Основні правила та вимоги до складання та оформлення службових документів (тема 2)

1.

Документоведення в службовій
діяльності
Тема 2.
Основні правила та вимоги до
складання та оформлення
службових документів.

2.

Навчальні питання:
1.Вимоги до оформлення службових документів у роботі
поліцейського. Реквізит як обов’язковий складовий елемент
документа. Правила оформлення документів. Види бланків
документів.
2.Мовно-стильові особливості текстів службових документів.
Особливості офіційно-ділового стилю. Текст як головний
елемент документа.
3.Оформлення службової документації з використанням
електронних текстових редакторів.
4.Типові помилки при складанні та оформленні рапорту,
довідки, службових листів, доповідної записки.

3.

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА:
1.Конституція України : прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28
червня 1996 року // Відомості Верховної Ради України. – 1996. – № 30.
– Ст. 141.
2.Про Національну поліцію: Закон України від 2 липня 2015 р.
3.Про державну службу : Закон України від 10 грудня 2015 року № 889VIII.
4.Постанова Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі
питання документування управлінської діяльності» набула чинності 7
березня 2018 року.
5.Постанова Кабінету Міністрів України від 17 квітня 2019 р. № 375 «Про
внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р.
№ 950 і від 17 січня 2018 р. № 55».
6.Наказ від 29.07.2019 року № 630 «Деякі питання документування
управлінської діяльності в Міністерстві внутрішніх справ України».
7.Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Вимоги до
оформлювання документів ДСТУ 4163-2003. Чинний від 01.09.2003.

4.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського.
Реквізит як обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення
документів. Види бланків документів.
Основні вимоги до змісту та розташування реквізитів
документів зазначені саме в Інструкції з документування
управлінської інформації та організації роботи з
документами, створеними в паперовій формі затвердженої
наказом МВС України від 29.07.2019 року № 630.

5.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів. Види
бланків документів.
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 — ліве;
10 — праве;
20 — верхнє та нижнє.
Зображення Державного Герба України
Зображення Державного Герба України розміщується на
бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради
України від 19 лютого 1992 року № 2137-ХІІ «Про Державний
герб України».
Зображення Державного Герба України розміщується по центру
верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів
заввишки, 12 міліметрів завширшки.

6.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Зображення емблеми організації відповідно до ДСТУ 41632003 „ Державна уніфікована система документації.
Уніфікована
система
організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлювання документів”
розміщують з лівого боку від назви органу внутрішніх справ.
Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому
розміщують зображення Державного Герба України;
Зображення
нагород відтворюють
на
бланках
документів відповідно до законодавства і розміщують на
лівому березі бланка на рівні назви організації та назви
структурного підрозділу організації;

7.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Код організації проставляють за ЄДРПОУ (Єдиний державний
реєстр підприємств та організацій України) після довідкових
даних про організацію;
Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК
010 – 99 (Державний класифікатор управлінської
документації – ДКУД) вище назви виду документа;
Назву міністерства, організації вищого рівня зазначають
скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого
скорочення – повністю. Друкується назва великими літерами
16 кегля (розмір літер у друкарській системі мір),
напівжирним шрифтом (у комп’ютері – „Ж”);

8.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Назва організації - автора документа повинна відповідати
назві, зазначеній у його установчих документах. Друкується
назва великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом;
Назву структурного підрозділу організації зазначають тоді,
коли цей підрозділ – автор документа, і розміщують нижче
назви організації. Друкується назва великими літерами 16
кегля, напівжирним шрифтом;
Довідкові дані про організацію містять поштову адресу та інші
відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у
банку, адресу електронної пошти тощо), які розміщують
нижче її назви або назви структурного підрозділу;

9.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Назву виду документа: наказ, рішення, інструкція,
доручення тощо – зазначають на кожному документі, за
винятком листів (вона повинна відповідати переліку
форм, які використовують в організації), і друкують
великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом;
крапку в кінці назви документа не ставлять.
Дата документа – це дата його підписання, затвердження,
прийняття, реєстрації. На документах, підготовлених спільно
кількома організаціями, їхньою датою вважається дата
підписання останньою організацією. Датою рішення колегії
(наради) органу є дата його підписання головою колегії.

10.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим
способом. У разі оформлення дати цифровим способом
число і місяць проставляються двома парами цифр,
розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка в
кінці не ставиться. Елементи дати зображують арабськими
цифрами в один рядок у послідовності: день, місяць, рік
(23.10.2011).
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і
документах, що містять відомості фінансового характеру,
застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дати
з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він
містить одну цифру, наприклад: 02 вересня 2011 року.
Дозволяється вживати слово „рік” у скороченому варіанті

11.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Реєстраційний індекс документа складається з його
порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням
органу індексом справи за номенклатурою, інформацією про
кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього
реквізиту залежить від бланка та виду документа.
Якщо документ підготували два чи більше органів, то
реєстраційний індекс складають з реєстраційних індексів
кожного з них і проставляють через правобічну похилу риску
згідно з послідовністю підписів його авторів.

12.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Гриф обмеження доступу до документа проставляють без
лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці на
відстані 104 мм від межі лівого берега документа. За потреби
його доповнюють даними, передбаченими нормативноправовими актами, які регламентують порядок діловодства
з
документами,
що
містять
інформацію
з
обмеженим доступом. Друкується гриф шрифтом 12 кегля,
наприклад:
Для службового користування
Прим. № 1
Номер примірника може проставлятися під час друку
документа або безпосередньо під час реєстрації;

13.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Адресат та особисте звертання
Адресатами документа можуть бути організації, їхні
структурні підрозділи, посадові особи та громадяни.
Реквізит «Адресат» розміщується на відстані 92 мм від межі
лівого берега документа.
До реквізиту «Адресат» можуть входити такі складові: назва
організації, структурний підрозділ, посадова особа (посада,
звання, прізвище й ініціали), поштова адреса.
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово
«копія» перед найменуванням другого — четвертого
адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше
ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із
зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

14.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма
запису відомостей про адресу установи повинні відповідати
Правилам надання послуг поштового
зв’язку,
затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 05 березня 2009 року № 270. Повна адреса зазначається в
разі надсилання документа разовим кореспондентам,
наприклад:
Міністерство юстиції України вул. Городецького, 13, м. Київ,
01001

15.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Гриф затвердження документа
Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки
з моменту його затвердження відповідними керівниками
установ, органів або посадовими особами, до компетенції
яких належить вирішення питань, викладених у ньому.
Затвердження документа здійснюється двома способами:
- проставлянням грифа затвердження
- або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу).
Нормативно-правові акти затверджуються розпорядчими
документами – наказами.
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті
першого аркуша документа на відстані 104 мм від межі
лівого берега документа

16.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Резолюція
Резолюція є основною формою реалізації управлінських
доручень у письмовій формі, що передбачає постановку
конкретного завдання, визначення його предмета, мети,
строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у
вигляді напису на документі.
Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я
виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст
доручення, строк виконання, особистий підпис керівника,
дату.

17.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з
його назвою і містити короткий виклад основного змісту
тексту.
Текст реквізиту „Заголовок” розміщують прапоровим (кожний
рядок реквізиту починається від межі лівого берега)
способом з лівого боку бланка під датою документа.
Заголовок відділяється від попереднього реквізиту трьома
міжрядковими інтервалами, друкується звичайним шрифтом
12 кегля, з великої літери, без абзацного відступу від лівого
берега аркуша паперу, формується за допомогою
віддієслівного іменника і відповідає на питання „про
що?”, „кого?”, „чого?”.

18.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом
документа без абзацу, на відстані 2 - 4 міжрядкових
інтервалів. Після слова „Додаток” („Додатки”) ставлять
двокрапку.
Наявність додатків зазначається в основному або в
супровідному документі в кінці тексту (вище підпису), де
зазначається їх назва, кількість аркушів та кількість
примірників, що додаються.
Додаток
до наказу МВС
від 22.01.2016 № 1078

19.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Підпис
Посадові особи підписують документи в межах своїх
повноважень, визначених актами законодавства, іншими
нормативно-правовими актами відповідно до Інструкції.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує
документ (повного — у разі коли документ надрукований не
на бланку, скороченого — у разі коли документ
надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені
та прізвища, наприклад:
Міністр внутрішніх справ
підпис
Власне ім’я
ПРІЗВИЩЕ
або
Міністр
підпис
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

20.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється
відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче
реквізиту „Підпис” на лицьовому боці його останнього
аркуша прапоровим способом і включає в себе
слово ПОГОДЖЕНО (без лапок). Друкується великими
літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом. До реквізиту
входять: назва посади особи, з якою погоджують зміст (у
тому числі назва органу), особистий підпис, власне ім’я та
прізвище і дата погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра охорони здоров’я
(підпис)
Олег ЗАЙЧУК
20.01.2016

21.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.

22.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Текст документа містить інформацію, заради якої його
створено, і викладається грамотно, стисло, зрозуміло, без
повторів. Під час складання документів уживається діловий
стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення,
позбавлений образності, емоційності та індивідуальних
авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке
сформульоване в заголовку до нього.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного
зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом
поєднання цих форм.

23.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
На
персональному комп’ютері документи, як правило,
набирають і роздруковують у текстовому редакторі Word
(шрифт Times New Roman) з такими параметрами: формат
аркуша – А4; розмір шрифту основного тексту – 14 кегль;
абзацний відступ – 1 см; міжрядковий інтервал – одинарний;
вирівнювання тексту – по ширині.
Опцію
„Автоматична
використовують.
розстановка
переносів”
не
Бланки документів повинні мати такі береги: лівий – 30 мм,
верхній та нижній – 20 мм, правий – 10 мм.

24.

1. Вимоги до оформлення службових документів у роботі поліцейського. Реквізит як
обов’язковий складовий елемент документа. Правила оформлення документів.
Види бланків документів.
Звертатися до громадських установ з приватних питань,
викладених на бланках з назвою органу внутрішніх справ,
забороняється.
Документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву
організації, назву виду документа, дату, реєстраційний
індекс документа, заголовок до тексту документа, текст
документа, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф
погодження документа, візи документа та відбиток печатки
органу внутрішніх справ.
Зображення Державного Герба України розташовують над
серединою назви Міністерства.