Служба управління персоналом і кадрове діловодство

1. НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТОВІ УКРАЇНИ ХАРКІВСЬКИЙ РЕГІОНАЛЬНИЙ ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

Факультет соціально-економічного
управління
Спеціальність “Управління
персоналом і економіка праці”
Денна форма навчання
Лекція по курсу «Управління
персоналом»
ЗА ТЕМОЮ
“Служба управління персоналом і
кадрове діловодство”

2.

Організаційна структура управління складається з
сукупності взаємозв'язаних ланок управління. Ланка
управління - це самостійна частина організаційної
структури на певному ступені (рівні), що
складається з апарату управління і виробничих
підрозділів.
Ступінь (рівень) управління – це єдність ланок
управління, однаково віддалених від верхньої ланки
(верхівки) організаційної структури.
Апарат
(орган) управління – це колектив
працівників системи, що управляє, що наділений
правами координації діяльності підрозділів, має
приміщення, технічні засоби, штатний розклад,
положення про структурні підрозділи і посадові
інструкції.

3.

Функціональний структурний
підрозділ є
самостійною частиною апарату управління, що
реалізовує завдання певної функції управління
(наприклад, підготовка виробництва, економічне
планування, бухгалтерський облік). Кінцевий
результат – управлінське рішення.
Виробничий
структурний
підрозділ
є
самостійною частиною ланки управління, яка
виконує
завдання
оперативного
управління
виробництвом і забезпечує випуск продукції в
матеріальній формі (вироби, товари, житлові
будинки, перевезені вантажі і т.п.).

4.

Принципи побудови організаційної
структури
Відправними даними для побудови організаційної
структури управління є: розрахунок числа рівнів
управління, розрахунок чисельності персоналу,
типові структури управління. При побудові
організаційної структури доцільно керуватися
наступними принципами:
1. Гнучкість характеризує здатність швидкої
перебудови відповідно до змін, що відбуваються в
персоналі і на виробництві. Зазвичай 1 раз на рік
треба переглядати структуру.

5.

Принципи побудови організаційної
структури
2.
Централізація.
Полягає
в
розумній
централізації функцій працівників у відділах і
службах підприємства з передачею в нижню ланку
функції оперативного управління.
3. Спеціалізація. Забезпечується закріпленням за
кожним підрозділом певних функцій управління.
4.
Нормокерованість
це
дотримання
раціонального числа підлеглих у кожного керівника:
вища ланка підприємства 4-8 чоловік, середня ланка
(функціональні керівники) – 8-20 чоловік, нижча
ланка (старші майстри, майстри-бригадири – 20-40
чол.).

6.

Принципи побудови організаційної
структури
5. Єдність прав і відповідальності означає, що
права і відповідальність підрозділів і співробітників
повинні знаходитися в діалектичній єдності.
6.
Розмежування
повноважень.
Лінійне
керівництво забезпечує ухвалення рішень по
випуску продукції, а функціональне керівництво
забезпечує підготовку і реалізацію рішень.
7. Економічність. Характеризує досягнення
мінімально необхідних витрат на побудову і
утримання організаційної структури управління.

7.

Організаційна структура необхідна для
управління
різними
галузями
діяльності
підприємства, а аналіз переваг і недоліків різних
підходів до побудови системи управління
дозволяє зробити правильний вибір на користь
конкретної
організаційної
структури
з
урахуванням
стану
ринку
і
стратегії
підприємства, а також форми власності.

8. Функціональна структура

віддзеркалює розподіл
управлінських функцій між керівництвом і
окремими підрозділами.
Функція
управління
–
особливий
вид
управлінської
діяльності,
продукт
процесу
розділення і спеціалізації праці у сфері управління,
що є частиною процесу управління, виділений за
певною ознакою. Найбільшого поширення набула
класифікація по спільності предмету управління
(якість, праця і зарплата, науково-технічний прогрес,
охорона праці і виробничих ресурсів (трудових,
матеріальних, фінансових). Зазвичай виділяють від
10 до 25 функцій управління організацією.

9.

Комплекс завдань – частина функції управління,
що виділяється за ознакою основних функцій
управління
(нормування,
планування,
облік,
контроль, аналіз, регулювання). Комплекс завдань
об'єднує сукупність завдань, що відносяться до
конкретної функції і, як правило, реалізується
невеликим функціональним підрозділом (відділом,
бюро, групою), – наприклад, планування підбору
персоналу для організації. Число комплексів завдань
складає близько 200 для рівня організації.
Завдання управління – сукупність організаційновзаємопов'язаних операцій переробки інформації,
здійснюваних персоналом за допомогою технічних
засобів, результатом виконання яких є ухвалення
управлінського рішення. В управлінні організацією
вирішується декілька тисяч завдань управління.

10.

Операція управління – сукупність трудових дій,
направлених на зміну форми або змісту інформації,
виконуваних одним працівником за допомогою певного
набору технічних засобів.
Взаємозв'язок операцій управління:
Ц
Постановка
мети
Керівник
У
П
Участь,
збір
інформації
Підготовка
рішення
Спеціалісти
С
Узгоджен
ня
Керівник
Р
Прийняття
рішення
И
Виконання та
контроль
Керівник Спеціалісти

11. Класифікатор функцій управління промисловим підприємством

Код
функції
01
02
03
Функції управління
Управління стратегією
розвитку (стратегічний
менеджмент)
Організація системи
управління
(корпоративне
управління,
адміністративний
менеджмент)
Управління
персоналом
(людськими
ресурсами)
Комплекси завдань
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Стратегічний план
Нові напрямки діяльності
Розвиток матеріальної бази
Створення філіалів (відділень)
Бізнес-плани проектів
Засновники (інвестори)
Реструктуризація виробництва
Місія і філософія
Принципи та методи
Структура і функція
Процес і технологія
Рішення управління
Інформація і техніка
Регламенті управління
Ефективність управління
Кадрова політика
Підбір персоналу
Оцінка і атестація
Розстановка персоналу
Адаптація персоналу
Навчання персоналу
Формування колективу
Мотивація і споживи
Методи управління

12. Класифікатор функцій управління промисловим підприємством

Код
функції
04
05
06
Функції управління
Комплекси завдань
Управління соціальним
розвитком (соціальний
менеджмент
1. План
соціального
розвитку
2. Колективний договір
3. Соціальні блага
4. Соціальні гарантії
5. Соціальне забезпечення
6. Якість трудового життя
1. „Портфель замовлень»
2. Річний (квартальний) план
3. Економічні нормативи
4. Критерії
і
показники
ефективності
5. Контрольні цифри плану
6. Економічний
аналіз
діяльності
7. «Сценарії розвитку»
1. Бюджет організації
2. Кошторис за статтями
витрат
3. Бухгалтерський баланс
4. Ціноутворення
5. Податкообкладання
6. Інвестиції і кредити
7. Дебітори і кредитори
Управління
економічним
розвитком
Управління фінансами і
бухгалтерським
обліком (фінансовий
менеджмент)

13. Класифікатор функцій управління промисловим підприємством

Код
функції
07
08
09
Функції управління
Управління технічним
розвитком
(Інноваційний
менеджмент)
Управління
капітальним
будівництвом і
ремонтом
(інвестиційний
менеджмент)
Комплекси завдань
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Управління підготовкою 1.
виробництва (інжиніринг, 2.
3.
технологічний
4.
менеджмент)
5.
6.
Науково-технічний прогрес
Нова техніка і технологія
Раціоналізація і винахідництво
Дослідно-конструкторські
роботи
Проектно-дослідницькі роботи
Матеріально-технічна база
Держміськтехнагляд
Проектування
будівництва
(проекти, змети, ПОС, ПНР)
Підготовка
будівельного
виробництва
Будівельно-монтажні роботи
Ремонтно-будівельні роботи
Монтаж (ремонт) устаткування
Технічний нагляд
Інвестиційний процес
Конструкторська підготовка
Технічна підготовка
Технологічна підготовка
Енергетична підготовка
Інженерна підготовка
Кадрова підготовка

14. Класифікатор функцій управління промисловим підприємством

Код
функції
10
11
Функції управління
Управління основним
виробництвом (виробничо
– операційний
менеджмент)
Управління
допоміжним
виробництвом
(виробничий
менеджмент)
Комплекси завдань
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
12
Управління якістю
продукції
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Випуск продукції
Запуск продукції
Календарне планування
Незавершене виробництво
Готова продукція (на складі)
Номенклатура
виробів
і
деталей
Обсяги виробництва
Енергетичне виробництво
Паросилове виробництво
Інструментальне
виробництво
Ремонтне виробництво
Газове
і
зварювальне
виробництво
Санітарно-технічне
господарство
Міжнародні стандарти якості
Внутрішні стандарти якості
Операційний контроль якості
Технічний контроль якості
Якість готової продукції
Гуртки і дні якості

15. Класифікатор функцій управління промисловим підприємством

Код
функції
13
14
15
Функції управління
Управління працею і
заробітною платою
(трудовими ресурсами)
Комплекси завдань
1. Тарифна система
2. Контрактна система
3. Нормативи
праці
і
зарплата
4. Погодинна оплата
5. Відрядна платня
6. Преміювання праці
7. Організація праці (НОТ)
Управління охороною
1. Нормативи
з
техніки
праці і технікою
безпеки
безпеки
2. Вхідний інструктаж
3. Інструктаж на робочому
місці
4. Інструктаж
з
техніки
безпеки
5. Критерії і показники з
техніки праці
Управління матеріально- 1. Нормативи
витрат
технічним
ресурсів
постачанням
2. Потреби в ресурсах
(логістикою)
3. Заявки на ресурси
4. Постачання ресурсів
5. Рух матеріалів на складі
6. Складське господарство

16. Класифікатор функцій управління промисловим підприємством

Код
функції
16
17
18
Функції управління
Комплекси завдань
Управління маркетингом 1. Ринок товарів та послуг
(збутом
2. Маркетингові
продукції, продажами) 3. дослідження
Маркетингове середовище
4. Маркетингові комунікації
5. Поведінка споживачів
6. Канали просування товару
7. Реклама і зв'язки з
громадськістю
Проекти робочих місць
Управління механізацією 1.
2. Механізація виробництва
виробництва (інжинірінг) 3. Комплексна механізація
4. Роботизація виробництва
5. Автоматизація
виробництва
6. Верстати,
машини,
устаткування
7. Інженерні
мережі
і
системи
Автомобільний транспорт
Управління транспортом 1.
2. Залізничний транспорт
(логістикою)
3. Водний транспорт
4. Повітряний транспорт
5. Технічне обслуговування
6. Ремонт транспорту
7. Гаражі, верстати

17. Класифікатор функцій управління промисловим підприємством

Код
функції
19
20
21
Функції управління
Комплекси завдань
Управління
обслуговуючим
господарством
(соціальною сферою)
1. Житлово-комунальне
господарство
2. Комбінат живлення
3. Профілакторій
та
бази
відпочинку
4. Спортклуб, стадіон
5. Поліклініка, медсанчастина
6. Дитячі заклади
7. Санепідемстанція
1. Закордонні партнери
2.Сумісні
проекти
(підприємства)
3.Валютно-фінансові операції
4.Митниця
5.Зовнішньоторгові операції
6.Офшорні зони
7.Арбітражний суд
1. Мінерально-сировинні
ресурси
2. Паливні ресурси
3. Земельні ресурси
4. Водні ресурси
5. Лісні ресурси
6. Кліматичні ресурси
7. Екологія
(охорона
навколишнього середовища)
Управління
зовнішньоекономічною
діяльністю (зовнішніми
зв'язками)
Управління екологією
(природними
ресурсами,
екологічний
менеджмент)

18.

Матриця розподілу функцій управління між
структурними підрозділами є таблицею, рядками
якої
є
конкретні
функції
управління
виробництвом, а стовпцями – структурні
підрозділи апарату управління. На перетині
стовпців і рядків показуються основні операції
управління по конкретній функції, за реалізацію
яких відповідає структурний підрозділ.
Матриця розподілу функцій управління
дозволяє чітко розподілити їх між керівництвом
підприємства і підрозділами апарату управління,
визначити технологічну послідовність операцій
управління і чітко закріпити операції
за
конкретними керівниками або фахівцями.

19.

Умовні позначення операцій:
М – постановка мети формування завдання;
Р – ухвалення рішення, ствердження,
координація;
П – підготовка рішення, складання розрахунків;
Уз – узгодження, розгляд;
В – виконання, доведення, виконання, контролю;
У – участь, інформування, збір даних.

20.

Матриця розподілу функцій управління
Код Найменування
функ функції
-ції управління
виробництвом
01 Управління
стратегією
розвитку
02 Організація
системи
управління
03 Управління
персоналом
04 Управління
соціальним
розвитком
Структурні підрозділи
ГД
ДТР
ДМК
ДЕФ
ДПР
ДПС
МР
Уз
Уз
ПВ
Уз
Уз
МР
Уз
Уз
ПВ
Уз
Уз
М
Уз
Уз
Уз
Уз
РПВ
М
Уз
Уз
Уз
Уз
РПВ

21.

Матриця розподілу функцій управління
Код Найменування
функ функції
-ції управління
виробництвом
05 Управління
економічним
розвитком
06 Управління
фінансами
бухгалтерським
обліком
07 Управління
технічним
розвитком
08 Управління
капітальним
будівництвом
ремонтом
Структурні підрозділи
і
і
ГД
ДТР
ДМК
ДЕФ
ДПР
ДПС
М
Уз
Уз
РПВ
Уз
Уз
М
У
Уз
РПВ
У
У
М
РПВ
У
Уз
Уз
У
М
РПВ
Уз
Уз
Уз
У

22.

Матриця розподілу функцій управління
Код Найменування
функ функції
-ції управління
виробництвом
09 Управління
підготовкою
виробництва
10 Управління
основним
виробництвом
11 Управління
допоміжним
виробництвом
12 Управління якістю
продукції
13 Управління трудом
і
заробітною
платою
Структурні підрозділи
ГД
ДТР
ДМК
ДЕФ
ДПР
ДПС
М
РПВ
Уз
Уз
Уз
У
М
Уз
Уз
Уз
РПВ
Уз
М
РПВ
У
Уз
Уз
У
М
Уз
Уз
Уз
РПВ
У
М
Уз
Уз
РПВ
Уз
Уз

23.

Матриця розподілу функцій управління
Код Найменування
функ функції
-ції управління
виробництвом
14 Управління
охороною праці і
технікою безпеки
15 Управління
матеріальнотехнічним
постачанням
16 Управління
маркетингом
17 Управління
механізацією
виробництва
Структурні підрозділи
ГД
ДТР
ДМК
ДЕФ
ДПР
ДПС
М
Уз
РПВ
Уз
РПВ
Уз
М
Уз
РПВ
Уз
Уз
У
М
У
РПВ
Уз
Уз
У
М
РПВ
У
У
Уз
У

24.

Матриця розподілу функцій управління
Код Найменування
функ функції
-ції управління
виробництвом
18 Управління
транспортом
19 Управління
обслуговуючим
господарством
20 Управління
зовнішньоекономі
чною діяльністю
21 Управління
екологією
Структурні підрозділи
ГД
ДТР
ДМК
ДЕФ
ДПР
ДПС
М
Уз
РПВ
Уз
Уз
У
М
У
У
Уз
Уз
РПВ
М
Уз
РПВ
Уз
Уз
У
М
Уз
Уз
Уз
Уз
РПВ

25.

Умовні позначення операцій:
М – постановка мети формування завдання;
Р – ухвалення рішення, ствердження,
координація;
П – підготовка рішення, складання розрахунків;
Уз – узгодження, розгляд;
В – виконання, доведення, виконання, контролю;
У – участь, інформування, збір даних.

26.

Код
03
персоналом
управління
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Управління
04.
Управління
–
функції соціальним розвитком
Комплекси завдань
Кадрова політика
Підбір персоналу
Оцінка і атестація
Розстановка персоналу
Адаптація персоналу
Навчання персоналу
Формування колективу
Мотивація і потреби
Методи управління
1.
План
соціального
розвитку
2. Колективний договір
3. Соціальні блага
4. Соціальні гарантії
5. Соціальне забезпечення
6. Якість трудового життя

27.

Код
13
Функція
управління
працею
і
заробітною платою
Комплекси завдань
1. Штатний розклад
2. Тарифна система
3. Контрактна система
4. Нормативи
праці
і
зарплата
5. Почасова оплата
6. Відрядна платня
7. Преміювання
8. Організація праці НОТ
Код
14
Функція
управління охороною праці
і технікою безпеки
Комплекси завдань
1. Нормативи по техніці
безпеки
2. Вхідний інструктаж
3. Інструктаж на робочому
місці
4. Інструкції по техніці
безпеки
5. Критерії і показники по
охороні праці

28.

Формування оргструктури системи управління
персоналом включає наступні етапи:
1) структуризація цілей системи управління;
2) визначення складу функцій управління, що
дозволяють реалізувати цілі системи;
3) формування складу підсистем оргструктури;
4) встановлення зв'язків між підсистемами
оргструктури;
5) визначення прав і відповідальності підсистем;
6) розрахунок трудомісткості і чисельності
підсистем;
7) побудова конфігурації оргструктури.

29.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Ціль
відділу
кадрів
–
збереження
кваліфікованих
працівників
в
умовах
нестабільного виробництва і найм нових
працівників.
Функції відділу кадрів: забезпечувати кадрами
організацію (найм, розстановка, звільнення);
вести
кадрове
діловодство;
аналізувати
плинність
кадрів
і
дисципліну
праці;
враховувати рух персоналу; готувати кадрові
накази і ін.

30.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Ціль відділу навчання – навчання керівників,
спеціалістів, робітників.
Функції відділу навчання:
організовувати
навчання керівників, спеціалістів,
робітників основам ринкової економіки по окремим
програмам;
організовувати
проведення навчання і атестації
керівників, спеціалістів, робітників по правилам техніки
безпеки і охорони праці;
організовувати
підвищення
кваліфікації,
перепідготовку керівників і спеціалістів через навчання у
вищих і середніх учбових закладах;

31.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Функції відділу навчання:
організовувати
підготовку викладачів із числа
керівників і спеціалістів організації;
здійснювати
навчально-методичне
керівництво
виробничо-економічним навчанням робітників через
підготовку і перепідготовку;
вивчати і узагальнювати досвід роботи кращих
робітників;
організовувати
виробничу практику студентів і
слухачів.

32.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Ціль відділу організації і оплати праці – об’єктивна оцінка
результатів діяльності кожного робітника для підтримки ефективної
мотивації його праці.
Функції відділу організації і оплати праці:
розробляти штатний розпис і зміни до нього на основі
затвердженої організаційної структури, узгоджувати штатні розписи
структурних підрозділів;
систематично відслідковувати чисельність по структурним
підрозділам;
впроваджувати сучасні системи оплати праці, орієнтовані на
кінцевий результат; розробляти і удосконалювати системи оцінки
праці персоналу; формувати і впроваджувати системи преміювання;
впроваджувати контрактну форму найму персоналу;

33.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Функції відділу організації і оплати праці:
формувати колективний договір і організовувати контроль за
ходом його виконання;
здійснювати контроль за дотриманням КЗпП України у частині
нормування і оплати праці, правил внутрішнього розпорядку;
організовувати роботу по атестації робочих місць;
розробляти графіки роботи організації (одно-, двох- та
трьохзмінний режим) і узгоджувати графіки роботи структурних
підрозділів;
аналізувати техніко-економічні показники структурних
підрозділів по праці; складати статистичну звітність по трудовим
показникам.

34.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Ціль відділу соціального розвитку – здійснення прав і гарантій
соціального захисту для кожного робітника.
Функції відділу соціального розвитку:
розробляти форми соціального захисту працюючих;
планувати і використовувати засоби соціального страхування;
організовувати фонди матеріальної допомоги;
оформлювати пенсійні справи і проводити роботу з ветеранами
праці, здійснювати медичне й інші види страхування працюючих;
організовувати виплати позик, всіх видів допомоги і
забезпечення санаторно-курортними путівками, соціальний захист
молоді, організовувати громадські заходи для робітників і ветеранів
організації.

35.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Ціль відділу охорони праці і техніки безпеки –
забезпечення безпеки і здорових умов праці на кожному
робочому місці.
Функції відділу охорони праці і техніки безпеки:
організовувати і координувати роботу по охороні
праці в організації;
контролювати дотримання законодавчих та інших
нормативно-правових актів по охороні праці робітників;
удосконалювати роботу по попередженню
виробничого травматизму, професійних захворювань і
покращенню умов праці;

36.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Функції відділу охорони праці і техніки безпеки:
консультувати працедавців і робітників з питань
охорони праці;
проводити аналіз виробничого травматизму і
професійних захворювань;
узгоджувати проектну документацію, що
розробляється на підприємстві, у частині дотримання в
ній вимог по охороні праці; аналізувати і узагальнювати
пропозиції щодо витрат коштів фонду охорони праці;
складати звітність з охорони праці.

37.

Цілі і функції основних підрозділів системи
управління персоналом
Ціль соціологічної лабораторії – формування корпоративної
культури і здорового морально-психологічного клімату у кожному
структурному підрозділі.
Функції соціологічної лабораторії:
вивчати соціологічні і психологічні проблеми організації праці,
побуту і відпочинку робітників, розробляти шляхи і методи їх
вирішення;
підвищувати стабільність трудового колективу, його активність і
ініціативність;
підвищувати ефективність системи соціального управління;
пропагувати соціологічні і психологічні знання;
розробляти системи комфортних взаємовідносин в організації,
основи корпоративної культури, заходи по підвищенню
задоволеності працею.

38. Заступник директора по управлінню персоналом затверджує:

штатні розписи служб і структурних підрозділів;
положення про оплату праці;
графіки роботи підрозділів організації;
заявки на випускників вузів, коледжів та інших
учбових закладів;
заявки на навчання, складені відділом навчання
кадрів з урахуванням пропозицій структурних
підрозділів організації; учбові програми по
навчанню кадрів, графіки проведення навчання;

39. Заступник директора по управлінню персоналом затверджує:

графіки перевірки знань керівників і спеціалістів,
екзаменаційні білети для перевірки знань керівників
і спеціалістів;
положення по оцінці діяльності співробітників;
інструкції по техніці безпеки, розроблені відділом
охорони праці і техніки безпеки;
акти про розслідування нещасних випадків;
кошторис витрат відділів служби управління
персоналом;
посадові інструкції персоналу кадрової служби;
графіки відпусток робітників кадрової служби.

40. Заступнику директора по управлінню персоналом надано право ставити підпис на наступних документах:

накази про призначення, переміщення і звільнення
керівників і спеціалістів, крім директорів філіалів і
заступників директорів організації;
накази про звільнення за порушення трудової і
виробничої дисципліни по статтям, передбаченим КЗпП
України;
накази про призначення допомоги жінкам, що мають
дітей у віці до 3 років, у межах затверджених
кошторисів; документацію на виплату щомісячної
допомоги непрацюючим матерям при вихованні дітей у
віці від народження до 6 років, а також сім’ям, що мають
дітей у віці до 16 років;

41. Заступнику директора по управлінню персоналом надано право ставити підпис на наступних документах:

накази про матеріальне заохочення ювілярів у межах
затверджених кошторисів;
накази про надання відпусток зі збереженням (і без
збереження) заробітної плати;
доручення і документацію при оформленні пенсій; накази про
виділення одноразової винагороди при виході на пенсію;
накази про навчання робітників організації, підготовлені
відділом навчання; накази про організацію практичного
навчання студентів вузів, слухачів технікумів і ПТУ,
підготовлені відділом навчання; договори з інститутами
підвищення кваліфікації, учбовими комбінатами, вищими і
середніми учбовими закладами і іншими навчальними
організаціями в межах затверджених кошторисів;

42. Заступнику директора по управлінню персоналом надано право ставити підпис на наступних документах:

накази про присвоєння кваліфікаційних розрядів,
підготовлені відділом навчання на основі протоколів
кваліфікаційних комісій;
договори з науково-дослідницькими інститутами і
організаціями на проведення НДР своєї служби;
накази про скорочення штатів, узгоджені з відповідними
службами і підрозділами;
положення про оплату праці керівників, спеціалістів і
службовців служби управління персоналом;
розрахункові відомості соціального страхування,
довідки, що відносяться до заробітної плати і
соціального страхування;

43. Заступнику директора по управлінню персоналом надано право ставити підпис на наступних документах:

вихідну службову кореспонденцію і телеграми;
статистичні звіти і різноманітні довідки, що йдуть із
служби; заявки на придбання наочних посібників,
методичної, інформаційної літератури, технічних засобів
з охорони праці і пожежної безпеки;
договори про санітарну обробку підрозділів організації;
комплексний план покращення умов охорони праці і
санітарно-оздоровчих заходів;
інші накази, підготовлені відділами служби управління
персоналом, що відносяться до їх компетенції.

44. Заступник директора по управлінню персоналом узгоджує:

з директором призначення директорів філіалів і
заступників директорів організації, організацію навчання
і стажування робітників організації за кордоном, строки і
програми навчання керівників вищого рівня;
із заступником директора з економічних питань
кошториси доходів і витрат, використання коштів фонду
споживання, укладення договорів і використання коштів;
із заступником директора з комерційних питань
забезпечення служби управління персоналом
оргтехнікою;
з директорами філіалів заходи по колективному
договору, штатні розписи, плани перспективного
розвитку чисельності співробітників і рівня оплати
праці, структурні зміни.

45. Кадрове забезпечення

Під кадровим забезпеченням системи
управління
персоналом
розуміється
необхідний кількісний і якісний склад її
працівників.

46.

В умовах різкого підвищення статусу посади менеджера по
персоналу до рівня вищої ланки управління, значного
розширення його функцій, ускладнення техніки підбору,
відбору, розстановки, розвитку, мотивації, службового
просування персоналу посада кадрового робітника стає
однією з найважливіших для виживання організації,
забезпечення її конкурентоспроможності.
Підготовка таких фахівців стала здійснюватися протягом
останніх років за фахом «Управління персоналом» на базі
спеціальностей «Менеджмент» і «Економіка праці».
Розрахунок кількісної потреби у фахівцях, у тому числі і
по управлінню персоналом, проводиться одночасно з
визначенням якісної потреби в них, тобто потреби в
працівниках певних професій, спеціальностей, кваліфікацій.

47. Деякі поняття, що використовуються для характеристики персоналу

Поняття
Професія
Характеристика понять
Рід трудової діяльності, занять, що вимагають
певної підготовки (наприклад, менеджер, психолог,
соціолог і ін.)
Спеціальність
Вид занять в рамках однієї професії; вужча
класифікація роду трудової діяльності, яка вимагає
конкретних знань, умінь і навиків, придбаних
завдяки спеціальній освіті, і забезпечує постановку і
рішення
певних
класів
професійних
завдань,
наприклад, менеджер по персоналу, менеджер з
маркетингу, промисловий соціолог і ін.

48. Деякі поняття, що використовуються для характеристики персоналу

Поняття
Фахівці
Характеристика понять
Працівники,
професійною
інтелектуальністю
чия
розумова
праця
змістовністю,
і
вимагає
відрізняється
складністю
для
свого
і
виконання
спеціальної підготовки залежно від рівня освіти (вища
або середня спеціальна освіта). Працівники цієї категорії
розробляють на основі спеціальних знань, що є у них,
умінь і навиків варіанти рішення окремих конкретних, як
правило,
функціональних
питань
виробничого
або
управлінського характеру. Класифікуються відповідно до
функцій управління і спеціальної підготовки: інженери,
економісти, бухгалтери, юристи, технологи і ін.

49. Деякі поняття, що використовуються для характеристики персоналу

Поняття
Кваліфікація
Характеристика понять
Розрізняють кваліфікацію роботи і кваліфікацію
працівника. У першому випадку –
це характеристика
даного виду роботи, що встановлюється по ступеню її
складності,
визначається
точності
розрядом
і
відповідальності.
Зазвичай
відповідно
тарифно-
до
кваліфікаційного довідника. Має важливе значення для
встановлення тарифних ставок робочим і посадових
окладів службовцям. Кваліфікація працівника - це ступінь
і вид професійної підготовки, необхідні для виконання
конкретного виду роботи. Встановлюється у вигляді
розряду або категорії (наприклад, інженер по праці II, І
категорії, провідний інженер і т.д.)

50. Деякі поняття, що використовуються для характеристики персоналу

Поняття
Посада
управлінська
Характеристика понять
Первинний
структурний
управління,
який
завданнями,
правами
елемент
визначається
і
в
органах
встановленими
відповідальністю.
У
Кваліфікаційному довіднику посад керівників, фахівців і
інших службовців міститься близько 270 кваліфікаційних
характеристик посад керівників, фахівців, службовців.
Найменування посад є основою розробки схем посадових
окладів, штатних розкладів, посадових інструкцій і інших
організаційно-регламентуючих
виділити
посади
штатні,
спеціальні, технічні і ін.
документів.
вакантні,
ведучі,
Можна
керівні,

51. Кваліфікаційна характеристика менеджера по персоналу

Посадові обов'язки. Організовує роботу з персоналом
відповідно до загальних цілей розвитку підприємства,
установи, організації і конкретними напрямами кадрової
політики для досягнення ефективного використання і
професійного вдосконалення працівників. Забезпечує
вкомплектовування підприємства, установи, організації
працівниками необхідних професій, спеціальностей і
кваліфікації. Визначає потребу в персоналі, вивчає ринок
праці
з метою визначення можливих джерел
забезпечення необхідними кадрами. Здійснює підбір
кадрів, проводить співбесіди з тими, що наймаються на
роботу, зокрема з випускниками учбових закладів, з
метою комплектування штату працівників. Організовує
навчання персоналу, координує роботу по підвищенню
кваліфікацій співробітників і розвитку їх ділової кар'єри.

52. Кваліфікаційна характеристика менеджера по персоналу

Посадові обов'язки. Доводить інформацію по кадрових
питаннях і найважливіших кадрових рішеннях до всіх
працівників. Організовує проведення оцінки результатів
трудової діяльності працівників, атестацій конкурсів на
заміщення вакантних посад. Спільно з керівниками
структурних підрозділів бере участь в ухваленні рішень по
питаннях найму, переведення, просування по службі,
пониження на посаді, накладення адміністративних стягнень,
а також звільнення працівників. Розробляє систему оцінки
ділових і особових якостей працівників, мотивації і
посадового зростання. Консультує керівників різних рівнів по
питаннях організації управління персоналом. Бере участь в
плануванні соціального розвитку колективу, вирішенні
трудових суперечок і конфліктів. Складає і оформляє трудові
договори і контракти, веде особисті справи працівників і іншу
кадрову документацію. Здійснює керівництво підлеглими
співробітниками.

53. Кваліфікаційна характеристика менеджера по персоналу

Повинен знати: законодавчі і нормативні правові акти,
що регламентують діяльність підприємства, установи,
організації по управлінню персоналом; законодавство
про працю; основи ринкової економіки підприємництва і
ведення бізнесу; кон'юнктуру ринку робочої сили і
освітніх послуг; порядок ціноутворення і оподаткування;
основи маркетингу; сучасні концепції управління
персоналом; основи трудової мотивації і системи оцінки
персоналу; форми і методи навчання і підвищення
кваліфікації кадрів; порядок розробки трудових
договорів (контрактів);

54. Кваліфікаційна характеристика менеджера по персоналу

Повинен знати: методи і організацію менеджменту;
основи технології виробництва і перспективи розвитку
підприємства,
установи,
організації,
структуру
управління і їх кадровий склад; основи загальної і
соціальної психології, соціології і психології праці;
основи виробничої педагогіки; етику ділового
спілкування; передовий вітчизняний і зарубіжний досвід
в галузі управління персоналом; основи організації
діловодства;
методи
обробки
інформації
із
застосуванням сучасних технічних засобів, комунікацій і
зв'язку, обчислювальної техніки; правила і норми
охорони праці.

55. Кваліфікаційна характеристика менеджера по персоналу

Вимоги до кваліфікації. Вища професійна
освіта (за фахом менеджмент) або вища
професійна освіта і додаткова підготовка в галузі
менеджменту, стаж роботи за фахом не менше
двох років.

56.

Кількісний склад служби управління персоналом
визначається організаційно-штатними структурами і
статутом організації. При розрахунку необхідної
чисельності штатних працівників кадрової служби
враховуються наступні чинники:
1) загальна чисельність працівників організації;
2) конкретні умови і характерні особливості
організації, пов'язані з сферою її діяльності
(виробничою, банківською, торговою, страховою і т.д.)
масштабами,
різновидами
окремих
виробництв,
наявністю дипломів;

57.

3) соціальна характеристика організації, структурний
склад її працівників (наявність різних категорій - робочі,
фахівців з вищою і середньою освітою, науковців), їх
кваліфікації;
4) технічне забезпечення управлінської праці і ін.
Розрахунок чисельності керівників, фахівців і інших
службовців, організації, у тому числі і кадрової служби
здійснюється різними методами: багатофакторного
кореляційного
аналізу,
економіко-математичними,
порівнянь, прямого розрахунку, по трудомісткості робіт,
по нормах обслуговування і ін.

58.

Документаційне забезпечення - організація
роботи з документами, що обертаються в системі
управління персоналом. Його основою є
діловодство - повний цикл обробки і руху
документів з моменту їх створення працівниками
кадрової служби (або отримання ними) до
завершення виконання і передачі в інші
підрозділи.

59. Основними функціями по документаційному забезпеченню системи управління персоналом є:

1) своєчасна обробка документації, що поступає і
передається;
2) доведення документації до відповідних працівників
системи управління персоналом для виконання;
3) друкування документів по кадрових питаннях;
4) реєстрація, облік і зберігання документів по персоналу;
5) формування справ відповідно до номенклатури,
затвердженої для організації;
6) копіювання і розмноження документів по кадрових
питаннях;
7) контроль за виконання документів;
8) передача документації по вертикальних і
горизонтальних зв'язках і ін.

60.

У підсистемі управління персоналом, як і в системі
управління всією організацією, упроваджені і ведуться
наступні уніфіковані системи документації:
- плановою (планові завдання по кадрових питаннях,
заявки на молодих фахівців, наряди, планові розрахунки
чисельності, оплати праці і т.п.);
звітно-статистичною
(чисельністю,
балансом
робочого часу, заробітною платою, продуктивністю праці,
вивільненням працівників і т.п.);
- по соціальному забезпеченню (по пенсіях, допомозі,
пільгах, соціальному страхуванню і т.п.);
- організаційно-розпорядчою (акти, листи, доповідні
записки, заяви, інструкції, анкети, пояснювальні записки,
положення, ухвали, правила, представлення, накази,
протоколи, розпорядження, рішення, статут і т.п.).

61.

Кожен підрозділ служби управління персоналом
розробляє, оформляє, виконує ту документацію, яка
відповідає його функціональному призначенню.
У відділі кадрів (управління персоналом) складається
і виконується ряд документів відповідно до
вищенаведеної класифікації:
1) проекти наказів по кадрових питаннях (про прийом
на роботу і звільнення, перевод, переміщення, про
нагородження і т.д.);
2) план (звіт) по підготовці і підвищенню кваліфікації
персоналу;
3) довідки про стан трудової дисципліни;

62.

4) дані по плинності кадрів;
5) графік відпусток;
6) пропозиції по формуванню резерву кадрів на
висунення;
7) план за чисельністю працівників з розподілом по
підрозділах і категоріях;
8) штатний розпис;
9) табелі обліку робочого часу працівників;
10) заявки на необхідну кількість фахівців і робочих;
11) трудові договори (контракти);
12) графіки проходження атестації співробітників;
13) напрями на працевлаштування фахівців і робочих.

63.

Документи, якими користуються, мають певну
ієрархію:
Закон - правовий акт найвищого органу державної
влади, що володіє найвищою юридичною силою.
Постанова - правовий акт, що приймається вищими і
деякими центральними органами державного управління
в цілях рішення найбільш важливих і принципових
завдань, що стоять перед даними органами, і
встановлення певних стабільних правил поведінки.
Розпорядження - правовий акт, що видається
одноособово керівником (головним чином колегіального
органу державного управління) в цілях вирішення
певних питань. Як правило, воно має обмежений термін
дії і стосується вузького круга організацій, посадових
осіб і громадян.

64.

Рішення - правовий акт виконавських
комітетів, що приймається в колегіальному
порядку для вирішення найбільш важливих
питань їх компетенції.
Наказ - правовий акт, що видається
керівником підприємства, установи, організації з
метою рішення найважливіших оперативних
питань. Накази видаються як у виконання
нормативних документів вищестоящих органів,
так і в ініціативному порядку для керівництва
внутрішньою діяльністю установи.

65.

Перераховані нормативні акти складають основу
розробки і формування документів кадрових служб
при управлінні персоналом на виробництві. До
особливої групи документів входять службові листи,
телеграми, телефонограми, які застосовуються для
передачі термінових повідомлень, вказівок, звітів,
довідок і т.д. Звітні документи - це різні державні
статистичні звіти про роботу з кадрами, результати
аналізу якісного складу кадрів, плинності кадрів і ін.
До документів по особовому складу відносяться
накази по особовому складу, заяви, характеристики,
трудові книжки, особисті картки і інші документи,
що відносяться до особистих справ.

66.

За походженням документи бувають службові
і особисті. Службовими називають документи,
що відображають діяльність підприємств,
організацій і їх окремих підрозділів; особистими
- листи, заяви, складені окремими особами
(заяви про прийом на роботу, про надання
відпустки і т.ін.).
По місцю виникнення документи діляться на
зовнішні і внутрішні. До внутрішніх відносяться
документи, які створюються і застосовуються
усередині даної установи, до зовнішніх документи, що поступають з інших організацій,
підприємств, установ.

67.

По терміновості розрізняють документи
вельми термінові, термінові і нетермінові.
Вельми термінові і термінові вимагають
виконання
раніше
загального
терміну,
встановленого нормативними актами для
виконання такого роду документів. Терміновість,
як правило, указується в резолюції керівника або
на документі проставляється гриф "В.
терміново" або
"Терміново", що означає
позачерговість і негайність виконання.
З
нетерміновими документами працюють по
загальних правилах і ні якого грифа на них не
ставлять.

68.

По
гласності
розрізняють
документи
секретні, несекретні і
для службового
користування. Секретні документи мають
особливу відмітку про секретність "Абсолютно
таємно", "Таємно" або "К". З секретними
документами працюють співробітники, що
мають до них доступ. Несекретні документи
можуть публікуватися відкрито.

69.

За
формою
документи
діляться
на
індивідуальні
і
типові.
Індивідуальними
називають документи, текст яких характерний
для кожного створюваного наново документу і
не повторюється в інших. Типові документи
відображають однотипні управлінські ситуації і
складаються на основі тексту, взятого за зразок
(особистий листок по обліку кадрів, особиста
картка, приймальна записка і ін.). Постійна
частина таких документів друкується на бланку,
а змінна оформляється працівником кадрової
служби від руки або заповнюється в окремих
випадках на друкарській машинці або ЕОМ
(наприклад, оформлення нагородного листа).

70.

По термінах зберігання документи бувають
постійного, довготривалого (більше 10 років) і
тимчасового (до 10 років) зберігання.
По стадіях видання документи можна представити у
вигляді чернетки, оригіналу, копії і дубліката. Чернетка документ в попередній редакції. Оригінал - це перший
екземпляр документа, складений відповідно до вимог,
що пред'являються.
Оригінал має юридичну силу в тому випадку, якщо
він підписаний відповідною особою. Копія - точне
відтворення оригіналу з позначкою в правому верхньому
кутку "Копія". Копії можуть бути прості і завірені
(нотаріальною конторою, відділом кадрів, керівником і
т.д.).

71.

Іноді потрібно відтворити не весь документ, а
тільки його частину. Тоді роблять виписку
(наприклад, з трудової книжки, з наказу і т. п.).
Різновид копії - дублікат, який видається у разі
втрати оригіналу якого-небудь документа
(наприклад, дублікат трудової книжки). Він
володіє такою ж юридичною силою, як і
оригінал.

72.

Документи необхідно складати і оформляти
відповідно до формуляру, прийнятого для
різновиду кадрових документів. Формуляром
документа називається сукупність реквізитів,
розташованих згідно стандарту у встановленій
послідовності.
Реквізит документа - це обов'язковий
елемент певного виду документа. Кожен
документ повинен мати: призначення (окрім
службового листа), автор, зміст, дата, підпис або
твердження і ін.

73.

Будь-який документ повинен бути оформлений
юридично грамотно і містити правильні відомості про
всі події, які освітлює автор. Він повинен бути гранично
коротким (але не в збиток інформації, що міститься в
ньому), а також грамотним і зрозумілим кожному.
Документ необхідно складати на спеціальних бланках
або стандартних листах паперу. У разі виправлення в
документах робиться спеціальна обмовка "виправленому
на стор. ...вірити", яка завіряється підписом, печаткою.
При перекреслюванні необхідно дбати, щоб було видно
виправлений текст.
Текст документа рекомендується розділяти на дві
основні частини: в першій вказується підстава складання
документа; у другій висловлюються висновки,
пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

74.

При підготовці тексту документа рекомендується
дотримуватися таких правил:
1. Документи, що містять інформацію по різних
питаннях діяльності підприємства, організації (доповіді,
звіти і т.п.), діляться на розділи або підрозділи.
2. Кожен розділ повинен мати заголовок, що
відображає його зміст.
3. Необхідно замінювати складні пропозиції
простими, застосовуючи стійкі словосполучення, а також
використовувати в основному прямий порядок слів.
4. У розпорядчих документах потрібно вживати лише
дієслова в невизначеній формі (призначити, відрядити,
преміювати, затвердити, зобов’язати і т.п.).

75.

Стиль і мова службових документів повинні
відповідати наступним правилам:
дотримуватися вимоги офіційно-ділового стилю і
норм сучасної мови;
використовуватися
слова, закріплені практикою
документування управлінської діяльності (на ваш номер,
відповідно, вказані факти і ін.);
широко
застосовувати терміни юридичного і
бухгалтерського характеру (позовна заява, претензія,
дебет, кредит і т.д.);
необхідні
уніфікація і стандартизація ділового
мовлення в документах, що часто повторюється.
Використання трафаретних текстів значно прискорює
складання документів і підвищує їх грамотність.

76.

Всі документи повинні посвідчуватися.
Основними способами посвідчення документів є
підписання, затвердження і проставляння
печатки.
Підпис - обов'язковий реквізит документа.
Документ підписується керівним працівником
відділу або іншою посадовою особою відповідно
до їх компетенції. До складу реквізиту "підпис"
входять найменування посади особи, яка
підписує документ, особистий підпис і його
розшифровка.

77.

Окремі види документів після їх підписання
затверджуються.
Це
особливий
спосіб
посвідчення документів, що санкціонують
розповсюдження їх дії на певне коло осіб.
Документ, що підлягає затвердженню, набуває
юридичної сили тільки з моменту його
затвердження.
Реквізит
затвердження
складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", повного
найменування посади особи, що затверджує
документ
(включаючи
найменування
організації),
особистого
підпису,
його
розшифровки і дати затвердження.

78.

Як правило, затверджують наступні види
документів:
положення
(про
організації,
підприємства, структурні підрозділи і ін.);
статути підприємств і організацій, звіти і
баланси; штатні розписи, структури; поточні і
перспективні
плани;
акти
контрольноревізійного характеру: акти прийому і передачі
справ; окремі різновиди протоколів і ін. У
затверджені документи не допускається вносити
будь-які виправлення і доповнення без дозволу
особи, яка затвердила документ.

79.

Важливим моментом в роботі з кадровими
документами є їх узгодження. Перш ніж затвердити або
підписати документ, його необхідно погоджувати, тобто
поставити підпис (візу) посадової особи, що має
відношення до тексту документа. Узгодження повинне
забезпечити правильне рішення питання про якість
підготовленого
документа,
його
доцільність,
своєчасність,
економічну
і
науково-технічну
обґрунтованість,
відповідність
змісту
документа
чинному законодавству і правовим актам, що визначають
компетенцію відділу, що видав документ. Узгодження
документів може бути внутрішнім і зовнішнім.
Внутрішнє узгодження проводиться з різними
підрозділами і посадовими особами свого підприємства,
зовнішнє - з підлеглими і непідлеглими організаціями.

80.

Важливим реквізитом документів є резолюція. Вона
містить вказівки керівника по використанню документа,
включаючи прізвище виконавця, передписання дій,
порядок і термін виконання (якщо це необхідно), підпис
керівника і дату підписання резолюції.
Як правило на документі повинно бути не більше
однієї резолюції. Вказівка про виконання документа
дається одному або декільком посадовим особам.
Відповідальний виконавець має право скликати
співвиконавців.
Резолюція
пишеться
керівником
рукописним способом під реквізитом "адресат"
паралельно основному тексту документа. Поміщати
резолюції на тексті, адресатові і інших реквізитах
документа не рекомендується.

81.

Після виконання документа на ньому
робиться відповідна відмітка, і він прямує в
справу. Реквізит відмітки про виконання включає
слова "в справу", індекс справи, в яку буде
підшитий документ для зберігання, короткі
відомості про виконання документа по суті
питання з посиланням на знов складений
документ, дату і підпис керівника підрозділу.

82.

Договір - документ, що фіксує угоду сторін
про встановлення будь-яких відносин і
регулюючий ці відносини. Для того, щоб
укласти договір, підприємство, організація,
установа повинна мати право юридичної особи.
Громадяни можуть укладати договори як з
юридичними особами, так і між собою, але за
умови, що вони є дієздатними. Таким чином,
договір - це документ, що закріплює угоду двох
або більше сторін про встановлення, зміну або
припинення їх прав і обов'язків.

83.

Договори існують різні, але в роботі кадрових
служб частіше за все зустрічаються такі з них: на
навчання, на виробничу практику, трудовий
договір на певний термін роботи і т.п.
Договори мають наступні реквізити: назва
документа; місце укладення договору; дата;
короткий зміст; найменування сторін, що уклали
договір; посади, прізвища, імена і по батькові
осіб, що підписали договір; відповідальність
сторін; термін дії договору; юридичні адреси,
підписи і координати сторін, що уклали договір.

84.

У кадрових службах підприємств і організацій
складається велика кількість документів, що
відображають розгалужену діяльність цих
служб. Цінність таких документів різна. Значна
частина документів носить разовий характер;
такі документи після використання інформації,
що міститься в них, втрачають значення, і
подальше їх зберігання стає недоцільним. Інші
документи зберігають значення протягом ряду
років. Є документи, які, зважаючи на їх цінність,
повинні зберігатися вічно.

85.

Експертиза документів - це визначення їх
соціального і іншого значення в цілях відбору на
зберігання і встановлення термінів зберігання. В
процесі експертизи документів відбираються ті з
них, які підлягають постійному зберіганню.
Експертиза цінності документів здійснюється в
три етапи.

86.

Перший етап експертизи проводиться на
стадії поточної роботи з документами:
- при розробці номенклатури справ відділу
кадрів, коли визначають цінність майбутнього
справи на підставі переліків документів і досвіду
роботи;
- при реєстрації у відділі кадрів документів,
що поступають і створюваних там, коли
визначається приналежність до конкретної
справи з позначеним на його обкладинці
терміном зберігання.

87.

Другий етап експертизи здійснюється на
стадії підготовки справ для передачі в архів
підприємства після завершення роботи з ними.
Ця робота проводиться персоналом відділу
кадрів і контролюється експертною комісією
підприємства (організації).
Третій етап експертизи проводиться на стадії
підготовки справ для передачі на державне
зберігання. Експертизу здійснюють працівники
відомчого архіву, члени експертної комісії
підприємства і працівники державного архіву.

88.

У загальній масі документів відділу кадрів є
документи, що відображають його основну
діяльність (статути, положення, штатні розписи,
накази, перспективні і річні плани роботи з
кадрами, річні і квартальні звіти, протоколи
нарад і зборів колективу, листування з
вищестоящими організаціями, матеріали по
перевірках виконання постанов, вказівок по
роботі з кадрами, всі документи по особовому
складу і т.п.).

89.

Юридичною силою володіють тільки правильно
оформлені документи. В деяких випадках юридичну
силу мають також їх другі екземпляри (трудових
договорів, актів).
При експертизі цінності документів важливою
довідковою допомогою є різні види переліків
документів.
На
підприємствах,
в
організаціях
розробляються переліки типових документів з вказівкою
термінів зберігання документів, а також перелік
документів з термінами зберігання до п'яти років, які
підлягають знищенню без затвердження архівною
установою, і перелік документів, що підлягають прийому
в державний архів.
На всіх підприємствах і в організаціях створюються
експертні комісії.

90.

Основним завданням експертних комісій є
забезпечення регулярного збору, відбору і
підготовки документів до архівного зберігання після
завершення їх діловодства. Експертні комісії
керуються правилами, що діють, інструкціями,
переліками і номенклатурами справ.
Експертна комісія підприємства, структурного
підрозділу виконує наступні функції:
розглядає
проекти
номенклатур
справ
підприємства (організації) і структурних підрозділів;
організовує
щорічний відбір документів на
зберігання і знищення;

91.

розглядає описи справ постійного зберігання, що
підлягають передачі в державний архів, і описи
справ по особовому складу постійного і тимчасового
зберігання (більше 10 років);
розглядає акти про виділення до знищення справ, що
не підлягають подальшому зберіганню;
розглядає пропозиції про зміну термінів зберігання
окремих категорій документів;
бере участь в підготовці і розгляді проектів переліків
документів, типових і зразкових номенклатурних
справ;
здійснює контроль за діяльністю експертних комісій
структурних підрозділів.

92.

Найбільш
важливі
питання
організації
діловодства в кадрових службах підприємств і
організацій визначаються основними положеннями
єдиної державної системи діловодства. У кожному
відділі кадрів формується номенклатура справ, що є
затвердженим
в
установленому
порядку
систематизованим списком найменувань справ, що
заводяться в діловодстві відділу з вказівкою термінів
зберігання. Номенклатури справ складаються на
основі зразкових і типових номенклатур, які
розробляються і затверджуються міністерствами і
відомствами
за
узгодженням
з
архівними
установами.

93. Зразок форми номенклатури справ

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор __________________
"___“ __________________20__г.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
відділу кадрів ____________________________________
(найменування підприємства, організації)
Номер і шифр
справи
Найменування
справи
Термін
зберігання
Примітка

94.

Первинними документами по обліку кадрів на
підприємстві (в організації) є накази (розпорядження)
про прийом на роботу, звільнення і переведення на іншу
роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких
роблять відповідні записи в облікових документах
(особистих картках, трудових книжках ін.). Особисті
картки заповнюються відділом кадрів на всіх
працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або
сезонну роботу, на підставі опитування робочого або
службовця і відповідних документів: паспорта, диплома,
трудової книжки, посвідчення і ін. Про всі подальші
зміни в трудовому шляху працівника в особистих
картках
робляться
відповідні
відмітки,
після
ознайомлення з якими він ставить свій підпис.

95.

На фахівців з вищою освітою окрім особистої картки
заповнюється також облікова картка. Заповнену облікову
картку підписує той, хто поступає на роботу і завіряє
начальник відділу кадрів.
Особисті картки працівників комплектуються по
структурних підрозділах підприємства в алфавітному
порядку. Вони складають картотеку особового складу
організації. За даними особистих карток ведуть облік
чисельності, складу працівників і його змін відповідно
до типових і галузевих інструкцій за статистикою
чисельності робочих і службовців.

96.

Особисті картки працівників після їх звільнення
зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох
років, а потім в архіві підприємства ще 33 роки.
На керівників, фахівців, а також матеріально
відповідальних осіб окрім особистих і облікових карток
у відділі кадрів ведуться особисті справи, які є набором
різних документів, що характеризують їх біографічні,
ділові і особові якості.
Особисті справи систематизувалися в алфавітному
порядку або по структурних підрозділах відповідно до
затвердженого штатного розкладу.

97.

В особисті справи входять такі документи:
1) опис документів;
2) особистий листок по обліку кадрів;
3) доповнення до особистого листка по обліку кадрів;
4) автобіографія;
5) копії документів про освіту;
6) заява про прийом на роботу;
7) копії наказів про призначення або затвердження на посаді;
8) копії матеріалів за наслідками конкурсів фахівців і виборів
керівників;
9) характеристики (відгуки);
10) атестаційні листи
11) копії наказів про заохочення і стягнення; інші документи, що
характеризують працівника.

98.

Кожній особистій справі привласнюють порядковий
номер, відповідний номеру в штатно-посадовій книзі, який
записують в алфавітну книгу особистих справ підприємства.
Штатно-посадова книга є основним робочим документом
відділу кадрів, який відображає стан укомплектованості
апарату підприємства, організації і їх підрозділів керівниками,
фахівцями і службовцями. Вказану книгу складають
працівники по кадрах на основі штатного розкладу по
наступній формі: номер по порядку, найменування підрозділів
і посад, посадовий оклад (ставка): категорія персоналу,
прізвище, ім'я, по-батькові, рік народження, освіта і
спеціальність, дата і номер наказу про призначення на посаду.
Порядкові номери записів працівників в штатно-посадовій
книзі в цілях оперативного пошуку необхідних даних
привласнюють їх особистим справам і особистій картці.

99.

Заповнення особистого листка по обліку кадрів.
Особистий листок по обліку кадрів робітник заповнює
власноручно, відповідаючи на всі поставлені питання:
прізвище, ім'я, по батькові; стать; рік, число і місяць
народження; освіта (указується назва і місцезнаходження
учбового закладу, найменування отриманої спеціальності
і кваліфікації по диплому); володіння іноземними
мовами; вчений ступінь і вчене звання; наукові праці і
винаходи; виконувана робота з початку трудової
діяльності; державні і інші нагороди: відношення до
військового обов'язку і військове звання; сімейний стан;
домашня адреса; дата заповнення.
В кінці листка по обліку кадрів ставиться особистий
підпис особи, що заповнює його.

100.

Автобіографія - документ, який автор складає
самостійно, у вільній формі, проте з дотриманням
певних вимог. При вступі на роботу автобіографію
пишуть від руки на листі паперу формату А4 або на
спеціальному бланку. Форма викладу - оповідна (від
першої особи).
Всі відомості даються в хронологічному порядку і
так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий
шлях, ділову кваліфікацію і особисті якості людини. При
описі трудової діяльності не слід обмежуватися тільки
перерахуванням посад, необхідно пояснити причини
переходу з однієї роботи на іншу. Якщо тимчасово не
працював, треба вказати причину. Необхідно також
написати про зміни місця проживання.

101.

У автобіографії зазвичай указують назву
документа; ім'я, по батькові і прізвище автора;
число, місяць і рік народження, місце
народження; відомості про батьків (прізвище,
ім'я, по батькові, місце роботи); освіта і
спеціальність за освітою; вид трудової
діяльності: останнє місце роботи; нагороди і
заохочення; сімейний стан і склад сім'ї; домашня
адреса і телефон; дату; ставлять особистий
підпис.

102.

Характеристика - офіційний документ, який видає
адміністрація підприємства, установи, організації своєму
співробітникові при рішенні ряду питань (таких, як
надходження в учбовий заклад, відряджання на роботу в
іншу країну, атестація на посаду і т. п.). Вона може бути
оформлена на загальному бланку формату А4.
У характеристиці даються відгук про службову
діяльність співробітника, оцінка його ділових і особових
якостей.
Реквізити характеристики: назва виду документа
(характеристика); зазначення посади особи, якій
видається характеристика; найменування організації, що
видає характеристику; ім'я, по батькові і прізвище
співробітника; текст; підписи; печатка.

103.

У тексті характеристики можна виділити логічно зв'язані між
собою складові частини:
• перша частина - анкетні дані наступні за назвою документа,
де указують ім'я, по батькові і прізвище, посаду, вчений ступінь і
звання (якщо вони є), рік народження, освіту;
• друга частина - дані про трудову діяльність (спеціальність,
тривалість роботи на даному підприємстві або в організації,
відомості про просування по службі, рівень професійної
майстерності і т. п.);
• третя частина - власне характеристика, тобто оцінка особових
і ділових якостей (відношення до роботи, підвищення професійного
і культурного рівня, поведінка в побуті, відношення до колег);
наявність у співробітника нагород і інших службових заохочень;
• четверта частина - завершальна - містить висновок, в якому
вказується призначення характеристики.

104.

Текст характеристики висловлюється від
третьої
особи.
Підписує
характеристику
керівник підприємства. Підпис завіряється
гербовою печаттю. Нижче проставляється дата
підписання характеристики. Характеристику
видають працівникові на руки або з його відома
пересилають установі, організації, підприємству,
які її запитали.

105. Організація обліку і звітності по кадрах

Крім обліку особового складу підприємства
(організації) відділ кадрів веде облік і по інших
напрямах, наприклад облік відпусток, трудових
книжок, резерву на висунення, стягнень,
заохочень і ін.
Облік і ведення трудових книжок робочих і
службовців
здійснюється
в
порядку,
передбаченому інструкцією.

106. Організація обліку і звітності по кадрах

Порядок оформлення і обліку відпусток. Відпустка
оформляється у відділі кадрів. Згідно графіку робочі і
службовці за два тижні отримують записку про надання
відпустки, погоджують дату відпустки з керівником
підрозділу і повертають бланк записки про відпустку з його
підписом у відділ кадрів. Працівник відділу кадрів вносить
записи про чергову відпустку в особисту картку і журнал
обліку відпусток. Потім записку про надання відпустки
передають в бухгалтерію для розрахунку. На керівників
підрозділів, а також матеріально відповідальних працівників
окрім записки про відпустку оформляють наказ з вказівкою
заміщаючих співробітників. Після закінчення поточного
місяця працівник по кадрах, що відає обліком відпусток,
підводить підсумок кількості працівників, що знаходилися в
різного роду відпустках, і складає звідну довідку.

107. Організація обліку і звітності по кадрах

Облік нагороджень робочих і службовців орденами і
медалями, присвоєння ним почесних звань ведеться у відділі
кадрів в спеціальному журналі. Заохочення оголошуються в
наказі або розпорядженні, доводяться до відому колективу і
заносяться в трудову книжку працівника. Працівники відділу
кадрів ведуть також облік стягнень, які оголошуються в наказі
(розпорядженні) і повідомляються працівникові під підпис.
Дисциплінарні стягнення в трудову книжку не заносяться.
Журнал обліку дисциплінарних стягнень ведеться по
наступній формі: номер по порядку; прізвище, ім'я, по
батькові; номер і дата наказу; посада і місце роботи; характер
порушення; вид і зміст дисциплінарного стягнення. Окрім
журналів в особистих справах по персональному обліку
кадрів повинні бути листи заохочень і стягнень, в яких
відбивається, за що і як заохочений або покараний працівник.

108. Організація обліку і звітності по кадрах

Облік резерву кадрів на висунення здійснюється
відділом кадрів за допомогою складання списків і
картотеки резерву. Списки резерву складаються окремо
по кожній номенклатурі. Одночасно із списками на
кожного працівника, зарахованого до резерву, заводяться
спеціальні картки. Картки обліку резерву складають
картотеку резерву, усередині якої формуються розділи,
відповідні затвердженим номенклатурам посад. Розділи
резерву по номенклатурах, у свою чергу, діляться на
групи за конкретною посадовою ознакою кандидатів на
висунення.

109. Організація обліку і звітності по кадрах

Картки обліку резерву окрім обов'язкових соціальнодемографічних
даних
претендентів
включають
інформацію про підвищення їх кваліфікації і
загальноосвітнього рівня, тимчасове заміщення інших
посад, відрядження і стажування, виконання спеціальних
доручень, виконувану роботу і ін. Списки резерву кадрів
на висунення складаються по приведеній далі формі.
№
пп
На яку
посаду
планується
Прізвище,
ім'я, по
батькові
Рік
народження
Освіта
Місце
(який
роботи і
учбовий посада (з
заклад і
якого
коли
часу)
закінчено)

110. Організація обліку і звітності по кадрах

Окрім перерахованих відділом кадрів ведуться і інші
види обліку. Так, окремим списком здійснюється облік
сумісників, неповнолітніх працівників, молодих фахівців
і молодих робочих, а також табельний облік, облік по
професійному навчанню і підвищенню кваліфікації
робочих і службовців і ін.
Облік різних сторін управління кадрами на
виробництві передбачає також складання різної поточної
інформації і державної статистичної звітності.
При організації обліку кадрів за допомогою
користування стандартними комп’ютерними програмами
підсистеми АСОВІ "Кадри" міністерства і відомства
забезпечують
свої
підприємства
і
організації
спеціальними інструкціями, програмами і положеннями
по складанню і обробці кадрової інформації .

111.

Оцінка діяльності служб управління персоналом - це
систематичний
планомірно
організований
процес,
направлений на порівняння витрат і результатів, пов'язаних з
діяльністю кадрових служб, а також на співвідношення цих
результатів з підсумками діяльності організації в цілому.
Оцінка діяльності кадрової служби ґрунтується на
визначенні ефективності кадрової роботи, направленої на
досягнення цілей організації і якісне виконання завдань, що
стоять перед нею.
Результати оцінки служать підсумковими індикаторами,
що фокусують увагу на проблемах управління персоналом
(якість кадрової роботи, задоволеність робітників організації,
виконавська дисципліна, плинність кадрів і ін.). Оцінка
діяльності кадрових служб спирається на критерії
ефективності, виражені в об'єктивних показниках розвитку
виробництва.

112. Показники оцінки ефективності діяльності підрозділів по управлінню персоналом

Показники
власне
економічної
ефективності
Показники
ступеня
відповідності
Співвідношення
витрат, необхідних
для забезпечення
організації
кваліфікованою
робочою силою
відповідної
кількості і якості, і
отриманих
результатів
діяльності
Відповідність
чисельності
працівників і
числа робочих
місць (кількісна
укомплектованість
кадрового складу)
Показники
ступеня
задоволеності
працівників
Задоволеність
роботою у даній
організації
Задоволеність
діяльністю
підрозділів
управління
персоналом
Непрямі
показники
ефективності
Плинність кадрів
Рівень абсентизма
Продуктивність
праці
Показники
якості продукції
(відсоток браку,
рекламацій та ін.)

113. Показники оцінки ефективності діяльності підрозділів по управлінню персоналом

Показники
власне
економічної
ефективності
Витрати на окремі
напрямки і
програми
діяльності
працівників і
організації в
цілому.
Ефект дії окремих
кадрових програм
на
результативність
діяльності
робітників і
організації в
цілому
Показники
ступеня
відповідності
Відповідність
професійнокваліфікаційних
характеристик
працівників
вимогам робочих
місць,
виробництва в
цілому (якісна
укомплектованість)
Показники
ступеня
задоволеності
працівників
Непрямі
показники
ефективності
Кількість скарг
працівників
Рівень
виробничого
травматизму і
профзахворювань

114. Показники оцінки ефективності діяльності підрозділів по управлінню персоналом

Показники
власне
економічної
ефективності
Відношення
бюджету
підрозділу
управління
персоналом до
чисельності
обслуговуваного
Показники
ступеня
відповідності
Показники
ступеня
задоволеності
працівників
Непрямі
показники
ефективності

115.

Кількісна оцінка діяльності кадрових служб
припускає точне визначення витрат, необхідних
для ефективної реалізації фірмової кадрової
політики. При цьому слід враховувати витрати
як на утримання персоналу, так і на його
поповнення і навчання. У складі витрат на
утримання персоналу виділяються різні групи
основних і додаткових витрат.

116.

Середні витрати на кадрові заходи, направлені на
поповнення і навчання штату співробітників організації,
розраховуються так :
Середні витрати на одного = Витрати на відбір персоналу
прийнятого працівника
Кількість прийнятих працівників
Середні витрати на навчання
одного працівника
= Загальна вартість навчання
Кількість тих, що навчилися

117.

Укомплектованість кадрового складу оцінюється як
кількісно - тим зіставленням фактичної чисельності
працівників з потрібною (розрахунковою) величиною по
трудомісткості операцій або з плановою чисельністю і
чисельністю, передбаченою штатним розкладом, так і
якісно - по відповідності професійно-кваліфікаційного
рівня працівників вимогам займаних робочих місць
(посад).
Ступінь
задоволеності
працівників
працею
оцінюється на основі опитів і аналізу думок
співробітників організації. Такі думки виявляються
шляхом
анкетування
працівників
соціальнопсихологічною службою організації.

118.

Ефективність роботи підрозділів кадрової служби при
анкетуванні, працівників можна оцінити на підставі
суб'єктивних критеріїв:
ступеня
співпраці різних підрозділів організації із
службою управління персоналом;
думки лінійних менеджерів про ефективність фірмової
кадрової роботи;
готовності працівників кадрової служби до співпраці зі
всіма працівника організації при рішенні кадрових проблем;
ступеню довіри у взаєминах з працівниками по кадрах;
швидкості, якості і ефективності виконання послуг
кадровою службою;
оцінки якості інформації і професіоналізму консультацій,
що видаються кадровою службою керівникам організації.

119.

Основними
непрямими
критеріями
ефективності діяльності служби управління
персоналом є показники якості розстановки
працівників по робочих місцях (посадам),
плинності і змінюваності кадрів, стану трудової і
виконавської дисципліни,

120.

Дякую за увагу!