Информационно-справочная документация. Представление. Заявление

1. Информационно -справочная документация

2.

Управленческие документы представлены несколькими
системами документации, основными из которых являются:
организационно-правовая документация;
организационно-распорядительная документация;
информационно-справочная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация по информационному обеспечению деятельности
организации и другие системы документации

3. Справочно-информационные документы

содержат информацию о фактическом состоянии
дел для принятия организационно-правовых и
распорядительных документов.
Сообщают сведения, побуждающие принимать
определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют выбрать тот
или иной способ управленческого воздействия. Они
не содержат поручений, не обязывают выполнять
поручения.

4. Справочно-информационные документы

Документы этой системы играют служебную
роль по отношению к организационным и
распорядительным документам
Особенностью этих документов является то,
что они идут снизу вверх по системе
управления: от работника к руководителю
подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации,
от подведомственной организации в
вышестоящую.

5. Справочно-информационные документы

Виды:
Служебное письмо;
Докладная записка;
Служебная записка;
Объяснительная записка;
Предложение;
Представление;
Заявление;
Протокол;
Акт;
Справка;
Заключение;
Отзыв…

6. Представление

- документ, содержащий предложение о
назначении, перемещении или поощрении
личного состава, а также рекомендацию
определенных действий и мероприятий по
вопросам деятельности учреждения.
Представление подписывается руководителем
структурного подразделения и адресуется
руководству организации.
Датой представления является дата его
подписания.

7. Представление

Текст представления, как правило, содержит следующую информацию:
- фамилия, имя, отчество (представляемого);
- дата рождения;
- образование;
- занимаемая должность;
- наименование структурного подразделения;
- стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);
- оценка трудовой деятельности;
- оценка служебной деятельности;
- повышение профессионального уровня;
- оценка политических, деловых и моральных качеств;
- информация об участии в общественной работе;
- мотив назначения, перемещения или поощрения;
- наименование должности, на которую предлагается назначить или
переместить;
- структурное подразделение, в которое предлагается назначить или
переместить

8. Представление

Обязательными реквизитами представления
являются:
наименование подразделения,
наименование вида документа,
дата, регистрационный номер,
адресат,
заголовок к тексту,
текст,
подпись

9.

10.

11.

12. Заявление

– документ, содержащий просьбу или предложения лица
(лиц) учреждению или должностному лицу.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу
(руководителю организации, его заместителю или
руководителю структурного подразделения).
По содержанию заявления подразделяются на две группы:
- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о
предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по
собственному желанию и так далее);
- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе
организации, отдельных должностных лиц и так далее без
указания на нарушения собственных прав заявителя.

13. Заявление

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве
документа, фиксирующего инициативу работника по
совершению какого-либо действия, имеющего для него
определенные правовые последствия или согласие
работника с какими-либо действиями работодателя.
В зависимости от количества заявителей заявление может
быть:
- индивидуальным;
- коллективным (например, в статье 195 ТК РФ
упоминается о заявлении от представительного органа
работников).

14. Заявление

В соответствии с Трудовым кодексом работник пишет заявление в случаях:
получения копий документов о работе в данной организации — ст. 62;
перевода на другую работу — ст. 72.1;
прекращения действия трудового договора (увольнение по
собственному желанию) — ст. 80;
предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска — ст. 122;
компенсации части отпуска, превышающего 28 дней, — ст. 126;
предоставления неиспользованного отпуска (или компенсации за него)
с последующим увольнением — ст. 127;
получения всех видов неоплачиваемых отпусков — ст. 128;
выполнение дополнительной работы (совмещение профессий,
должностей; расширение зон обслуживания, увеличение объема
работы; исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
без освобождения от работы, определенной трудовым договором) —
ст. 60.2;
оформления новой трудовой книжки в случае ее утраты или
повреждения – ст. 65).

15. Заявление

Заявлением оформляется и письменное
согласие работника на:
получение его персональных данных у
третьей стороны, на обработку и
использование его персональных данных
(ст. 86),
передачу его персональных данных (ст.
88).

16. Заявление

Заявление составляется в произвольной форме или
на трафаретном бланке, разработанном у
конкретного работодателя.
Личное заявление работника по кадровым вопросам
(о приеме, переводе, увольнении и так далее)
пишется, как правило, от руки, в произвольной
форме без исправлений, подчисток, приписок.
Заявление может иметь приложения (например, к
заявлению о приеме на работу прилагаются копии
документов об образовании, анкета, автобиография
и другие).

17. Заявление

Текст любого заявления начинается с существа вопроса,
обращения («прошу принять...», «прошу проверить
состояние ...»), а затем идет детализация затронутого
вопроса. Форма изложения текста свободная.
Не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы
(«весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу
не отказать»)
Заявление подписывается автором и передается
руководству для принятия решения. Решение руководства
выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит
основанием к изданию приказа по личному составу или
другого документа (письма автору о принятии решения,
приказа о проведении экспертизы, проверки и тому
подобное).

18. Заявление

Обязательными реквизитами заявления (в
трудовых отношениях) являются:
наименование вида документа,
дата, регистрационный номер,
адресат,
фамилия, имя, отчество, должность заявителя и
структурное подразделение, в котором он
работает, (иногда указывается адрес заявителя:
индекс, адрес места жительства, телефон),
текст,
подпись и расшифровка подписи.