Электронный документооборот и управление бизнес-процессами

1.

Электронный документооборот и
управление бизнес-процессами
Вводный курс по согласованию документов с клиентами

2.

Документооборот
Это правила работы с различными видами
документов в компании
А точнее, что именно и в какой
последовательности нужно делать, чтобы
согласовать и подписать тот или иной документ
По другому это можно назвать процессами
движения документов

3.

ESCOM
=
Система электронного
документооборота группы
компаний АДВ МС

4.

План тренинга
О системе
Основные элементы
Согласование клиентского договора
Отличия в согласовании других клиентских документов
Поиск документов
Настройка заместителя инициатора в документе
Tips & Tricks
ЧаВо

5.

О системе
В системе ESCOM прописаны правила
движения наших документов
Система выполняет роль арбитра:
контролирует процесс согласования и не
позволяет ему выйти за рамки правил
Система ESCOM упрощает процессы
согласования, минимизируя ошибки,
связанные с человеческим фактором

6.

Терминология
Карточка документа – уникальный набор полей-реквизитов
документа, включающий: наименование компании,
наименование контрагента, дату договора, номер договора
Процесс движения документа – последовательность
необходимых для согласования документа состояний с
определенными ответственными лицами, а также
переходов между этими состояниями
Подпроцесс параллельного согласования – часть процесса
движения документа, в него передается конкретный
документ для внутреннего согласования
Задание на согласование – элемент подпроцесса
параллельного согласования, где количество заданий равно
числу согласующих

7.

Роли пользователей
Юрист
Инициатор
Главный бухгалтер
Бухгалтер по закрытию проекта
Финансист
Куратор

8.

Вход в систему
Ввод Успешный
в
логина вход
Ввод
систему
пароля
Подтверждение
входа в систему

9.

Выбор процесса согласования
Роль: Инициатор
Выбор вида
согласуемого
документа
Подтверждение
сделанного выбора

10.

Подготовка проекта документа
Роль: Инициатор
Подтверждение
выбора
Текущий этап процесса
согласования
Ввод наименования Выбор юридического
договора
лица организации из
Выбор типа Ввод
договора:
срока
справочника
• Агентский действия
Документ отправлен на
Выбор
вида договора:
• Услужный
договора
рассмотрение в
•• Смешанный
Разовый
юридический отдел
• Рамочный
Выбор
согласующего
юриста
Выбор файла договора с
локального диска для
доработки/согласования
Выбор контрагента
из справочника

11.

Доработка документа
Роль: Юрист
Отправка документа на
внутреннее согласование
Текущий этап
процесса
Выбор
согласуемого
согласования
документа
документа
Сохранение
(опция)карточки
Возврат
документа
(опция)
инициатору для
доработки
Делегирование
работы
над
Создание новой версии документа.
документом сотруднику После открытия документа в программе Microsoft Word,
Имеется возможность
юридического отдела
вносятся необходимые изменения, документ
изменить
примечание
к
закрывается
с сохранением.
Присвоение
Документ
отправлен
на
* В редактируемом
документе должен быть включен
документу
внутреннего
внутреннее
согласование
режим
рецензирования
с отображением вносимых
номера документа
изменений.
Выбор даты
Выбор согласуемого
договора документа
Подтверждение
выбора
Подтверждение
В файлах вложений выбора
Юрист имеет возможность
появилась вторая версия
Документ получил
внести изменения в документ,
документа с внесенными
примечание
создав новую версию документа
изменениями

12.

Внутреннее согласование 1
Роль: Согласующий (гл. бухгалтер, финансист, инициатор)
Открытие файла вложения в режиме
просмотра.
Сохраняем изменения в* карточке
Создание
новой версии
документа с внесением правок в согласуемый
Действие
аналогично
двойному
документа нажатию на файл вложения
документ.
После открытия документа в программе Microsoft Word, вносятся
Ссылка
на карточку
необходимые изменения,
документ
закрывается с сохранением.
* В редактируемом документе должен
быть включен режим рецензирования с
согласуемого
отображением вносимых изменений.
документа
Схема внутреннего согласования документа
Открыть карточку
… и создать новую версию документа из
задания
ранее
файла на диске.
Такжеотредактированного
в системе есть возможность
по согласованию
посогласования
согласованию
сохранить файл для
на
локальный
Создана новая версия документа
с диск, отредактировать
документ…
исправлениями согласующего
Подтверждаем сохранение
изменений

13.

Внутреннее согласование 2
Роль: Согласующий (гл. бухгалтер, финансист, инициатор)
На вкладке «Основные атрибуты
согласуемого документа»
отображается сводная информация по
Вид согласуемого
документа, номер,
документу
юр. лицо организации, контрагент
Суммы из карточки документа Срок действия документа
Проектные задания из PJM,
относящиеся к данному документу
Общая сумма из PJM по
указанным проектным
заданиям
Дополнительный
функционал карточки
задания по
Средняя прибыльность по
указанным проектным
согласованию…
заданиям
История внутреннего
согласования данного
документа

14.

Внутреннее согласование 3
Роль: Согласующий (гл. бухгалтер, финансист, инициатор)
Документ будет согласован
(опция)
Задание по внутреннему
Документ (опция)
будет отклонен.
После
завершения
внутреннегодокумента со
согласованию
Делегирование
задания поэтапа
В случает
отклонения документа
согласования
версия
документа
согласованиюдоработанная
сотруднику стороны
главного
бухгалтера
необходимо
предварительно внести
вернется
Вам на повторное согласование.
своего кподразделения
исполнено.
комментарий
с указанием причины
* При отклонении документа
главным
отклонения
бухгалтером документ вернется
инициатору
длядокумента
Подобным
образом
документ
доработки.
согласовывается со стороны
инициатора и финансиста.

15.

Внутреннее согласование
Роль: Юрист
Передача согласованной версии в
основной процесс
Выбор итогового согласованного
документаОткрыть документ
Сравнение двух версий
документа всех
из файлов
Объединение
версий в
В результате объединения получена
Подпроцесс
внутреннего
вложений
итоговый документ
итоговая версия документа, согласования завершен
включающая в себя все замечания,
полученные в ходе согласования
Подтверждение
выбора
Исходная версия документа,
Версия
документа
изменениями
отправленного
нассогласование
согласующего
Версия
документа бухгалтера
с изменениями
согласующего финансиста

16.

Подготовка к подписанию
Роль: Юрист
Текущий этап
процесса
Отправка документа на этап
(опция)
согласования
клиенту
Отправка документа на повторное
согласование
Документ отправлен на этап
согласования с клиентом
Документ, полученный в результате
внутреннего согласования

17.

Отправка документа клиенту
Роль: Инициатор
Текущий этап
процесса
Открыть документ
Сохраните согласованную версию
документа и отправьте документ на
согласование клиенту

18.

Ожидание документа от клиента
Роль: Инициатор
Отправка документа на
рассмотрение в
юридический отдел
Текущий этап
После получения версии документа
процесса
от клиента, файл документа
необходимо загрузить в систему
Рекомендуется
переименоватьОткрыть
версию документ
файла, полученного от
… и добавить
клиента…примечание к
файлу
Документ отправлен на
рассмотрение в юридический
отдел

19.

Подготовка к подписанию
Роль: Юрист
Предварительный
просмотр листа
согласования
Вывод на печать листа
согласования
Текущий этап
процесса
Перед отправкой документа на подписание рассмотрим
Отправка
документа
подписание.
процедуру
печати
листа на
согласования…
Юрист
согласованные
У юриста
есть распечатывает
возможность внести
оригиналы
лист согласования и
(опция)
информацию
о документов,
договорных
рисках
Открыть
документ
передает
документы
Отправка
версии
документа,
согласованного документа.инициатору
полученного
от клиента,
на в карточке
Эта информация
сохранится
повторное
документасогласование
и будет отражена на листе
согласования
Документ отправлен на
подписание и регистрацию
Юрист имеет возможность просмотреть
версию документа, полученную от
клиента и сравнить ее с версией,
полученной в результате последнего
согласования

20.

Подписание и регистрация документа
Роли: Инициатор, Юрист
Текущий
этап
Отправка документов на проверку
юристу.
процесса
Также на данном этапе инициатор
передает
оригиналы
Добавление
отсканированной
документов на проверку
юристу
версии
документа с
локального/сетевого диска в систему
На этапе «Подписание и регистрация
документа»
Открыть документ
инициатор подписывает документы у клиента,
у подписанта с листом согласования, сканирует
подписанные документы на ресепшен в формат
PDF и загружает отсканированные документы в
Документ
отправлен на
систему…
окончательную проверку
юристу
Добавлена отсканированная
копия оригинала документа

21.

Окончательная проверка документа
Роль: Юрист
Текущий этап
процесса
Возврат документа на доработку инициатору.
Завершение процесса
В том случае если имеются какие-либо
согласования документа.
несоответствия между оригиналом документа и
приложенной электронной копией документ
возвращается инициатору для доработки
Процесс согласования
документа завершен.
Юрист проверяет полное соответствие
оригинала и электронной копии
документа, наличие всех необходимых
подписей и печатей
Открыть документ

22.

Разовый договор
Основные отличия
Отправка документа на рассмотрение в
юридический отдел возможно в случае
успешного согласования формулировок с
Отправить на
согласование
формулировок
бухгалтером
по закрытию
бухгалтеру по закрытию проекта
Ввод наименования
Добавление проектного
Общая сумма в документе и общая сумма
договора
задания (PJM Job),
биллинга по выбранным проектным
Вызов справочника для
При нажатии на кнопку
соответствующих данному
заданиям должна совпадать.
Формирование номераВвод суммы
добавления проектного
обновится
общая сумма
договору, из справочниказадания
* Допускается незначительное
договора
договора
биллинга
по
выбранным
расхождение в суммах в пределах 3 коп,
проектным
заданиям
из PJM
связанное с различными методами
Документ отправлен на этап
Выбор
вида
договора:
округления в системах
Выбор бухгалтера по закрытию проекта для
• Разовый
согласования формулировок с
бухгалтером по закрытию
согласования формулировок сметы

23.

Разовый договор. Согласование формулировок
Роль: Бухгалтер по закрытию
Сохранение карточки
Текущий этап
процесса
(опция)
Формулировки согласованы.
(опция)
Вернуть
документ
инициатору
на по маршруту на этап
Документ будет
отправлен
далее
Создание
новой
версии документа.
Делегирование
работы
над
доработку
доработки в юридический отдел.
После
открытия
документа
в программе
Microsoft Word,
документом
своего
Бухгалтерсотруднику
по закрытию
проекта
может
вносятся
необходимые
изменения,
подразделения
посмотреть
приложенный
документ,документ
* По регламенту
на этап
согласования формулировок
закрывается с сохранением.
бухгалтеру
по закрытию
отводится
4 часа
рабочего
времени.
создать
Рассмотрим
версию
процесс
документа,
создания
внеся
версии
свои
* В редактируемом
документе
должен
быть включен
Если документ
не
будет
рассмотрен
в
отведенное
время,
Документ
отправлен
на
правки
и отправить
документа…
документ
далее
повносимых
режим
рецензирования
с отображением
У всех
участников
согласования
есть
документ будет отправлен далее по маршруту автоматически.
изменений.
маршруту
или
вернуть
на
доработку
возможность
добавлять
свои
рассмотрение в юридический
инициаторукомментарии
документа…
отдел.к карточке документа
В файлах вложений появилась вторая версия
документа с внесенными изменениями
Открыть документ

24.

Приложение к рамочному договору
Роль: Инициатор
Выбор вида
согласуемого
документа
Подтверждение
сделанного выбора

25.

Приложение к рамочному договору
Основные отличия
Текущий этап
процесса
Значения подсвеченных
полей подставляются
Выбор рамочного
Добавление проектного
автоматически
из
Общая сумма в документе и общая сумма
задания (PJM Job),
договора
из справочника
Вводсрока
наименования
Ввод суммы
биллинга по выбранным проектным
выбранного
договора
Выбор
Вызов справочника для
соответствующего данному
При нажатии на кнопку
заданиям должна совпадать.
приложения
приложения
добавления
проектного
приложению, из
действия
Ввод
номера
обновится
общая сумма
* Допускается незначительное
задания
справочника
биллинга
по
выбранным
приложения
приложения
расхождение в суммах в пределах
3 коп,
проектным
заданиям
из PJM
связанное с различными методами
Документ отправлен на этап
округления в системах
согласования формулировок с Выбор бухгалтера по закрытию проекта для
согласования формулировок сметы
бухгалтером по закрытию

26.

Доп. соглашение к рамочному договору
Роль: Инициатор
Выбор вида
согласуемого
документа
Подтверждение
сделанного выбора

27.

Доп. соглашение к рамочному договору
Основные отличия
Значения подсвеченных
полей подставляются
автоматически из
Текущий этап процесса
Выбор
основного
выбранного
договора
Ввод
договора из
наименования
доп. согласования
Далее весь
процесс
справочника
срока
Ввод номера доп. Ввод
соглашения
доп.
соглашения к рамочному
доп.
соглашения действия
договору
аналогичен процессу
соглашения
согласования рамочного договора
Подтверждение
выбора

28.

Доп. соглашение к разовому договору
Роль: Инициатор
Выбор вида
согласуемого
документа
Подтверждение
сделанного выбора

29.

Доп. соглашение к разовому договору
Основные отличия
Текущий этап
процесса
Выбор разового
договора из
Общая
Общая сумма
сумма вв документе
документе ии общая
общая сумма
сумма
Ввод суммы ДС
справочника
биллинга
биллинга по
по выбранным
выбранным проектным
проектным
Ввод наименования ДС
(если
Ввод номерасумма
ДС менялась)
заданиям
заданиям должна
должна совпадать.
совпадать.
** Допускается
Допускается незначительное
незначительное
Ввод сроков ДС (если известно)
Ввод33даты
расхождение
расхождение вв суммах
суммах вв пределах
пределах
коп,
коп, ДС Документ отправлен на этап
(если сроки менялись)
связанное
связанное сс различными
различными методами
методами
округления
округления вв системах
системах
согласования формулировок с
бухгалтером по закрытию
Добавление проектного
задания (PJM Job),
относящееся к ДС, выбор
из справочника
При
нажатии
на кнопку
Вызов
справочника
для
обновится
общая
сумма
добавления
проектного
биллинга задания
по выбранным
проектным заданиям из PJM
Выбор бухгалтера по закрытию проекта для
согласования формулировок

30.

Доп. соглашение к приложению
Роль: Инициатор
Выбор вида
согласуемого
документа
Подтверждение
сделанного выбора

31.

Доп. соглашение к приложению
Основные отличия
Документ отправлен на этап
Текущий
этап
согласования
формулировок с
процесса
бухгалтером по закрытию
Отправить на согласование формулировок
бухгалтеру по закрытию проекта
Ввод краткого
Выбор приложения
Общая
Общая сумма
сумма вв документе
документе ии общая
общая сумма
сумма
Ввод новой суммы ДС
наименования
биллинга
биллинга по
по выбранным
выбранным проектным
проектным
Ввод даты
Ввод номера ДС
(если
приложения сумма меняется)
заданиям
заданиям должна
должна совпадать.
совпадать. Ввод новый сроков
приложения
(если
известен)
** Допускается
Допускается незначительное
незначительное
(если
сроки меняются)
расхождение
расхождение вв суммах
суммах вв пределах
пределах 33 коп,
коп,
связанное
связанное сс различными
различными методами
методами
округления
округления вв системах
системах
Добавление проектного
задания (PJM Job),
относящееся к ДС, выбор
из справочника
Вызов справочника для
При нажатии на кнопку
добавления проектного
обновится общая сумма
задания
биллинга по выбранным
проектным заданиям из PJM
Выбор бухгалтера по закрытию проекта для
согласования формулировок

32.

Поиск документов
Подтверждение
выбора
Поиск по любому из
выбранных атрибутов
Результаты поиска
Выбор вида искомого
документа

33.

Настройка заместителя
Роли: Инициатор, Куратор
На любом этапе согласования
инициатор документа может
добавить одного или нескольких
заместителей, которые будут
обладать аналогичными правами
доступа к документу.

34.

Tips & Tricks
Многоуровневая группировка документов
Перетаскиваем любое поле
Нажимаем
таблицы
на панельправой кнопкой
Данные сгруппированы
по на колонку таблицы
мыши
Пример
многоуровневой
группировки
выбранному полю
группировки
Выбираем пункт меню
«Панель группировки»

35.

Tips & Tricks
Фильтрация документов
Выбираем поле, по которому
необходимо сделать
фильтрацию и нажимаем на
нём на правую кнопку мыши
В выпадающем меню
выбираем фильтр
Выбираем пункт меню
«Фильтрация»
Документы
отфильтрованы,
примененный фильтр
виден внизу формы

36.

Tips & Tricks
Интерфейс пользователя: Фильтры
В
фильтре
данной«Мои
«Заместитель»
группе
фильтров
ВВ фильтре
документы»
В находятся
фильтре
«Входящие»
находятся
пользователь
документы,
может увидеть
по в
находятся
все документы,
все
документы,
которые ждут
документы,
которым
пользователь
находящиеся
на
которых
в том
или ином виде
участия
пользователя
системы
конкретных
является
заместителем
этапах
процесса на
фигурирует
пользователь
текущий
момент
инициатора
согласования
документа
системы

37.

ЧаВо
Часто задаваемые вопросы
Как узнать у кого на рассмотрении в данный момент находится мой документ ?
Инициатор документа может найти свой документ в папке «Все мои документы», заместитель
инициатора может найти документ в папке «Заместитель» и узнать текущий статус документа:
Статус документа и ответственные лица:
Подготовка
проекта документа
Доработка
документа
Внутреннее
согласование
Подготовка к
подписанию
Документ на
согласовании у клиента
Подписание и
регистрация документа
Окончательная
проверка документа
•Инициатор
•Юрист
•Согласующие,
Юрист
•Юрист
•Инициатор
•Инициатор
•Юрист

38.

ЧаВо
Часто задаваемые вопросы
Как узнать результаты внутреннего согласования документа и увидеть
комментарии согласующих ?
Результаты внутреннего согласования документа и замечания согласующих можно увидеть, перейдя
на вкладку «Внутреннее согласование» карточки документа:

39.

ЧаВо
Часто задаваемые вопросы
Как посмотреть историю согласования документа ?
Историю согласования документа можно увидеть, перейдя на вкладку «Служебная информация» /
«Журнал событий» карточки документа:

40.

Спасибо за внимание!
Ваши вопросы?