Составление и оформление информационно-справочных документов

1. Составление и оформление информационно-справочных документов

Лекция 6

2. Понятие информационно-справочных документов

1. Документы, используемые для обмена информацией в
деятельности органов власти, организаций.
2. Содержат информацию о фактическом положении дел в
организации.
3. Служат основанием для издания распорядительных
документов.
4. Носят вспомогательный характер по отношению к
организационно-распорядительным документам и, как
правило, не являются обязательными к исполнению.
5. Информация, содержащаяся в информационно-справочных
документах, может побуждать к действию или быть принята
к сведению.

3. К информационно-справочным документам относятся

1. Акт.
2. Справка.
3. Докладная записка.
4. Служебная записка.
5. Объяснительная записка
6. Представление.
7. Заявление.

4. 1. Акт

Документ, составленный несколькими
лицами (комиссией), подтверждающий
установленные факты, события или
действия (акт о нарушении трудовой
дисциплины, акт приёмки
выполненных работ и т.п.)

5. Реквизиты акта

05— наименование организации - автора документа;
09— наименование вида документа;
10— дата документа;
11— регистрационный номер документа;
13 — место составления документа;
16 — гриф утверждения;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
16 — отметка о наличии приложения;
22— подписи.

6. ТЕКСТ АКТА

Вводная часть
Констатирующая часть

7.

Акт оформляется на
бумаге формата А4 с
сокращенным
воспроизведением
постоянных реквизитов, в
угловом варианте
исполнения.
Название документа
печатается от левого поля
формуляра с разрядкой:
«АКТ».

8. Вводная часть акта

Вводная часть акта
Начинается словом «Основание», которое печатается через 2–4
межстрочных интервала после заголовка. После слова «Основание»
ставится двоеточие и указывается наименование документа в
именительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок к тексту.
Составлен:
Председатель: наименование должности, фамилия и инициалы (в
именительном падеже) председателя комиссии
Члены комиссии: наименования должности, фамилии и инициалы (в
именительном падеже) членов комиссии (располагаются в алфавитном
порядке).
Присутствовали: аналогично
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии",
"Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

9. В констатирующей части акта

В констатирующей части акта
Констатируется содержание и характер проведенной
комиссией работы, установленные факты и события,
делаются выводы и замечания.
Акт подписывается всеми членами комиссии с указанием
должностей и расшифровкой подписей.
Акты, затрагивающие материальные и финансовые
вопросы, утверждаются руководителем и заверяются
печатью.

10. Оформление вводной части

11.

12.

13. 2. Справка

Документ информационного характера,
касающийся описания основной
деятельности организации и
подтверждение каких-либо фактов,
событий на основе задокументированной
информации.

14. Виды справок

Содержащие информацию,
необходимую в процессе
управления (например,
бухгалтерские справки);
Подтверждающие те или
иные юридические факты и
выдаваемые
заинтересованным лицам.

15. ст. 62 Трудового кодекса РФ

Справка выдается по заявлениям работников в
течение трех рабочих дней.
При помощи справок в самых разных инстанциях
работник может подтвердить факт своей работы в
организации, сумму дохода за определенный
период, уплаченные налоги и другие важные
сведения
Такие справки, как правило, имеют
унифицированные формы (например, Форма 2НДФЛ)

16. Виды справок

Справки могут быть внутренними (для
руководства) и внешними (для внешних
организаций).
Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а
справки, составляемые по запросам внешних
организаций — руководитель организации.
В справках для внешних пользователей
указываются дата или период времени, к
которому относятся запрашиваемые сведения.
Такие справки имеют обязательный
реквизит "Заголовок к тексту".

17.

18. Реквизиты справки

05— наименование организации - автора документа;
09— наименование вида документа;
10— дата документа;
11— регистрационный номер документа;
13 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
22— подпись
24 — печать

19.

20. Требования к оформлению справки

• Если в справке излагаются данные по нескольким
вопросам, то она разбивается на разделы и подразделы,
которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными
точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной
буквы и заканчивается точкой.
• Содержимое справки может быть оформлено в виде
таблицы, содержащей цифровую или словесную
информацию о нескольких объектах по ряду признаков.
• Названия граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки
— со строчных, если они составляют одно целое с
заголовком, т.е. поясняют его.

21. 3. Докладные записки

Документ,
адресованный
вышестоящему
руководителю, с
изложением
конкретной
проблемы или
постановкой вопроса
и содержащий ответы
и предложения

22. Реквизиты докладной записки

05— наименование организации - автора документа;
09— наименование вида документа;
10— дата документа;
11— регистрационный номер документа;
13 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
22— подпись

23. Виды докладных записок

Инициативная -составляется с целью
побудить адресата принять определенное
решение, поэтому в тексте записки
излагаются факты, содержатся конкретные
предложения, рекомендации или выводы.
Информационная -составляется регулярно и
содержит информацию о деталях, результатах
или методах выполнения работы.
Отчетная - информирует о завершении
работы, ее этапа, выполнении указаний,
распоряжений и т.п.

24. Оформление текста

Констатирующая часть – излагаются причины,
факты или события, послужившие поводом для
ее написания.
Анализирующая часть – содержится анализ
сложившейся ситуации и приводятся возможные
варианты решения.
Резюмирующая часть – содержатся выводы и
предложения о конкретных действиях, которые,
по мнению составителя, необходимо
предпринять.

25. Служебные записки

Служебная записка — разновидность докладной, форма
внутренней деловой переписки между подразделениями
организации или должностными лицами, не
находящимися в прямом подчинении.
Цели служебной записки: запрос информации,
выдача инструкций, сопровождение другого
сообщения (сопроводительная записка), объявление
(извещение).
Законодательством не предусмотрены жесткие
требования к составлению и оформлению служебных
записок, поэтому порядок их оформления с учетом
специфики организации следует закрепить в
инструкции по делопроизводству.

26.

27.

28. Объяснительные записки

Объяснительная записка — документ,
объясняющий вышестоящему
непосредственному руководителю причины
невыполнения какого-либо поручения,
нарушения трудовой или технологической
дисциплины.

29.

Объяснительная записка пишется работником от руки в
единственном экземпляре на стандартном листе бумаги
формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она
также может быть набрана на компьютере с
использованием трафаретной формы, принятой в
организации. Форма объяснительной записки, а также
способ исполнения (рукописный или на компьютере)
законодательно не закреплены.
Объяснительная записка может составляться структурным
подразделением или конкретным должностным лицом.

30. Текст объяснительной записки должен содержать

Текст объяснительной записки должен содержать
описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию
убедительно и содержат неопровержимые
доказательства;
приложения-документы, оправдывающие действия и
подтверждающие те или иные обстоятельства.