Cохранение знаний. C. Дюрст

1. Cохранение знаний разработчик с.дюрст юургу 20 декабря 2016 года

CОХРАНЕНИЕ ЗНАНИЙ
РАЗРАБОТЧИК С.ДЮРСТ
ЮУРГУ
20 ДЕКАБРЯ 2016 ГОДА
UNIVERSITY OF SKÖVDE – WWW.HIS.SE/EN
Bild 1

2.

ВВЕДЕНИЕ
Управление знаниями включает мероприятия, связанные с
сохранением знаний
Сохранение знаний определяется как "поддержание без
потерь уже существующих знаний того, что существует в
сознании людей (скрытые, не документированные) и опыт,
которые
имеют
важное
значение
для
общего
функционирования организации" (Martins & Meyer , 2012, стр.
80).
Сохранение знаний «необходимо в случаях, когда работники,
обладающие знаниями, покидают организации после
длительного периода работы в них" (Леви, 2011, стр. 582).
Bild 2
3

3.

ВВЕДЕНИЕ
Делонг (2004) предполагает, что сохранение знаний состоит
из трех видов деятельности - приобретение, хранение и
восстановление.
Приобретение включает в себя процессы и процедуры,
используемые
для
формирования
знаний
для
их
дальнейшего хранения и использования в будущем.
Хранение - процессы, используемые для сохранения знаний
до востребования.
Восстановление - процедуры и процессы, используемые для
доступа к имеющимся знаниям
и их повторного
использования.
Bild 3
4

4. Что относится к существенным знаниям

ЧТО ОТНОСИТСЯ К
СУЩЕСТВЕННЫМ ЗНАНИЯМ
• Поскольку не все знания имеет решающее значение для
организаций, на начальном этапе деятельности следует
стремиться к определению круга этих знаний, и оценить их
подверженность утрате (де Лонг & Дэвенпорт, 2003).
• существенность знаний определить сложно, это зависит от многих
факторов (Делонг, 2004).
• Организации сталкиваются с трудностями в определении того,
какими знаниями и навыками владеют сотрудники (Ван Золинген и
соавт., 2001).
Bild 4
5

5.

П Р Е П Я Т СТ В И Я Д Л Я УД Е РЖ А Н И Я З Н А Н И Й
• Стоимость потери знаний, как правило, скрыты
• Как правило, руководители не знают слабых мест
организации
• Никто не обладает информацией о потерянных знаний
• Руководство должно не только приобретать знания
(Делонг, 2004)
• Кроме того, отсутствует понимание того, как сохранить
знания (Бланкеншип & Брюке, 2008) и отсутствует
удовлетворенность трудом (Bessick & Naicker, 2013)
Bild 5
15

6. выводы

ВЫВОДЫ
Bild 6
19

7. Вопросы и цели

ВОПРОСЫ И ЦЕЛИ
цель
• Сформировать понимание о том, как малые предприятия
сохраняют знания
вопросы
• Как это знание попадает в компанию?
• Как сохранить важные знания?
• Какие методы применяются для того, чтобы сохранить
знания?
• Как происходит обмен знаниями в компании?
Bild 7
20

8. Выводы – что означает сохранение знаний?

ВЫВОДЫ – ЧТО ОЗНАЧАЕТ
СОХРАНЕНИЕ ЗНАНИЙ?
md3 и sm4 заявляли, что сохранение знаний помогает
удерживать их внутри компании и, таким образом, они не
разглашаются третьим лицам.
MD5 понимает под сохранением знаний "хранение знаний
и
их
грамотное
применение
для
успешного
функционирования организации ".
МВ2 считает, что “это знания, которые хранятся в
организации, и которые могут пригодиться в ходе
осуществления деятельности“.
Bild 8
23

9. Выводы – внешние и внутренние факторы, влияющие на сохранение знаний

ВЫВОДЫ – ВНЕШНИЕ И ВНУТРЕННИЕ
ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА СОХРАНЕНИЕ
ЗНАНИЙ
Внутренние факторы – нестабильная
устаревшие методы работы
обстановка
и
Внешние факторы – быстрые изменения в отрасли,
формирование сложной документации, развитие рынка
труда, недостаток контроля
Bild 9
24

10. Выводы- существует ли систематизированный подход к сбору и организации знаний

ВЫВОДЫ- СУЩЕСТВУЕТ ЛИ
СИСТЕМАТИЗИРОВАННЫЙ ПОДХОД К СБОРУ И
ОРГАНИЗАЦИИ ЗНАНИЙ
Как правило, в организациях знания хотя бы частично подлежат
систематической организации
“То, что мы развиваем в компании-это систематизация знаний в
компьютерах, то есть на компакт-дисках и жестких дисках. В
противном случае, необходимы ежедневные встречи и переговоры,
или сбор знаний осуществляется только в случае необходимости”
(md3).
Bild 10
25

11. Выводы – последствия хранения знаний

ВЫВОДЫ – ПОСЛЕДСТВИЯ ХРАНЕНИЯ
ЗНАНИЙ
Большинство опрошенных заявили, что они не понесли никаких
финансовых потерь.
SM2 к негативным последствиям относит смерти работника. Потеря
знаний и ноу-хау является следствием этого. Он также заявил, что
компания не понесла никаких финансовых убытков, так как работе и
отношениям с клиентами не было нанесено ущерба. Он также
отметил огромные усилия, которые потребовались, чтобы закрыть
пробел в знаниях, которыми владел бывший сотрудник.
Md3 отметил сбой компьютерной системы, который произошел
несколько лет назад и повлек за собой финансовые потери € 12.00015.000, это также привело к частичной потери знаний.
Bild 11
26

12. Выводы – последствия хранения знаний

ВЫВОДЫ – ПОСЛЕДСТВИЯ ХРАНЕНИЯ
ЗНАНИЙ
МВ2 отмечают положительный эффект утраты знаний: “даже
если один оставляет компанию по причине, например, выхода
на пенсию, конечно, это влечет за собой некоторую потерю
определенного опыта и знаний потери. Это не значит, что это
обязательно плохо. Пока работник выполняет свои
обязанности, многие полагаются на него. Однако, после его
ухода,
остальные
должны
приобретать
знания
самостоятельно.”
Bild 12
27

13. Выводы- распространение знаний как необходимая составляющая coхранения данных

ВЫВОДЫ- РАСПРОСТРАНЕНИЕ ЗНАНИЙ КАК
НЕОБХОДИМАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ COХРАНЕНИЯ
ДАННЫХ
"Мы на самом деле настолько малы, что знания более или
менее распространяются в организации. Для нас
нерационально иметь базы данных знаний ввиду нашего
небольшого размера. Обычно мы читаем что-то,
обсуждаем это, а затем передаем эту информацию. Для нас
этого достаточно"(МВ2).
Крупные фирмы используют более сложные системы: "как
правило, после каждого заседания письменные протоколы
подшиваются в рамках сбора информации. Затем каждый
может получить доступ к этой информации"(MD5).
Sm4 заявил: “гораздо быстрее что-то объяснить кому-то
на словах, чем записывать эту информацию где-нибудь".
Bild 13
28

14. Выводы – эффективные методы распространения знаний

ВЫВОДЫ – ЭФФЕКТИВНЫЕ МЕТОДЫ
РАСПРОСТРАНЕНИЯ ЗНАНИЙ
Большинство опрошенных считают, что взаимодействие
между сотрудниками имеют большое значение
SM1 упоминает метод «выученных уроков»: “Существует
такое
количество
различных
факторов,
которые
невозможно предвидеть и учесть. Поэтому только работа в
команде имеют наибольшую эффективность.”
SM4 считает, что эффективность обсуждений состоит в
следующем: «Эффективность заключается в том, если
спикер может не только объяснить, но и привести примеры
."
Bild 14
29

15.

MD3 указывает на недоверие к электронным способам хранения
данных. По его словам, "сообщения электронной почты слишком
безличные для меня – гораздо лучше смотреть кому-то в глаза.«
SM3 заявил, что "это гораздо приятнее поговорить с кем-то, чем
сохранять знания где-нибудь."
SM2 упоминает использование смартфонов. Они используются ",
чтобы служить в качестве средства связи."
Компания C5 использует систему CRM на планшетных компьютерах
для обеспечения их деятельности в части продаж ", чтобы сделать
необходимые данные доступны с наименьшими усилиями." (MD5).
C2 и C5 Наймите бывших сотрудников, ушедших на пенсию, на
неполный рабочий день, чтобы их знания использовались в случае
необходимости
Bild 15
30

16. заключение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Полученные
данные
показывают,
что
наиболее
распространенные меры для сохранения знаний являются
хранение данных, личное общение.
Что касается негативных последствий, участники не готовы
признать или не знают о косвенных затратах - затрат времени
и ресурсов, необходимых восполнения потерянных знаний.
В промышленности, задачей управления знаниями будет поиск
компромисса между потерей и сохранением знаний.
Bild 16
31

17. заключение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
С теоретической точки зрения, имеются результаты попыток
малого бизнеса решить проблему сохранения знаний,
например, в строительстве.
С практической точки зрения данное исследование указывает
на необходимость для компаний принимать участие в
мероприятиях, связанных с сохранением знаний для
обеспечения благосостояния фирмы.
Bild 17
32

18.

Передача знаний
Bild 18

19.

ВВЕДЕНИЕ
Прежде всего передаче подлежат ключевые знания.
По данным Арготе и Инграм (2000), передача знаний в
организации “процесс, посредством которого одна группа
(например, группа, отдел или подразделение) влияет на
деятельность другой” (стр. 151).
Bild 19
22

20.

МЕТОДЫ ПЕРЕДАЧИ ЗНАНИЙ
Де Лонг и Дэвенпорт (2003) выделяют пять наиболее часто
используемых
методов
для
передачи
знаний
интервью/видеосъемки,
Наставничество,
Сторителлинг,
сообщества практиков, обучение и образование.
Сторителлинг,
наставничество
и
коучинг
считаются
эффективными способами передачи явных и неявных знаний
(Делонг, 2004).
Bild 20
23

21.

ФАКТОРЫ, СПОСОБСТВУЮЩИЕ
СОХРАНЕНИЮ И ПЕРЕДАЧЕ ЗНАНИЙ I
• Связанные компетенции. Это относится к способности
инициировать и поддерживать отношения (Hatak & Roessl,
2013). Hatak и Roessl (2013), которые изучали взаимосвязь
между взаимосвязью компетенций сотрудников и передачи
знаний в контексте внутрисемейной преемственности,
показали сильную связь между этими двумя аспектами, а
также, что эта связь имеет большое значение.
Bild 21
24

22.

• Доверие.
Передача
и
распространение
знаний
способствует наличие доверительных отношений между
заинтересованными лицами (Хислоп 2009,).
• Готовность к сотрудничеству и участию. Исследование
Фонг и Ли (2009) указывает на смысл готовности коллег к
сотрудничеству и участию в процессах передачи знаний
• Типы знаний. Учитывая характер различных видов знаний,
явные знания легче освоить, чем неявные знания (Грант,
1996; Леви, 2011).
Bild 22
25

23.

• Общий язык. Без общего языка, люди “не понимают и не
доверяют друг другу” (Дэвенпорт & Прусак, 1998, с. 98).
• Культура. Культура считается главным фактором
управления знаниями на практике (Алави и соавт,. 2006).
Необходимость в рабочей среде, которая снижает работу
высокопроизводительных работников, тесно связана с
товарооборотом и хранением знаний (Делонг, 2004).
Культурный обмен спозволяет достичь намеченной цели.
Bild 23
26

24.

• Управление делает доступными ресурсы и время для
обмена знаниями. Это
не только
подчеркивает
актуальность управления знаниями, речь идет прежде
всего о создании пространства для деятельности,
свзанной с управлением знаниями (Ван Золинген и соавт.,
2001) и предоставлении доступа к ресурсам (Фонг & ли,
2009).
• Время. Это может относиться к самому процессу
передачи, а также к любым подготовительным мерам.
Кроме того, исследования показали, что процесс поиска
знаний занимает больше времени, чем процесс их
кодирования (Джексон 2010,).
Bild 24
27

25.

управление. Исследования показали важную связь между
обязательствами организации и реализации подходов к
управлению знаниями (например, Алави и соавт,. 2006;
Джексон 2010,).
Мотивация. Передача знаний также будет зависеть от
мотивации как источника и получателя (Szulanski, 2000; фон
Крог и соавт,. 2001).
Препятствия. Этот термин относится к трудностям,
возникающих в процессе передачи знаний (Szulanski, 1996).
Bild 25
28

26.

• Поглощение.
Несмотря
на
высокую
мотивацию,
заинтересованные люди могут не понимать друг друга и
выражать свои неявные знания (Коген & Левинталь, 1990).
• Контекст. Любая передача знания (и их сохранение), как
ожидается, будет зависеть от окружающих процессов
(Алави & Ляйднер, 2001), так как в противном случае
высока опасность утраты знаний.
• Стимулы. Они необходимы для повышения готовности
сотрудников внести свой вклад (Гайслер 2007,).
Bild 26
29

27.

• Структура. Знания, которые внедрены в правила и
процедуры, более подлежат процессу обмена
(РАО & Арготе 2006,).
• Работа может быть стандартизирована. Исследования
показывают, что стандартизация работы снижает
вероятность того, что негативное влияние на
производительность организации будет существенно (РАО
& Арготе 2006,).
• Характеристики задач. Исследования показывают, что
схожие элементы решения задач повышают качество
передачи передачи (Арготе & Ингрэм, 2000).
Bild 27
30

28.

• Перемещение сотрудников. Этот вид деятельности
способствует облегчению передачи знаний. При этом
заинтересованное лицо не только приобретает новые
явные и неявные знания, но и в состоянии передавать их
для использования в различных ситуациях (Арготе &
Ингрэм, 2000).
Bild 28
31

29.

Потеря знаний
Bild 29

30.

ВВЕДЕНИЕ
Потеря знаний может происходить на уровне сотрудника, отдела или
организации в целом, и может иметь ожидаемые или непредвиденные
последствия, материальные и нематериальные, и повлечь расходы для
организации (Делонг, 2004).
Делонг дополнительно определяет пять способов того, как потеря
знаний может повлиять на стратегии организации:
а) Снижение способности к инновациям;
б) Способность следовать стратегии роста под угрозой;
в) Снижение эффективности подрывает освоение бюджетных статей;
d) Потеря знаний может дать конкурентам преимущество;
е) Потеря специальных знаний в неблагоприятное для организации
время повышает ее уязвимость.
Bild 30
33

31.

ВВЕДЕНИЕ 2
В недавнем исследовании, Daghfous и др. (2013) определили
факторы потери знаний, такие как, текучесть кадров,
перераспределение рабочей силы, большая рабочая нагрузка,
аутсорсинг, сопротивление обучению, а также нежелание
делиться знаниями.
Bild 31
34

32.

ВВЕДЕНИЕ 3
Когда организации сталкиваются с проблемой потери знаний,
большинство из них не имеют системных подходов (Daghfous и
др., 2013).
Кроме того, несмотря на значение сотрудников (в том числе
менеджеров) в организации, то по-прежнему рабочая сила
рассматривается как легко заменяемая (Geisler, 2007).
Учитывая грядущие демографические проблемы организациям
предлагается изменить свой подход.
Bild 32
35

33. исследования

ИССЛЕДОВАНИЯ
Bild 33
36

34. Цель исследования

ЦЕЛЬ ИССЛЕДОВАНИЯ
Для того, чтобы иметь лучшее понимание
того, как малый бизнес справляется с
опасностью потери знаний, вызванной
увольнением или долгосрочным отсутствием
сотрудников / партнеров по бизнесу
Сосредоточиться необходимо на:
Определении ключевых сотрудников
организации и их взаимоотношениях с
другими сотрудниками / партнерами среднего
бизнеса
Bild 34
34

35. Способ исследования I

СПОСОБ ИССЛЕДОВАНИЯ I
•Стратегия расследования
•качественный подход
• Метод исследования
•Серия качественных интервью
•Интервью в период с апреля 2009 года - июнь
• объект анализа
•Ключевые члены организации
Bild 35
35

36. Способ исследования 2

СПОСОБ ИССЛЕДОВАНИЯ 2
•отбор
•Критерий отбора
•Давние и опытные сотрудники
•Работа в области повышения эффективности деятельности
организации
• Анализ данных
•Подход Майлза и Губермана (1994)
•Сжатие данных
•Отображение данных
•Формулирование и проверка выводов
Bild 36
36

37. Характеристики обследованных организаций

ХАРАКТЕРИСТИКИ
ОБСЛЕДОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Расположенны в Германии
• 80 сотрудников в штате
• Разрабатывает и производит печатные машины
•полиграфическая промышленность
•- совершенствование продукта / инновации
•- Наукоемкий сектор
Bild 37
37

38. выводы

ВЫВОДЫ
• Определение важнейших членов организации
• Небольшое количество сотрудников обладали
необходимыми знаниями (Хофер & Чаран,
1984)
• - Респондент G (R & D) / Интервьюируемый E
(продажи)
• Использование внешних знаний, например,
строительная фирма, консультанты, ...
Bild 38
38

39. выводы

ВЫВОДЫ
• Сотрудничество между ключевыми
сотрудниками организации
• - Процесс коммуникации, как правило,
неформальный
• - На основе долгосрочного и тесного
сотрудничества
Доверие является ключевым фактором
Bild 39
39

40. выводы

ВЫВОДЫ
• Влияние оборота и / или долгосрочного отсутствия
• - Видимый разрыв в знаниях
• - Респондент G (R & D директор)
• - Респондент E (директор по продажам)
• - Проблемы, выявленные в ходе исследования:
• Обслуживание и процесс планирования
• Внимание в первую очередь уделяется внутренним
сотрудникам
Bild 40
40

41. «Движение» знаний

«ДВИЖЕНИЕ» ЗНАНИЙ
Bild 41
41

42. заключение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Исследование обеспечивает понимание того, как среднего
размера предприятие отлично справляется с потенциальной
опасностью утраты знаний
Члены организации знают об этой опасности. Но: отсутствуют
конкретные действия, и ответственность на ключевых
сотрудниках
предлагается в качестве диагностического инструмента
показывает соответствующие элементы (внутренние и внешние)
и их взаимоотношения
существующие знания и потенциальные пробелы в знаниях,
могут быть идентифицированы
Управление знаниями в небольших фирмах должно опираться на
конкретных сотрудников
Bild 42
42

43. заключение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Последствия в теории
Обеспечивает прозрачность, необходимую для решения вопроса о
потере знаний и ее влияния на человеческие, финансовые ресурсы
предприятия
Последствия для управленческой практики
Формирование осведомленности сотрудников о рисках, связанных с
потерей знаний и последствий
Будущие исследования
Вовлечение других сотрудников (более широкая перспектива)
Крупномасштабное исследование аналогичных компаний
(промышленность и / или структуры)
Фокус на других процессах управления знаний, например, хранении и
распространении
Bild 43
43