Лекция 3_РЯвДД

1. Лекция 3. ПОНЯТИЕ, ВИДЫ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

.

2.

Официально-деловой стиль (ОДС) – функциональная разновидность
современного литературного, языка, обслуживающая сферу права, власти,
администрации, коммерции, внутри- и межгосударственных отношений.
«Стилистический энциклопедический словарь»
Подстили ОДС:
• законодательный (документы предписывающего характера, регулирующие
отношения в треугольнике «человек – организация – государство»);
• административный (канцелярский) (деловые запросы и ответы на них,
распоряжения исполнительных органов власти, коммерческая переписка и др.);
• судопроизводственный (судебный, юрисдикционный) (документы, фиксирующие
факты невыполнения законов субъектами права; констатирующего характера, нередко
доминирующего над предписывающим);
• дипломатический (регулирующие отношения в сфере международной политики
документы; в некоторых жанрах допускаются экспрессивно окрашенные элементы,
помимо констатации и предписания).

3.

Документирование ‒ регламентированный процесс записи информации на
бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Итог документирования ‒ создание документа.
Документ ‒ зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон от 27 июля
2006 г. № 149-ФЗ (ред. от 31 декабря 2014 г.) «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» с изм. и доп., вступ, в силу с 1 сентября 2015
г.).
Признаки документа:
наличие информации, смыслового содержания; стабильная вещественная
(материальная) форма, обеспечивающая долговременное использование и
хранение документа;
функциональная предназначенность для передачи информации в
пространстве и времени, т.е. для использования в социальных
коммуникационных каналах.

4. Функции документа

Информационная
Управленческая
Правовая
Коммуникативная
Учетная
Социальная
Культурно-историческая
Носитель и источник информации
позволяет организовывать, регулировать, контролировать,
анализировать производственные процессы
служит юридической основой производственной деятельности,
подтверждает факты, удостоверяет сведения и показатели
помогает организовывать обмен информацией и общение между
различными объектами
накапливает сведения за определенные периоды времени и
позволяет их
анализировать,
выявляя
тенденции
и
закономерности
отражает
социально-экономическую,
политическую,
общественную и другие сферы жизни государства и его граждан
памятник культуры данной эпохи, показывает ее специфику,
колорит, нравы, обычаи, традиции, является источником знаний
о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее
других исторических памятников раскрывает исторические
события, подтверждает и дополняет факты, помогает
восстанавливать историческое прошлое стран и народов

5. Виды документов:

организационные (учредительный договор, уставы,
положения, инструкции);
распорядительные (постановления, решения, приказы,
распоряжения);
информационно-справочные
(акты,
письма,
факсограмма, докладные и служебные записки, справки,
протоколы и др.).

6.

Документооборот – это жизненный цикл документа:
от оформления до архивации (или утилизации, если
документ оказался ненужным).
Документооборот
может
быть
стандартным
(бумажный носитель), электронным или смешанным.
Принципы грамотного документооборота:
• четкость движения;
• непрерывность процесса

7.

Документная лингвистика – научная дисциплина, изучающая
официальные документы как тексты особого рода, имеющие
специфическую композиционную, языковую и стилевую
организацию.
Объект документной лингвистики – тексты письменных
официальных документов (документные тексты).
Предмет – изучение языковых и стилевых свойств
документных текстов как средств фиксации и передачи
информации в деловой коммуникации.
Цель – оптимизация процессов письменной деловой
коммуникации.

8.

Задачи документной лингвистики:
• изучение особенностей языка и стиля, присущих отдельным документным
комплексам (системам документов) и отдельным видам документов;
• оптимизация языка и стиля официальных документов, отбор тех языковых и
стилевых средств, которые наилучшим образом передают содержание
документируемых ситуаций;
• разработка рекомендаций по подготовке текстов документов отдельных
видов, систем документации;
• унификация текстов документов, применяемых в автоматизированных
информационных системах и при традиционных способах документирования в
типовых повторяющихся ситуациях делового общения;
• изучение структуры документных текстов;
• изучение влияния экстралингвистических факторов на процессы деловой
письменной коммуникации.

9. Документы по фактору адресации

Внутренняя деловая Внешняя деловая
переписка ведется между
переписка ведется
между должностными разными организациями,
учреждениями,
лицами,
должностными и частными
подразделениями
лицами, не состоящими в
одной организации,
прямом подчинении по
учреждения
отношению друг к другу

10. Классификация документов

1) По способу документирования:
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фото-, фонодокументы.
2) По сфере использования:
организационно-распорядительные;
финансово-бухгалтерские;
научно-технические;
по труду;
отчетно-статистические.

11.

3) По месту составления:
входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (составленные и используемые в самой организации).
4) По ограничению доступа:
открытые (несекретные);
с грифом ограничения доступа.
5) Документы могут иметь следующие грифы:
«Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только
для работников конкретной организации или отрасли);
«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация,
содержащая государственную тайну);
«Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством
РФ);
«Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих
целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

12.

6. По происхождению:
официальные (служебные); среди официальных документов выделяют группы
личных документов: удостоверяющих личность (паспорт, пропуск), специальность,
образование (диплом, аттестат), трудовой стаж(трудовая книжка) и др.
личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными, создаются
вне сферы служебной деятельности (личная переписка, дневники).
7. По юридической значимости:
подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных
документов, собственноручно подписанные автором);
копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической
силы);
заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с
установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им
юридическую силу);
дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие
юридическую силу).

13.

8) По форме изложения:
индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);
трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее
подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с
места работы);
типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например,
командирования), используемые во всех организациях.
9) По срокам хранения:
постоянного хранения;
долговременного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет).
10) По количеству затронутых тем:
простые (содержат изложение одного вопроса – объяснительная записка, акты,
письма);
сложные (включают несколько вопросов и могут относиться к нескольким
должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям — протоколы,
постановления, приказы).

14.

Реквизиты ‒ это обязательные признаки, установленные
законом или распорядительными положениями для
отдельных видов документов.
Состав реквизитов документов, принятый в Российской
Федерации, определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации.
Требования к оформлению документов».
Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

15.

При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р6.30-2003):
— государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— код организации;
— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
— идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
— код формы документа;
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— место составления или издания документа;
— адресат;
— гриф утверждения документа;
— резолюция;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле;
— текст документа;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— оттиск печати;
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
— отметка о поступлении документа в организацию;
— идентификатор электронной копии документа.