Пам’ятка, щодо роботи при непрацюючій інформаційній системі по усій компанії IнТайм

1.

Пам’ятка, щодо роботи при
непрацюючій інформаційній
системі по усій компанії

2.

У випадку виникненні проблем в роботі інформаційної системи:
1) Системний адміністратор повинен обов'язково розмістити інформацію в
корпоративній мережі Yammer у групі «Документи». Оголошення повинно містити
інформацію про орієнтовні терміни усунення проблем;
2) Якщо орієнтовні терміни усунення проблеми більше 30 хв, то в телефонному
режимі повідомити про проблему директора з маркетингу та операційного
директора;
3) Директор з маркетингу приймає рішення про доцільність розміщення інформації
на сайті. При необхідності організовує її розміщення;
4) Операційний директор контролює перехід усіх відділень та терміналів на
резервну схему роботи описану нижче.
Після усунення проблеми :
1) Системний адміністратор розміщує відповідне повідомлення мережі Yammer у
групі «Документи».
2) Директор з маркетингу організовує при необхідності оповіщення клієнтів;
3) Операційний директор організовує та контролює внесення в інформаційну усіх
необхідних рукописних документів, які були створені за проблемний період .

3.

Перелік документів, які повинні бути в паперовій формі на відділенні :
Рукописні Декларації «Декларація на забір вантажу»;
Ручні стікери;
Тарифи на основні та додаткові послуги;
Список логістичних направлень;
Реєстр відправлень (формується на кінець кожного робочого дня та після
вивантаження внутрішньо міського автомобіля);
Акт переважування та перемірювання відправлень
Акт приймання передачі
Бланк Претензії;
Бланки відомості завантаження/відомості розвантаження;
Бланк акту приймання передачі ЦП;
Бланк акту порушення пломби;
Бланк акту невідповідності;
1-ТН;

4.

Прийом та видача відправлень у відділенні
Крок1. Виявлення та інформування
При відсутності доступу до ІС впродовж 5 хвилин
Керівник відділення повідомляє працівникам
про перехід роботи відділення у автономний
режим на приймання Якщо ІС не відновила
свою роботу впродовж 20 хв, то автономний
режим і на видачі.
При отриманні повідомлення в мережі Yammer у
групі
«Документи»
відразу
повідомити
працівників про перехід в автономний режим
роботи і на прийом і на видачу.
Відновлення роботи Інформаційної системи
При відновленні роботи бази 1С необхідно
внести в базу
всі оформлені ручні
документи, які було оформлено в період
автономної роботи, проставити факт видачі
та провести згідно стандартної процедури
складені акти та претензії.
Крок2. Прийом відправлень від Клієнта
Дії при прийманні відправлень від клієнта:
Дії при прийманні відправлень від Клієнта
необхідно проводити згідно стандартної схеми
прийому (інструкція по виконанню робіт
приймальника/оператора), крім:
Оформлення декларації вручну – згідно
Правил заповнень рукописних декларацій та
за допомогою бланків ручних Декларацій та
стікерів.
Розрахунку вартості послуг – згідно Правил
розрахунку вартості та за допомогою
роздрукованих тарифів.
При оплаті відправником готівкою і при
інформації про знижку – оплату беремо з
врахуванням знижки
Крок3. Видача відправлень Клієнту
Дії при видачі відправлень Клієнту
Дії при видачі вантажу від Клієнта необхідно проводити згідно
стандартної схеми видачі (інструкція по виконанню робіт
приймальника/оператора), , крім :
Пошуку декларації в Реєстрі відправлень (який
формується на кінець робочого дня та після
вивантаження внутрішньо міського автомобіля) по
номеру Декларації.
Ідентифікації клієнта – за паспортом (або документом
який посвідчує особу) та номером телефону (з Реєстру
відправлень);
Визначення платника та отримання оплати за
перевезення (якщо Отримувач платник) – з Реєстру
відправлень.
Надання реєстру відправлень Клієнту на підпис.
В період роботи відділення в автономному режимі не
надаються наступні послуги та сервіси:
СМС- ID;
Подвійна СМС- ID;
Внесення змін в декларацію;
СМС-інформування
Видача по довіреності (за виключенням її наявності у
Одержувача)
Видача цінних паперів по касі ПС не здійснюється!
Видача компенсацій по претензіях не здійснюється!

5.

Завантаження та розвантаження авто
Крок1. Завантаження автомобіля
Крок2. Розвантаження автомобіля
Дії при завантажуванні відправлень у автомобіль
Дії при вивантаженні вантажу з авто
Дії при завантаженню автомобіля необхідно проводити
згідно стандартного процесу (інструкція по виконанню робіт
приймальника/оператора), крім:
Вручну внести ШК кожного завантаженого місця в
роздрукований бланк відомості завантаження;
У випадку наявності доставки Цінних паперів, при
водієві згрупувати секьюрпаки з Цінними паперами та
заповнити заздалегідь роздрукований бланк Акту
приймання-передачі цінних паперів, один заповнений
бланк надати на підпис водію.
Якщо до завантаження є пошкодженні відправлення, то
вручну внести їх в акт невідповідності та підписати його з
водієм.
ТТН ( форма 1-ТН) також заповнюється вручну на
роздрукованому бланку ;
Копію відомості завантаження передати на підрозділ
розвантаження автомобіля.
При непрацюючій базі групування відправлень ( крім
цінних паперів) не виконується.
Якщо на підрозділі є відеоспостереження, то завантаження
здійснювати під камерами по можливості із 3-х секундної
затримкою кожного відправлення біля них (для кращої
фіксації).
Дії при розвантаженні автомобіля необхідно проводити
згідно стандартного процесу (інструкція по виконанню
робіт приймальника/оператора), крім:
Вручну внести ШК кожного розвантаженого місця в
роздрукований бланк відомості розвантаження;
У випадку наявності Цінних паперів, при водієві
перерахувати наявність ЦП згідно переліку, що
знаходиться в середині. Також перевірити їх на
цілісність
пакування.
Заповнити
заздалегідь
роздрукований бланк Акту приймання-передачі
цінних паперів, один заповнений бланк надати на
підпис водію.
Якщо при розвантаженні виявлено пошкодженні чи
невпізнані відправлення, то вручну внести їх в акт
невідповідності та підписати його з водієм;
Порівняти вивантажені відправлення із копією
відомості завантаження та у випадку недостачі
також вписати інформацію у Акт невідповідності.
Якщо на підрозділі є відеоспостереження, то
розвантаження
здійснювати під камерами по
можливості із 3-х секундної затримкою кожного
відправлення біля них (для кращої фіксації).
Відновлення роботи Інформаційної системи
Провести архівацію усіх документів, які були
виписані вручну.
Продовжувати фіксувати факт завантаження
та розвантаження вручну, якщо дані операції
будуть
здійснюватися
з
рукописними
стікером.
Відділенням додатково:
Обов'язково
повторно
відсканувати
відправлення, які прибули. Це необхідно для
відправки СМС!