обеспечение_сохранности_в_архиве_документов_презентация

1.

Обеспечение сохранности документов в архиве организации
Подготовил презентацию:
Студент группы
588-да Маштаков никита юрьевич

2.

определение понятию обеспечение сохранности документов в
архиве организации
• Обеспечение сохранности документов в архиве организации —
это система мероприятий, направленных на защиту документов от
утраты, порчи, несанкционированного доступа и иных угроз. Цель —
сохранить информацию в доступном и пригодном для использования
виде в течение установленных сроков хранения.

3.

История обеспечения сохранности документов в архиве организации
• 1. До XVIII века: несистематизированное хранение
• Документы хранились вместе с материальными ценностями при канцеляриях, казне и дворцах.
• Архивы не были самостоятельными учреждениями.
• Отсутствовала функциональная специализация: архивы, библиотеки и музеи зачастую совмещались.
• Сохранялись лишь те документы, которые владельцы считали важными для памяти о себе; компрометирующие или
утратившие ценность бумаги уничтожались.
• Роль церкви: монастыри и церковные учреждения выступали хранителями письменных памятников (в том числе
светских), предоставляли помещения и грамотных хранителей.
• Элементарный справочный аппарат: инвентари и описи.
• 2. XVIII–XIX века: становление архивного дела как сферы управления
• 1720 год: «Генеральный регламент» юридически закрепил отделение архивов от канцелярий.
• Появление первых исторических архивов как самостоятельных структур.
• Усиление внимания к физической сохранности: – Указ Сената 1736 года предписывал строить для архивов каменные
здания с железными затворами и решётками, размещать их вдали от деревянных строений, опечатывать хранилища. –
Запрет на вынос документов (ещё с Судебника 1550 года).
• Развитие научно-справочного аппарата: описи, генеральные описи, календари, обзоры, путеводители.
• Формирование принципа происхождения («уважения к фонду») как основы классификации документов.

4.

обеспечение сохранности документов в архиве организации и их виды
• Виды архивных документов
По срокам хранения
постоянного хранения (имеют историческую, научную или культурную ценность);
временного хранения (свыше 10 лет);
кратковременного хранения (до 10 лет, включая документы по личному составу).
По содержанию и назначению
документы по личному составу (личные дела, карточки, приказы о приёме, переводе, увольнении);
распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления);
планово-отчётные документы (планы, отчёты, штатные расписания, сметы);
переписка (входящие и исходящие письма, ответы на запросы);
номенклатуры дел (систематизированный перечень документов с указанием сроков хранения);
регистрационно-учётные формы (книги, журналы регистрации документов).

5.

обеспечение сохранности документов в архиве и правила хранения
• Требования к помещению архива
• Изоляция и безопасность: архив должен быть изолирован от других помещений, особенно от
предприятий общественного питания, складов, организаций с пожароопасными или агрессивными
веществами. Запрещено размещать архив в ветхих деревянных постройках, подвалах, помещениях с
относительной влажностью воздуха более 55% и печным отоплением.
• Противопожарные меры: электропроводка должна быть скрытой, штепсельные розетки —
герметичными. В средствах пожаротушения применяются нейтральные, безопасные для документов
вещества. Обязательно наличие порошкового огнетушителя или системы газового пожаротушения.

6.

Ответственность и контроль
• Кто отвечает?
• Руководитель организации — общая ответственность.
• Заведующий архивом — исполнение регламентов.
• Сотрудники архива — соблюдение инструкций.

7.

Электронные архивы: особенности сохранности
.
• риски:
• Устаревшие форматы файлов.
• Повреждение носителей (диски, флешки).
• Кибератаки, вирусы.
• Меры защиты:
• Резервное копирование (не менее 2 экземпляров).
• Хранение на разных носителях (сервер, облако, внешние диски).
• Периодическая миграция данных на актуальные форматы.
• Шифрование и защита паролем.
• Проверка целостности файлов (контрольные суммы)

8.

Создание страхового фонда
• Цели:
• Защита от утраты оригиналов.
• Обеспечение доступа к копиям при повреждении документов.
• Этапы:
• Отбор особо ценных документов.
• Копирование (микрофильмирование, сканирование).
• Хранение копий в отдельном защищённом помещении.
• Учёт в специальном реестре.

9.

Проверка сохранности и учёт
• Регулярные мероприятия:
• Плановая проверка (не реже 1 раза в 5 лет): – сверка наличия дел с описью; –
фиксация утрат, повреждений.
• Выборочный контроль (ежегодно): – осмотр 5–10% дел на плесень, насекомых.
• Инвентаризация при смене ответственного лица.
• Документация:
• Акт проверки наличия и состояния дел.
• Журнал учёта повреждений.
• Реестр утраченных документов

10.

Порядок выдачи и возврата документов
• Процедура выдачи:
• Заявка от пользователя (с обоснованием).
• Проверка наличия дела.
• Оформление карты-заместителя.
• Фиксация выдачи в журнале (дата, ФИО получателя, подпись).
• Возврат:
• Визуальный осмотр на повреждения.
• Запись в журнале о возврате.
• Размещение на исходное место

11.

Правила размещения и упаковки документов
• Первичные средства хранения:
• Бумажные документы — коробки, папки, конверты.
• Аудиовизуальные материалы — коробки, бюксы, ЯУФы.
• Электронные носители — упаковка от производителя.
• Маркировка:
• Ярлыки на коробках с указанием: – номера фонда; – номера описи; – крайних
номеров дел.
• Запрещено:
• хранение на полу, подоконниках;
• складирование в неразобранных кипах

12.

Выводы
• Для сохранности документов необходимо:
• Соблюдать нормативную базу.
• Обеспечить оптимальные условия хранения.
• Контролировать доступ и выдачу дел.
• Проводить регулярные проверки.
• Создавать страховые копии.
• Обучать персонал.
• Результат:
• Долговечность документов.
• Юридическая защищённость организации.
• Доступность информации для пользователей.