Key Performance Indicators (KPI). Ключевой показатель деятельности»

1. Key Performance Indicators (KPI)

2. Немного истории

Питер Друкер (Peter Ferdinand Drucker (1909—2005 превратил управление —
непопулярную и неуважаемую в 50-е гг. XX в. специальность в научную
дисциплину. Питер Друкер - основоположник системы оценки достижения
результатов — целей через ключевые показатели эффективности.
Согласно Друкеру руководители должны избегать «ловушек времени», когда
они вовлечены в процесс решения текущих ежедневных задач, поскольку это
приводит к тому, что они начинают забывать выполнять задачи, направленные
на достижение результатов (целей).
Современным воплощением управления по целям, является «Система KPI
(КПЭ)», которая включает в себя множество управленческих концепций,
появившихся за последние 20-30 лет и дополняющих классическое «Управление
по целям».
Управление по целям — метод управленческой деятельности,
предусматривающий:
предвидение возможных результатов деятельности
планирование путей их достижения

3. Трудности перевода

На русский язык термин наиболее часто переводится как «ключевой показатель
эффективности», что является не вполне корректным: эффективность характеризует
соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью KPI
можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод «Ключевой
показатель деятельности».
Стандарты ISO 9000:2008:
слово performance содержит в себе два термина: результативность и
эффективность.
По стандарту:
результативность — это степень достижения запланированных результатов
(способность компании ориентироваться на результат),
эффективность — соотношение между достигнутыми результатами и
затраченными ресурсами (способность компании к реализации своих целей и
планов с заданным качественным уровнем, выраженным определёнными
требованиями – временем, затратами, степенью достижения цели).
performance объединяет в себе и результативность, и эффективность.
Таким образом, правильным переводом термина KPI будет "ключевой
показатель результатов деятельности", так как результат деятельности
содержит в себе и степень достижения, и затраты на получение результата.

4. Определение

KPI (Key Performance Indicator) – это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных
целей.
KPI— это инструмент измерения поставленных целей.
KPI – это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.
Если показатель, который вы придумали, не связан с целью, то есть не образуется исходя из её содержания, тогда нельзя использовать
данный KPI.
Технологии постановки, пересмотра и контроля целей и задач легли в основу концепции, которая стала основой современного управления и
называется «Управление по целям».

5. Типы KPI

Ключевые показатели эффективности можно разделить на:
Запаздывающие — отражают результаты деятельности по истечении
периода
Опережающие — дают возможность управлять ситуацией в пределах
отчётного периода с целью достижения заданных
результатов по его истечении
К запаздывающим, относятся финансовые показатели. Финансовые показатели
демонстрируют связь с желаниями собственника и возможностями компании
генерировать денежные потоки, однако в силу своего запаздывающего
характера не могут описывать текущую эффективность подразделений и
компании в целом.
Оперативные (опережающие) показатели, рассказывают о текущей
деятельности подразделений и компании в целом, параллельно и косвенно
отвечая на вопросы о том, какие денежные потоки могут быть в будущем, а
также каковы качество процессов и продукции, степень удовлетворённости
заказчиков.

6. Этапы разработки KPI

1. Предпроектные работы:
Получение одобрения и поддержки высших руководителей.
Инициация и планирование проекта.
Создание проектной группы.
Проведение предпроектного исследования.
2. Разработка методологии системы KPI:
Оптимизация организационной структуры.
Разработка методической модели.
Разработка процесса управления компанией на основе KPI
Разработка системы нормативно-методической документации (регламентация).
3. Разработка информационной системы KPI:
Разработка ТЗ для настройки (программирования) информационной системы.
Настройка (программирование) информационной системы.
Обучение пользователей.
Проведение опытной эксплуатации.
4. Завершение проекта. Ввод системы KPI (методологии и информационной системы) в
промышленную эксплуатацию. При разработке методологии KPI важно акцентировать внимание:
Изменениях корпоративной культуры и организация процессов
Разработке целостной стратегии развития KPI
Разъяснении персоналу достоинств KPI
Идентификации общекорпоративных КФУ
Выборе решающих KPI для всей организации
Разработке структуры отчетности для всех уровней
Координации применения решающих KPI
Уточнении KPI для поддержания их актуальности.

7. Правила и принципы внедрения KPI

Правило «10/80/10» - Коплан и Нортон рекомендовали использовать не
более 20 KPI. Хоуп и Фрейзер предлагают использовать не более 10. Самой
лучшей рекомендацией из существующей практики является правило
«10/80/10». Это означает, что организация должна иметь около 10 ключевых
показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10
ключевых показателей эффективности.
Для подразделений, Панов рекомендует использовать не более 10-15 KPI, в
противном случае менеджеры будут перегружены планированием, а
руководство компании - "разбором полётов" по исполнению KPI, которые не
сильно влияют на результативность, как подразделения, так и компании.
Принцип управляемости и контролируемости - подразделению,
ответственному за определённый показатель, должны быть выделены ресурсы
на его управление, а результат может быть проконтролирован.
Принцип партнерства - успешное решение задачи повышения
производительности требует установления эффективного партнерства между
всеми заинтересованными лицами: совместная разработка стратегии внедрения
системы, необходимость добиться понимания того факта, что требуются
перемены.

8. Правила и принципы внедрения KPI

Принцип перенесения усилий на главные направления - повышение
производительности требует расширения полномочий сотрудников организации,
особенно тех, кто работает непосредственно на «передовой линии»: помощь
сотрудникам нуждающимся в повышении квалификации, обеспечение
проведения тренингов, передачу ответственности на разработку собственных
KPI, эффективное действие коммуникаций (горизонтальной и вертикальной)
Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и
повышения производительности - очень важно, чтобы менеджеры создали
такую интегрированную схему оценки показателей и отчетности, которая
стимулировала бы конкретные ответственные действия. Необходимо регулярно
проводить отчетные совещания, по срокам, в зависимости от сложности
решаемого вопроса.
Принцип согласования производственных показателей со стратегией Показатели производственной деятельности лишены всякого смысла до тех пор,
пока они остаются не привязанными к текущим критическим факторам успеха
(КФУ), составляющим ССП, и стратегическим целям организации.

9. Использование KPI

Наиболее актуально использование понятия KPI в управлении бизнеспроцессами: KPI являются измерителями результативности, эффективности,
производительности бизнес-процессов.
Выделяются следующие виды ключевых показателей:
KPI результата – сколько и какой результат произвели;
KPI затрат – сколько ресурсов было затрачено;
KPI функционирования – показатели выполнения бизнес-процессов
(позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его
выполнения);
KPI производительности – производные показатели, характеризующие
соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его
получение;
KPI эффективности (показатели эффективности) - это производные
показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам
ресурсов.
При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих
правил:
Набор показателей должен содержать минимально необходимое их
количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
Каждый показатель должен быть измерим;
Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий
эффект от использования данного показателя.

10. Пример: процесс «Материально-технического обеспечения» производственной компании

Выделять показатели
наиболее удобно
применительно к
Процессу,
Входы,
Выходы,
Управление (правила
выполнения процесса) и
Механизмы
(оборудование, персонал).
Показатели
эффективности и
показатели
производительности,
являясь производными,
при использовании такой
схемы характеризуют
процесс в целом.

11. Практическое применение KPI Использование в цикле планирования и контроля

Поскольку KPI являются измерителями результата и затрат, то они могут
использоваться при планировании и контроле деятельности как элементы
плана.
Пример:
Показатели, значения которых могут выступать в качестве элементов плана для
Отдела материально-технического обеспечения:
% своевременного выполнения заявок на ТМЦ - 99%;
% ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство, - 100%;
После осуществления деятельности, измеряются и фиксируются фактические
значения показателей. При серьезных отклонениях фактических значений от
плановых в худшую сторону необходимо провести анализ деятельности и
разработать корректирующие мероприятия.
Преимущества использования KPI в обычной деятельности компании:
планирование и анализ деятельности осуществляются на основе тех
результатов, которые нужны бизнес-системе. Все показатели не выдуманы
абстрактно, а «произошли» от процесса, который закрепляет необходимую
системе деятельность. Если же планирование происходит само по себе, в
отрыве от реальной деятельности, то зачастую выбор показателей и их целевых
значений не способствует достижению основных целей организации, а является
произвольным и не всегда обоснованным.

12. Мотивация персонала

При использовании KPI становится четкой и прозрачной система
мотивации: поскольку фиксируются плановые и фактические
значения, то руководителю ясно, за что и как мотивировать
сотрудника. Тот, в свою очередь, хорошо понимает, при каких
условиях и какое вознаграждение он получит, а за что его ожидает
взыскание.
Пример:
Начальник отдела снабжения
премируется за успешное достижение запланированных показателей
эффективности и результативности;
депремируется за невыполнение показателей деятельности (срыв сроков сдачи
проекта бюджета в финансовое управление).
Таким образом, благодаря KPI компания вознаграждает сотрудника за
получение нужных ей результатов, а сотрудник заинтересован в получении
результатов наравне с компанией.

13. Литература:

1.
Панов М. М. Оценка деятельности и система управления компанией на основе
2.
Клочков А. К. KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических
3.
David Parmenter. Key Performance Indicators: Developing, Implementing and Using
4.
Беккер, Брайан Е., Хьюзлид, Марк А., Ульрих, Дэйв. Измерение результативности
работы HR – департамента. Люди, стратегия и производительность/ [пер. с англ.
Н. Ю. Скачек]. – М.: Вильямс, 2007. – 304 с.
5.
Беркутова Т.А., Крониковская Н.В., Мартьянова И.А., Пономарев А.М. Оценка
персонала как управленческая задача: эффективность, компетенции, деловые
коммуникации. – Екатеринбург-Ижевск: Изд-во института экономики УрО РАН,
2007. – 370 с.
6.
Каплан, Роберт С., Нортон Дейвид П.. Сбалансированная система показателей: от
стратегии к действию. – М.: Олимп-Бизнес, 2004. – 294 с.
Макарова И.К. Управление персоналом: учебник / И.К. Макарова. – М.:
Юриспруденция, 2002.
KPI. — М.: Инфра-М, 2012. — 255 с. — (Просто, Кратко, Быстро). — 500 экз. —
ISBN 978-5-16-005781-1
инструментов. — Эксмо, 2010. — 160 с. — ISBN 978-5-699-37901-9
Winning KPI's. — New Jersey, USA: John Wiley & Sons, inc., 2007. — С. 233. — ISBN 0470-09588-1(англ.)

14. Спасибо за внимание!

Готова ответить на Ваши вопросы!