Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов

1. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ Организационно-распорядительных документов

ТРЕБОВАНИЯ К
СОСТАВЛЕНИЮ И
ОФОРМЛЕНИЮ
Организационнораспорядительных
документов
1

2.

Цель – ПОЗНАКОМИТЬСЯ С
ОСНОВНЫМИ ТРЕБОВАНИЯМИ К
СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ

3. Задачи делопроизводства:

4. План

1.Государственный стандарт
2.Типовая инструкция по делопроизводству
3.Требования к оформлению реквизитов документов
3.1.Справочные данные об организации
3.2.Наименование вида документа
3.3.Заголовок к тексту документа
3.4.Дата документа
3.5.Регистрационный номер документа
3.6.Адресат
3.7.Гриф утверждения
3.8.Резолюция
3.9.Тексты документов
3.10.Приложение
3.11.Реквизит «Подпись»
3.12.Гриф согласования документа
3.13. Печать
4

5. Государственный стандарт

распространяется на организационно-распорядительные
документы, относящиеся
к Унифицированной системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД) :
-постановления, распоряжения,
-приказы, решения,
-протоколы, акты,
-письма и др.
которые фиксируют решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения и
регулирования деятельности:
а) республиканских и местных органов государственной
власти и управления, органов местного самоуправления;
б) предприятий, организаций и их объединений,
независимо от организационно-правовой формы и вида
деятельности.
5

6. Государственный стандарт

- Настоящий Стандарт устанавливает: состав
реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов
документов;
- требования к бланкам;
- требования к изготовлению, учету,
использованию и хранению бланков.
6

7. Состав реквизитов и места их расположения

Каждый вид документа управления (акт, протокол,
письмо и т.д. ) имеет определенный набор
реквизитов.
Реквизит – это отдельный информационный
элемент документа, характеризующий сам
документ, его целевое назначение или место в
пространстве и времени.

8.

Реквизиты
Графические
Графические
• герб
• печать
• эмблема
Текстовые
Текстовые
Простые
Простые
• дата
Сложные
Сложные
гриф утверждения
• гриф согласования
• адресат
• и др.

9.

Совокупность реквизитов, расположенных в
документе определенным образом, составляет его
формуляр.
устанавливает форматы,
Формуляр-образец
размеры полей, расположение постоянных и
переменных реквизитов.
Максимальный набор реквизитов, используемых
в документах управления, согласно стандарту
определяется числом 32. Однако
в документах
конкретного вида применяется не весь набор, а
гораздо меньшее число необходимых реквизитов.

10. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01- Государственный герб
02- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
03- код организации;
04- код формы документа;
21 - подпись
05 - наименование вышестоящей организации;
22 - гриф согласования документа
06 - наименование организации; 23 - визы согласования документа
07 - справочные данные об организации;
24 - печать
08 - наименование вида документа;
25 - фамилия исполнителя и номер его телефона
09- дата документа; 26 - отметка о заверении копии
10 - регистрационный номер документа;
27 - отметка об исполнении документа и
направлении его в дело
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 28 - отметка о поступлении документа в
организацию
12 - место составления или издания документа;
2 9 - идентификатор электронной копии
документа
13 - гриф ограничения доступа к документу
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
•- заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения
10

11. Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках

Продольный (с центровкой
реквизитов заголовочной части
документа в верхней части листа);
Угловой (размещение реквизитов
заголовочной части документа в
верхней левой части листа).

12. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка и продольного бланка

12

13.

Строгое выполнение единых требований и
правил оформления деловых документов
обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и
исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- осуществление компьютерной обработки деловых
документов для сокращения затрат труда на их
обработку.

14.

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Бланком документа называется
стандартный лист бумаги светлых
тонов с воспроизведенной на нем
постоянной информацией и местом,
отведенным для переменной
информации.

15. Бланк –

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена приказом
Министерства экономики ПМР
От 27 августа 2004г. № 440
Бланк –
Код
Наименование организации
по ОКПО
Дата
стандартный
лист бумаги с
воспроизведен
ной на нем
типографским
способом
постоянной
информацией
Номер документа
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
В соответствии с пунктом__статьи__Трудового кодекса ПМР, п р и к а з ы в а ю:
принять на работу
с
по
Дата
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
в
наименование структурного подразделения
наименование должности, профессии, разряд, квалификационная категория
условия приема на работу, характер работы
с окладом (тарифной ставкой) __________ руб. __________ коп.
надбавкой
__________ руб. __________ коп.
доплатой
__________ руб. __________ коп.
с испытательным сроком
_________________________________________ месяцев
Основание:
Трудовой договор от
Руководитель организации
С приказом
(распоряжением) ознакомлен
«_____» _________________ 20 ____ года № _______________
________________
должность
________________
подпись
___________________
расшифровка подписи
15
___________________
«_____» _________________ 20 _____ года

16. Бланк документа должен иметь:

современный дизайн оформления;
свой фирменный стиль;
исполнение на качественной бумаге;
полный набор сведений о предприятии;
правильное расположение их на листе.

17.

Для бланков используют бумагу
следующих форматов
А4 (210*297 мм) - основной формат;
А5 (210*148 мм) - допускается для
оформления небольших документов,
например, справок, командировочных
удостоверений;
А3 (420*297 мм) -(для планов,
графиков).

18.

Все бланки документов должны
иметь следующие поля:
Левое
Верхнее
Правое
Нижнее
–
–
–
–
30 мм
10 мм
10 мм
20 мм

19.

Виды бланков
общий бланк (для составления
любых видов документов, кроме писем)
бланк письма
бланки конкретного вида
документа
Каждый бланк имеет установленный набор реквизитов и
определенный порядок их расположения

20.

Типовая инструкция по делопроизводству
- разработана в целях совершенствования
документационного обеспечения управления и
повышения его эффективности путем
унификации состава и форм управленческих
документов, технологий работы с ними и
обеспечения контроля исполнения документов.
- устанавливает общие требования к
функционированию служб документационного
обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации
работы с документами.
20

21.

Инструкция по делопроизводству конкретной
организации образования содержит следующие разделы:
•-общие положения;
•-порядок составления и оформления служебных документов;
•-порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих
документов;
•-контроль исполнения документов;
•-порядок работы с исходящими документами;
•-порядок работы с внутренними документами;
•-составление номенклатуры дел;
•-правила формирования дел;
•-порядок обеспечения сохранности документов;
•-порядок подготовки и передачи документов на архивное
хранение.
21

22. Оформление реквизитов

РЕКВИЗИТЫ

23. Реквизиты бланка

постоянные
(эмблема организации, наименование
организации, почтовый адрес отправителя,
коммуникационные и коммерческие данные)
переменные (заполняемые)
(коды, дата документа, индекс документа, ссылка на
дату и индекс входящего документа, наименование
вида документа, адресат и т.д.)

24. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

• Изображение Государственного герба на
бланках помещают в центре верхнего поля
бланка. Диаметр изображения - не более 20
мм.
• Наименование организации и вышестоящей
организации указывается на государственных
языках.
• Сокращенное наименование организации
приводят в тех случаях, когда оно закреплено
в учредительных документах организации.
• Например: ГОУ «ПГИРО»
24

25. Справочные данные об организации включают:

- почтовый адрес;
- номер телефона, включая код
автоматической междугородной
телефонной связи;
- номер факса,
- счета в банке;
- адрес электронной почты
- и другие сведения по усмотрению
организации.
25

26. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией

• должно соответствовать видам
документов, предусмотренных
Унифицированной
системой
организационно-распорядительной
документации (постановление,
распоряжение, приказ, решение,
протокол, акт, письмо и др.)
В письме наименование вида
документа не указывается.
26

27. Заголовок к тексту документа

• должен быть кратким и точно
передавать смысл текста, отвечать на
вопрос "О чем?" (О выделении..., Об
изменении... и т.д.).
• Заголовок составляется лицом,
готовящим проект документа.
• К тексту документов, оформленных на
бланках формата А5, заголовок не
составляется.
27

28.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков.
В конце заголовка точка не ставится. Заголовок
грамматически согласуется с наименованием вида документа,
отвечая на вопросы “о чем ?” или “чего ?”
Например:
В письме
В приказе
Правила
Протокол
Акт
(о чем ?)
(о чем ?)
(чего?)
(чего?)
(чего?)
О сроках поставки продукции
О создании экспертной комиссии
внутреннего распорядка
общего собрания студентов
списания имущества
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок можно не составлять.

29. Дата документа

Датой документа является :
- дата его подписания (распорядительные документы, письма)
-или события, зафиксированного в документе (протокол,
акт);
-для утверждаемого документа
(план, инструкция, положение, отчет) дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При подготовке проекта документа печатается
только обозначение месяца и года. («__» марта 2020 г.)
Все служебные отметки на документе, связанные
с его прохождением и исполнением, должны
датироваться и подписываться.
29

30. Способ написания даты

2 способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой
зависит от характера документа:
- в нормативных документах, определяющих
права граждан и организаций, а также содержащих
сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты
например 26 марта 2020 г.
Цифровой способ является наиболее экономичным.
Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами,
отделенными
точками,
без
переносов,
в
такой
последовательности: число, месяц, год.
например 26.03.2020 г.
30

31.

Если обозначение времени в тексте состоит
только из года, слово год пишется полностью:
смета на 2020 год.
Если дата состоит из месяца и года,
квартала и года, полугодия и года, то ее
написание имеет следующую форму:
в апреле 2020 г.;
в октябре – ноябре 2021 г.;
в I квартале 2020 г.;
в III–IV кварталах 2019 г.;
в первом полугодии 2021 г.
31

32.

• Календарные сроки : в октябре 2003 г.,
но: за 8 месяцев 2003 года,
в 1995 году,
с 1995 по 2001 год,
в 1999— 2002 годах.
• Период ограниченный пределами двух лет
или года и десятилетия, указывается:
в 1992-1993 гг., в период 1985 г.-1995-е гг.
• Все виды некалендарных лет (учебный,
бюджетный, отчетный год), т. е.
начинающихся в одном году, а
заканчивающихся в другом, пишут через
косую черту: в 2001/2002 учебном году,
отчетный 2000/2001 год
32

33.

• Квартал обозначается римской цифрой, но
полугодие пишется полностью: I квартал 2002 г.;
• во втором полугодии 2002 г.
• В названиях праздников и знаменательных дат с
прописной буквы пишутся первое слово и имена
собственные: Восьмое марта,
• Новый год, но День Победы.
• Если начальное порядковое числительное написано
цифрой, то с прописной буквы пишется следующее
за ним слово: 8 Марта, 1 Мая.
33

34.

Международной
организацией
по
стандартизации (ISO) в связи с внедрением ) в связи с внедрением
информационных технологий рекомендуется
универсальное цифровое обозначение дат.
Пример написания даты 1 сентября 2008 года
выглядит следующим образом:
20080901 (основной формат);
2008-09-01 (расширенный формат);
08-09-01 (сокращенный формат).
34

35. 12. Индекс документа (или регистрационный номер)

Это условное обозначение документа, под которым он вводится в
информационно-поисковую систему организации.
Индекс располагается рядом с датой и присваивается документу
регистрации.
при
Внутренним документам (приказы, протоколы, акты, справки и т.д.)
присваивается только порядковый номер с начала календарного года в
возрастающей последовательности.
Для исходящих документов индекс
составляется из нескольких частей:
индекса структурного подразделения
(или должностного лица),
номера дела по номенклатуре, где
будет храниться копия отправленного
документа,
порядкового номера документа.

36. Регистрационный номер документа

На документах, составленных совместно
несколькими организациями, регистрационные
номера авторов проставляют через косую черту в
порядке указания авторов на документе и должны
исходить от одной даты.
36

37. Например:

№ 01 – 04/73
(01 – номер структурного подразделения,
04 – номер дела по номенклатуре,
73 – порядковый номер документа)
№ ОС – 05/73
(ОС – отдел снабжения,
05 – номер дела по номенклатуре,
73 – порядковый номер документа)
№ 59/АЛ – 02
(59 - порядковый номер документа,
АЛ – Андрей Лапин,
02 - номер дела по номенклатуре)

38. 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа

Присутствует только в ответных письмах, факсах. Дата и
номер берутся из инициативного письма, на который дается
ответ.
Реквизит оформляется следующим образом:
На № 28/03-07 от 08.12.2007

39. 15. Гриф ограничения доступа к документу

• Указывается
на документах, содержащих секретную или
конфиденциальную информацию.
• Гриф проставляют без кавычек в правом верхнем углу
первого листа документа.
• В государственных организациях используются грифы
“Для служебного использования”, “Секретно”, “Совершенно
секретно”, “Особой важности”.
• В негосударственных организациях используются грифы
“Конфиденциально” или “КТ” (коммерческая тайна).
Например:
Конфиденциально
Экз. №__
КТ
Экз. №__

40. 16. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.
Максимально данный реквизит состоит из следующих
частей:
• наименование организации (в именительном
падеже);
• наименование структурного подразделения (в
именительном падеже);
• должность получателя (в дательном падеже);
• инициалы, фамилия (в дательном падеже);
• почтовый адрес.

41. В качестве адресата

• Наименование организации или
структурного подразделения указывают
в именительном падеже,
• например:
• Министерство просвещения
Управление профессионального
образования и кадровой политики
41

42. При адресовании документа должностному или физическому лицу

• инициалы указываются перед
фамилией.
• Должность лица, которому адресован
документ, указывают в дательном
падеже,
• например:
Ректору ГОУ «ПГИРО»
к.п.н.
М.Я.Макаровой
42

43.

• Если документ отправляют в несколько
однородных организаций, их следует
указывать обобщенно,
• например:
Руководителям
организаций образования
43

44. В состав реквизита "Адресат "

В состав реквизита "Адресат "
• может входить почтовый адрес.
Элементы адреса указывают в
последовательности, установленной
"Почтовыми правилами". Документ не
должен содержать более четырех
адресатов.
• Слово "Копия" перед вторым, третьим,
четвертым адресатом не указывают.
• При направлении документов более чем
в четыре адреса составляют список
рассылки документа
44

45. Если письмо адресовано организации

указывают ее наименование, затем
почтовый адрес,
• например:
Центральный
Государственный архив
171980,Тверская область,
г. Торжок,
пер. Раевского, 21
45

46. При адресовании документа частному лицу

• указывают почтовый адрес,
• затем инициалы и фамилию
получателя
• например:
171950, Тверская область,
г. Торжок,
ул. Юности, д. 28, кв.
10,
П.Г. Антонову
46

47. 17. Гриф утверждения

Утверждение - это особый способ введения документа в
действие.
Документ утверждается должностным лицом или специально
издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф
утверждения документа должен состоять из:
слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
наименования должности лица,
утверждающего документ;
его подписи;
инициалов, фамилии;
даты утверждения.

48. Гриф утверждения

УТВЕРЖДАЮ
Директор МОУ «СОШ
№___»
Личная подпись Б.Н.Руденко
22.02.2020 г.
48

49. Гриф утверждения

• При утверждении документа руководителем
вышестоящей или сторонней организации в
наименование должности включают
наименование организации, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр просвещения РФ
Личная подпись С.И.Фадеева
18.04.2020 г.
49

50. Гриф утверждения

• При утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА,УТВЕРЖДЕНЫ или
УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования
утверждающего документа в творительном
падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Протоколом педсовета
МОУ «СОШ № __»
от 14.01.2021 г.№ 2
50

51. Гриф утверждения

УТВЕРЖДАЮ
Директор МОУ «СОШ №_»
________ Б.Н.Руденко
26.03.2010 г.
• Гриф утверждения документа располагают в
правом верхнем углу документа.
• Допускается в реквизите "Гриф утверждения
документа"центрировать элементы
относительно самой длинной строки.
51

52.

:
Примерный перечень документов, подлежащих
утверждению
1.Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов,
оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений,
предприятий и т.д.);
2.Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде
помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной
ответственности и т.д.);
3.Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное
строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и
технологических работ; технические и т.д.);
4.Инструкции (правила) — (должностные; по документационному обеспечению
управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
5.Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического
проектирования; численности работников и т.д.);
6.Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских
работах и т.д.);
7.Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на
которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов,
образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков
хранения материалов и т.д.);

53.

8.Планы (производственные; строительно-монтажных, проектноизыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники;
кооперированных поставок продукции; распределения продукции по
установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству,
по капитальному ремонту, работы коллегии, научно-технического совета,
ученого совета и т.д.);
9.Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании
и т.д.);
10.Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
11.Расценки на производство работ;
12.Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на
подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное
строительство и т.д.);
13.Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия);
14.Структура и штатная численность;
15.Тарифные ставки;
16.Уставы государственных предприятий (объединений) и организаций
других форм собственности;
17.Формы унифицированных документов;
18.Штатные расписания и изменения к ним.

54. Резолюция

включает фамилию исполнителя, содержание
поручения, срок исполнения, подпись и дату, например
Доброву М.С.
Подготовить заключение к 06.04.2021 г.
Личная подпись
26.03.2021
Допускается оформление резолюции на отдельном
листе
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким
лицам, равным по должности, основным
исполнителем является лицо, указанное в поручении
первым. Ему представляется право созыва
соисполнителей и координация их работы
54

55.

Пример
фамилии исполнителей
содержание поручения
срок исполнения
подпись руководителя
дата
А.В. Соловьевой
М.П. Ярышеву
Прошу подготовить проект
контракта с фирмой “Каскад”
к 21.12.2017
Личная подпись
05.11.2017
Если в резолюции указывается несколько исполнителей,
ответственным за исполнение документа является первое
лицо в списке, остальные привлекаются как соисполнители.

56. 21. Текст документа

Текст - основной и важнейший реквизит документа.
Тексты документов оформляют в виде анкеты,
таблицы, текста или в виде соединения этих структур.
Текст документов на бланках формата А4 печатают с
межстрочным интервалом полуторный,
на бланках формата А5 - с межстрочным интервалом
одинарный.
Рекомендуется применять шрифт Times New Roman
размером 12 или 14 пунктов.

57. Тексты документов

Как правило, текст состоит из
двух частей:
в первой части указываются
причины, основания, цели
составления документа
во второй - выводы, просьбы,
предложения,
распоряжения, рекомендации.
57

58.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п.,
то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт

59. Тексты документов

• В распорядительных документах
коллегиальных органов текст
излагают от третьего лица
единственного числа
("постановляет","решил").
• Текст протокола излагают от третьего
лица множественного
числа("слушали", "выступили",
"постановили").
59

60. Тексты документов

• В документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных
подразделений (положения, инструкции), а
также содержащих описание, оценку фактов
или выводы (акт, справка), используют форму
изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа
("отдел осуществляет функции", "в состав
объединения входят", "коллегия установила").
60

61. Приложения

• Отметку о наличии приложения, названного в
тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
• Если документ имеет приложение, не названное в
тексте, то указывают его наименование,
количество листов и количество экземпляров;
при наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
• Приложение: 1. Положение о Министерстве
просвещения на 6 л. в 1 экз.;
2. Инструкция по делопроизводству
на 15 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество
листов не указывают.
61

62. Приложения

• В приложении к распорядительному документу
на первом его листе в правом верхнем углу
печатают "Приложение" с указанием
распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера. Допускается
выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать
прописными буквами, а также центрировать это
выражение, наименование документа, его дату
и регистрационный номер относительно самой
длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу директора
Института
от 15.03.2020 г.№ 19
62

63. Приложения

• Если приложение направляют не во
все адреса, указанные в документе,
отметку о наличии приложения
оформляют следующим образом :
• Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый
адрес.
63

64. Реквизит "подпись"

Реквизит "подпись"
• В состав реквизита "подпись" входят:
наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен
не на бланке, и сокращенное - если документ
оформлен на бланке);
• - личная подпись; расшифровка подписи
(инициалы, фамилия),
например:
Ректор ГОУ «ПГИРО» Личная подпись М.Я.Макарова
или:
Ректор Личная подпись М.Я.Макарова
64

65. Реквизит "подпись"

Реквизит "подпись"
• При подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например:
Директор Личная подпись
Ф.С.Курчатов
Главный бухгалтер Личная подпись А.В.Арнаут
65

66. Реквизит "подпись"

Реквизит "подпись"
• При подписании документа
несколькими должностными лицами
равных должностей их подписи
располагают на одном уровне,
например:
Министр юстиции
Подпись Ф.И.О.
Министр экономики
Подпись Ф.И.О.
66

67. Реквизит "подпись"

Реквизит "подпись"
• В документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе комиссии,
например:
67

68.

Документ может быть подписан
исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его
фактической должности и фамилии.
При этом не допускается:
- ставить предлог «За»,
- надпись от руки «Зам.» или
- косую черту перед
наименованием должности.
68

69.

В случае отсутствия должностного лица:
и.о.
его
Управляющий фирмой
Ф.С.Горцев
И.Ф.Семенов
Не допускается:
за
Управляющий фирмой
подпись
Ф.С.Горцев
И.Ф.Семенов
Управляющий фирмой
подпись
Ф.С.Горцев
И.Ф.Семенов

70. 23. Подпись

В состав реквизита входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

71. 25. Гриф согласования

Согласование – это оценка проекта документа, то есть
проверка целесообразности и своевременности документа,
соответствия его действующим нормативным актам,
реальности выполнения мероприятий.
Согласование
внешнее
внутреннее
оформляется
грифом согласования
или протоколом
согласования
документа
визой

72.

Варианты грифа согласования
согласование
согласование сс конкретным
конкретным должностным
должностным
лицом
лицом
согласование
согласование ссколлегиальным
коллегиальныморганом
органом

73. Гриф согласования документов

• Реквизит гриф согласования состоит из:
• слова СОГЛАСОВАНО
• наименования должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование организации),
• личной подписи, ее расшифровки
• даты
СОГЛАСОВАНО
Министр просвещения РФ
Личная подпись С.И.Фадеева
15.04.2020 г.
73

74. Гриф согласования документов

• Если согласование осуществляют письмом,
протоколом или другим документом, гриф
согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
просвещения РФ
26.03.2020 г. № 01-22/354
или:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 31.01.2021 г. № 5
74

75.

Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого
поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и
Подпись.
21 Текст
22 Приложение
23 Должность лица,
подписавшего документ
Оформляющая
29 Отметка о
часть
заверении копии
документа 25 Гриф согласования
Подпись
И.О. Фамилия
26 Визы
Гриф согласования располагается ниже реквизита
"Подпись" в левом нижнем углу документа.

76. Гриф согласования документов

• Грифы согласования могут
располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание
документа затрагивает интересы
нескольких организаций.
• На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
76

77.

ГОУ «Приднестровский государственный институт развития образования»
Наименование организации
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профсоюзной организации
от «____» _____________ 2011 ____ года № ___
2562146
Дата составления
Год
2011
Номер документа
УТВЕРЖДАЮ
Министр просвещения _________ М.Р.Пащенко
подпись
«____» _______________ 20 ____ года
ГРАФИК ОТПУСКОВ
Должность
Фамилия, имя,
отчество
За
период
работы
с - по
Ф.И.О.
и.о. ректора на
время отпуска
1
2
3
4
Главный специалист по кадровым вопросам
Всего
колво
дней
5
Отпуск ст. 114, 120, 122, 123, 124, 125, 126, 128 ТК ПМР
Количество календарных дней
запланированный отпуск
дата
Основной (28)
Удлиненный
Дополнительный
кол-во
Замена денежной
п.1 ст.115
(педагог. 28)
(2-14)
дней
компенсацией
ТК ПМР
П.2 ст.115
ст.118
отпуска
п. ст.126 ТК ПМР
ТК ПМР
119
с - по
6
7
8
9
10
Л.Ф. Богатыренко
Дата, подпись
(об
ознакомлении)
11
77

78.

При наличии замечаний к документу визу оформляют
следующим образом:
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и
прилагают к документу.

79. 26. Визы

Это подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с
точки зрения правильности изложенной в нем информации.
Пример
Юрисконсульт
Подпись
И.О. Кравцов
05.02.2017
В случае наличия замечаний:
Юрисконсульт
Подпись
И.О. Кравцов
Замечания прилагаются
05.02.2017

80. Способы удостоверения документов

Подписание
утверждение
проставление печати
Удостоверение документов является формой
выражения ответственности за их содержание и
законность

81.

"Она извлекла из шкафа длинную деревянную
стоечку, на которой покачивалось тридцать
шесть штемпелей с толстенькими лаковыми
головками, и, проворно вынимая из гнезд
нужные печати, принялась оттискивать их на
бумагах, не терпящих отлагательств."
И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок"

82. Печать

• заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах, фиксирующих факт
расходования денежных средств и
материальных ценностей, а также
предусмотренных специальными
нормативными актами.
• Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати следует проставлять таким
образом, чтобы он захватывал часть
наименования должности лица, подписавшего
документ.
82

83. Оттиск печати

М.П.

84.

84

85.

Печати
Гербовая
Простые

86.

Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах:
предусмотренных соответствующими нормативными
актами;
удостоверяющих права физических и юридических лиц;
фиксирующих факты, связанные с финансовохозяйственной деятельностью организации и т.д.
Простая печать ставится на
• копиях документов;
• размноженных экземплярах распорядительных
документов;
• справках и т.д.

87. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать организации

•Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования,
выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
•Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в
арбитраже и т.д.);
•Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научнотехническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
•Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство; технические и т.д.);
•Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
•Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
•Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты,
направляемые в высшую аттестационную комиссию;
•Исполнительные листы;
•Командировочные удостоверения;
•Нормы расхода на драгоценные металлы;

88.

•Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций;
•Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами);
•Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
•Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк);
•Положения о министерствах (ведомствах);
•Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и
т.д.);
•Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
•Смета расходов на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение
производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное
строительство и т.д.);
•Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных
ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
•Спецификации (изделий, продукции и т.д.);
•Титульные списки;
•Уставы государственных предприятий (объединений)
и организаций других форм собственности;
•Штатные расписания и изменения к ним.
88

89. Заверение копии документа

• При заверении копии документа ниже
реквизита "Подпись"проставляют
заверительную надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию;
личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы, фамилию), дату заверения,
например:
Верно
Инспектор отдела кадров
Личная подпись В.Г.Коробова
26.03.2020 г.
89

90. Исполнитель документа

• Фамилия исполнителя документа и
номер его служебного телефона
проставляется на лицевой стороне
последнего листа в левом нижнем углу
документа без знаков препинания,
• На документе, подготовленном по
поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе
указывается фамилия основного
исполнителя
Ищенко
5 22 99
90

91. Регистрация поступающих документов

• Отметка о поступлении документа
(регистрационный штамп)
располагается на нижнем поле
первого листа документа справа и
включает сокращенное наименование
организации-получателя документа,
дату поступления документа и его
регистрационный номер.
91

92. 20. Отметка о контроле

Ставится должностным лицом или подразделением,
осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о
контроле проставляют на левом поле документа рядом с
заголовком к тексту в виде буквы К , словом или штампом
“КОНТРОЛЬ”
К

93. Бланки документов

• Устанавливаются два основных
формата бланков документов
• - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм);
допускается использование бланков
формата А3 и А6 по ГОСТ 9327.
• Бланки документов должны иметь поля,
мм: 30 - левое; 10 - правое; 10 верхнее; 20 - нижнее.
93

94. Бумага потребительская. Форматы

Формат
А3
А4
А5
А6
Размеры, мм
Применение
297*420
Для больших таблиц, схем,
диаграмм, приложений
210*297
148*210
Приказы, письма и другие
организационно распорядительные документы
105*148
Разного рода справки,
карточки, этикетки
94

95. Бланки документов

• Для организации, ее структурного
подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков
документов:
• а) общий бланк;
• б) бланк письма;
• в) бланк конкретного вида документа
Бланки структурного подразделения
организации или должностного лица
проектируют в том случае, если руководитель
подразделения или должностное лицо имеет
право подписи.
95

96. Нумерация страниц

• При изготовлении документов на двух и
более страницах вторая и последующая
страницы должны быть пронумерованы.
• Номера страниц проставляют посередине
верхнего поля листа
• Допускается печатание документа с
использованием оборотной стороны листа
(для документов временного срока
хранения - до 3 лет).
96

97.

При оформлении документов на двух и более
страницах вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы. Номера страниц должны быть
проставлены посередине верхнего поля листа арабскими
цифрами без слова страница и знаков препинания.
левое поле
верхнее поле
8
Рабочее поле документа
правое поле

98.

Сокращение слов и
словосочетаний в документе
1) сокращения общего характера:
т.е. - то есть
и др. - и другие
и т.д. - и так далее
и пр. - и прочие
и т.п. - и тому подобное
2) ссылки на части текста, иллюстрации,
таблицы:
разд. - раздел
см. - смотрите
гл. – глава
п. - пункт
ср. - сравните
т. - тома
табл. - таблица
с. - страница
экз. - экземпляр
98

99.

3) Различные сокращения (при названиях):
обл.–область ж.-д.–железнодорожный
р-н–район
с.-х.–сельскохозяйственный
г.–город
им.–имени
с.–село
ин-т–институт
4) сокращения при цифрах:
млрд –миллиард млн–миллион
тыс.–тысяча
р.(руб.)–рубль
г., гг.–год, годы
кв.–квартал
5) название единиц измерения (при цифрах):
м–метр
т–тонна
см–сантиметр кг–килограмм
мин–минута
г–грамм
с–секунда
ч–час
99

100.

6) Названия ученой степени, звания, должности (при
фамилии):
зав.–заведующий
преп.–преподаватель
акад.–академик
к.э.н.–кандидат экономических наук
проф.–профессор
д.т.н.–доктор технических наук
доц.–доцент
7) Буквенные аббревиатуры:
РФ – Российская Федерация,
РАН – Российская академия наук
ВЦ – вычислительный центр
ПК – персональный компьютер
ОРД – организационно-распорядительная документация
ЧП – частное предприятие
СП – совместное предприятие
НПО – научно-производственное объединение
КБ – коммерческий банк
100

101.

Оформление в документах
написания чисел
• При написании МНОГОЗНАЧНЫХ ЧИСЕЛ
производится группировка их налево по три цифры
(точку ставить не допускается):
Например: 14 287 624; 12 841.
• Числа в обозначениях (марках) машин и других
технических устройствах на группы не разделяются и
пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам:
Например: 1К62М
• Пишутся через дефис, если буквы предшествуют
цифрам:
Например: ЗИЛ-155; ИЛ-18.
101

102.

Цифровая форма ОДНОЗНАЧНЫХ ЦЕЛЫХ ЧИСЕЛ
используется, если они стоят в ряду с дву- и многозначными.
Рекомендуется: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12
наименований…
Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти,
восьми,12 наименований…
•В случае образования сочетаний с единицами физических
величин, денежными единицами:
Рекомендуется: при массе до 10 кг.
Не рекомендуется: при массе до десяти кг.
Буквенная форма используется, если они стоят в косвенных
падежах (не при единицах физических величин, денежных
единицах):
Рекомендуется: офис укомплектован тремя сканерами
Не рекомендуется: офис укомплектован 3 сканерами
102

103.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для
обозначения
крупных круглых чисел (тыс., млн, млрд.)
Например: 10 млрд, 12 млн
• Единиц физической величины:
Например: 20 млн км; 200 млрд кВт-ч.
Денежные выражения, обозначающие суммы
• более одной тысячи рублей в тексте рекомендуется писать:
5 тыс. рублей, 1 млн рублей
• В рублях и копейках: 105 руб. 55 коп.
• Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие,
тире, предлоги от и до.
Например: длиной 5…10 м
длиной 5-10 м;
103
длиной от 5 до 10 м.

104.

ПОРЯДКОВЫЕ ЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ могут иметь следующую
форму написания:
• Буквенную (сто пятый);
• Буквенно-цифровую (35-й);
• Цифровую (XI конгресс, XXI век);
Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных
арабскими цифрами должны быть:
• Однобуквенными, если последней букве предшествует гласный
звук (5-й, 5-я, но не 5-ый, 5-ая);
• Двухбуквенные, если последней букве предшествует согласный
звук (5-го, 5-му, но не 5-ого, 5-ому).
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем
составе числительные, пишутся:
150-летие, 3-месячный срок, 1-,2-,3-секционный шкаф.
Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный»
пишутся: 10 %-ный сбор
104

105.

Написание физических величин
• Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются
цифрами; единицы счета и физических величин
приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного
обозначения единиц измерения точка как знак
сокращения не ставится:
Например: 10 т; 15 м2; 50 см3.
• Единицы измерения, которые не являются
самостоятельными, но которые входят в наименование
сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак
сокращения:
Например: 755 мм рт. ст. (ртутного столба)
105

106.

• Между последней цифрой численного значения
величины и обозначением единицы измерения
оставляется пробел:
Например: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3.
• В случае написания сложных единиц,
включающих несколько обозначений,
указываются обозначения всех единиц.
Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не
20 м/в секунду
106

107.

107