Заявки на закупку и обеспечение

1.

1C:ERP Управление предприятием
Заявки на закупку и обеспечение

2. Цели проекта

Разделить функции логиста, принимающего решения о необходимости обеспечения именно с помощью закупки той или иной позиции. И
закупщиков, ведающих поставщиками, ценами, и другими условиями закупок.
Формировать потребность в закупке при неизвестном поставщике, и/или неизвестных, возможно, ориентировочных ценах.
Согласовывать потребности закупки до того как выбраны поставщики и потребность разделена на заказы поставщикам. Оперировать
предварительными ценами.
Передавать согласованную потребность в отдел закупки для формирования заказов поставщикам.
Определять какой менеджер должен обеспечивать потребность по каждой позиции.
Отслеживать выполнение: согласование, наличие заказа, исполнение потребности.
Отслеживать невозможность обеспечения. Заявки, которые невозможно обеспечить должны возвращаться обратно к логисту.
Фиксировать заказы клиентов, которые нужно обеспечить. Храним две "дельты" (сравниваем два оборота) - заявка - заказ поставщику,
заказ клиента - заявка.
Создавать заявки на закупку из рабочих мест «формирования заказов по потребностям» и «Формирование заказов поставщику по плану»
вместо заказов поставщикам.
Вводить индивидуальные потребности в систему в упрощенном, в том числе «строковом» виде.
Контролировать заявки на соответствие бюджету.
2

3.

3

4. Заявки на обеспечение

Позволяют формировать потребность в упрощенном, в том числе, строковом виде.
Могут перенаправляться между исполнителями.
Позволяют отследить цепочку создаваемых документов.
При обеспечении закупкой позволяют согласовывать потребности закупки до того как выбраны поставщики, оперируя предварительными
ценами.
Контролируются на соответствие бюджету.
4

5.

Функциональная опция, включающая
заявки на обеспечение расположена в
настройке раздела «Склад и доставка»
5

6.

6

7.

Для добавления и изменения
документов предусмотрена
соответствующая роль
7

8.

При включенной функциональной опции и
наличии у пользователя прав на документ, в
разделе «Склад и доставка» во внутреннем
товародвижении появится команда открытия
списка заявок на обеспечение
8

9.

В верхней части списка расположены быстрые отборы.
Можно найти, например, свои заявки, заявки сотрудника, заявки,
в которых вы выступаете ответственным или текущим
исполнителем и т.д.
9

10.

Не обязательны до начала
выполнения заявки
Заполняются по статистике
Неопытному пользователю на этапе
формирования заявки достаточно
указать номенклатуру и количество
10

11.

При работе с полем ввода подбор
работает аналогично справочнику
«Номенклатура»
11

12.

При этом, если в результате будет
выбран элемент справочника, то
рядом с полем будет отображена
соответствующая картинка
12

13.

Работа с формой выбора
также доступна
13

14.

Если введена строка, которой нет
в справочнике, то она будет
отмечена иным значком
14

15.

Для любых
потребностей, в т.ч.
указанных не из
справочника доступен
выбор единиц
измерения
15

16.

Если потребность не
ограничивается одной позицией, то
можно переключиться в режим
«Несколько позиций»
Работа с таблицей
аналогична режиму «Одна
позиция»
16

17.

Когда ввод потребности
завершен можно передать
заявку на согласование
17

18.

По умолчанию
заявка при передаче
на согласование
перенаправляется
ответственному
18

19.

Статус заявки изменится.
Будет отображена информация о
перенаправлении: кому, от кого, когда
и количество записей в «Протоколе»
19

20.

Для перенаправления
заявки ответственному ее
необходимо записать
20

21.

Заявки, направленные текущему
пользователю отображаются в
«Текущие дела»
«Склад и доставка»
«Внутреннее товародвижение»
21

22.

При нажатии на
гиперссылку
открывается форма
списка с отбором
22

23.

Всю информацию о
протоколе можно
увидеть по
гиперссылке
Документ можно
перенаправить и
указать новый
комментарий
23

24.

Также можно отредактировать
последнюю строку, если ее автор
(поле «Направил») текущий
пользователь
24

25.

25

26.

26

27.

Заявка может
перенаправляться
между исполнителями
27

28.

Если решено обеспечивать заявку с
помощью документов закупки, то
необходимо установить
соответствующий флаг
На форме будут отражены реквизиты
закупки: валюта, цена, сумма
28

29.

Цены можно заполнить по видам цен
предприятия или поставщиков
Примечание: только для позиций,
выбранных из справочника «Номенклатура»
29

30.

Если в системе используются коммерческие
предложения, то станет доступно заполнение
цен из выбранных КП
30

31.

31

32.

Номенклатура, валюта, организация,
склад наследуются из документа
заявки на обеспечение
Подробнее работу с запросами
Коммерческих предложений можно
посмотреть по ссылке
https://its.1c.ru/db/erp25doc#bookmark:BuisnessNetworkRequest:BuisnessNetworkRequest
32

33.

33

34.

34

35. Алгоритм заполнения цен

Коммерческие предложения могут содержать не все позиции или иметь отклонения по
количеству. Также могут быть выбраны коммерческие предложения с разной ценой для одной
позиции.
В этом случае исходная строка будет разбита на части.
При разбивке сначала берутся цены, выбранные в первом (по дате) запросе коммерческих
предложений. Внутри запроса коммерческих предложений выбранные позиции не упорядочены,
результат случайный, но всегда одинаковый, если документы не изменялись (сортировка по
номеру строки скрытой таблицы «ВыбранныеИсточники»).
Такой подход позволяет после разбивки заполнять цены с тем же результатом и
независимо от количества выделенных строк.
35

36.

Для примера укажем
в строке количество
большее, чем в
выбранных
предложениях
36

37.

Строка разобьется на две
При этом в строку, для которой не
достаточно выбранных позиций в
коммерческих предложениях,
выведено сообщение о том, что цена
не найдена
37

38.

При повторной попытке заполнить
эту строку также выводится это
сообщение, т.к. распределение по
строкам заявки выполняется «сверху
вниз»
38

39.

39

40.

Т.к. у пользователя нет права
на согласование –
необходимо перенаправить
заявку пользователю с этими
возможностями
40

41.

Для согласования заявок на
обеспечение
предусмотрена
соответствующая роль
41

42.

Т.к. у текущего пользователя
есть право на согласование
заявок, он может установить
ей статус «На выполнении»
42

43.

Для документа в статусе
«На выполнении»
заполнение реквизитов
шапки становится
обязательным
43

44.

Заявка в статусе «На выполнении» может
обеспечиваться различными типами
документов
44

45.

Заполнение документов однообразно. Наследуются:
Организация
Подразделение
Склад
Валюта
Направление деятельности (если ведется учет лимитов БДР)
45

46.

В табличную часть наследуются:
• Номенклатура
• Характеристика
• Упаковка
• Количество
• Сумма
• Заполняется флаг «Списать на расходы»
• Аналитика Расходов (при учете лимитов)
• Статья расходов (при учете лимитов)
• Направление деятельности (при учете лимитов)
46

47.

Если тип номенклатуры не
поддерживается в
создаваемом документе, то
строка не будет добавлена.
47

48.

Поэтому строковые потребности на
этапе выполнения необходимо либо
заменить на номенклатуру, либо
обеспечивать с помощью закупки и
документа «Приобретение услуг и
прочих активов»
48

49.

Отследить выполнение заявки можно
с помощью отчета о связанных
документах
49

50.

После завершения работы над заявкой ей
устанавливается «закрывающий» статус:
отменена или выполнена
Такой статус может установить только
автор либо пользователь с правом
согласования заявок
50

51.

В «закрывающем» статусе исполнитель по
заявке не устанавливается.
51

52.

Заявитель без прав согласования
не может вернуть заявку в работу
из закрывающего статуса
52

53.

53

54.

При работе с контролем лимитов
реквизитный состав заявки
расширяется. Подробнее в
соответствующем проекте
54

55.

Выполненные заявки
выделены в списке
цветом
55

56.

1C:ERP Управление предприятием
Заявки на закупку

57.

Функциональная опция, включающая
заявки на закупку расположена в
настройке раздела «Закупки»
57

58.

Заявки на закупку
доступны только при
использовании
заказов поставщику
58

59.

Для добавления и изменения
документов предусмотрена
соответствующая роль
59

60.

При включенной функциональной опции
и наличии у пользователя прав на
документ, в разделе «Закупки» появится
команда открытия списка заявок на
закупку
60

61.

В верхней части списка расположены быстрые отборы.
Можно найти, например, свои заявки, заявки сотрудника, заявки,
в которых вы выступаете ответственным или текущим
исполнителем и т.д.
61

62.

Заявку на закупку можно
создать различными
способами
62

63.

При вводе нового
документа реквизиты
шапки заполняются по
статистике
63

64.

Таблицу необходимо заполнить товарами,
которые требуется закупить
Сделать это можно привычными
способами: вручную, сканером, с помощью
подбора, загрузки из файла или
копированием строк из других документов
64

65.

Заявитель не знает у какого партнера и
по каким ценам выполняется закупка,
поэтому на первом этапе работы с
документом не подразумевается работа с
условиями закупки
65

66.

Условия закупки будут заполнены позднее
менеджером по закупкам.
На первом этапе работы с документом их можно
скрыть, нажав на гиперссылку
66

67.

После заполнения товаров можно
перенаправить документ для
уточнения цен
67

68.

Если менеджер закупок уже известен, то
необходимо выбрать его в
соответствующем поле.
68

69.

69

70.

70

71.

Направленные текущему
пользователю заявки
отображаются в «Текущих
делах» в разделе «Закупки»
71

72.

При нажатии на
гиперссылку
открывается форма
списка с отбором
72

73.

Для получения цен можно
сформировать запрос
коммерческих предложений
73

74.

В документе
заполняется
номенклатура,
характеристика,
упаковка, количество…
74

75.

Организация, валюта,
склад
75

76.

Подробнее работу с
запросами коммерческих
предложений можно
посмотреть по ссылке
https://its.1c.ru/db/erp25doc#bookmark:BuisnessNetworkRequest:BuisnessNetworkRequest
76

77.

77

78.

Строки
разбиваются по
условиям
закупки
Краткое
представление
условий закупки
можно увидеть в
таблице
78

79.

Повторный вызов
заполнения цен не
изменит состояние
документа
79

80.

Порядок строк заявки учитывается при
заполнении цен, но т.к. есть более
подходящие строки для подбора
выбранных цен (с совпадающим
партнером и контрагентом / партнером),
то распределение будет выполнено
сначала на них и для первой строки попрежнему не будет хватать выбранного
количества)
80

81.

При ручном заполнении цен
можно скопировать условия
закупки в буфер (в рамках
текущего документа)
81

82.

И вставить в выделенные строки
82

83.

На этапе согласования заявки
проверка отклонений от условий
закупки не выполняется, но можно
сформировать соответствующий
отчет
83

84.

84

85.

После заполнения условий
заявка перенаправляется
пользователю с ролью
«Согласование заявок на
закупку», чтобы согласовать и
передать ее на выполнение
85

86.

При наличии права
на согласование
можно выбрать
статус «На
выполнении»
При передаче на
выполнение менеджер
автоматически
подставляется в
качестве исполнителя
86

87.

Если у пользователя отсутствует роль
«Отклонение от условий закупки», то
провести документ в статусе «На
выполнении» будет невозможно и
нужно перенаправить такой документ
87

88.

После согласования
документа становится
доступна команда
создания заказов
поставщикам
88

89.

Команда создания заказов работает по выделенным
строкам заявки.
Заказ не может быть создан с разными
поставщиками / контрагентами / соглашениями /
договорами.
Поэтому из выделенных строк выбирается первая
строка по которой не были созданы заказы и она
определяет реквизиты «Шапки» заказа
89

90.

Через команду «Изменить
форму» можно вывести
условия закупки напрямую в
таблицу, например, для более
удобного отбора строк к
созданию заказов
поставщикам
Ввод данных из полей ввода
добавленных в таблицу также
поддерживается
90

91.

91

92.

Заказы могут
создаваться не на
все количество
92

93.

93

94.

94

95.

95

96.

В состоянии
выполнения можно
увидеть какие товары
еще не были заказаны
96

97.

Разрезами заказа товаров является:
• Номенклатура
• Характеристика
• Назначение
• Склад (для товаров, тары) / Подразделение (для услуг, работ)
• Партнер
• Соглашение
97

98.

Условия закупки необязательны для заполнения в
заявке на закупку.
Сначала заказы закрывают заявки с совпадающим
поставщиком и соглашением, а затем позиции с
незаполненными значениями
98

99.

Таким образом, если увеличить заказ на
количество из строки с пустым партнером –
заявка будет считать обе позиции закрытыми
99

100.

В некоторых случаях допустимо изменить товар
на аналог
Аналоги не закрывают исходные потребности,
например заказы на внутреннее потребление или
заказы клиентов, если номенклатура отлична
100

101.

101

102.

102

103.

Позиции, по которым принято решение не
выполнять закупку можно отменить
103

104.

Также при закрытии заявки
будет предложено
отменить строки, по
которым не были
сформированы заказы
104

105.

105

106.

106

107.

Второй способ ввода заявок
– по потребностям
107

108.

Также доступный из раздела
«Склад и доставка»
«Формирование заявок на
закупку по потребностям»
108

109.

Потребности для формирования
заявок на закупку формируются
также как и для формирования
заказов. Например, с помощью
заказов клиентов.
109

110.

На первом шаге
формирования заявок
зафиксирован тип
обеспечения «Покупка».
Добавлен новый отбор по
менеджеру (реквизит
«Ответственный» в способе
обеспечения)
110

111.

Реквизит доступен только для
типа обеспечения «Покупка»
Заявки на закупку и заказы
поставщикам разбиваются по
менеджеру.
Если значение не заполнено, то
в качестве менеджера будет
подставляться текущий
пользователь
111

112.

112

113.

Дальнейшая работа
аналогична
обработке
«Формирование
заказов по
потребностям»
113

114.

114

115.

Группировка по менеджеру
115

116.

Менеджера можно
изменить
116

117.

117

118.

В результате будет сформирована
заявка и назначен исполнитель.
Если у пользователя нет прав на
согласование заявок, то заявка
будет создана в статусе «На
согласовании»
118

119.

Для формирования заявок
по плану можно
воспользоваться
соответствующей командой
в форме списка
119

120.

Либо обработкой в
разделе
«Бюджетирование
и планирование»
120

121.

Для формирования заявок
должны быть утверждены
планы закупок
121

122.

Работа аналогична
обработке
«Формирование
заказов поставщикам
по плану»
Добавлено поле «менеджер».
Значение будет установлено в
соответствующий реквизит
заявки.
122

123.

В колонке «В работе»
отображаются заказы
поставщикам и не
заказанные позиции из
заявок на закупку
123

124. Примечание

Отбор по периоду для заявок на закупку накладывается по «Желаемой дате поступления».
Если в документе «Заявка на закупку» в разрезе «Номенклатура + Характеристика +
Назначение + Склад (для товаров, тары) / Подразделение (для услуг, работ) + Партнер +
Соглашение» есть несколько строк с различными ожидаемыми датами поступления, то в этом
разрезе берется максимальная дата.
124

125.

125

126. Ограничения реализации

Приобретения без заказа по заявкам на закупку не создаются, т.к. во время оформления
приобретения пользователю сложно подобрать заявку на закупку. О заказе поставщик знает и
предоставляет информацию, по какому заказу выполнено приобретение, а заявка на закупку –
внутренний документ и его подбор - это дополнительные трудозатраты.
Создавать «Приобретение услуг и прочих активов» на основании заявки на закупку нельзя,
т.к. в заявках на закупку ведется работа с потребностью, оформленной с использованием
справочника «Номенклатура».
126

127.

Спасибо за внимание!