТЕТИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ ТРУДА
Внутренняя и внешняя территория предприятия также должна соответствовать требованиям
эстетики: устройство удобных подходов и подъездов к предприятию, проходных, безопасных для
движения пешеходов асфальтированных дорожек по всей территории, озеленение территории,
включая устройство газонов, клумб; сооружение фонтанов, бассейнов, скульптурных украшений
и др. Рекламные витражи должны иметь также красивые архитектурно-художественные формы.
Интерьер производственных помещений или внутреннее их оформление охватывает все те
помещения, где работники проводят время в труде или отдыхая: цеха, лаборатории, отделы,
вспомогательные службы производственного и бытового назначения, склады, комнаты отдыха.
При организации интерьера, прежде всего, необходимо исходить из безопасности труда, удобства
рабочей позы (включая и особенности зрительного восприятия).

7. Организация рабочего места секретаря

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ
Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние
на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в приемной
руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка
учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме
(учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и
рабочего места секретаря. Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится
его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и
вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. Если в
комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма
площади служебных помещений должна составлять не менее 4 кв. м. на одного работника. Общая
площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16 кв. м.

8.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в
учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть
образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Планировка рабочего
места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него
обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. Рабочее место
секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты,
недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. Мебель для
посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для
размещения в помещении.
Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до
ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько
прибудет участников. В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть
здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет
добраться до назначенного места.

9.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было
обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все время их проведения;
2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого
необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
4) обслуживание в зале заседаний.

10. Контроль за исполнением документов и принятых решений

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ
РЕШЕНИЙ
Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и
принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой
системы организации.
Действенный контроль способствует:
1) Своевременному и качественному исполнению документов,
2) Получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных
подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

11.

Контроль включает в себя несколько последовательных этапов:
1) Постановку документов на контроль;
2) Проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
3) Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
4) Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
1) Контроль своевременности исполнения поручений и документов;
2) Контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
3) Контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
4) Контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их
расшифровкам;
5) Контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
6) Контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

12.

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:
1) Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний
руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно
важное значение;
2) Обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и
сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;
3) Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской
дисциплины.
В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако
трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации
привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут
быть разделены:
1) На документы, контроль за исполнением которых необязателен;
2) На документы, подлежащие контролю за их исполнением.

13. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

• Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления:
учебник/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. [и др.]М.:Юнити-Дана,2003.-350С.
• Делопроизводство организации: учебник/А.В. Непогода, П.А. Семченко.- ИД «ОмегаЛ»,2008.-506С.
• Делопроизводство: учебно-справочное пособие/И.Н. Кузнецов.- ИД «Дашков и Ко»,2009.520С.
• http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/10.htm

14. Спасибо за внимание !

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ !