Документ, его функции и способы документирования

1. Раздел 1. Документ, его функции и способы документирования

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Раздел 1.
Документ, его функции и
способы документирования

2. ПЛАН

1. Содержание курса «Документоведение»
2. Информация и документ
3. Функции документа
4. Способы документирования

3. Документоведение

научная дисциплина, изучающая в историческом
развитии закономерности образования
документов, способы их создания, становления и
развитие систем документации и систем
документирования.

4. Методы, используемые документоведением

Общенаучные методы исследования: системный,
функциональный, моделирования,
формализации и т.д.
Частные методы: описание, анализ, синтез и т.д.
Специальные методы:
Методы унификации и стандартизации документов
Минимизации путей и процедур документооборота
Однократности в делопроизводственных операциях и
документировании
Выявления и отбора документов
Экспертиза ценности документов

5. Принципы документоведения

Принцип информационной ценности
Принцип функционально-семантической
декомпозиции
Принцип информационного разнообразия
Принцип многомодельности
Принцип математизации
Принцип ситуационности
Принцип гетерогенности управления и связи

6. Правовые основы документоведения

Конституция России
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «Об
обязательном экземпляре документов»
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) «Об
электронной подписи»
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «Об
информации, информационных технологиях и о защите
информации»
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об
архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 23.06.2014) «О
техническом регулировании»
Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «О
библиотечном деле»
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об
электронной цифровой подписи» (отменен)

7. Государственные стандарты

ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования»
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы
документации. Придание юридической силы документам
на машинном носителе и машинограмме, создаваемым
средствами вычислительной техники. Основные
положения»
ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»

8. ПЛАН

1. Содержание курса «Документоведение»
2. Информация и документ
3. Функции документа
4. Способы документирования

9. Понятие «Информация»

Информация - сведения (сообщения, данные)
независимо от формы их представления
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»

10. Свойства информации

Целевая направленность
Прагматическая ценность
Отражение (отображение)
Преобразование
Взаимодействие
Сохранность
Наличие материального носителя

11.

Документированная информация -
зафиксированная на материальном носителе
путем документирования информация с
реквизитами, позволяющими определить такую
информацию или в установленных
законодательством Российской Федерации
случаях ее материальный носитель.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»

12.

Носитель информации – физическое лицо
или материальный объект, в том числе
физическое поле, в которых информация
находит свое отображение в виде символов,
образов, сигналов, технических решений и
процессов.

13. Дополнительные требования к сообщению, чтобы оно стало документом

Доступность – понимаемая как физическая возможность
измерения заданных параметров изделия-документа
(содержания, атрибутов, технологий) определенными сектором
действенности средствами в заданных точках «пространства времени» в течение конечного времени с момента
возникновения потребности в его предъявлении
Подлинность – при любом предъявлении сообщения
(документа) значения его считанных физических параметров
при сравнении их с эталонными (заданными сектором)
должны находиться в допустимом диапазоне, заданном при его
создании (в начальной точке жизненного цикла)
Легитимность – предъявляемое сообщение, рассматриваемое
как документ, должно содержать параметры, объективно
подтверждающие правомерность использованных на
протяжении жизненного цикла документа технологий

14.

Документ - материальный носитель с
зафиксированной на нем в любой форме
информацией в виде текста, звукозаписи,
изображения и (или) их сочетания, который
имеет реквизиты, позволяющие его
идентифицировать, и предназначен для
передачи во времени и в пространстве в целях
общественного использования и хранения
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов»

15.

Документ - (от лат. documentum — «образец, свидетельство,
доказательство») — материальный объект, содержащий
информацию в зафиксированном виде и специально
предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
Документ – это выделенная информация по определенной
цели (назначению) субъекта, зафиксированная в любой
знаковой форме с установленными реквизитами,
позволяющими её идентифицировать и представляемая на
любом носителе.
Документ - (document, records): Зафиксированная на
материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или
частным лицом в качестве доказательства при подтверждении
правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007)

16.

В узком смысле документ — облеченный в
письменную форму носитель информации,
удостоверяющий наличие фактов определенного
значения. В широком смысле и книга, и
скульптура — документы.
Документ:
Содержание
Форма
Носитель

17. ПЛАН

1. Содержание курса «Документоведение»
2. Информация и документ
3. Функции документа
4. Способы документирования

18. Функции документа

Социальная
Культурная
Правовая
Управленческая
Коммуникативная
Защиты информации
Учета

19. Управленческая функция

Обеспечивает преобразование законодательно
закрепленной системы ценностей на данном
этапе развития общества в систему адекватных ей
управляющих воздействий (предписаний),
осуществляющих ее реализацию (внедрение) в
текущую жизнь общества в рамках
установленного правового поля

20. Функция защиты информации

Преднамеренное закрепление (сохранение)
информации от исчезновения (разрушения)
путем ее материализации и выполнения
заданных требований по обеспечению ее
достоверности, сохранности и
конфиденциальности в целях последующего
правомочного использования для обеспечения
деятельности общества.
Подфункциями является архивная функция и
функция исторического источника.

21.

Юридическая и управленческая сила документа
– свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и
установленной технологией его изготовления и
оформления.

22. ПЛАН

1. Содержание курса «Документоведение»
2. Информация и документ
3. Функции документа
4. Способы документирования

23.

Способ документирования - это действие или
совокупность действий, применяемых при записи
информации на материальном носителе
(высекание, резьба, окрашивание,
перфорирование, фотохимический,
электромагнитный, оптический, механический,
ручной и другие способы документирования).

24.

Запись информации - это способ
фиксирования информации на материальном
носителе. В настоящее время используют
системы записи информации (ручную,
механическую, магнитную, оптическую,
фотографическую и электростатическую), а
также системы воспроизведения информации
(ручную, полиграфическую, механическую,
магнитную, оптическую, электростатическую), и
системы стирания информации (ручную,
магнитную, оптическую и тепловую).

25. Текстовое документирование

1. пиктографическое;
2. идеографическое (логографическое);
3. слоговое (силлабическое);
4. буквенно-звуковое (алфавитное,
фонемографическое).
В результате текстового документирования возникает
текстовой документ.

26. Виды документирования

Техническое документирование
Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат
строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных
изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению
изделий промышленного производства. Это также документация, связанная с геодезией,
картографией, гидрометеослужбой.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря
точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в
различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной
практике, в журналистике и т.д.
Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный
кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике,
движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на
магнитную пленку.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную
любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на
которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются
документы с информацией в форме, понятной только машине.

27. Носитель информации

Это физический или материальный объект, в том
чмсле физическое поле, в котором информация
находит свое отображение в виде символов,
образов, сигналов, технических решений и
процессов
ГОСТ 51141-98

28. Электронный документ

Электронный документ - документ, в котором
информация представлена в электронноцифровой форме
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ
"Об электронной цифровой подписи"

29. Электронный документ

Электронный документ – документ, созданный
при помощи электронных аппаратно-технических
(ЭВМ) и программных средств, документа,
фиксируемого в цифровом коде в форме
материальной записи идентифицируемого именного
файла (файлов) или идентифицируемой записи в
файле (файлах) базы данных, доступных для
использования, копирования, передачи и получения
по телекоммуникационным каналам связи и
последующей обработки при визуальном или ином
восприятии их или их производных форм с помощью
этих средств.

30. Электронный документ

Электронный документ – обособленный объект,
представляющий информацию в форме
отдельного документа – файла, базы данных или
электронной записи
Электронный документ включает содержание и
реквизиты в аналоговой или цифровой записи
Электронный документ представлен на
материальном носителе, позволяющем
передавать информацию документа по каналам
связи и получать его визуальное отображение и
воспроизводить его путем копирования

31. Спасибо за внимание!

ВОПРОСЫ?

32. Раздел 2. Признаки и структура документа

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Раздел 2.
Признаки и структура документа

33. ПЛАН

1. Оригиналы документов
2. Копии документов
3. Реквизиты документа
4. Формуляр

34. Признаки документа

Внешние признаки документа – признаки,
отображающие форму и размер документа,
носитель информации, способ записи, элементы
оформления
Внутренние признаки документа – язык, стиль,
юридическая и управленческая сила

35. Типы документов

оригинал или подлинники. Это первые или единственные
экземпляры официальных документов, подписанные автором
или соответствующим должностным лицом и имеющие
юридическую силу;
копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие
информацию подлинников и все их внешние признаки, не
имеющие, однако, юридической силы;
заверенные копии - копии с необходимыми реквизитами,
придающими им юридическую силу;
выписки. Выписка - это часть документа. На ней обязательно
указывается, из какого документа сделана выписка, ставится
подпись должностного лица и печать организации;
дубликаты. Это повторные экземпляры подлинника документа,
имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник.
Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника
документа.

36.

Оригиналы – документы, впервые созданные
каким-либо индивидуальным или коллективным
автором.
Черновик – рукописный или машинописный
документ, отражающий работу автора над его
текстом. Черновик отражает работу автора над его
текстом.
Беловик – рукописный или машинописный
документ, текст которого переписан с чернового или
написан без помарок и исправлений. Беловик – это
последняя, переписанная или перепечатанная
редакция документа.

37.

Подлинник документа – документ,
изготовленный санкционированным способом в
соответствии с законодательно определенной
технологией его изготовления и имеющий
признаки подлинности

38. Методы фальсификации документов

Несанкционированное заполнение и
исправление переменной части документов
Фальсификация персонифицирующих атрибутов
и реквизитов
Полная фальсификация документов

39. Формы защиты от фальсификации

Объявленные защиты
Сертифицированные защиты
Сурытые защиты

40. Уровни контроля подлинности

Визуальный и сенсорный контроль без
применения специальных технических средств
Сенсорный контроль с использованием
простейших приборов
Высокотехнологичный приборный контроль
Профессиональный технологический контроль
Лабораторный контроль подлинности

41. ПЛАН

1. Оригиналы документов
2. Копии документов
3. Реквизиты документа
4. Формуляр

42. Понятие копии

Копия документа - это документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия, снятая с документа, должна воспроизводить
все реквизиты этого документа. Оформлять копию
следует на бланке или стандартном листе бумаги с
воспроизведением полного текста бланка
подлинника. Дата, регистрационный индекс, место
составления (издания), указанные в копии, должны
соответствовать подлиннику независимо от того, где,
когда и кем готовилась копия.

43. ГОСТ Р 6.30-2003

3.26. При заверении соответствия копии
документа подлиннику ниже реквизита
«Подпись» проставляют заверительную надпись:
«Верно»; должность лица, заверившего копию;
личную подпись; расшифровку подписи
(инициалы, фамилию); дату заверения…

44. Виды копий

отпуск - это копия, которая остаётся в учреждении
взамен исходящего оригинала;
дубликат - повторный экземпляр подлинника
документа, имеющий юридическую силу. Обычно
дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же
учреждением, где он был создан;
выписка - копия части документа;
копия с копии - создаётся в тех случаях, когда
отсутствует оригинал, подлинник.

45. По способу воспроизведения копии:

ручные - получаются при переписке оригинала от
руки или при перепечатке на пишущей машинке;
автоматические - представляют собой точное
воспроизведение документа средствами
фотографии, печати, репрографии.

46. По времени воспроизведения копии:

одновременные - возникают одновременно с
оригиналом (например, при написании через
копировальную бумагу);
позднейшие копии (могут создаваться спустя
многие годы и тысячи лет).

47. По способу удостоверения

авторизованные, т.е. удостоверенные автором;
заверенные - копии, удостоверенные
должностным лицом.

48. ПЛАН

1. Оригиналы документов
2. Копии документов
3. Реквизиты документа
4. Формуляр

49. Реквизиты документа

Реквизит документа – обязательный элемент оформления
официального документа
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;

50. Реквизиты документа

11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;

51. Реквизиты документа

21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в
организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

52. ПЛАН

1. Оригиналы документов
2. Копии документов
3. Реквизиты документа
4. Формуляр

53. Формуляр

Формуляр документа – это модель документа,
содержащая конкретную совокупность
реквизитов, расположенных определенным
образом
Формуляр-образец - совокупность
расположенных в определенной
последовательности реквизитов, присущих всем
видам документов.

54. Расположение реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003

55. Спасибо за внимание!

ВОПРОСЫ?