Методы проведения самооценки деятельности организации

1.

СибГТУ
M
Лекция
Методы проведения самооценки
деятельности организации
Разработчик: к.э.н., Шимохина Виктория Владимировна
по материалам Т.А. Салимовой и Л.И. Бирюковой

2.

Методы проведения самооценки
метод имитации участия в конкурсе;
метод проформы;
метод матричных таблиц;
метод рабочего совещания;
метод анкетирования;
метод равного участия (привлечение экспертов).
Данные методы не являются полностью независимыми и,
как правило, используются в сочетании друг с другом.

3.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Имитация участия в конкурсе
Наиболее сложный и трудоемкий метод самооценки - это метод
имитации участия в конкурсе на соискание премии в области
качества, так как он предполагает осуществление процесса
самооценки аналогично тому, что необходим для участия в
конкурсе, включая подготовку отчета (полномасштабного
текстового документа объемом до 75 страниц) в соответствии с
выбранной моделью управления качеством.
Использование метода имитации участия в конкурсе требует
наличия команды опытных экспертов.
При этом при проведении самооценки деятельности одного из
структурных подразделений экспертами могут быть сотрудники
других подразделений и / или филиалов организации, в случае
же, когда оценивается деятельность организации в целом,
целесообразно привлекать независимых экспертов.
3

4.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Имитация участия в конкурсе
Использование данного метода при проведении самооценки
предполагает последовательное выполнение следующих
действий:
- принятие решения об использовании метода имитации
участия в конкурсе;
- назначение управляющего проектом, который будет
осуществлять управление процессом самооценки и готовить
итоговую версию отчета;
- формирование специальной команды для написания отчета,
закрепление ответственных за анализ по отдельным
критериям модели;
4

5.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
- предварительное обучение участников команды правилам и
методам проведения самооценки;
- сбор членами команды необходимой информации и
подготовка отдельных разделов отчета;
-
обобщение информации и подготовка окончательного
отчета управляющим проектом;
- предоставление отчета руководителю предприятия, который
должен подтвердить объективность полученной
информации (согласие топ-менеджера является важнейшим
этапом процедуры самооценивания);
- формирование и обучение команды экспертов;
- определение сильных сторон и областей для
совершенствования деятельности каждым из экспертов,
подсчет баллов;
5

6.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
-
выработка
командой
экспертов
единого
мнения
и
подготовка экспертного заключения, в том числе резолюции о
выявленных
проблемах;
экспертное
заключение
может
уточняться и дополняться в ходе бесед с управляющим
проектом;
- представление результатов самооценки и экспертного
заключения руководству организации;
- упорядочение руководством организации сильных сторон и
областей дня совершенствования деятельности с точки зрения
их важности;
- формирование организацией плана мероприятий по
результатам самооценки и выделение ресурсов, необходимых
для его реализации;
- систематический контроль выполнения плана мероприятий
в течение 12 месяцев вплоть до следующей самооценки.
6

7.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Общая схема проведения самооценки с использованием
метода имитации участия в конкурсе на соискание премии в
области качества, обеспечивающего всесторонний анализ
деятельности организации и точность получаемых
результатов, представлена на рисунке 1.
7

8.

8

9.

9

10.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Самооценка с применением проформы
Сократить общий объем работ, связанных с самооценкой,
можно посредством использования типовых формуляров
(проформ) для регистрации данных (фактов и заключений) по
самооценке.
Проформа может разрабатывается для каждой составляющей
критерия, по которому проводится оценка.
Строгих правил по структуре данного инструмента самооценки
не существует.
Пример специального бланка (проформы) для оценки по
критериям премии по качеству представлен в рисунке 2.
10

11.

11

12.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Самооценка с применением проформы
Информация
для
заполнения
проформ
собирается
специалистами организации, входящими в состав рабочей
группы по проведению самооценки, по ним составляется отчет
по самооценке, характерный для данного метода.
Такой отчет позволяет получить развернутую картину
состояния
организации
(как
качественную,
так
и
количественную), ее сильных и слабых сторон, возможностей
совершенствования,
а
также
разработать
план
первоочередных улучшений.
По полноте и детальности исследования данный метод близок
к фактическому участию организации в конкурсе на соискание
премии в области качества.
12

13.

Метод матричных таблиц
Проведение самооценки деятельности организации по
методу матричных таблиц предполагает разработку на
основе определенной модели специальной таблицы
(матрицы) достижений организации.
Она
должна
содержать
сведения
о
достижениях
организации, представленные в порядке возрастания или
убывания их значимости по выбранной шкале, как
правило, от 0 до 10.
Разработка
проведению
таблицы
(матрицы)
самооценки
и
предшествует
осуществляется
специалистами, хорошо знающими выбранную модель и
реальное состояние дел в организации.
Пример матричной диаграммы самооценки деятельности
организации представлен на рисунке 3.
13

14.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Проводящие самооценку лица, опираясь на данные
таблицы, отмечают достижения организации по уровням
шкалы, выражая свое согласие или несогласие с
представленными формулировками.
Метод матричных таблиц может применяться на любом
уровне организации, он может осуществляться либо
руководством организации, либо группой сотрудников из
оцениваемого
подразделения.
Метод
матричных
диаграмм подходит для использования небольшими
командами.
Недостатками являются снижение точности оценки по
сравнению с двумя предыдущими методами и отсутствие
возможности сопоставить собственные результаты с
оценкой организаций - лауреатов той или иной премии в
14
области качества.

15.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Рисунок 3 - Метод матричных таблиц
15

16.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Метод рабочего совещания
Руководители подразделений на основе рабочего совещания
выявляют слабые и сильные стороны деятельности своих
подразделений и области, где можно ввести улучшения.
На семинаре или общем рабочем совещании проводится
анализ и обсуждение полученных результатов, определяются
мероприятия по совершенствованию деятельности каждого
конкретного подразделения.
Основное преимущество метода заключается в том, что он
требует активного участия руководителей подразделения,
осуществляющего самооценку.
16

17.

Метод рабочего совещания
В то же время данный подход имеет высокую степень риска
получения неточных оценок, что может быть связано с
организационными
трудностями
и
недостаточной
подготовленностью руководителей, участвующих в самооценке.
Поэтому для повышения эффективности данного метода
целесообразно привлекать опытных экспертов-консультантов.
При этом при проведении самооценки деятельности одного из
структурных подразделений в качестве экспертов могут
привлекаться сотрудники других подразделений и / или
филиалов организации.
В случае когда оценивается деятельность организации в
целом, целесообразно привлекать независимых экспертов.
Такой подход к проведению самооценки кроме всего прочего
обеспечит
повышение
уровня
межфункционального
сотрудничества в организации и объективность оценок.
17

18.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Самооценка на основе анкетирования
Данный метод требует большой предварительной подготовки,
связанной с составлением анкет, их распространением и
обработкой. Анкеты разрабатываются на основе критериев
выбранной модели самооценки, при этом вопросы могут быть
сформулированы с использованием:
- множественного выбора ответов;
- шкалы Ликерта (например, от 1 - очень плохо до 10 отлично);
- письменных комментариев;
- рейтингов;
принудительного выбора (например, верно - неверно; да нет).
18

19.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Самооценка на основе анкетирования
Достоинством
самооценки
деятельности
организации
на основе анкетирования является возможность широкого
привлечения персонала. В то же время это повышает
требования к его подготовленности, поскольку данный метод не
всегда дает возможноесть уточнения и обсуждения вопросов,
непонятных респонденту.
На сегодняшний день метод анкетирования является одним
из наиболее часто используемых. Разработано большое
количество типовых анкет, содержащих исчерпывающий список
вопросов, необходимых для оценки реального положения дел в
организации.
Причем
сбалансированной
оценки
для
обеспечения
данный
метод,
как
более
правило,
применяют одновременно с методом рабочего совещания.
19

20.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Пример - Самооценка на основе опросника
20

21.

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ САМООЦЕНКИ
Самооценка на основе равного участия (привлечения
экспертов)
Метод
равного
участия
подразумевает
проведение
самооценки, ориентированной на особую роль экспертов из
числа персонала, не работающего в данном подразделении,
или экспертов из другой организации, которые собирают
материалы для самооценки, проводят их анализ, что позволяет
организации или подразделению увидеть себя с независимой,
объективной позиции. Эксперты должны помочь организации
объективно оценить свою деятельность, но при этом в их
обязанности не входит вынесение какого-либо суждения,
предоставление совета или консультации.
21

22.

Самооценка на основе равного участия
Данный
метод
обеспечивает
высокую
степень
ответственности структурных подразделений, участвующих в
самооценке,
укрепление
всестороннее
взаимосвязей
функциональное
между
изучение
ними,
экспертами
деятельности организации и, как следствие, независимость и
объективность оценок. Кроме того, применяя метод равного
участия,
организация
сильных
сторон
и
получает
областей
исчерпывающий
деятельности,
список
требующих
дальнейшего совершенствования.
С точки зрения полноты предоставляемой информации,
затрат времени и ресурсов этот метод сравним с методом
имитации участия в конкурсе. Его отличительной особенностью
является то обстоятельство, что он обеспечивает абсолютную
свободу в подготовке документов, на основании которых
осуществляется анализ.
22

23.

Каждый из рассмотренных методов самооценки обладает как
определенными достоинствами, так и недостатками. Основные
из них представлены в таблице.
Сравнительная характеристика методов проведения
самооценки
Метод
Метод
имитации
участия в
конкурсе
Достоинства
Всесторонний анализ
деятельности компании и
высокая точность
получаемых результатов
Недостатки
Занимает достаточно
большой промежуток
времени, наиболее трудоемкий и сложный метод,
требующий привлечения
значительного числа
сотрудников
Метод
По формам, полученным из Наиболее эффективно
проформы различных подразделений,
используется в крупных
можно быстро определить
организациях
сильные стороны и области,
требующие совершенствования, для организации в
целом
23

24.

Метод
Достоинства
Недостатки
Метод
матричных
таблиц
Простое и быстрое
средство оценки
достигнутого уровня
развития и
перспектив прогресса
Велика доля
недостоверности
информации; низкая
точность оценки;
отсутствие возможности
сопоставить собственные
результаты с результатами
лучших организаций
Метод
рабочего
совещания
Требует активного
участия
руководителей
подразделений,
осуществляющих
самооценку, может
применяться на
любом уровне
компании;
незначительные
затраты времени
Высокая степень риска
получения неточных
оценок, связанная с
организационными
трудностями и
недостаточной
подготовленностью
руководителей,
участвующих в самооценке
24

25.

Метод
Достоинства
Метод
При наличии
анкетирования разработанного и
проверенного
опросника
самооценка может
быть осуществлена
довольно быстро;
возможность
широкого
привлечения
персонала к
процессу
самооценки
Недостатки
Не всякий сотрудник
организации в состоянии
правильно понять смысл
вопросов; анализ анкет
позволяет понять, что
думают люди, но не
разъясняет, почему они
придерживаются данной
точки зрения; не
формируется список
сильных сторон и областей
деятельности, требующих
дальнейшего
совершенствования;
точность результатов
зависит от качества
задаваемых вопросов;
требуется большая
предварительная
подготовка
25

26.

Метод
Метод
равного
участия
Достоинства
Недостатки
Возможность
организации или
подразделения,
проводящих самооценку,
получить независимую
объективную оценку,
«взгляд со стороны»;
повышение уровня
межфункционального
сотрудничества и
осведомленности в
организации
Увеличение затрат на
проведение самооценки в
случае привлечения
внешних консультантов;
необходимость поиска
высококвалифицированных,
подготовленных внешних
экспертов
26

27.

Таким образом, имея широкий арсенал методов самооценки,
организация может выбирать наиболее приемлемые для нее
или составлять из них комбинации, необходимые для
получения наибольшей отдачи от проведения самооценки.
Выбор того или иного метода зависит от влияния целого
комплекса факторов, например от размера организации,
имеющихся
в
ее
распоряжении
ресурсов,
сферы
ее
деятельности, масштаба и целей самооценки, а также
прогресса, достигнутого в деле самооценивания.
27

28.

Выбор метода самооценки деятельности организации в
зависимости от ее зрелости и масштабов самооценки
Характеристика
opганизации
Зрелая
Низкие усилия
Средние усилия
Метод
Метод анкетирования
проформы;
(многоуровневый
метод равного
вопросник)
участия
Высокие усилия
Метод имитации
участия в
конкурсе
Развивающаяся Метод анкетирования Метод рабочего
+ метод рабочего
совещания;
совещания;
метод проформы
метод матричных
таблиц + метод
рабочего совещания
Метод равною
участия; метод
имитации участия
в конкурсе
В начале пути
превосходства
Метод
анкетирования
(многоуровневый
вопросник);
метод матричных
таблиц
Метод анкетирования
(простой вопросник);
метод матричных
таблиц (типовая
матрица)
Метод
анкетирования
(типовой
вопросник)
28

29.

Обычно
применение
самооценки
начинается
на
уровне структурного подразделения, причем вначале
осуществляется
пробная
самооценка,
затем
она
проводится на уровне более крупных подразделений
или на корпоративном уровне, т.е. на уровне всей
организации,
при
этом
для
каждого
уровня
разрабатывается свой метод, учитывающий имеющиеся
возможности, потребности и цели самодиагностики.
Типовые
самооценки
варианты
для
выбора
разных
методов
проведения
структурных
уровней
организации представлены в таблице.
29

30.

Выбор метода самооценки для разных структурных
уровней организации
Структурный
уровень
Цель самооценки
Метод
самооценки
1. Организация в
целом
Диагностика системы управления
организации с точки зрения применяемою
подхода, эффективности его использования,
качества получаемых результатов. Практика
заполнения заявки на участие в конкурсе по
присуждению премии в области качества
Метод
имитации
участия в
конкурсе
2.Самостоятельные
структурные
подразделения и /
или филиалы
Популяризация и широкое применение во
всей структуре организации процессов,
которые зарекомендовав ли себя с
наилучшей стороны
Метод
равного
участия
3.Функциональные
подразделения и
службы, уровень
рабочих групп
Поощрение и стимулирование
непрерывного совершенствования и
повышения эффективности командных
действий
Метод
анкетирова
ния
30

31.

Вне зависимости от выбора метода в процессе
самооценки целесообразно :
-
по
возможности
максимально
использовать
существующие данные, в том числе собранные для
административных задач;
-
вместо
сбора
дополнительных
данных
максимально эффективно проводить анализ, используя
графики и диаграммы для их лучшего понимания,
представления,
поиска
тенденций
и
выявления
динамики;
- активно использовать различные инструменты и
механизмы
управления
качеством
и
делового
совершенства, заложенные в моделях самооценки.
31

32.

В то же время необходимо помнить, что самооценка
независимо от выбранной модели и метода ее
проведения будет эффективной лишь в том случае,
если она нацелена на определенные улучшения в
деятельности организации.
Если самооценка предполагает «оценку ради
оценки», силы и средства, затраченные на ее
осуществление, значительно превосходят полученный
результат. Реальный эффект от ее проведения может
быть получен лишь в том случае, когда ее результаты,
интерпретированные
надлежащим
образом,
используются
для
планирования
улучшений
в
организации. При этом оценка работы организации
может проводиться как на качественном уровне
(идентификация сильных сторон деятельности и
областей для улучшений), так и на количественном
(выставление баллов по каждому критерию).
32