Tema_11_Upravlenie_proektami

1.

Автономная некоммерческая организация высшего образования
«Университет мировых цивилизаций имени В.В. Жириновского»
Тема 11 «Управление коммуникациями проекта »
Дисциплина: Управление проектами
Проводит: д.э.н., проф. Лебедев Константин Анатольевич

2.

Литература
1.Зуб А. Т. Управление проектами: учебник и практикум для вузов Москва:
Издательство Юрайт, 2023. — 422 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5534 00725-1. — Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт
[сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/511087
2.Балашов А. И. и др.Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 422 с. — (Высшее
образование). — ISBN 978-5-534 00725-1. — Текст: электронный //
Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/511087 А. Ткаченко; под общей редакцией Е. Роговой
Управление проектами: учебник и практикум для вузов Москва: Издательство
Юрайт, 2023. — 383 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534 00436-6. —
Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/510590
3.Поляков и др. Управление инновационными проектами: учебник и
практикум для вузов 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт,
2023. — 384 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-15534-1. — Текст:
электронный Образовательная // платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/511434

3.

Почему коммуникации — ключ к успеху проекта
57%
90%
Проектов терпят неудачу
Времени менеджера
из-за проблем с коммуникацией (по данным PMI)
уходит на различные формы коммуникации
Коммуникация является основой для обеспечения прозрачности всех процессов, согласованности действий
между участниками и поддержания высокого уровня вовлеченности команды.

4.

Роль менеджера проекта в коммуникациях
Связующее звено
Центр передачи информации
Голос проекта
Медиатор конфликтов
Активный слушатель
Менеджер проекта является ключевой фигурой в системе коммуникаций, обеспечивая эффективное
взаимодействие между всеми участниками проекта и заинтересованными сторонами.

5.

Основные процессы управления коммуникациями
(PMBOK)
Планирование
коммуникаций
Управление
коммуникациями
Мониторинг коммуникаций
Определение потребностей
Своевременное создание, сбор,
эффективности
заинтересованных сторон в
распространение и хранение
коммуникационных процессов на
информации и способов их
информации проекта
протяжении всего проекта
удовлетворения
Контроль и оценка

6.

Поток информации между
участниками проекта
Эффективное управление коммуникациями обеспечивает
бесперебойный поток информации между всеми
заинтересованными сторонами, что позволяет принимать
своевременные решения и поддерживать прогресс проекта.

7.

Определение
заинтересованны
х сторон проекта
Точное определение всех заинтересованных сторон — основа
для построения эффективной системы коммуникаций в проекте.

8.

Кто такие заинтересованные стороны?
Команда проекта
Спонсоры
Непосредственные исполнители работ
Обеспечивают финансирование и принимают
стратегические решения
Клиенты
Подрядчики
Пользователи результатов проекта
Поставщики ресурсов и услуг
Идентификация всех заинтересованных сторон критически важна для построения эффективной
коммуникационной стратегии, учитывающей потребности каждой группы.

9.

Регистрация заинтересованных сторон
Группа
Роль в проекте
Уровень влияния
Ожидания
Спонсоры
Финансирование
Высокий
Высокоуровневые
отчеты о статусе и ROI
Команда
Исполнение
Средний
Четкие инструкции и
обратная связь
Клиенты
Использование
Высокий
результатов
Качество и
соответствие
требованиям
Подрядчики
Поставка ресурсов
Низкий-средний
Четкие спецификации и
своевременная оплата
Реестр заинтересованных сторон должен регулярно обновляться, отражая изменения в составе участников и их
ожиданиях.

10.

Управление ожиданиями заинтересованных сторон
Прозрачность
Открытая коммуникация о
состоянии проекта
Согласованность
Единое понимание целей и
приоритетов
Регулярное
информирование
Своевременные обновления о
прогрессе
Обратная связь
Учет мнений и потребностей
Грамотное управление ожиданиями позволяет предотвратить разочарования и конфликты, а также
способствует построению долгосрочных отношений с ключевыми заинтересованными сторонами.

11.

Классификация
заинтересованных сторон
Матрица "влияние-интерес" помогает определить оптимальную
стратегию взаимодействия с каждой группой заинтересованных
сторон:
Высокое влияние и интерес: активное вовлечение и тесное
сотрудничество
Высокое влияние, низкий интерес: регулярное
информирование
Низкое влияние, высокий интерес: поддержание
информированности
Низкое влияние и интерес: мониторинг

12.

Зачем нужен план коммуникаций?
Преимущества
Обеспечение прозрачности всех процессов
Согласованность действий между участниками
Минимизация рисков недопонимания
Предотвращение задержек в передаче информации
Повышение эффективности принятия решений

13.

Ключевые элементы плана коммуникаций
1
2
3
Цели коммуникаций
Аудитория коммуникаций
Содержание сообщений
Информирование о статусе
проекта
Согласование действий и
информации
решений
Отчетность перед
заинтересованными
Определение получателей
Учет потребностей и
информации
ожиданий каждой группы
Разделение по уровням
доступа к информации
Типы передаваемой
Уровень детализации для
разных групп
Требования к формату и
структуре сообщений
сторонами
Мотивация команды проекта
План коммуникаций должен быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к изменениям в проекте, но в то же
время обеспечивать стабильность информационных потоков.

14.

Выбор каналов коммуникации
Встречи
Электронная почта
Дашборды
Мессенджеры
Обсуждение сложных
Формальные
Мониторинг статуса,
Оперативное
вопросов, принятие
коммуникации,
визуализация прогресса и
взаимодействие, быстрые
решений, брейнштормы
документация, широкая
ключевых метрик
вопросы и ответы
рассылка
Важно учитывать предпочтения участников: молодые команды часто предпочитают Slack и Telegram, в то время
как руководство и спонсоры ожидают формальные отчеты и презентации.

15.

Частота коммуникаций
Типичные временные рамки
Баланс коммуникаций
Ежедневно: стендапы команды, чаты по
оперативным вопросам
Необходимо найти золотую середину между
избыточной информацией, которая может
Еженедельно: статус-отчеты, встречи команды
Ежемесячно: обзоры для спонсоров, отчеты о
вехах
перегрузить получателей, и недостаточной
коммуникацией, которая создает
информационные пробелы.
По завершении этапов: отчеты о достижении
результатов
Регулярность коммуникаций создает предсказуемость и повышает дисциплину в команде, что особенно важно
в длительных проектах.

16.

Каналы и частота
коммуникаций для разных
групп
Матрица коммуникаций является ключевым элементом плана,
определяющим для каждой группы заинтересованных сторон
оптимальные каналы связи, частоту коммуникаций и тип
передаваемой информации.
Например, для руководства компании характерны ежемесячные
формальные отчеты о статусе проекта, в то время как команда
разработчиков взаимодействует через ежедневные стендапы и
задачи в системе управления проектами.

17.

Создание эффективного сообщения
Адаптация под аудиторию
Четкость
Учитывайте уровень технических знаний, интересы
Избегайте двусмысленностей и сложных
и потребности получателей
формулировок, структурируйте информацию
Краткость
Конкретика
Выделяйте главное, избегайте избыточной
Используйте точные данные, примеры и четкие
информации и "воды"
рекомендации
Хорошее сообщение должно мотивировать получателя к нужному действию или давать ему необходимую
информацию для принятия решения.

18.

Инструменты для планирования коммуникаций
Структура
декомпозиции работ
(WBS)
Диаграммы Ганта
Помогает определить
коммуникаций и связывают
ключевые точки
его с общим планом проекта
Визуализируют график
коммуникаций на основе
структуры проекта
Системы управления проектами
MS Project, Jira, Asana позволяют автоматизировать многие
коммуникационные процессы
Использование шаблонов и автоматизация рутинных коммуникаций помогают снизить нагрузку на команду и
минимизировать риск ошибок при передаче информации.

19.

Организация передачи информации
Сбор данных
Организация систематического сбора информации от всех участников проекта
Обработка и анализ
Структурирование информации, выделение ключевых фактов и тенденций
Формирование сообщений
Создание сообщений с учетом аудитории и канала передачи
Распространение
Своевременная доставка информации по выбранным каналам
Хранение и доступ
Обеспечение архивации и доступа к информации в централизованных системах
Важно помнить о своевременности и полноте данных — неактуальная или неполная информация может привести к ошибочным решениям и потере
доверия со стороны заинтересованных лиц.

20.

Управление потоками информации
Роли и ответственность
Риски при отсутствии контроля
Менеджер проекта: координация всех
Информационный хаос
Дублирование сообщений
первичная обработка информации
Пропуск важных коммуникаций
Команда проекта: своевременное
Противоречивые данные
коммуникаций, обеспечение соблюдения плана
Ответственные за направления: сбор и
предоставление данных о прогрессе
Специалист по коммуникациям: подготовка и
распространение ключевых сообщений
Четкое определение ответственных за каждый этап коммуникационного процесса помогает избежать потери
информации и обеспечить ее целостность.

21.

Примеры успешного распространения информации
Кейс: IT-проект с ежедневными
стендапами
Кейс: Прозрачные дашборды в
строительном проекте
Команда разработчиков использовала 15-
Строительная компания внедрила систему с
минутные ежедневные встречи для
автоматически обновляемыми дашбордами,
синхронизации работы. Каждый участник кратко
показывающими статус работ, расход материалов
отвечал на три вопроса: что сделано вчера, что
и соблюдение сроков.
планируется сегодня, какие есть блокеры.
Результат: сокращение количества срочных
Результат: снижение времени на решение
совещаний на 65%, повышение доверия со
проблем на 40%, повышение прозрачности работ.
стороны заказчика.
Ключевым фактором успеха в обоих случаях стала регулярность коммуникаций и их встраивание в рабочие
процессы команды.

22.

Дашборд с ключевыми
метриками проекта
Современные инструменты визуализации данных позволяют
создавать интуитивно понятные дашборды, отражающие:
Прогресс выполнения задач (% завершения)
Соблюдение сроков (отклонения от плана)
Расходование бюджета (план/факт)
Ключевые риски и проблемы
Статус достижения основных показателей эффективности
(KPI)

23.

Почему важно управлять ожиданиями?
Последствия неэффективного
управления
Преимущества грамотного
управления
Разочарование заинтересованных сторон
Сохранение мотивации и энтузиазма
Потеря доверия к команде проекта
Укрепление доверия между сторонами
Конфликты между участниками
Своевременная корректировка планов
Срыв сроков из-за непонимания приоритетов
Снижение стресса у команды
Отказ от поддержки проекта
Поддержка при изменениях и проблемах
Управление ожиданиями — это процесс формирования у заинтересованных сторон реалистичного понимания
возможностей и ограничений проекта.

24.

Методы управления ожиданиями
Регулярные обновления
статуса
Обсуждение рисков и
изменений
Активное слушание
Плановые отчеты и встречи
Раннее информирование
Фокус на ключевых метриках
Совместный поиск решений
Уточняющие вопросы
Визуализация прогресса
Прозрачность в
Подтверждение понимания
Регулярный сбор обратной
связи
ограничениях
Важно не только информировать заинтересованные стороны о текущей ситуации, но и активно вовлекать их в
процесс принятия решений, особенно при возникновении проблем или необходимости корректировки планов.

25.

Навыки эффективного общения менеджера проекта
Активное слушание
Умение задавать вопросы
Полное внимание к собеседнику
Отсутствие перебивания
Перефразирование для подтверждения понимания
Уточняющие вопросы для прояснения деталей
Считывание невербальных сигналов
Наводящие вопросы для направления обсуждения
Переговоры и разрешение конфликтов
Поиск взаимовыгодных решений (win-win)
Разделение личностей и проблем
Объективный анализ интересов сторон
Предложение вариантов решений с обоснованием
Открытые вопросы для получения развернутой
информации

26.

Управление ожиданиями через
диалог
Эффективное управление ожиданиями требует постоянного
двустороннего диалога с заинтересованными сторонами, в ходе
которого:
Выявляются истинные потребности и ожидания
Корректируются нереалистичные представления
Фиксируются договоренности и обязательства
Проверяется понимание информации
Собирается обратная связь для улучшения
коммуникационных процессов

27.

Цели отчетности
Информирование
Отслеживание прогресса
Предоставление актуальных данных о ходе
Сравнение фактического выполнения с плановыми
проекта всем заинтересованным сторонам
показателями
Выявление проблем
Основа для решений
Раннее обнаружение отклонений и потенциальных
Обеспечение данными для принятия
рисков
управленческих решений
Качественная отчетность способствует прозрачности проекта, повышает доверие заинтересованных сторон и
облегчает принятие своевременных корректирующих действий.

28.

Виды отчетов
Тип отчета
Содержание
Частота
Аудитория
Статусный отчет
Общий прогресс,
Еженедельно
Команда, руководство
Ежемесячно
Спонсоры, финансовый
выполненные и
планируемые задачи,
проблемы
Финансовый отчет
Расходы, прогноз
бюджета, отклонения от
отдел
плана
Отчет по рискам
Идентифицированные
Ежемесячно
риски, вероятность,
Руководство, команда
риск-менеджмента
влияние, меры
реагирования
Отчет о вехах
Достижение ключевых
точек проекта, задержки
По факту достижения
Все заинтересованные
стороны
Для каждого вида отчета целесообразно разработать шаблон, обеспечивающий единообразие и полноту представления
информации.

29.

Структура эффективного отчета
Основные показатели и достижения
Краткое резюме (Executive Summary)
Количественные метрики, сравнение с планом,
Ключевая информация для быстрого
важные результаты за отчетный период (с
ознакомления: общий статус, критические
визуализацией)
проблемы, важные достижения (1-2 абзаца)
План действий
Текущие проблемы и риски
Конкретные шаги по решению проблем и
Описание имеющихся сложностей, их влияния на
дальнейшему продвижению проекта с указанием
проект и статуса решения
ответственных и сроков
При составлении отчета важно соблюдать баланс между полнотой информации и ее лаконичностью — отчеты
должны быть информативными, но не перегруженными.

30.

Инструменты для подготовки отчетов
Популярные решения
MS Excel: гибкие таблицы и графики для базовой отчетности
Power BI: продвинутая визуализация и интерактивные дашборды
Jira/Confluence: интеграция с задачами и документацией
MS Project: специализированные отчеты по проектам
Tableau: глубокая аналитика и наглядные представления

31.

Пример отчета об исполнении проекта
Проект: Внедрение CRM-системы
Период: 1-15 октября 2023 г.
Общий статус: В графике
Бюджет: Исполнение 42%, экономия 3%
Ключевые достижения:
Завершена интеграция с базой клиентов
Проведено обучение 80% пользователей
Успешно пройдено тестирование модуля аналитики

32.

Мониторинг и корректировка
коммуникаций
Регулярный мониторинг эффективности коммуникационных
процессов позволяет своевременно выявлять проблемы и
вносить необходимые корректировки для поддержания
оптимального информационного обмена.

33.

Как отслеживать эффективность коммуникаций?
Обратная связь от
заинтересованных
сторон
Аналитика
коммуникационных
каналов
Регулярные опросы
удовлетворенности
коммуникациями
Индивидуальные интервью
Анализ комментариев и
вопросов на встречах
Посещаемость встреч и
Полнота охвата
заинтересованных сторон
Статистика просмотра
документов и отчетов
Соблюдение графика
отчетности
Показатели открытия и
чтения электронных писем
с ключевыми участниками
Соответствие плану
коммуникаций
Актуальность используемых
каналов коммуникации
активность участников
Результаты мониторинга должны регулярно анализироваться для выявления тенденций и закономерностей,
указывающих на необходимость изменений в коммуникационной стратегии проекта.

34.

Корректировка плана коммуникаций
Триггеры для пересмотра
Принципы адаптации
Изменение состава заинтересованных сторон
Гибкость — готовность изменять процессы
Существенные изменения в проекте (объеме,
Последовательность — сохранение основных
сроках, бюджете)
Низкая эффективность существующих
принципов
коммуникаций
Согласованность — вовлечение участников в
изменения
Переход к новому этапу проекта
Проактивность — предвидение потребностей
Появление новых требований к информации
Экономичность — баланс пользы и затрат
Регулярный пересмотр плана коммуникаций (например, в конце каждой фазы проекта) помогает поддерживать
его актуальность и соответствие меняющимся условиям.

35.

Итоги и рекомендации
Коммуникации — основа
успеха
Планирование,
управление, мониторинг
Управление ожиданиями
До 90% времени менеджера
Системный подход к
ожиданий заинтересованных
проекта уходит на различные
коммуникациям через
сторон и активное вовлечение
формы коммуникации.
ключевые процессы
их в проект повышает шансы на
Вложение ресурсов в их
обеспечивает согласованность
успех и снижает риск
улучшение имеет высокую
действий и прозрачность
конфликтов.
окупаемость через снижение
информации для всех
рисков и повышение
участников проекта.
Формирование реалистичных
эффективности.
Ключевой вывод: Инвестиции в качественные коммуникации окупаются через снижение рисков, более
высокую мотивацию команды и удовлетворенность заинтересованных сторон.