ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

1.

ФОРМИРОВАНИЕ И
ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

2.

Номенклатура
дел
это
систематизированный
перечень
наименований
дел,
заводимых
в
организации, с указанием сроков их
хранения.
-
Дело - совокупность документов или
документ, относящийся к одному вопросу
или участку деятельности, помещенных
в отдельную папку.

3.

Формирование дел –
это
группирование
исполненных
документов в дело в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела

4. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение и раскладка исполненных
документов в дела;
• расположение документов внутри дел в
определенной последовательности;
• оформление обложек дел.

5.

Дело должно содержать не более 250 листов,
при общей толщине не более 40 мм.
Оформление дел – это подготовка дел к
хранению
в
соответствии
с
установленными правилами.

6.

Основная цель хранения документов –
это создание условий для их использования в
справочной работе учреждений и пополнение
Государственного архивного фонда РФ.

7.

Документы готовятся к сдаче в архив
ежегодно
по
окончании
делопроизводственного года
Примеры сроков хранения:
• гарантийные письма - 3 года
• акты
проверок
финансово-хозяйственной
деятельности - 5 лет
• журналы регистрации несчастных случаев на
производстве - 75 лет;
• личные дела сотрудников - (75 л - возраст
сотрудника);
• документы связанные с финансированием постоянно

8. Исчисление сроков хранения документов

• Срок хранения документов исчисляется с
1 января года, следующего за годом
окончания
их
делопроизводством.
Например, если документ проходил в мае
2003 года, то срок его хранения будет
исчисляться с 1 января 2004 года. На
отобранные к уничтожению документы
составляется
АКТ.
Документы
измельчают в специальных машинах и
затем сырье сдают в макулатуру.

9. Этапы хранения документов

10. Подготовка исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в
архив;
• составление
описи
документов
постоянного
и
долговременного
хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив.

11. Правила хранения дел

• Дела должны размещаться в запирающихся шкафах,
сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их
сохранность и защиту от пыли и света.
• Дела располагаются на полках вертикально в
последовательности,
которая
соответствует
последовательности их расположения в номенклатуре.
• На корешке каждого дела указывается его индекс по
номенклатуре.
• Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце
шкафа.
• Для быстрого поиска документа сначала находят нужный
номер дела по номенклатуре, а затем папку с
документами.

12. Хранение документов

13.

Экспертиза ценности документов –
это отбор документов на государственное
хранение или установление сроков их
хранения.

14. Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:

• документы в деле переформировывают и
располагают
в
хронологическом
порядке;
• нумеруют листы дела в правом верхнем
углу;
• в конце дела подшивают заверительный
лист, в котором указывают количество
листов в деле;

15.

• на
наиболее
важные
документы
составляют внутренние описи дел и
подшивают их в начале дела;
• переплетают дело;
• на
обложке
дела
дополнительно
указывают количество листов, срок
хранения дела. Уточняют заголовок и
крайние даты дела.