Как организовать работу бухгалтера в 1С с ЭПД

1. Как организовать работу бухгалтера в 1С с ЭПД

2. ЭПД

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны
оформлять в электронном виде:
➖ транспортные накладные
➖ заказы или заявки на перевозку
➖ экспедиторские документы
➖ железнодорожную накладную
➖ грузовую накладную при авиаперевозках
В отдельных случаях, список которых определит Минтранс России, будет допускаться оформление
бумажных документов.
Переход на использование электронных перевозочных документов сейчас позволит бизнесу
протестировать технологию и подготовиться к обязательному новому порядку с 1 сентября.

3. ЭПД

Когда не нужно оформлять ЭТрН
Транспортная накладная не нужна, если нет договора перевозки и в перевозке не
участвует привлеченный перевозчик (ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Электронный формат не меняет этих правил.
1. Перевозка без заключения договора перевозки. Например, поставщик доставляет
свой товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная
оплачиваемая услуга. Также договор перевозки не подписывают при самовывозе:
покупатель на своем автомобиле забирает товар со склада поставщика. По согласованию
сторон можно оформить ЭТрН для внутреннего контроля, но закон этого не требует.
2. Перевозка между подразделениями организации. Например, когда компания
перевозит грузы между своими филиалами на собственном транспорте.
В этих случаях закон не требует оформлять ЭТрН, но бизнесу для налогового учета все
равно нужно подтверждать расходы на транспортировку. Это можно сделать с помощью
других документов — договоров, актов или путевых листов.

4. ЭПД

Ситуация
Нужна ли транспортная накладная
Груз доставляет транспортная
компания. Неважно, кто заказчик
по договору перевозки: продавец
или покупатель
Нужна, например, при самовывозе товара покупателем со склада поставщика, если
покупатель заказывает перевозку в транспортной компании
Груз доставляет продавец
собственным транспортом
Не нужна, если стоимость доставки товаров в договоре купли-продажи или поставки
отдельно не указана и включена в стоимость товаров. Это объясняется так. Транспортную
накладную заполняют при заключении договора перевозки (п. 20 ст. 2 Закона от 08.11.2007
№ 259-ФЗ, п. 7 постановления Правительства от 21.12.2020 № 2200). По договору
перевозки перевозчик обязуется доставить груз в пункт назначения за определенную плату
(п. 1 ст. 785 ГК). То есть стоимость перевозки – это обязательное условие договора
перевозки. В данном случае стоимость доставки входит в стоимость товара и отдельно
не оплачивается. Если нет оплаты за перевозку, договор перевозки не заключается
Груз доставляет продавец
собственным транспортом
Нужна, если стоимость доставки в договоре купли-продажи указана отдельно
от стоимости товара. В таком случае это смешанный договор, который содержит в себе
элементы договора перевозки (п. 3 ст. 421 ГК)
Груз доставляет покупатель
собственным транспортом без
привлечения перевозчика
Не нужна, так как нет факта оказания транспортных услуг

5.

Транспортная накладная
N п/п
Наименование операции
1
Покупатель вывозит товар со склада
Продавца собственным транспортом
2
Продавец доставляет товар Покупателю
собственным транспортом:
- стоимость доставки в цене товара;
Документы
Примечание
Приход ТМЦ
Доставка ТМЦ
ТОРГ-12 (УПД, М-15)
Путевой лист
ТОРГ-12 (УПД, М-15)
ТН и/или ТТН по ТН, ТТН составляет Продавец как грузоотправитель
форме 1-Т
Если покупатель доставляет товар самовывозом
собственным транспортом, ТН не нужна. В этом
случае факт транспортировки товара и затраты на
перевозку подтверждают путевой лист и другие
первичные документы покупателя (письмо Минфина
от 22.12.2011 № 03-03-10/123)
- стоимость доставки товара предъявляется ТОРГ-12 (УПД, М-15)
Покупателю дополнительно, сверх
стоимости товара
ТН
ТН составляет Продавец как грузоотправитель
ТН
ТН составляет Продавец как грузоотправитель
3
Продавец осуществляет доставку товара
Покупателю с привлечением транспортной
компании
ТОРГ-12 (УПД, М-15)
4
Покупатель вывозит товар со склада
Продавца с привлечением транспортной
компании (если право собственности
переходит на складе Продавца)
ТОРГ-12 (УПД, М-15) ТН, ТТН по форме 1- Обычно ТН, ТТН составляет Покупатель как
Т
грузоотправитель

6.

7. ЭПД

Что внедряем:
1.Сервис/оператор для обмена ЭПД, подключённый к ГИС ЭПД (важно: оператор
должен быть в реестре Минтранса).
2.В 1С — включаем функциональность обмена ЭПД (в зависимости от конфигурации:
УТ/ERP/Бухгалтерия/УАТ/ТЛЭ и т.п.; часто — через библиотеку электронных
документов/1С-ЭДО/1С-ЭПД).
3.КЭП + при необходимости МЧД для подписантов
(руководитель/уполномоченный).
4.Регламент ролей и статусов: кто создаёт, кто подтверждает факт
(погрузка/приёмка), кто подписывает титулы, кто контролирует зависшие статусы.

8. ЭПД

Роли:
•Логист/менеджер отгрузки: инициирует перевозку (рейс/заказ перевозчику),
заполняет транспортные данные (ТС/водитель/маршрут), запускает ЭТрН/ЭЗН.
•Склад/ответственный за отгрузку: подтверждает факт погрузки/отгрузки (в
системах это часто отдельный шаг/титул).
•Получатель (или ваш сотрудник на приемке): подтверждает приемку/доставку
(титул получателя).
•Бухгалтер: контроль реквизитов и связки “перевозка ↔ реализация/поступление”,
контроль статусов, архив/выгрузка, закрытие периода, разбор расхождений.
•Подписант (руководитель/доверенное лицо): подписывает своей КЭП (или
бухгалтер — если делегировано и оформлено корректно).

9. ЭПД

Шаг 1. Подготовка данных в 1С
•НСИ: контрагенты, договоры, адреса погрузки/выгрузки, номенклатура/грузовые места,
доверенности/подписанты.
•Шаблоны заполнения: чтобы не вводить вручную каждый раз.
Шаг 2. Создание перевозочного события
•Документ-основание: реализация/перемещение/заказ перевозчику/рейс (зависит от 1С-решения).
•На его основе формируется ЭТрН/ЭЗН/ЭПЛ (что нужно именно вам).
Шаг 3. Подписание титулов и обмен через оператора → ГИС ЭПД
•Документ проходит этапы (титулы) и статусы обмена (отправлен/доставлен/подписан/отклонён).
•Всё уходит через оператора в ГИС ЭПД по правилам обмена.
Шаг 4. Контроль и разбор исключений
•«Зависшие» статусы (не подписали, не доставлено, ошибка формата).
•Расхождения: вес/места/номенклатура/адреса.
•Регламент действий: кто исправляет (логист/склад/бухгалтер), сроки.
Шаг 5. Архив и закрытие периода
•Электронный архив ЭПД, быстрый поиск, выгрузка пакета по рейсу/контрагенту/периоду.
•Контроль: все перевозки месяца закрыты титулами, нет «черновиков» и «в пути» на конец периода.

10. ЭПД

Схемы обмена документами могут быть разными. Самый простой алгоритм такой:
1.Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой
титул (раздел) квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора
ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС
ЭПД).
2.Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза.
3.Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой
электронной подписью (ПЭП).
4.Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
5.Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
6.Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.
7.Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает
документооборот.
Участники перевозки смогут просматривать и скачивать из сервиса оператора ЭПД оригиналы
ЭТрН, которые они подписывали.
ГИС ЭПД получает данные о подписании ЭТрН в режиме онлайн и по запросу передает их МВД,
Ространснадзору и ФНС. Еще система принимает титулы и КЭП от провайдеров, выдает уникальный
идентификатор документа и формирует записи по ЭТрН в свою базу данных.

11. ЭПД

Все титулы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Этап
Обязательные разделы
Погрузка
Номер
Кто подписывает
Какие сведения включает
1
Грузоотправитель
2
Перевозчик
О сторонах перевозки, условиях договора,
сведения о водителе, грузе и сопроводительных
документах
О состоянии груза при приеме к перевозке
3
Грузополучатель
О приеме товара от перевозчика, состоянии груза
4
Перевозчик
О сдаче груза получателю
Перевозчик
Грузоотправитель
Перевозчик
О финальной стоимости перевозки
Переадресация
5
6
7
Эстафета
8
Перевозчик
О смене водителя или транспортного средства
Выгрузка
Необязательные разделы
Фиксация стоимости
Об изменении грузополучателя либо его адреса

12. ЭПД

13. ЭПД

Ситуация
Можно ли оформить одну
ЭТрН?
Как правильно оформить
Комментарий
Несколько точек погрузки
❌ Нельзя
Оформляется отдельная ЭТрН Даже если груз едет в одну
на каждый пункт погрузки
точку выгрузки
Несколько точек выгрузки
❌ Нельзя
Оформляется отдельная ЭТрН Один адрес выгрузки = одна
на каждый пункт выгрузки
ЭТрН
Оставшаяся часть
доставляется по новому
адресу или другому
получателю
Грузополучатель принимает
товар частично
❌ Нельзя оставить одну без
изменений
Оформляется переадресовка
на оставшийся груз
Сборный груз: одна машина,
несколько точек доставки
❌ Нельзя
На каждый груз (каждую точку
Даже если перевозчик один
доставки) — отдельная ЭТрН
Несколько заказчиков →
один грузоотправитель →
один грузополучатель
✅ Можно
Оформляется одна ЭТрН, в ней
Главное — один маршрут
указываются грузы разных
«откуда–куда»
заказчиков
Несколько заказчиков →
несколько грузополучателей
❌ Нельзя
Оформляются несколько ЭТрН
Разные получатели = разные
накладные

14.

Ситуация
Комментарий / Норма
Нужно ли оформлять ЭТрН?
Как правильно действовать
❌ Не нужно
Оформляются иные
документы, подтверждающие Если отсутствует договор
затраты (например, путевой
перевозки груза
лист)
Самовывоз при наличии
договора перевозки
(ТК/экспедитор)
✅ Нужно
Оформляется ЭТрН.
Перевозка по договору =
Грузоотправитель и
обязательна ЭТрН
грузополучатель — покупатель
Нужно ли печатать
накладную для ГИБДД
❌ Не нужно
Водителю достаточно
предъявить QR-код
Можно показать QR-код в 1СЭПД или получить его по e-mail
ЭТрН подписана
грузоотправителем и
❌ Нет, перевозка не
перевозчиком, но не
завершена
подписана грузополучателем
Необходимо получить
подпись грузополучателя
Устав автотранспорта +
Постановление
Правительства РФ № 931 от
21.05.2022
Груз доставляется на склад
ответственного хранения
(СОХ)
Возможны два варианта
оформления
Выбор определяется
условиями договора клиента
с СОХ
Самовывоз без договора
перевозки
Зависит от договора

15.

Ситуация
Груз доставляется на
склад ответственного
хранения (СОХ)
Вариант
Нужно ли оформлять
ЭТрН?
Зависит от договора
Кто указан грузополучателем
Как правильно
действовать
Возможны два
варианта оформления
Комментарий / Норма
Выбор определяется
условиями договора
клиента с СОХ
Кто подписывает Т3
Что дополнительно указать
1 ⃣
Клиент
Клиент
Адрес выгрузки — СОХ. В «иных
получателях» указать владельца
склада для получения файлов обмена
2 ⃣
СОХ
СОХ
Подписание происходит сразу
складом

16.

Сложные ситуации при оформлении ЭТрН
Вопрос / Ситуация
Допустимо ли?
Как правильно действовать
Норма / Комментарий
Оформление ЭТрН при
перевозке собственным
транспортом (без договора
перевозки)
❌ Недопустимо
Транспортная накладная не
оформляется. Используется путевой
лист и иные документы
Будет ли ответственность за
оформление ЭТрН при
самоперевозке?
—
Ответственность действующим
Прямой нормы о санкциях нет
законодательством не предусмотрена
Проверяет ли ГИС ЭПД
расхождение веса/мест в Т1–Т2 ✅ Принимает
и Т3–Т4?
ГИС принимает данные, указанные
участниками
ст. 8 ФЗ № 259-ФЗ — ТН
подтверждает заключение
договора перевозки
Технической ошибки при
расхождении не возникает

17.

Сложные ситуации при оформлении ЭТрН
Вопрос / Ситуация
Допустимо ли?
На выгрузке мест меньше, чем
—
на погрузке
На выгрузке мест больше, чем
на погрузке
Недоступен Госключ, титул не
подписан
Как правильно действовать
Норма / Комментарий
Составить акт о расхождении
(например, по форме ТОРГ-2) и указать Требуется фиксация факта
его реквизиты в поле «Сведения о
недостачи
коммерческих и иных актах…»
❌ Исправлять ЭТрН
нельзя
Составляется акт о расхождении
(например, ТОРГ-2) и указываются
сведения о нем в ЭТрН
п. 10 Постановления № 931 —
исправления в сведения о
количестве мест при приеме
груза не допускаются
—
Подписывать УКЭП или УНЭП. При
невозможности — передать
полномочия сотруднику, имеющему
подпись
ст. 18.1 ФЗ № 259-ФЗ,
Постановление № 931
Можно ли подписывать за двух
❌ Нельзя
участников?
Перевозчик не вправе подписывать ТН
п. 10 Постановления № 2200
за двух участников

18.

Нестандартные ситуации при
оформлении ЭТрН
Ситуация
Как правильно оформить
Оформить одну замену ТС в рамках
Поломка авто, груз перегружен в два
действующей ЭТрН + новую ЭТрН на
ТС
оставшуюся часть груза
Один грузоотправитель → несколько
Формировать отдельную ЭТрН на
грузополучателей (известны
каждую пару ГО–ГП
заранее)
Что важно учитывать / Норма
Одна ЭТрН не может оформляться на
более чем одно ТС. Допускается
неограниченное количество замен
ТС, но только «одно на одно»
Множественность грузополучателей
в одной ЭТрН НПА не предусмотрена
Изначально груз должен быть
Можно ли вместо отдельных ЭТрН
Технически возможно, но неверно по передан одному ГП; переадресовка
делать переадресовку поочередно? бизнес-логике
применяется при отказе/изменении
маршрута
В ГИС ЭПД аннулирование не
Можно ли аннулировать ЭТрН?
❌ Нельзя
предусмотрено. Принятые документы
хранятся

19. Нестандартные ситуации при оформлении ЭТрН

Ситуация
Как правильно оформить
После приемки груза перевозчиком
✅ Можно
можно заменить ТС?
Когда можно изменить адрес
доставки или грузополучателя?
Маркируемый товар: должны ли
данные совпадать с УПД?
При переадресовке нужно ли
старому грузополучателю
направлять новые файлы Т3/Т4?
Что важно учитывать / Норма
Оформляется файл обмена
информации о замене водителя
и/или ТС
До выдачи груза (до подписания Т3, Т4
Оформляется файл переадресовки
с признаком полной выгрузки)
Рекомендуется совпадение для
минимизации рисков. Нужно
Формально ГИС не проверяет
отметить наличие товара,
подлежащего учету в гос. системе
маркировки
По согласованию сторон
Передача файлов «старому» ГП не
обязательна автоматически

20. Нестандартные ситуации при оформлении ЭТрН

Возвратная тара и организационные
вопросы по ЭТрН
Ситуация / Вопрос
Как правильно оформить
Возврат тары без груза (от покупателя
поставщику)
Оформляется новая ЭТрН на отправку
тары
Применяется сценарий частичной
Возврат тары вместе с грузом (частичная
приемки груза → затем оформляется
приемка)
файл переадресовки
Указывается код тары по классификатору
В графе «Вид тары» нет поддона
(например, PX — поддон, 8A — поддон
деревянный)
Кто подписывает ЭТрН от имени
перевозчика, если привлечено третье
лицо (аренда ТС с экипажем)?
Нормативная база / Комментарий
Это отдельная перевозка
Используется механизм переадресовки
Формат ЭТрН — приказ ФНС № ЕД-726/1065@; Классификатор — решение КТС №
378
Подписывает лицо, которое по договору
перевозки приняло обязательство
перевезти груз
Подписывает именно сторона договора
перевозки
Может ли кладовщик создать ЭТрН, а
подписать другой сотрудник?
✅ Да
Кладовщик создает документ →
ответственное лицо с ЭП подписывает и
отправляет через раздел «Текущие дела
ЭДО»
Как работать с ЭПД без интернета?
Для создания/подписания интернет
обязателен
Для проверки можно предъявить заранее
скачанный QR-код в смартфоне водителя

21. Возвратная тара и организационные вопросы по ЭТрН

ЭПД
Почему ЭТрН снижает налоговые риски
Что происходит при создании ЭТрН:
•Документ регистрируется в ГИС ЭПД
•Подписывается усиленной электронной подписью
•Хранится в государственной системе
•Невозможно утратить или изменить задним числом
Что это даёт бухгалтеру:
•Подтверждение факта перевозки
•Снижение риска споров о «неподтверждённых» перевозках
•Упрощение предоставления документов при проверке

22. ЭПД

Что меняется при налоговой проверке
Раньше:
•Бумажные ТН теряются
•Подписи не читаются
•Несоответствие реквизитов
С ЭТрН:
•Документ проходит форматно-логический контроль
•Подписи проверяются автоматически
•Дата подписания фиксируется системой
•История документа сохраняется

23. ЭПД

Как ЭТрН влияет на учет выручки
ЭТрН:
•фиксирует момент передачи груза перевозчику
•подтверждает факт доставки
•ускоряет получение информации о приемке