Інформаційне та документаційне забезпечення менеджера

1. Тема 7. Інформаційне та документаційне забезпечення менеджера

2. План

1.
...
2.
;)
17.

3. Оформлення реквізитів службових документів Обов'язковими реквізитами документа є:

1) найменування установи — автора документа;
2) назва документа або уніфікованої форми (не зазначається на листах);
3) дата;
4) індекс;
5) заголовок до тексту;
6) текст;
7) підпис;
8) візи;
9) відмітка про виконання документа і направлення його до
справи.

4. Додатковими реквізитами документа є: (1)

1) Державний герб України;
2) найменування структурного підрозділу автора
документу;
3) резолюція;
4) гриф затвердження;
5) відмітка про засвідчення копії;
6) печатка;
7) гриф зовнішнього погодження;
8) відмітка про додатки;
9) адресат;

5. Додатковими реквізитами документа є: (2)

10) індекс пошти, поштова і телеграфна адреси, номер
телефону;
11) місце складання або видання;
12) прізвище виконавця і номер його телефону (для
листів обов'язково);
13) відмітка про надходження;
14) посилання на індекс і дату вхідного документа;
15) відмітка про контроль;
16) відмітка про перенесення даних на машинний носій
тощо.

6. Датування документів

датою документа є дата його підписання;
для документа, що затверджується —
дата затвердження;
для документа, що приймається
колегіальним органом — дата його
прийняття, а також дата події, яку
зафіксовано в документі.

7. Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа —
короткий виклад змісту документа. Він
повинен бути максимально коротким і
ємним, точно передавати зміст тексту.

8. Текст документа

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Об’єктивність.
Логічна послідовність.
Повнота викладення інформації.
Ясність викладу, точність опису.
Уникнення суперечностей.
Переконливість викладу.
Етикет мовних паперів.

9. Погодження документів

Погодження проектів документів може
здійснюватись як структурними
підрозділами і посадовими особами
організації (внутрішнє погодження), так і
непідвідомчими організаціями (зовнішнє
погодження), які згідно з їх компетенцією
мають безпосереднє відношення до
питань, що порушуються в проекті
документа.

10. Внутрішнє погодження

оформляється візуванням проекту
документа посадовою особою.
Віза містить в собі особистий підпис,
ініціали і прізвище особи, яка візує
документ, і дату візування

11. Зовнішнє погодження

проектів документів оформляється відповідним
грифом.
Гриф погодження проставляється нижче підпису
на лицьовому боці останнього аркуша
документа і містить в собі слово ПОГОДЖЕНО,
найменування посади особи, з якою
погоджується документ (включаючи
найменування установи), особистий підпис,
ініціали, прізвище та дату погодження.

12. Засвідчення документів

Підпис. Документи підписуються посадовими
особами організації згідно з їх компетенцією,
встановленою чинними нормативними актами.
Гриф затвердження. Затвердження документа
здійснюється шляхом проставляння грифа
затвердження або шляхом видання
розпорядчого документа
Печатка. Відбиток печатки треба проставляти
таким чином, щоб він захоплював частину слів
найменування посади особи, яка підписала
документ.

13. Адресування документів

Документи адресуються установі, структурним
підрозділам або конкретній службовій особі.
При адресуванні документа установі або її
структурному підрозділу без зазначення
посадової особи їх найменування пишуть у
називному відмінку
«Головне управління»

14. Резолюція

Резолюція — напис на документі,
зроблений керівництвом організації або
структурного підрозділу, що містить
вказівки з виконання документа.

15. Резолюція складається з таких обов'язкових елементів:

прізвище виконавця (виконавців),
зміст доручення,
строк виконання,
підпис, дата.

16. Відмітки про проходження та виконання документів

відмітки про надходження (реєстрацію)
документа;
відмітки про взяття документа на контроль;
відмітки про виконання документа і
направлення його до справи: (посилання на
індекс і дату вхідного документа; гриф
обмеження доступу до документа).

17. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в
дію відповідними нормативними актами та
розпорядчими документами (додатки до
нормативних актів та розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст
основного документа;
додатки, що є самостійними документами і
надсилаються зі супровідним листом.

18. Оформлення копій документів

Копії документів виготовляються тільки з
дозволу керівництва організації або
керівника структурного підрозділу
відповідно до їх компетенції.
Організація може засвідчувати копії
лише тих документів, які ними
підготовлені.

19. Розмноження документів

порядок тиражування та копіювання
документів засобами розмножувальної
техніки визначається керівником
організації
необхідність розмноження документів —
керівниками структурних підрозділів.

20.

21. Дякую за увагу!