Документирование бизнес-процессов

1.

Документирование
бизнес-процессов
Кучеренко Д.В.
1

2.

Основные понятия
Бизнес-процесс – совокупность различных взаимосвязанных
(взаимодействующих) видов деятельности, в рамках которой «на входе»
используется один или более видов ресурсов, и в результате которой «на
выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.
Модель бизнес-процесса – информационный объект, представляющий
собой отображение (образ) бизнес-процесса и его существенных
компонентов (свойств).
Схема (блок-схема, диаграмма) бизнес-процесса – графическое
отображение модели бизнес-процесса и его компонентов с
использованием определенной нотации.
Нотация – являющаяся частью методологии устойчивая совокупность
правил, в соответствии с которой описывается бизнес-процесс.
2

3.

Что нам дает моделирование бизнес-процессов?
10 наиболее часто решаемых задач с использованием технологий процессного
управления
Оптимизация бизнес-процессов:
• Повышение производительности
• Снижение издержек
• Уменьшение времени процессов
• Повышение качества процессов
2. Прозрачность, контролируемость и управляемость системы, реализация стратегии,
поддержание роста.
3. Построение эффективной организационной структуры.
4. Проектирование новых направлений и бизнес-процессов.
5. Тиражирование существующих направлений и бизнес-процессов.
6. Автоматизация бизнес-процессов.
7. Правильный подбор персонала. Мотивация. Уменьшение персоналозависимости.
8. Регламентация. Высвобождение времени руководителей.
Повышение эффективности работы персонала.
9. Финансы. Управленческий учет. Бюджетирование.
10. Повышение уровня доверия, формирование имиджа, сертификация.
1.
3

4.

Идентификация и выделение
бизнес-процессов
• Выделение бизнес-процессов является первым
этапом при построении процессной системы управления
Организация
Ресурсы
Бизнес-процессы
Продукты и услуги
(Основные, обеспечивающие,
управленческие и развития)
Структуризация деятельности
по модели «черного ящика»
4

5.

Выделение и классификация
бизнес-процессов
верхнего уровня
Бизнес-процессы
управления
Об
е
Развитие
сп
еч
ен
ие
ле
Обеспечение
Бизнес-процессы
(проекты и программы) развития
Уп
ра
в
Управление
вл
а
р
Уп
ие
н
е
ни
е
Основные
бизнес-процессы
е
Об
ие
н
че
е
сп
Обеспечивающие
бизнес-процессы
5

6.

Типы бизнес-процессов
Типы процессов
Основные
процессы
Определения
Процессы, которые создают продукт, представляющий ценность для внешнего потребителя.
Процессы, которые создают добавленную ценность продукту или услуге.
Обеспечивающие
процессы
Процессы, потребителями которых являются основные процессы.
Процессы
управления
Процессы, основной целью которых является управление деятельностью
организации.
Процессы, которые создают и поддерживают инфраструктуру организации.
Процессы, которые обеспечивают выживание и развитие организации,
регулируют ее текущую деятельность.
Процессы
(проекты и
программы)
развития
Нерегулярные и инновационные виды деятельности по совершенствованию и развитию организации.
Виды деятельности, ориентированные на цели долгосрочной перспективы.
6

7.

Система бизнес-процессов в развитии
1
1.1
1.1.1
Основные
процессы
Процессы
управления
Бизнес-процессы
верхнего уровня “как будет”
Обеспечивающие процессы
Основные
процессы
Обеспечивающие процессы
Проекты
и программы развития
Бизнес-процессы развития
Процессы
управления
Бизнес-процессы
верхнего уровня “как есть”
Декомпозиция процесса
в соответствии с уровнем описания:
1 ……………….….
1.1 ……….……
1.1.1 ………
1.1.2 ………
7

8.

Технология описания бизнес-процессов
Модели -M Системы - S
Система - S
Карта Земли
(круг вопросов - география)
Земля
Внутренне строение
земли
(круг вопросов - геофизика)
8

9.

Способы горизонтального описания бизнеспроцессов
Текстовый
“Договорной отдел на основании технического задания, полученного от
заказчика составляет договор и согласует его в юридическом отделе.
Согласованный договор передается заказчику юридическим отделом.”
Табличный
№
Поставщик
Вход
Операция
Исполнитель
Выход
Потребитель
1.
Заказчик
Техническое
задание
Составляет договор
Договорной
отдел
Договор
2.
Договорной
отдел
Договор
Согласует договор
Юридический
отдел
Согласованный Заказчик
договор
Графический
Юридический
отдел
Договор
Составить
договор
1
Договорной
отдел
Согласовать
договор
2
Юридический
отдел
9

10.

«Золотые» правила описания бизнеспроцессов
Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы с ответственными /
участниками деятельности
Используйте язык, понятный ответственным / участникам
деятельности
Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур
Избегайте излишней детализации, особенно на схеме «как есть»
Избегайте составления схемы ради схемы, не ведущей к дальнейшему
анализу и действиям
Не смешивайте понятия «как есть», « как должно быть», «как будет»
10

11.

Нотация IDEF0
IDEF0 (Function Modeling)
Нотация моделирования, разработанная в 1981 году департаментом
Военно-Воздушных Сил США в рамках программы автоматизации
промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated
Computer Aided Manufacturing). Набор стандартов IDEF унаследовал свое
название от этой программы (ICAM DEFinition).
Используется для описания процессов верхнего уровня.
Диаграмма процесса в нотации IDEF0 представляет собой
отображение организации как набора функций (процессов) со
следующими обязательными атрибутами - вход, управление, механизм,
выход. Каждая функция (процесс) детализируется на нижележащих
уровнях диаграммы.
11

12.

Регламент,
законы
Планы работы
Лингвистические
Инструкция по
нормы
делопроизводству
Управление
Дела по обращениям граждан и входящей служебной корреспонденции
Осуществлять
документооборот
Внешняя информация
Обращения граждан и входящая служебная корреспонденция
Решения
Зарегистрированные документы по деятельности подразделений
Запросы на получение информации
Информация о ходе исполнения поручений
Ответы на обращения граждан и входящую служебную корреспонденцию
A-0
( )
Сформированные дела
Зарегистрированные нормативные документы
( )
( )
Входы
Выходы
Механизмы
Персонал
NODE:
DOC A-0 TITLE:
Не электронные
средства
документооборота
Программно-технический
комплекс
Осуществлять документооборот
NO.:
1
12

13.

С2
С4 С3
С1
Законы, регламент
Законы, регламент
Лингвистические нормы
Зарегистрированные
поручения и резолюции
Готовить и
выдавать
поручения
A1
Зарегистрированные
поручения и резолюции
Планы
Инструкция работы
по
делопроизводству
Зарегистрированные
поручения и резолюции
Зарегистрированные
поручения и резолюции
Готовить, согласовывать
и рассылать
нормативные документы
Зарегистрированные
нормативные
документы
Зарегистрированные
нормативные
документы
O7
A2
Зарегистрированные
документы по
деятельности
подразделений
Создавать
внутренние
документы
Внешняя информация
I1
Решения
O2
Запросы на получение информации
O3
O6
Сформированные дела
I3
A3
Вести служебную
корреспонденцию,
готовить и рассылать
ответы на обращения
граждан
Обращения граждан и входящая служебная корреспонденция
I2
Дела по обращениям граждан и входящей служебной корреспонденции
O1
Ответы на обращения граждан и входящую служебную корреспонденцию
O5
A4
Обработанные обращения граждан и
входящая служебная корреспонденция
Ответы на запросы
о ходе исполнения
контрольных поручений
Вести и
оформлять
протоколы
совещаний и
заседаний
A5
Зарегистрированные утвержденные протоколы
O6
Сформированные дела
Осуществлять
контроль хода
исполнения
поручений
Информация о ходе
исполнения поручений
O4
A6
Запросы о ходе
исполнения контрольных поручений
Контрольные карточки
NODE:
DOC A0 TITLE:
Осуществлять документооборот
NO.:
3
13

14.

Нотация Процедура
Процедура (Cross Functional Flowchart, функциональная блок-схема,
“дорожки бассейна”, Swimlane)
Нотация моделирования, разработанная в 90-х годах на основе диаграмм,
использовавшихся для представления алгоритмов и описания логики
компьютерных программ.
Используется для описания процессов нижнего уровня.
Диаграмма процесса в нотации Процедура представляет собой
упорядоченную комбинацию процессов (действий) и решений,
сгруппированных в строки (по горизонтали) или колонки (по вертикали) в
соответствии с выполняющими их субъектами. Каждый процесс может
быть декомпозирован на более низкие уровни.
14

15.

Основные элементы (Процедура)
Элемент
Название
Действие
Процесс
(действие)
Решение
Решение
(управляющее
действие)
Событие
Описание элемента
Действие или набор действий с целью получения заданного результата.
Действие, определяющее вариативность развития процесса в зависимости от
управляющих критериев (решений).
Состояние, запускающее или останавливающее процесс.
Событие
Связь
предшествования
Отображает последовательность выполнения процессов (действий).
Поток объектов
Отображает входящие и исходящие потоки объектов (документов и т.п.)
Колонка, строка
(дорожка)
Субъект, связанный с выполнением действий, может представлять собой как
конкретного субъекта (должность, подразделение, организация), так и роль
(исполнитель, координатор, учредитель).
15

16.

Подготовка поздравлений, поощрений от имени Губернатора области и Правительства области
Секритариат (1 приемная,
приемные, помошники
заместителей Губернатора)
Помошник Губернатора
области, курирующий
референтуру
Губернатор области
Поступило ходатайство о
поздравлении (поощрении)
Формирование сводного
списка поздравляемых
(поощряемых) лиц
Референтура
Административно-контрольное
Административно-контрольное
управление, лингвистический
управление, машиноп.
сектор
Ведение реестра
поздравляемых
(поощряемых) лиц
Определение уровня
подписания
Подписант –
Губернатор
1 день
Подписанты –
Заместители Губернатора
Подготовка задания о
написании текста
поздравления (поощрения)
Согласование подписания с
заместителями Губернатора
1 день
Согласование текста
поздравления
(поощрения)
Нет
3 дня
Подготовка текста
поздравления (поощрения)
Обеспечение согласования
содержания поздравления
(поощрения) с Губернатором
области
1 день
Обеспечение доработки
текста в соответствии с
замечаниями
1 день
1 день
Лингвистическая
экспертиза текста
поздравления
(поощрения)
Да
Подписание поздравления
(поощрения)
Подписант –
Губернатор
Направление
поздравления
(поощрения)
Согласовано
1 день
Распечатка текста
поздравления (поощрения)
1 день
Вручение адресату
Обеспечение подписания
заместителями Губернатора
Подписанты –
Заместители Губернатора
16

17.

Простая и комплексная нотации BPMN
Простая нотация (Simple Notation)
-
Содержит ограниченный набор элементов BPMN
-
Обеспечивает наглядность и восприятие моделей
процессов широким кругом пользователей
Комплексная нотация (Powerful Notation)
-
Содержит полный набор элементов BPMN
-
Обеспечивает моделирование более сложных ситуаций
исполнения процессов
17

18.

Элементы простой нотации BPMN
Категории
Элементы
События
Процессы
Начальное
Процесс
Декомпозированный
процесс
Шлюзы
Группа
процессов
Внешний
процесс
Исключающий ИЛИ
Данные
Объект данных
Соединяющие
элементы
Поток
следования
Зоны
ответственности
Дополнительные
элементы
Завершающее
Ассоциация
направленная
Пулы и дорожки - применяются для отображения
организационных единиц, ролей и зон ответственности
процесса.
Примечание
Применяется для отображения
дополнительной информации к
элементам диаграммы
ИТ-система
(программный
модуль)
18

19.

Пример схемы процесса верхнего уровня,
разработанной в простой нотации BPMN
Процесс
уровня 3
B1.1.4. Автокредитование
Сбор
документов
от клиента
Пакет
документов по
заемщику
Заключение
по кредиту
Оценка
заемщика
Дата:
28.03.2014
Версия:
1.0
Решение по
кредиту
Выдача
денежных
средств
Принятие
решение по
кредиту
Отдел
розничного
кредитования
Кредитный
комитет
Кредитный
инспектор
Документы
от клиента
Ответственный: Начальник отдела розничного
кредитования
Погашение и
закрытие
кредита
19

20.

Пример схемы процесса нижнего уровня,
разработанной в простой нотации BPMN
Процесс
уровня 4
B1.1.4.2. Оценка заемщика
Ответственный: Кредитный инспектор
Дата:
28.03.2014
Сбор документов от
клиента
Принятие решение по
кредиту
Руководитель службы
безопасности
Кредитный инспектор
Пакет
документов по
заемщику
Пакет
документов
по заемщику
собран
Заключение
по кредиту
Документы
возвращены клиенту
на дооформление
Клиент
проинформирован
об отказе
Нет
Анализ
соответствия
документов
клиента
Версия:
1.0
Есть
соответствие
документов?
Заключение
по кредиту
подготовлено
Нет
Да
Анализ
платежеспос
обности
клиента
Результаты
Да
анализа
положительны
?
Проверка
дееспособно
сти клиента
Проверка
клиента
службой
безопасности
Пакет
документов по
заемщику
20
Подготовка
заключения
по кредиту

21.

Основные элементы нотации BPMN
Категории
Элементы
События
Начальное
Процессы
Промежуточное
Декомпозированный
процесс
Процесс
Завершающее
Группа
процессов
Внешний
процесс
Шлюзы
Исключающий
ИЛИ
Данные
Исключающий
ИЛИ (с маркером)
Сообщение
Параллельный
И
Не исключающий
ИЛИ
Объект данных
Сложный
Хранилище данных
Соединяющие
элементы
Поток следования
Зоны
ответственности
Дополнительные
элементы
Поток сообщений
Ассоциация
Пулы и дорожки - применяются для отображения
организационных единиц, ролей и зон ответственности процесса.
Группа
Применяется
для группировки
элементов
диаграммы
Примечание
21
Применяется для
отображения дополнительной информации к
элементам диаграммы
ИТ-система
(программный
модуль)

22.

«Мягкие» правила построения схем
бизнес-процессов
Придерживайтесь метода моделирования, не изобретайте колесо
Не пытайтесь моделировать все, слишком детальное моделирование
отвлекает время, ведет к затратам и запутывает
Делайте модели проще - отразив существенные свойства,
останавливайтесь
Соблюдайте оптимальное количество объектов
Название процесса = Действие + Объект, над которым действие
осуществляется
22

23.

Примеры “нестандартных” схем бизнеспроцессов
23

24.

Примеры “нестандартных” схем бизнес-процессов
24

25.

Примеры “нестандартных” схем бизнес-процессов
25

26.

Спасибо за внимание!
Кучеренко Д.В.
26