Документооборот_делопроизводство_1

1.

Документооборот и
делопроизводство

2.

ЛЕКЦИЯ 1
История развития научных представлений о документационном обеспечении
управления.
Термин «делопроизводство» первоначально появляется в устной речи (предположительно в XVII в.)
и относится к процессу решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). При
решении любого вопроса появлялись документы, которые закрепляли достигнутую договоренность,
принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче
или не так понято)! Уже в XVI в. слово «дело» употребляется в значении «собрание документов,
относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые это зафиксировано в документах в 1584 г.
В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время
именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего
иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское
делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались
центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В
коллегиях были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, появилась журнальная
форма регистрации документов. В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами,
коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное
делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации
конторского труда.

3.

Современное делопроизводство определяется стандартом как «отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь
процесс с момента появления документа и до его уничтожения или передачи на хранение в
архив.
Информационно-документационное обеспечение управления — более широкий
термин, подразумевает, помимо традиционной работы с документами,
информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы,
учреждения, организации, предприятия рассматривается как важнейшая
обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит
быстрота принятия решения, доведения его до исполнителя, своевременный
контроль за исполнением и в конечном счете получение экономического эффекта от
деятельности фирмы, организации, предприятия.

4.

ЛЕКЦИЯ 2
Понятие и значение документа в управленческой
деятельности.
Документ возник прежде всего как способ фиксирования информации для придания ей
юридической силы (от латинского documentum — доказательство, свидетельство).
Документ — результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной
действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством
письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается
на специальном материале (бумаге,фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел
юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по
установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в
Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная
информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

5.

Система документации — совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной
сфере человеческой деятельности. Унифицированная система документации (УСД) — рационально
организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и
применяемый в определенной области деятельности.
Основное направление совершенствования документации — унификация и стандартизация. Суть
унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к
единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются
«образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных
объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил,
требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». Применение стандартов
способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). Ответственность за
нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем
документации возложена на Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
(Ростехрегулирование).

6.

Результатом работы по унификации документов могут быть:
• общероссийские унифицированные формы;
• отраслевые унифицированные формы;
• унифицированные формы документов предприятия.

7.

ЛЕКЦИЯ 3
Состав управленческих документов.
Основные группы документов:
•организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная
численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового
распорядка);
•распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения,
решения);
•документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные
дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
•финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские
балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
•информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы,
докладные записки, протоколы и др.).
•Нормативные документы государственных органов — документы, регулирующие различные вопросы
деятельности предприятия (налоги, охрана окружающей среды и т.п.), которые поступают от
государственных и муниципальных организаций.

8.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов
достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только
заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних
документах обязательно следует указывать справочные данные об организации. На
внутренних документах они не указываются.

9.

ЛЕКЦИЯ 4.
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

10.

Требования к тексту
Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняются цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Во-вторых, изучаются
решения правительства, законодательные, ведомственные и нормативные акты, регулирующие порядок
решения вопросов такого типа.
Изучив законодательно-нормативную базу и собрав всю необходимую информацию, составляют проект
документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект
документа редактируется и согласовывается. Последний этап — окончательное оформление и подписание
документа.
Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа
при полноте информации и точности, что исключает возможность двоякого понимания текста.
Структура текста — совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой излагаются причины, основания или цели
составления документа, во второй — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из
одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью
содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль.
ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

11.

Трафарет — заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками
для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую
данным документом.
Анкеты — «опросные листы для получения определенных сведений».
Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их
заполняет. Анкетирование — один из основных методов в социологических
исследованиях.
Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о
числовых данных, приведенных в определенную систему и
расположенных по графам. Таблица позволяет представить
информацию в наиболее компактном и наглядном виде.

12.

Элементы текста документа
1. Заголовок к тексту
Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся
обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от
вида, содержания и назначения документа. Он размещается посередине или в левом верхнем
углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без
кавычек и не подчеркивается. Обязательное составление заголовка — важнейшее требование
правильного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие
документы, выполненные на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы.
2. Отметка о наличии приложения
Отдельные служебные документы имеют приложения — информацию, направляемую с
сопроводительным письмом, поясняющим причину отправки. К нормативным или
распорядительным документам в качестве приложения даются установленные формы, которые
или утверждены, или вводятся в действие. Например: инструкции, правила, штатные
расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или
поясняющие основной, например таблицы, справки и т.д.

13.

Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к приказу ректора
университета
21.06.2000 № 38

14.

ЛЕКЦИЯ 5
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.
Реквизит документа — согласно ГОСТ 351141-98 на термины и определения «обязательный элемент
оформления официального документа». Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись,
резолюция и т.д. — это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора
реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания, назначением, требованиями к содержанию и
форме каждого документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут
характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность,
физическое состояние, формат бумаги, способ изготовления и т.д.

15.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом «О бухгалтерском
учете» предписано, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они
составлены по форме, содержащейся в. альбома!!!; унифицированных форм первичной
учетной документации», а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах,
должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Формуляр — совокупность реквизитов, из которых состоит документ.
Типовой формуляр — формуляр, характерный для конкретного вида документов, например
приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в
строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты:
адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности
реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются
реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

16.

Бланк — стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе
документа.
В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий бланк для всех других видов
документов. Но при необходимости создаются бланки конкретных видов документов (приказа, акта и т.д.).
Например, руководители могут иметь должностной бланк.
Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов для бланка
письма: герб, эмблема организации, наименование организации — автора документа, справочные данные об
организации — авторе документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на
регистрационный номер и дату документа.
Максимальный набор реквизитов для общего бланка: герб, эмблема организации, наименование организации
— автора документа, место для наименования вида документа (или вид документа), дата документа,
регистрационный номер документа, место составления или издания документа.
Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных
законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов
государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом Российской
Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность
гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых
федеральными органами государственной власти.

17.

Эмблема — символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности
организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется
зарегистрированный товарный знак (тор-говая марка фирмы). Может состоять из графически
оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее
деятельности. Размеры эмблемы не ограничены. Не может помещаться на бланке, если на нем уже
воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федераций.
Наименование и справочные данные автора документа. В бланке прежде всего указывается автор
документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовивших документ. Также
это может быть и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений
или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или
должностное лицо имеет право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование
организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и
вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях —
наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная
организация. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или орга¬низаций,
которые имеют прямое или административное подчинение.

18.

Дата и регистрационный номер документа.
Дата — обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они
имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события,
зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок,
докладных записок и т.д. — датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых
документов дата в бланке одно-временно является датой подписания и отправки. Дата
протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для
утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их
утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата
вступления в силу.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если
авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа
считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. Таким образом, можно
установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата является составной
частью таких реквизитов, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения,
резолюция, отметки о поступлении в организацию и исполнении, идентификатор электронной
копии документа.

19.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На
нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две
разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например,
03.04.2002). Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной
обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат — 21 мая
2002 года; применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в
нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без
кавычек. Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность
оформления дат: год, месяц, число (например: 2002.03.08).
При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно
проставляться руководителем, подписывающим документ.
Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое)
обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа
рядом с датой. Регистрацию внутренних документов обычно проводят децентрализовано по
группам документов — в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются.
Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его
порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация
внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и
основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по
личному составу к порядковому номеру добавляются буквы «К» (кадры) или «Л/С» (личный
состав) (например: приказ № 8к или приказ № 21л/с).

20.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа, место его составления или издания включает
информацию о документе, на который дается ответ (пример: на № от). Этот реквизит может размещаться на
бланке и заполняться при составлении письма-ответа.
В общем бланке вместо номера и даты входящего документа указывается место его составления.
Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он
указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование
организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло
в название орга-низации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник»
должно указать — Москва. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город)
не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка,
города и т.д.

21.

ЛЕКЦИЯ 6
Порядок адресования.
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: Г.И.
Иванову);
• почтовый адрес.
Подписание и утверждение документов:

22.

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.
Для заверения подлинности на подпись ответственного лица ставится печать. Они бывают двух
видов: гербовая (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и простая.
Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». Она включает
слово «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее
расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они
приобретают юридическую силу.
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время
приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную
резиновым штемпелем.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),
проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы и содержащая наименование файла
на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

23.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое
решение». К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному
документу: четкость, конкретность, краткость.
Резолюция состоит из следующих элементов:
• текст;
• подпись;
• дата.
Резолюция может быть двух видов:
• содержащая решение вопроса (например: «зачислить», «выделить 300 тыс. руб.», «отказать»);
• указание на порядок подготовки вопроса.
Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и
инициалы исполнителя; что поручается — характер и порядок решения вопроса; срок исполнения.
Например:
Каревой Я. Д.
Свяжитесь с музеями и выясните их готовность участия в совещании к 05.08.2001.
Личная подпись 28.07.2001

24.

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется
соответствующая отметка в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка
может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим,
зеленым карандашом. Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется
Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Отметка об исполнении
свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки
документ подшивается в дело. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с
документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем
поле в левой его части.
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии
сотрудника, готовившего документ. Это позволяет в случае необходимости быстро связаться с
исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может предоставить всю
необходимую информацию.

25.

Форматы бумаги. Размеры полей. Нумерация листов Документы
оформляются главным образом на бумаге фор¬мата А4 (210 х
297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды документов,
содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д.,
оформляются на формате АЗ (297 х 420).
Установлены и размеры полей. Они должны быть не меньше,
чем:
• левое поле — 20 мм;
• правое поле — 10 мм;
• верхнее поле — 20 мм;
• нижнее поле — 20 мм.

26.

ЛЕКЦИЯ 7
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ; УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ.
Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их
взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере
государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Положения — нормативные акты, имеющие сводный ко-дификационный характер и определяющие
порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы
органов государства (например: «Общее положение о министерствах»), одного органа (например:
«Положение о государственной автомобильной инспекции»), структурного подразделения (комиссии,
группы).
Инструкции — акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц
и граждан.

27.

ЛЕКЦИЯ 8
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ).
Документация по личному составу (кадрам, персоналу) —
совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности сотрудников. К таким документам
относятся:
• трудовые договоры, заключенные предприятием с работниками;
•приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе
сотрудников);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
•личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.
Личный листок по учету кадров — наиболее удобный
обобщающий структурированный документ, дающий
организации необходимые сведения о работнике.
Резюме
В настоящее время является
распространенным документом при приеме
на работу на негосударственные
предприятия.

28.

Трудовой договор (контракт) — документ, фиксирующий согласие
сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и
работник.
Трудовая книжка — основной документ,
подтверждающих общий, непрерывный и специальный
стаж работы (ст. 66 ТК РФ). Законом запрещается иметь
несколько трудовых книжек.
Личная карточка — основной документ по учету персонала
предприятия, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на
постоянную или временную работу (форма № Т-2). Используется для анализа
состава и учета движения кадров.
Оформление отпусков
Оформление отпуска требует прежде всего
знания законодательно-правовых актов, в
которых определены порядок и
продолжительность отпуска, положенного
конкретному работнику.
Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляются
прием, увольнение и перевод сотрудников
предприятия.
Перевод
Работник, ведущий кадровую
документацию, оформляет также
перемещения (переводы) работника в
процессе его деятельности в организации.

29.

ЛЕКЦИЯ 9
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже —
вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений
основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.), объясняющий причины какого-либо
события, факта, поступка.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, заседаниях
Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих
документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами,
сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

30.

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует
адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или
дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину
задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет
адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных,
распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких
направляемых документов.
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом
мероприятии.
Информационное письмо — сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и
содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма,
телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный
документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

31.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какоголибо обязательства или проведения мероприятия.
Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.
Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает
просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.