КР-05.08-01 Оформление командировки

1. Краткое руководство Порядок оформления служебных командировок  

КР-05.08-01 версия 1.0
УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)
(должность)
(подпись)
(И.О. Фамилия)
«___»___________________20__ г.
Краткое руководство
Порядок оформления служебных
командировок
Сведения о документе
Разработан: Отделом протокольного обеспечения ООО «Газпромнефть-ЦР»
Владелец процесса: Начальник отдела протокольного обеспечения
ООО «Газпромнефть-ЦР»
Введен в действие на 3 года с даты утверждения НМД

2.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
Закрепить последовательность действий при
оформлении командировок сотрудниками
СОДЕРЖАНИЕ
Наименование слайда:
№ слайда:
Сведения о документе
3
Нормативные ссылки
4
Служебная командировка
5
Командировочные расходы
6
Порядок оформления командировочных услуг
7
Рабочее время и оплата труда в командировке. Совместители
8
Присоединение дней отдыха к командировке
9
Регламентирует процесс направления работников в10служебные
Оформление командировки
командировки
Отмена и изменение условий командировки
11
Оформление бумажного авансового отчета (АО)
12
Исполнители и участники процесса. Бизнес-роли и их исполнители
13
Приложение 1 (справочное)
14
Порядок оформления
служебных командировок
Газпром нефть
2

3.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТЕ
Наименование документа
Порядок оформления служебных командировок
Область применения (юридическое лицо)
ООО «Газпромнефть-ЦР»
Автор (ФИО, должность)
Пузина О.В., Начальник отдела протокольного обеспечения
Код документа
КР-05.08-01 , версия 1.0
Область применения
Все сотрудники ООО «Газпромнефть-ЦР». Краткое руководство
определяет единый порядок направления работников в
служебные командировки и размеры возмещения
командировочных расходов, устанавливает требования к
документальному оформлению служебных командировок, а также
регулирует иные отношения, возникающие между Компанией и
работником при направлении в служебную командировку
Ключевые слова поиска (хештеги)
#Командировка #Travel #DigitalTravel
Библиография (внешние документы)
[1] ст. 166, 167, 168, 259, 268 Трудового кодекса Российской
Федерации
[2] п. 1 ст. 4.7, 54-ФЗ от 22.05.03 «О применении контрольнокассовой техники при осуществлении расчетов в РФ»
[3] п. 3, 4, 9, 11 Постановления Правительства РФ от 13 октября
2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в
служебные командировки»
[4] ч.3 ФЗ от19.11.2021 № 372-ФЗ «О внесении изменений в
Трудовой кодекс РФ»
[5] ст. 211 Налогового кодекса Российской Федерации
Термины и сокращения:
Авторизованное лицо: сотрудник управления протокола, ответственный за процесс 05.08 порядок оформления
служебных командировок.
Агент(-ы): организация(-ии), на договорной основе в соответствии с КР-08.02.06-01 оказывающая(-ие) Компании услуги
по бронированию проездных билетов/документов, гостиниц, трансферов, бизнес-залов в аэропортах, а также других
услуг, связанных со служебным командированием работников Компании.
АО: авансовый отчет.
ГД: генеральный директор.
Документальное подтверждение расходов: предоставление работником документов, подтверждающих понесенные
в служебной командировке расходов в установленной действующим законодательством РФ форме.
Заявка на командировку: электронная форма, заполняемая Работником/Ответственным исполнителем с помощью
интранет-портала «Корпоративные сервисы самообслуживания» / «Travel Click», позволяющая: определить
целесообразность служебной командировки, оформить приказ о направлении в служебную командировку, оформить
приказ об отмене или изменении командировки; заказывать услуги для осуществления командировки; оформлять
авансовый отчет о командировке.
ЗГД: заместитель генерального директора.
Компания: ООО «Газпромнефть-ЦР».
Место постоянной работы: место расположения организации (обособленного структурного подразделения
организации), работа в которой обусловлена трудовым договором [3, п.3].
НДФЛ: налог на доходы физических лиц.
Онлайн-система агента: программный продукт Агента, который предоставляет работникам возможность осуществлять
просмотр, бронирование и оформление командировочных услуг.
Ответственный исполнитель: работник, ответственный за организацию служебной командировки, например,
командируемый работник, помощник руководителя, секретарь – референт, администратор, работник, назначенный
руководителем поддерживать процесс по оформлению служебной командировки (для работников, у которых нет
автоматизированного рабочего места).
ПП – прямое подчинение
Газпром нефть
3

4.

Порядок оформления служебных командировок
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazprom-neft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
4. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
ШАБЛОНЫ (обеспечивающие выполнение документа)
КАТАЛОГИ
КТ-168
Полномочия по согласованию командировок и подписанию
командировочных документов (приказов о направлении в
служебную командировку (отмене/изменении условий
командирования) и авансовых отчетов
КТ-303
Нормы возмещения командировочных расходов
Ш-05.08-01
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Ш-05.08-02
Приказ об отмене служебной командировки
Ш-05.08-03
Приказ об изменении командировки (даты, маршрута, цели)
Ш-05.08-04
Заявление об учете командировочных расходов (вне дат командирования)
МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОСОБИЯ
Ш-05.08-05
Заявление об удержании денежных средств (подотчетных сумм)
Ш-05.08-13
Заявка на заказ услуг
М-05.08-01
Памятка для работников ПАО «Газпром нефть», выезжающих в
служебные командировки за границу, при возникновении
чрезвычайных и нештатных ситуаций
Ш-05.08-28
Заявка на заказ трансфера
М-15.08.02.0101
Требования к реализации запросов на обеспечение мобильной
связью
НОМЕРА НМД
КР-04.04.01-01
Порядок организации пассажирских перевозок по заявкам работников Группы компаний ГПН
СК-14.03.05
Учет рабочего времени
ОСК-16.01.15.01
Управление безопасностью дорожного движения
КР-05.05-01
Порядок паспортно-визового обеспечения работников, направляемых в служебные командировки (ПАО)
4

5.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
5. СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА
5.1 Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на
определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы
[1, ст. 166], в том числе(в филиал командирующей организации в другом населенном
пункте).
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или
имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда/приезда в/из командировку решается по
договоренности с работодателем [3, п.4].
5.3 Руководитель* работника определяет:
1. цель и период командирования (с учетом объема, сложности и других особенностей
служебного поручения);
2. целесообразность командировки (при ее высокой стоимости).
Руководитель* работника подписывает:
1. приказ о направлении работника в командировку (на отмену/изменение);
2. бумажный авансовый отчет.
*Руководитель определяется по КТ-168
5.2 Период командировки - количество календарных дней, включая неполные сутки, в
течение которых работник находился в командировке, в том числе день выезда/приезда
в/из командировки и дни нахождения в пути.
Фактический период командирования определяется по проездным документам
(билетам). При отсутствии проездных документов и в иных случаях
период
командирования определяется бухгалтером на основании подписанного приказа на
командировку (работа в командировке в выходной день и день в пути регламентируется п.
8.3).
В период командирования не включаются:
1. дни отпуска;
2. дополнительные дни отдыха без оплаты;
3. выходные/праздничные нерабочие дни, присоединенные к командировке по желанию
работника.
День выезда/приезда в/из командировку(и): дата отправления/прибытия поезда,
самолета, автобуса или другого транспортного средства из/в места(о) постоянной работы
командируемого работника:
• при отправлении (прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно
днем отъезда/прибытия в/из командировку(и) считаются текущие сутки;
• с 00 часов – последующие сутки.
Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается
время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.
5.4 ЗАПРЕЩЕНО направление в командировку
[1, ст. 259, ст. 268]:
1. беременных женщин
2. работников в возрасте до 18 лет
Требуется письменное согласие на командировку [1, ст.259] [4] или ознакомление за
подписью со своим правом отказаться от командировки от следующих категорий сотрудников
(Ш-05.08-34):
1. женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, если это не запрещено им в соответствии
с медицинским заключением;
2. матерей (отцов), воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
3. опекунов (других лиц), воспитывающих детей до 14 лет;
4. работников, имеющих детей-инвалидов;
5. работников, осуществляющих уход за больным членом семьи в соответствии с
медицинским заключением;
6. родителей 3-х и более детей до 18 лет, младшему из которых менее 14 лет;
7. работников, имеющих ребенка в возрасте до 14 лет, в случае, если другой родитель
работает вахтовым методом.
5

6.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
6. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ
6.1 Командировочные расходы – это расходы работника, связанные со служебным командированием.
К ним относятся: расходы на проживание, транспорт (билеты, трансферы), залы аэропортов, суточные, багаж (в случаях приобретения билета
без багажа, сверхнормативный багаж для провоза оборудования/спецодежды), билеты на аэроэкспресс, комиссионные сборы, услуги связи М15.08.02.01-01, чартеры СК-05.03 (ПАО), ПЦР-тестирования на Covid и иные расходы, связанные с командированием, произведенные
работником с разрешения и ведома работодателя.
При зарубежной командировке расходы по оформлению:
заграничного паспорта, визы, приглашения КР-05.05-01 (ПАО);
медицинской страховки на период командирования, если не предусмотрено полисом ДМС;
Прививки и вакцины (обязательные и рекомендуемые, например, желтая лихорадка, дизентерия и пр.).
Иные расходы, не являются командировочными расходами и относятся к прочим хозяйственным расходам.
Нормы возмещения командировочных расходов предусмотрены в КТ-303
6.2 Суточные – это дополнительные расходы работника в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства [1,
ст.168]. Возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни
нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. К ним относятся расходы на питание и общественный транспорт.
Выплата суточных (аванса на дополнительные расходы) осуществляется только при наличии подписанного руководителем Приказа
(распоряжения) о направлении работника в командировку за 1- 2 дня до начала командировки. Если сотрудник не оформил приказ в
обозначенный срок, то возмещение суточных производится после сдачи сотрудником Авансового отчета в течение 3-х рабочих дней [3, п.11].
При однодневном командировании:
по РФ возмещаются суточные за один день;
за рубеж возмещаются суточные в объеме 50% от нормы суточных за рубеж.
Командировка за рубеж. При следовании работника:
с территории РФ: дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной
валюте;
на территорию РФ: дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с/на территории(-ию) РФ определяются по отметкам пограничной службы в
паспорте.
Суточные не выплачиваются:
за дни отдыха, присоединенные к командировке;
за командировку в пределах одного субъекта РФ (примечание: субъекты г. Санкт-Петербург и Ленинградская область или г. Москва и
Московская область рассматриваются как общая территория, на которую распространяется данное условие). При этом расходы по
проживанию в месте командирования, из которого работник имеет возможность ежедневно возвращаться, могут быть возмещены при
наличии подтверждающих документов. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения из такой командировки решается с
Руководителем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также
необходимости создания работнику условий для отдыха.
6.3 Трансферы в командировке – это доставка работников до/от места
работы (жительства) до/от аэропорта, станции, пристани и/или вокзала.
1.
Трансферы организуются через заявку Ш-05.08-28 секретарю –
референту по КР-04.04.01-01
2.
Трансферы командирования, кроме указанных в п.1
организуются сотрудником:
2.1 самостоятельно через онлайн-систему агента;
2.2 самостоятельно через приложение такси, с последующим
возмещением через АО.
3. По согласованию с Руководителем работника возможна организация
дополнительного трансфера в случаях:
если отсутствует прямое сообщение между местом проживания в
командировке и местом командирования;
если работнику для выполнения его служебного задания требуется
постоянное наличие автомобиля.
4. В исключительных случаях возможно использование личного
транспорта – при условии:
соответствия планируемой поездки требованиям ОСК-16.05.01
Управление безопасностью дорожного движения
наличия согласования на использование личного транспорта в
командировке от Руководителя сотрудника по КТ-168 по электронной
почте.
Важно:
При заказе трансфера необходимо использовать автомобиль с
уровнем класса обслуживания выше базового экономического
6

7.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
7.3 Исключения и штрафы
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
Заявка на командировку
– это документ, оформленный
7.7.1
ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ
КОМАНДИРОВОЧНЫХ УСЛУГ
В случае если стыковка между рейсами составляет более 3 часов в ночное время (с 22.00 до
Работником/Ответственным исполнителем с помощью личного кабинета на портале
06.00 по времени аэропорта стыковки) работнику компенсируется оплата бизнес-зала;
Самообслуживания: позволяющим определить целесообразность служебной
1. Работникам, командированным в составе группы, возглавляемой ГД, ЗГД или
командировки; оформить приказы о направлении в служебную командировку, об
Руководителями прямого подчинения ГД возмещаются расходы по проживанию в одной
отмене или изменении командировки; произвести выплату аванса; оформить услуги
гостинице, но при наличии предварительного согласования авторизованного лица*1;
для осуществления командировки; оформить авансовый отчет о командировке.
2. При получении штрафов и дополнительных расходов в результате отмены командировки
7.2 Общие правила приобретения командировочных услуг:
необходимо в запрос на отмену командировки приложить документы, подтверждающие
1. Знание и соблюдение норм возмещения ком-х расходов является обязанностью
уважительную причину отмены: больничный лист, отметку в авиабилете о неблагоприятных
сотрудника;
метеоусловиях и т.д. Штрафы и дополнительные расходы без уважительных причин, могут
2. Все услуги на одну командировку оформляются в одной заявке в онлайн-системе
быть удержаны из заработной платы;
агента;
3. Если рабочему дню предшествует ночной перелет (время полета*2 с 22:00 до 6:00), то
3. По умолчанию проезд осуществляется наиболее коротким и оптимальным с точки
сотруднику, которому по КТ-303 полагается эконом, можно оформить авиабилет бизнесзрения стоимости маршрутом в формате round trip (билеты туда и обратно на
класса.
едином бланке);
4. Исключение «Ночной бизнес» на рейсах с пересадкой*3:
4. При отсутствии в продаже услуг в лимите сотрудника рассматривается иной
A. Если 1-я часть перелета с вылетом после 22:00 и продолжительностью полета менее 3
вариант, приближенный к нормативу или ниже по стоимости;
часов, а 2-я часть перелета дополняет 1-ую часть до 3-х часов полета в промежутке с 22:00
5. Рекомендуется приобретение невозвратных билетов;
до 6:00*2, то оба сегмента оформляются в бизнес-классе;
6. Минимальный стандарт проживания в гостинице для работников Компании –
B. Если 1-я часть перелета с вылетом после 22:00*2 и продолжительностью ≥ 3часа, а 2-я часть
одноместный номер в отеле 3 звезды;
перелета с вылетом до 6:00, то оба сегмента в бизнес-классе;
7. Рейс со стыковкой допустим в случае, если стоимость сопоставима со стоимостью
C. Если 1-я часть перелета с вылетом после 22:00*2 и продолжительностью < 3 часов, а 2-я
прямого рейса или пересадкой не более 6 часов в месте стыковки;
часть перелета с временем вылета после 6:00*2, то оба сегмента в эконом-классе;
8. Превышения лимитов по КТ-303 и иные исключения, не оговоренные КР,
D. Если 1-я часть перелета с вылетом до 22:00*2, а 2-я часть перелета после 22:00
рассматриваются авторизованным лицом в системе агента или по электронной
длительностью ≥ 3 часов, то 1-я часть оформляется в эконом-классе, 2-я часть в бизнеспочте*1;
классе.
9. Работник вправе за свой счет повысить класс обслуживания, оставив об этом
запись в заказе в онлайн-системе агента и оформив заявление на удержание из
*2 Время рассчитывается исходя из местного времени пункта отправления.
заработной платы;
Время стыковки не учитывается.
10. Если в месте командирования отсутствует аэропорт, допустим перелет в
ближайший
населенный
пункт,
расположенный
рядом с местом
командирования
*1 необходимо
до начала
командировки
направить
запрос с электронного
ящика командируемого
с описанием ситуации и получить согласование у Руководителя.
(командирование
в
Мегион,
ближайший
аэропорт
в
Нижневартовске).
*2 Время рассчитывается исходя из местного времени пункта отправления. Время стыковки не учитывается.
*3 перед оформлением билетов бизнес-класса требуется получить ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАСОВАНИЕ для дальнейшего предоставления в бухгалтерию:
а.) Руководители и работники прямого подчинения ГД, Директора дирекций, Руководители центров – от Генерального директора;
б.) Для всех остальных сотрудников – от ответственного за сделку / проект + Директор дирекции/Руководитель центра + начальник протокольного отдела.
7

8.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
8. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ОПЛАТА ТРУДА В КОМАНДИРОВКЕ. СОВМЕСТИТЕЛИ
8.1 Рабочее время и его учет
На работника в командировке распространяется режим работы, установленный трудовым договором по месту работы.
8.2 Оплата труда в командировке регулируется [1, ст.167]:
• за работником сохраняется место работы и средний заработок, в том числе за время в пути и время вынужденной остановки в пути;
• оплачивается работа в выходные и праздничные дни, сверхурочная работа
8.3 Привлечение к работе в выходные и праздничные дни возможно с согласия работника в соответствии со СК-14.03.05, а также с
учетом ограничений ТК.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время
вынужденной остановки в пути, сохраняется за все работы по графику, установленному в командирующей организации [3, п.9].
В случае, если средний заработок ниже оплаты по окладу, за дни нахождения в командировке, при расчёте заработной платы
бухгалтерией, ему производится доплата до размера, исчисленного в соответствии с оплатой по окладу.
Оплата труда в ситуации, когда время в пути приходится на выходной день, осуществляется только при условии наличия проездного
документа (авиабилета или ж. д. билета).
8.4 В случае наступления временной нетрудоспособности/несчастного случая* во время командировки необходимо:
сообщить своему руководителю по КТ-168
если вы находитесь в РФ: необходимо обратиться за медицинской помощью в медучреждение и получить листок
нетрудоспособности;
если вы находитесь за рубежом: необходимо получить справку от врача или иной документ, который утверждён законами места
командирования и подтверждает состояние нетрудоспособности.
Работнику возмещаются расходы по проживанию/найму жилого помещения, за исключением случаев, когда командированный
работник находится на стационарном лечении. Выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он был временно
нетрудоспособен (на основании приказа о продлении сроков командировки и копии документа, подтверждающего временную
нетрудоспособность).
8.5 Совместителям не в дочерних
обществах:
сохраняется средний заработок у того
работодателя, который направил его в
командировку;
работник самостоятельно решает вопрос
своего
отсутствия
в
период
командировки у другого работодателя.
При одновременной командировке на
основной и совмещаемой работах,
средний заработок сохраняется у обоих
работодателей, а командировочные
расходы
распределяются
между
работодателями по соглашению между
ними.
8.6
Совместителям
в
дочерних
обществах:
сотрудник направляется в командировку
одновременно на всех работах;
средний заработок сохраняется у обоих
работодателей;
командировочные расходы возмещаются
по основному месту работы.
По соглашению между работодателями,
командировочные
расходы
могут
возмещаться
по
месту
работы
совместителем.
* сообщить о несчастном случае во время командировки на электронную почту Газпромнефть - ЦР | Здоровье health-gpnds@gazprom-neft.ru
8

9.

Порядок оформления служебных командировок
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
9. ПРИСОЕДИНЕНИЕ ДНЕЙ ОТДЫХА К КОМАНДИРОВКЕ
9.1 Дни отдыха – это дни отпуска, выходные, праздничные дни. Сотрудник может
присоединить дни отдыха к дням командировки.
Правила:
дни отдыха могут предшествовать командировке или следовать сразу за ней (без
промежуточных дней);
работник отправляется в командировку из места постоянной работы;
дни отдыха не увеличивают общую продолжительность командировки.
9.2 Присоединение дней отдыха необходимо согласовать с Руководителем по КТ-168 до
отъезда в рамках заявки на командировку.
9.3 Оплата дней отдыха и расходы
Присоединенные к командировке дни отдыха не подлежат оплате как дни нахождения в
командировке;
Расходы на проезд, включая трансфер, подлежат возмещению в соответствии с КТ-303.
Расходы на проживание и иные расходы не возмещаются
Работник вправе приобрести билеты с отправлением в день, предшествующий дню отдыха
(после окончания рабочего времени) или в рабочий день прибытия к месту постоянной
работы (до начала рабочего времени). Рабочее время устанавливается правилами
внутреннего трудового распорядка
9.4 ЗАПРЕЩЕНО
повышение класса перелета («ночной бизнес»), если перелет приходится на
следующий за днями отдыха день;
присоединение дней отдыха вне места командирования.
9.5 ВНИМАНИЕ
при присоединении более 3 дней отдыха стоимость проезда до/из места отдыха
облагается НДФЛ;
при отзыве из отпуска (при желании продолжить отпуск) возмещаются расходы
по проезду к месту проведения отпуска;
в случае, если в командировке на одном из сегментов одного направления по
маршруту проезда с пересадкой отсутствует проездной билет, то стоимость
билета, который есть в наличии, облагается НДФЛ [5]. Например, командировка
СПб-Геленджик-СПб, маршрут проезда: СПб-М-Геленджик-М-СПб, на обратном
маршруте билет Геленджик-Москва есть в наличии, а билет Москва-СПб
отсутствует, в таком случае стоимость билета Геленджик-Москва будет
облагаться НДФЛ.
9

10.

Порядок оформления служебных командировок
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
10. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Операция 1
Операция 2
Операция 3
Информирование
Подача заявки
Оформление приказа
Исполнитель:
Исполнитель:
Сотрудник*2*3
Получает указание о
необходимости в служебной
командировке от Руководителя
(или в соответствии с Планом
командировок)
Даты командировки
Город командирования
Принимающая сторона
Цель поездки
Центр затрат (проект /
сделка)
Сроки:
7 р.д. до начала командировки
Сотрудник*2
создает заявку на
оформление Приказа для
поездки в командировку на
Портале самообслуживания
Исполнитель:
Кадровый администратор
1. Подготавливает проект
приказа.
возвращает на доработку, если:
- отсутствует согласование
- Информация не соответствует
- Проверяет оформление выходных
дней
2. Передает*1 на подпись
сотруднику.
3. Размещает копию в системе
Добавляет в заявку
информацию о
присоединении дней отдыха
к командировке Ш-05.08-30
(при необходимости)
Сроки:
5-7 р.д. до начала командировки
Дни привлечение к
работе в выходной день
регулируется СК-14.03.05 Учет рабочего времени
Сроки:
Срок не более 1 р.д.
Операция 4
Операция 5
Операция 6
Формирование
проездных билетов /
проживания
Командировка
Отчет
Исполнитель:
Исполнитель:
Исполнитель:
Сотрудник
Сотрудник
ВАЖНО:
Операция:
Сотрудник
оформляет заявку*3 в онлайн
системе
на бронирование
командировочных услуг
Сотрудник*2 оформляет
командировочные услуги с
помощью онлайн-системы
агента,
или самостоятельно (с
возмещением через АО)
Сроки:
Не позднее 3-х р.д. до начала
командировки
-
Самостоятельно
зарегистрироваться на рейс (~ за
24 часа) и сохранить посадочные
талоны после перелета
-
Иметь подтверждающие
документы по расходам,
оформленными самостоятельно
(такси, проживание,
аэроэкспресс, оплата багажа и
т.д.)
-
При командировании за границу
проверить наличие штампов в
паспорте о пересечении границы
Сроки:
Согласно указанных условий
1. Оформление Авансового
отчета*1 (АО)
2. Получение Аналитики
3. АО, копия приказа, билеты
(+посадочные), чеки и
Аналитика передаются в
фронт-офис*4
Сроки:
3 р.д. по возвращению из командировки
*1 документы на бумаге : приказ, авансовый отчет, копии всех дополнительных приказов/ согласований, подтверждающие расходы документы, билеты, посадочные к электронным билетам, заявления
*2 или ответственный исполнитель
*3 несет ответственность за корректное оформление заявки
*4 Бухгалтер проверяет корректность оформления, при необходимости возвращает сотруднику на доработку. Сотрудник вносит правки и повторно направляет/передает. Авансовый отчет, который был возвращён на доработку,
Сотрудник передает в течение 5 р.д.
10

11.

Порядок оформления служебных командировок
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
11. ОТМЕНА ИЛИ ИЗМЕНЕНИЕ УСЛОВИЙ КОМАНДИРОВКИ
Шаг
1
Сотрудник*1 оформляет
электронное сообщение об
отмене/изменении условий
командировки для получения
согласования от Руководителя.
Уведомляет агента*2 или
самостоятельно вносит
изменения (сдает билеты,
отменяет проживание) в Travel
3 *5
в течение дня, когдаClick*
стало известно
об изменениях
Шаг
Кадровый администратор*1
изменяет данные и
подготавливает проект
приказа об
отмене/изменении в
командировании по Ш-05.0802 или Ш-05.08-03
распечатывает,
подписывает*1 приказ,
Передает на ознакомление и
подписание
сотруднику
срок не более
2 р.д.
Сотрудник знакомится с
приказом об изменении
условий командировки /
отмене и подписывает на
бумаге приказ. Передает
подписанный приказ*4
кадровому
администратору
срок не более 1 р.д.
2
Кадровый администратор
размещает копию приказа в
системе*4
срок не более 1 р.д.
*1 или ответственный исполнитель
*2 сообщает агенту о необходимости изменения бронирования электронным письмом. Для замены проездных документов, они передаются агенту в день, когда стало известно о необходимости замены
*3 в случае, если отмена/изменение командировочных услуг повлекла (- о) штраф, то суммы штрафов могут быть удержаны из заработной платы сотрудника. Удержание не производится при наличии уважительных причин
(больничный лист, решение руководителя и т.д.).
*4 оригинал приказа хранится в кадровом подразделении, передается в архив по требованию
*5 отмена командировки по причине – недомогания: обязательно оформляется больничный лист (БЛ). При наличии БЛ невозвратные билеты подлежат возврату. Соответствующая информация указывается сотрудником в
заказе, при выборе «Вернуть билет». Неиспользуемые билеты РЖД (по причине болезни) можно оформить на возврат только в кассе вокзала в срок 5 суток от начала поездки.
11

12.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
12. ОФОРМЛЕНИЕ БУМАЖНОГО АВАНСОВОГО ОТЧЁТА (АО)
12.1 Авансовый отчет (АО) – это первичный
бумажный
бухгалтерский
документ,
фиксирующий
фактическое
расходование
денежных средств (аванса) для выполнения
служебного задания в период командирования.
Самостоятельно в течение 3-х рабочих дней по
возвращении из командировки сотрудник
формирует АО*, распечатывает его на бумаге,
подписывает
и
передает
вместе
с
подтверждающими расходы документами в
Бухгалтерию (фронт-офис) в соответствии с п.
15.3
В случае если документ, подтверждающий
осуществление командировочных расходов,
оформлен на иностранном языке, командируемый
сотрудник должен обеспечить его построчный
перевод на русский язык (за исключением
авиабилетов).
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
12.2 Командируемый работник по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней обязан предоставить в Бухгалтерию
(фронт-офис):
1. бумажную копию приказа о направлении в командировку, включая приказы об изменении командировании;
2. согласование Руководителя в случае превышения лимитов и пр.;
3. оборотную сторону авансового отчёта в бумажном виде, подписанную сотрудником;
4. документы, подтверждающие командировочные расходы:
Расходы на проезд подтверждаются:
a) бланком авиабилета или маршрут-квитанцией электронного авиабилета;
b) оригиналом посадочного талона на рейс с отметками аэропортовых служб (в случае утраты посадочного талона предоставляется
справка-подтверждение от Агента об использовании рейса);
c) копией ОЗП с отметками аэропортовых служб о пересечении границы РФ;
d) контрольным купоном электронного железнодорожного билета с отметкой о прохождении электронной регистрации;
e) маршрутной-квитанцией/E-ticket Аэроэкспресс (распечатанная на бумажном носителе);
f) ваучером на трансфер;
g) кассовым чеком об оплате такси или иным документом его заменяющим с распечаткой маршрута поездки.
Расходы на проживание подтверждаются (при самостоятельной закупке):
a) ваучером на размещение в отеле (распечатанным на бумажном носителе)
b) Счетом / Чеком оплаты за проживание.
Расходы прочие:
a) страховой полис обязательного страхования (при покупке билета за наличный расчет);
b) билеты на проезд пригородным транспортом (в том числе автобусами междугороднего сообщения) или водным транспортом;
c) сборы за услуги аэропортов;
d) квитанции разных сборов, в том числе на обмен/возврат авиабилета, оплату багажа в случае приобретения авиабилетов без багажа (в
экономическом классе – одно место, в бизнес классе – два);
e) квитанции за постельное белье.
К услугам, купленным за собственные средства прилагаются:
a) счет с детализацией расходов по каждой услуге с обязательным приложением: кассового чека, оформленного посредством ККТ на
бумажном носителе (кассовой ленте) и (или) образа электронного чека, направленного на абонентский номер либо адрес электронной
почты, содержащего обязательные реквизиты [2, п.1 ст.4.7];
b) счет-фактуры при наличии, если документ предоставляется поставщиком.
* Можно воспользоваться выгрузкой АО из заказа в Тревел-Клик. При наличии ошибок в формировании авансового отчёта возможен возврат на доработку сотруднику или исполнителю с указанием причины возврата
12

13.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
13. Исполнители и участники процесса. Бизнес-роли и их исполнители.
Бухгалтер - сотрудник «Отдела по учету расчетов с персоналом» компании по ведению бухгалтерского, налогового, управленческого учета (ООО «Газпромнефть Бизнес-сервис»).
Сотрудник - работник компании, направляемый в служебную командировку.
Руководитель - генеральный директор или иное лицо, которому делегировано право согласования и подписания приказов о командировании, авансовых отчетов в соответствии с КТ-168
Кадровый администратор - работник структурного подразделения компании, ведущий табель учета рабочего времени самостоятельного подразделения или иное лицо, которому руководителем
делегировано право оформления командировочных документов.
13

14.

Порядок оформления служебных командировок
Регламентирует процесс направления работников в служебные командировки
Служба поддержки: Секретари-референты БОВ
Электронный адрес АО «ГЦБиТ»: avia@gazpromneft.ru
Сроки: от 15 минут до 4 р.д.
14. Приложение 1 (справочное).
АВИАКОМПАНИИ:
1. Аэрофлот
2. S7
3. Utair
4. Уральские авиалинии
5. Победа
6. Nordwing
7. Ямал
8. Belavia
Получение посадочного талона сотрудником осуществляется
САМОСТОЯТЕЛЬНО (регистрация открывается за 24 часа до вылета на сайте
авиакомпании. Зарегистрируйтесь и направьте посадочный талон на свою эл. почту
(в случае утери его можно будет предъявить, в качестве отчетного документа).
Распечатайте бланк для прохода или получите посадочный на стойке в
аэропорту . Сохраните посадочный для отчета.
Рекомендуем ознакомиться с дополнительной информацией:
1. Электронные посадочные талоны в авансовом отчете
2. Как подготовить авансовый отчет
3. Вспомогательные документы с портала, раздел
Командировки
Личные поездки можно оформлять только off-line через менеджеров ГЦБиТ,
направляя заявки на avia@gazprom-neft.ru с пометкой личная поездка.
За оплатой подъедет курьер (услуга бесплатная) или удаленно снимут с карты
(сотрудник заполнит авторизационную форму).
14