корректировка

1. Анализ и совершенствование системы хранения и учёта документов в организации

2. Цель исследования – проведение комплексного анализа системы хранения и учёта документов в АО «РТК» и разработка практических

Цель исследования – проведение комплексного анализа системы хранения и
учёта документов в АО «РТК» и разработка практических рекомендаций по
её
совершенствованию.
Задачи исследования: выявить и систематизировать теоретические основы
хранения и учёта документов в коммерческих организациях, включая
нормативно-правовую
базу;
изучить
организационно-правовую
характеристику АО «РТК» и особенности его документопотока;
проанализировать порядок текущего и архивного хранения, систему учёта
документов в АО «РТК»; выделить проблемы и недостатки в организации
хранения и учёта документов в АО «РТК»; разработать мероприятия по
совершенствованию системы хранения и учёта, включая автоматизацию;
оценить экономическую и управленческую эффективность предложенных
мероприятий
с
применением
расчётных
формул.

3. Планируемый практический результат / эффект: предотвращение возможных убытков от потери договоров и первичных учётных

документов на сумму около 2,6 миллионов
рублей в год; уменьшение вероятности утраты ценных
документов с 4% до 0,5% в год и среднего времени поиска
документа с 15 до 2 минут; экономия рабочего времени
сотрудников не менее 280 часов в год, что в денежном
выражении
составляет
более
130
000
рублей.

4. Методы исследования: теоретические – анализ нормативно-правовых актов и научной литературы, аналогия, классификация,

Методы исследования: теоретические – анализ нормативноправовых
актов
и
научной
литературы,
аналогия,
классификация,
моделирование,
обобщение,
синтез;
практические – измерение временных затрат (хронометраж),
наблюдение за работой подразделений АО «РТК», описание
документопотока,
расчётно-аналитический
метод
с
использованием формул экономической эффективности,
сравнение фактических показателей с нормативными.

5.

Параметр
Традиционная
система
(журнально-карточная)
Контроль исполнения
Сложный (ручное отслеживание)
Автоматический (напоминания, отчёты)
Одновременная работа
Только один сотрудник с одним журналом
Неограниченное количество пользователей
Стоимость внедрения
Низкая (только
карточек)
Скорость регистрации
Низкая (ручное заполнение)
покупка
журналов
и
Автоматизированная система
Высокая (лицензии, оборудование, внедрение)
Высокая (автоматическое заполнение полей)

6.

Скорость поиска
Низкая
(ручной
карточек/журналов)
перебор
Требования к персоналу
Минимальные
письмом и счётом)
(владение
Целостность данных
Низкая (ошибки при ручном
заполнении, потеря записей)
Высокая (мгновенный поиск по любым критериям)
Повышенные (владение ПК и системой)
Высокая (контроль ввода, резервное копирование)

7. Мероприятие 1. Актуализация номенклатуры дел. Новая номенклатура дел должна: включать фактически образующиеся виды документов;

отражать
правильные сроки хранения для каждого дела; утверждаться руководителем
организации и вводиться в действие приказом; пересматриваться ежегодно
(или по мере необходимости) с внесением изменений и дополнений.
Мероприятие 2. Разработка и внедрение унифицированной маркировки
обложек дел. Необходимо разработать единый стандарт оформления
обложек дел для всех структурных подразделений. На каждой обложке дела
должны быть указаны: полное наименование организации; наименование
структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела;
дата заведения и окончания дела); количество листов в деле; срок хранения;
архивный шифр на делах с постоянным сроком хранения на корешке
располагаются полосы красного цвета, со сроком хранения 75 лет – синего,
со
сроком
хранения
5–10
лет
–
зелёного.

8. Мероприятие 3. Введение учёта выдачи дел во временное пользование. В журнале выдачи дел во временное пользование. должны

фиксироваться:
дата выдачи; лицо, которому выдано (Ф.И.О., должность, подпись); индекс
дела; заголовок дела; дата возврата; отметка о возврате (подпись
принявшего). Журнал должен вестись в каждом структурном
подразделении и в архиве. Альтернативно учёт выдачи ведётся в
автоматизированной системе учёта. Мероприятие 4. Разработка и
распространение памятки «Правила формирования, хранения и выдачи дел
в подразделении». Необходимо подготовить краткую памятку для
сотрудников
подразделений, содержащую правила группировки
документов в дела; требования к оформлению обложек; порядок хранения в
подразделении;
порядок
выдачи
во
временное
пользование;
ответственность за нарушение правил хранения. Памятка размещается на
рабочих местах сотрудников, ответственных за делопроизводство в
подразделениях,
на
информационном
стенде.

9. Мероприятие 5. Приведение архивного помещения в соответствие с нормативными требованиями. Необходимо приобрести металлические

стеллажи или подвижные стеллажные системы; установить систему
кондиционирования воздуха, приборы контроля температуры и
влажности (психрометр) и ввести журнал регистрации; установить
автоматическую пожарную сигнализацию, приобрести углекислотные
огнетушители; стандартные архивные короба из негорючих материалов.
Мероприятие 6. Проведение систематизации и реставрации, полной
инвентаризации архивных дел. Для каждого дела определить его
состояние (удовлетворительное, требующее реставрации, переплета).
Мероприятие 7. Разработка и утверждение схемы размещения дел в
архиве, размешенное у входа в архив.. Необходимо создать план
архива, в котором указать: расположение стеллажей и их номера;
номера полок; размещенные на полке фонды, описи, годы, дела.

10. Мероприятие 8. Введение контроля температурно-влажностного режима. ( ответственный отвечает за ведение журнала контроля

температуры и
влажности, заполняемого ежедневно (в рабочие дни) в утренние и
вечерние часы). При отклонении от нормы принимаются меры
(проветривание, использование осушителей/увлажнителей воздуха).
Мероприятие 9. Внедрение автоматизированной системы учёта
документов (базы данных). Мероприятие 10. Перевод архивных описей в
электронную форму.. Мероприятие 11. Введение учёта выдачи архивных
дел в автоматизированной системе. Мероприятие 12. Разработка и
утверждение «Инструкции по хранению и учёту документов в АО
«РТК»». Необходимо разработать единый локальный нормативный акт,
который объединит все правила и процедуры, касающиеся хранения и
учёта
документов.