PREZENTATsIYa_DIPLOM_Fedotova_2026

1. Министерство образования пензенской области Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Пензенской

области
«Пензенский колледж современных технологий переработки и бизнеса»
Дипломная работа
допущена к защите
«___» _________ 2026 г
Директор ГАПОУ ПО ПКСТПБ
___________Т.Ю. Пронькина
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
№ ДР – 46.02.01 – С – 246/С – 403-26
Классификация документопотоков и их характеристика
Выполнила: Федотова Мария Павловна
Обучающаяся 3 курса группы 23С21
По специальности 46.02.01
Документационное обеспечение управления и
архивоведения
Направленность образовательной программы:
Документационное обеспечение управления и
архивоведения, очной формы обучения
Руководитель дипломной работы:
преподаватель ГАПОУ ПО ПКСТПБ
___________ Пелёвина Татьяна Николаевна
Пенза, 2026 г.
Оценка _____________________________
Председатель ГЭК:
главный хранитель фондов Государственного
бюджетного учреждения «Государственный
архив Пензенской области»
___________ Николаева Наталья Николаевна

2.

Введение. Актуальность и проблема исследования
Актуальность: В современном обществе документ — важнейший инструмент управления.
Неупорядоченность документооборота порождает хаос, потерю информации и снижение эффективности.
Проблема: Противоречие между теоретическими основами рациональной организации документооборота
и стихийной, несистематизированной работой с документами в общеобразовательных школах.
Объект исследования: Система документооборота.
Предмет исследования: Классификация и характеристика документопотоков (входящих, исходящих,
внутренних).

3. О НАС

Цель и задачи исследования
Цель: Анализ существующей системы документооборота, классификация документопотоков и разработка
практических мероприятий по их оптимизации на примере МБОУ СОШ №47 г. Пензы.
Задачи:
Раскрыть теоретические основы документирования, определить сущность, функции документа и
принципы организации документооборота.
Исследовать нормативно-правовую базу, регулирующую документооборот в образовательных
организациях.
Дать организационно-правовую характеристику МБОУ СОШ №47 и классифицировать комплексы
документов.
Провести анализ входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.
Оценить существующую структуру и разработать рекомендации по оптимизации документооборота.

4. ПРОБЛЕМА

1.1 Документ как объект классификации: сущность, функции и
основные понятия
Документ (ГОСТ Р 7.0.97-2025): материальный носитель с
Ключевые понятия
зафиксированной информацией, предназначенный для передачи во
времени и пространстве.
Реквизит: обязательный элемент оформления,
обеспечивающий юридическую силу.
Признаки документа: информационное содержание; стабильная
материальная основа; возможность идентификации; целевое
Формуляр: совокупность реквизитов в установленном
предназначение; функционирование во времени и пространстве.
порядке.
Функции документа:
Управленческая (организационная) — инструмент принятия и
фиксации решений.
Правовая — доказательство фактов, событий, действий.
Информационная — носитель ретроспективной и текущей
информации.
Функция учёта — отражение деятельности организации.
Коммуникативная — информационная связь между подразделениями
и организациями.
Историко-культурная — источник для изучения прошлого.
Юридическая сила: свойство документа, придаваемое
законодательством и порядком оформления.
Система документации: совокупность
взаимосвязанных документов по сфере деятельности.
Классификация: деление документов по
существенным признакам для эффективного поиска и
хранения.

5. РЕШЕНИЕ

1.2 Понятие «документооборот» и принципы его организации
Документооборот: регламентированный процесс движения документов с момента создания или получения
до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив.
Принципы рациональной организации документооборота:
Централизация — прием, регистрация, контроль сосредоточены у одного ответственного лица.
Единообразие — одинаковые маршруты обработки для документов одного вида.
Регламентация — утверждённая инструкция по делопроизводству с описанием маршрутов, сроков,
ответственных.
Оперативность — минимальные временные затраты на прохождение документа.
Однократность — каждый документ регистрируется только один раз.
Комплексность автоматизации — охват всех этапов жизненного цикла документа.

6. ОБЗОР ПРОДУКТА

1.3 Нормативно-правовая база, регулирующая документооборот в
организациях
Федеральный уровень:
ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — принципы формирования и сохранности документов.
ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (с изм. 2025 г.) — право на электронный документооборот, снижение
бюрократической нагрузки.
Национальные стандарты:
ГОСТ Р 7.0.97-2025 — оформление ОРД, 31 реквизит, новый реквизит «QR-код», введён 18.08.2025.
ГОСТ Р 59999-2025 — цифровой документооборот организации, введён 01.12.2025.
Ведомственные акты:
Приказ Минпросвещения № 779 от 06.11.2024 — перечень документов педагогических работников.
Локальные акты: Устав, Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел.

7. ПРЕИМУЩЕСТВА ПРОДУКТА

2.1 Входящий документопоток
Этапы обработки входящих документов:
1. Приём и первичная обработка — проверка доставки,
целостности, вскрытие конвертов.
2. Предварительное рассмотрение и распределение —
сортировка: регистрируемые / нерегистрируемые.
3. Регистрация — присвоение входящего номера, проставление
штампа в правый нижний угол 1-го листа.
4. Рассмотрение руководителем — наложение резолюции,
определение исполнителя и сроков.
5. Передача на исполнение и контроль — документ должен
поступить к исполнителю в день получения.
Штамп «ПОЛУЧЕНО» МБОУ СОШ №47 г. Пензы

8. О КОМПАНИИ

Приложение А — Журнал регистрации входящих документов МБОУ СОШ №47

9. БИЗНЕС-МОДЕЛЬ

2.2 Исходящий документопоток
Этапы оформления и отправки исходящих документов:
1. Подготовка проекта документа — инициируется по поручению
вышестоящих органов или по инициативе администрации.
2. Оформление реквизитов (ГОСТ Р 7.0.97-2025) — наименование,
дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись, отметка об
исполнителе.
3. Внутреннее согласование (визирование) — виза включает
должность, подпись, дату.
4. Регистрация — присвоение исходящего номера в день
подписания.
5. Отправка — почта, эл. почта, курьер; копия подшивается в дело.
Угловой штамп (бланк) МБОУ СОШ №47 г.
Пензы

10. ОБЗОР РЫНКА

Приложение Б — Журнал регистрации исходящих документов МБОУ СОШ №47

11. Рыночное сравнение

Приложение В — Бланк письма организации МБОУ СОШ №47

12. НАШИ КОНКУРЕНТЫ

2.3 Внутренний документопоток
Внутренний документопоток — документы, создаваемые и
используемые внутри организации без выхода за её пределы.
Классификация по функциональному назначению:
Организационные — положения о подразделениях, должностные
инструкции, ПВТР.
Распорядительные — приказы по основной деятельности,
распоряжения.
Информационно-справочные — протоколы, докладные,
объяснительные записки, акты.
Документы по личному составу — приказы, трудовые договоры,
графики отпусков.
Учётно-отчётные — табели, отчёты о деятельности.
Этапы прохождения: подготовка проекта → согласование →
утверждение → доведение до исполнителей → исполнение →
помещение в дело.
Штамп «Верно» — используется при заверении
копий документов

13. Наши конкуренты

3.1 Организационно-правовая характеристика МБОУ СОШ №47
Полное наименование: Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя
общеобразовательная школа №47 г. Пензы».
Учредитель: Управление образования города Пензы; финансовый контроль — Финансовое управление г.
Пензы.
Организационно-правовая форма: Муниципальное бюджетное учреждение (ОКОПФ 75403),
муниципальная форма собственности.
Основной вид деятельности: Образование среднее общее (ОКВЭД 85.14).
Руководитель: Директор Кубынина Елена Сергеевна.
Структура управления: Линейно-функциональная — директор, заместители по УВР/ВР/АХР, педагогический
и вспомогательный персонал, коллегиальные органы (педсовет, управляющий совет).
Локальная нормативная база: Устав, лицензия, свидетельство об аккредитации, локальные нормативные
акты, коллективный трудовой договор, учебный план.

14. Стратегия развития

3.2 Характеристика основных видов и комплексов документов МБОУ СОШ
№47
Организационнораспорядительные
Кадровые документы
Учебно-педагогические
Финансовохозяйственные
Рабочие программы
План ФХД, сметы
Журналы
успеваемости
Бухгалтерская
отчётность
Планы воспитат.
работы
Договоры, акты
Устав, положения,
инструкции
Приказы по осн.
деятельности
Протоколы педсовета
Срок хранения: постоянно
Приказы по личному
составу
Трудовые договоры
Личные дела
работников
Срок хранения: 50–75 лет
Срок хранения: 5–25 лет
Срок хранения: 5 лет

15. УДАЧНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

3.3 Оценка существующей структуры документооборота и
направления оптимизации
Выявленные проблемы:
Рекомендации по оптимизации
Отсутствие утверждённой Инструкции по
делопроизводству — документооборот ведётся без
единого регламента.
Разработать и утвердить Инструкцию по
делопроизводству в соответствии с ГОСТ Р 7.0.972025.
Дублирование регистрации — документы
регистрируются повторно при передаче между
подразделениями.
Актуализировать номенклатуру дел с учётом всех
видов документов.
Внедрить СЭД или единую систему регистрации на
базе облачного сервиса.
Обеспечить однократность регистрации на основе
принципа единообразия.
Принять решение о введении ЭДО по согласованию
с учредителем (ст. 28 ФЗ-273).
Организовать обучение сотрудников правилам
работы с документами.
Несоответствие номенклатуры дел фактическому
составу документов.
Недостаточная автоматизация — значительный
объём работы ведётся вручную.
Разрыв между бумажным и электронным
документооборотом.

16. ДВУХЛЕТНИЙ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ

Приложение Г — Номенклатура дел МБОУ СОШ №47 (фрагмент)
Индекс
дела дела | Кол-во томов
Кол-во томов
хранения| Примечания
Индексдела
дела Заголовок
| Заголовок
| СрокСрок
хранения
Примечания
01-01
01-02
01-03
02-01
02-02
02-03
03-01
03-02
04-01
05-01
Устав МБОУ СОШ №47
1
Постоянно
Приказы по основной деятельности
1
Постоянно
Протоколы педагогических советов
1
Постоянно
Приказы по личному составу (приём, увольнение)
1
50/75 лет
Трудовые договоры с работниками
1
75 лет
Личные дела работников
1
75 лет
Журналы регистрации входящих документов
1
5 лет
Журналы регистрации исходящих документов
1
5 лет
Рабочие программы учебных предметов
1
5 лет
Договоры и соглашения
1
5 лет

17. ФИНАНСЫ

Заключение. Основные выводы
1. Документ является многофункциональным инструментом управления. Его правовой статус, функции и
порядок оформления определяются ГОСТ Р 7.0.97-2025.
2. Документооборот представляет собой регламентированный процесс, эффективность которого зависит
от соблюдения принципов централизации, единообразия, оперативности и однократности.
3. Нормативно-правовая база 2024–2025 гг. создаёт правовые основы для цифровой трансформации
документооборота в образовательных организациях.
4. МБОУ СОШ №47 обладает разветвлённой системой документопотоков: входящий, исходящий и
внутренний, каждый из которых имеет специфические этапы обработки.
5. В результате анализа выявлены проблемы: отсутствие единого регламента, дублирование регистрации,
неполнота номенклатуры дел, недостаточная автоматизация.
6. Разработаны практические рекомендации: утверждение Инструкции по делопроизводству,
актуализация номенклатуры, внедрение СЭД, обучение персонала.
Практическая значимость: материалы работы могут применяться в МБОУ СОШ №47 и других
образовательных учреждениях для совершенствования делопроизводства.

18. ПОЗНАКОМЬТЕСЬ С НАМИ

Министерство образования пензенской области
Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение
Пензенской области
«Пензенский колледж современных технологий переработки и бизнеса»
Дипломная работа
допущена к защите
«___» _________ 2026 г
Директор ГАПОУ ПО ПКСТПБ
___________Т.Ю. Пронькина
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
№ ДР – 46.02.01 – С – 246/С – 403-26
Классификация документопотоков и их характеристика
Выполнила: Федотова Мария Павловна
Обучающаяся 3 курса группы 23С21
По специальности 46.02.01
Документационное обеспечение управления и
архивоведения
Направленность образовательной программы:
Документационное обеспечение управления и
архивоведения, очной формы обучения
Руководитель дипломной работы:
преподаватель ГАПОУ ПО ПКСТПБ
___________ Пелёвина Татьяна Николаевна
Пенза, 2026 г.
Оценка _____________________________
Председатель ГЭК:
главный хранитель фондов Государственного
бюджетного учреждения «Государственный
архив Пензенской области»
___________ Николаева Наталья Николаевна