Документ. Виды документов

1. Документ. Виды документов.

2. План: 1. Документ. Особенности документа. 2. Формуляр. Реквизиты. 3. Виды документов. 4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 5. Образцы

оформления документов.

3. Документированием называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила

документирования устанавливаются правовыми актами
государства.
Итог документирования – создание документа.
К любому документу в любой стране предъявляются следующие
общие требования:
1) достоверность;
2) актуальность;
3) аргументированность;
4) полнота информации;
5) лаконизм (краткость) изложения.

4. Выделяют общие и специальные функции документа. Общие функции: 1) информационная (любой документ создается для сохранения

Выделяют общие и специальные функции документа.
Общие функции:
1) информационная (любой документ создается для сохранения
информации);
2) социальная (документ порожден той или иной социальной потребностью);
3) коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между
отдельными элементами общественной структуры);
4) культурная (документ – это средство закрепления и передачи культурных
традиций, отражения этапов развития цивилизации).
Специальные функции:
1) управленческая (документ является инструментом управления. Это
плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы).
2) правовая (документ – средство закрепления и изменения правовых норм и
правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют
законодательные и правовые нормативные акты, а также документы,
приобретающие правовую функцию на время);
3) исторического источника (документ выступает в качестве источника
исторических сведений о развитии общества).
Названные функции имеют интернациональный характер и определяют
общие для разных языковых культур требования к документу.

5. Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных доку­ментов сводится к

Унификация – приведение чего-либо к единой
системе, форме, к единообразию.
Суть унификации служебных документов
сводится к сокращению видов документов,
приведению к единообразию их форм, структуры,
языковых конструкций и операций по обработке,
учету и хранению.
Стандартизация официальных бумаг
заключается в установлении в государственном
масштабе оптимальных правил и требований по
разработке и оформлению документов.

6. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления

документа.
Формуляр – совокупность реквизитов и схема их
расположения на бланке документа. Формуляр
регламентирован стандартами, принятыми в той или иной
стране.
Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон
с реквизитами, идентифицирующими автора
официального документа

7. Виды документов: -по сфере деятельности -по содержанию и назначению -по фактору доступности -по срокам исполнения -по

первичности происхождения
-по фактору адресата
-по форме отправления

8. Основные виды документов 1. Организационно-распорядительная документация (приказ, постановление, решение, распоряжение,

указание, производственная
характеристика, договор, отчет);
Справочно-информационные и справочноаналитические документы (справка, докладная записка, служебная записка,
2.
заявление, должностная инструкция, объяснительная записка и т.п.);
3.
Деловое (служебное) письмо (деловая переписка)
письмо-приглашение,
письмо-подтверждение,
письмо-извещение,
письмо-предложение (оферта)
письмо-напоминание,
письмо-предупреждение,
письмо-декларация (заявление),
письмо-распоряжение,
письмо-отказ,
сопроводительное письмо,
гарантийное письмо,
информационное письмо.

9. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

Организационнораспорядительная документация.
Требования к оформлению
документов

10. 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак)

муниципального образования);
02 - эмблема;
03 - товарный знак (знак обслуживания);
04 - код формы документа;
05 - наименование организации - автора документа;
06 - наименование структурного подразделения - автора
документа;
07 - наименование должности лица - автора документа;
08 - справочные данные об организации;
09 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа;
13 - место составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - адресат;

11. 16 - гриф утверждения документа; 17 - заголовок к тексту; 18 - текст документа; 19 - отметка о приложении; 20 - гриф

согласования документа;
21 - виза;
22 - подпись;
23 - отметка об электронной подписи;
24 - печать;
25 - отметка об исполнителе;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа;
28 - резолюция;
29 - отметка о контроле;
30 - отметка о направлении документа в дело.

12. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под

реквизитами автора документа
(наименованием организации, наименованием
структурного подразделения, наименованием
должности).
Пишется прописными буквами без точки.

13.

14. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы,

изданные двумя или более организациями,
должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в
последовательности - день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
05 июня 2016 г. – недопустимо
5.6.16 г. - недопустимо

15. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных,

служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное
подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа
(на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под
реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов
бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю
или центрируются относительно самой длинной строки.
.

16. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование

должности руководителя (заместителя
руководителя), включающее наименование
организации, фамилию, инициалы должностного лица

17.

При адресовании письма в организацию
указывается ее полное или сокращенное
наименование в именительном падеже.
Пример

18.

При адресовании документа в структурное
подразделение организации в реквизите
"адресат" указывается в именительном
падеже наименование организации, ниже наименование структурного подразделения.
Пример

19.

При адресовании письма руководителю структурного
подразделения
указывается
в
именительном
падеже наименование организации, ниже - в
дательном падеже наименование должности
руководителя, включающее наименование
структурного
подразделения,
фамилию,
инициалы
(сначала
фамилия,
потом
инициалы)
.
Пример
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат
мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

20. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности,

В состав реквизита "Адресат" может
входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указываются в
последовательности,
установленной Правилами оказания
услуг почтовой связи, утвержденными приказом
Министерства связи и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (улица,
город, область, страна).
дом,

21.

22.

При адресовании документа физическому
лицу указываются: фамилия, инициалы,
почтовый адрес.
Пример

23.

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего
документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи
(сначала инициалы, потом фамилия).
Пример
Если документ оформлен не на бланке, в наименование
должности включается наименование организации.
Допускается центровать наименование должности лица,
подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример

24. Реквизит «Текст документа» содержит языковые требования к тексту официально-делового стиля. В тексте документа инициалы

Реквизит «Текст документа» содержит
языковые требования к тексту официальноделового стиля.
В тексте документа инициалы указываются
после фамилии (Иванов А.В.)

25. Росархив Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)
ДИРЕКТОР
ПРИКАЗ
_____________
№__________________
Москва
О (Об) –заголовок к тексту
ПРИКАЗЫВАЮ:
или
П Р И К А З Ы В А Ю:
1.
2.
3.
Подпись
А.А. Иванов

26.

27.

Московский государственный университет имени М. В. Ломоносова
(МГУ им. М.В.Ломоносова)
ПРИКАЗ
1 января 2021 г.
№ 15
Москва
О создании Института современных технологий управления
В целях расширения спектра образовательной деятельности вуза, в
соответствии с реально складывающейся конъюнктурой на рынке
интеллектуальных услуг и во исполнение Постановления Ученого совета
университета от 28.04.11, протокол № 8,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Организовать Институт современных технологий управления.
2. Утвердить временное
технологий управления.
положение
3. Назначить директором
управления … (И.О.Ф)
Института
об
Институт
современных
современных
технологий
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор
Московского государственного
университета им. М. В. Ломоносова
профессор
В. А. Садовничий