делопроизводство, презентация

1. Стратегия и тактика собрания: Как превратить встречи в инструмент результата

От хаоса к эффективности
Н а р б у т П о л и н а , Го л у б Е л и з а в е т а П - 1 3
0 9 . 11 . 2 5

2. Большинство собраний тратят время, а не создают ценность.

· Типичные симптомы:
· «Что это было?» — отсутствие ясной
цели.
· « Я о п о з д а л н а 1 0 м и н у т, н о н и ч е г о н е
п р о п ус т и л » — н е с о бл юд е н и е р е гл а м е н та .
· «Мы не приняли никакого решения» —
нет итогов и ответственных.
· «Снова говорили только двое» — низкая
вовлеченность участник ов.
· Вывод: Без продуманной стратегии и
тактики собрание — это просто разговор.

3. Что такое стратегия собрания?

Стратегия — это ОСМЫСЛЕННЫЙ ПЛАН,
о т в е ч а ю щ и й н а в о п р о с « З АЧ Е М ? » м ы
п р о в о д и м э т у в с т р е ч у.
· Ключевые элементы стратегии:
1. Цель (SMART ): Конкретная,
измеримая, достижимая, релевантная,
ограниченная по времени.
· П л охо : « О бс уд и т ь п р о е к т » .
· Хорошо: «Выбрать финальный
вариант логотипа и утвердить
ответственного за передачу дизайнеру до
2. Желаемый результат: Что будет
материальным итогом встречи?
· Принятое решение.
· Утвержденный план.
· Список идей.
· Согласованный бюджет.
3. Участники: Кто действительно нужен для
достижения цели?
· Кто принимает решение?
· Кто обладает экспертизой?
· Кто будет исполнять?

4. Что такое тактика собрания?

Тактика — это КОНКРЕТНЫЕ ДЕЙСТВИЯ И
ИНСТРУМЕНТЫ, отвечающие на вопрос «КАК?» мы
достигнем цели.
· Ключевые элементы тактики:
1. Повестка дня: Детальный план встречи с
таймингом.
2. Роли: Модератор, секретарь, хранитель времени.
3. Материалы: Что нужно прочитать/посмотреть
участникам ДО встречи.
4. Техники модерации: Как управлять дискуссией.

5. Инструмент: Повестка дня

· Правило 4P:
· Purpose (Цель): Краткое описание цели в заголовке.
· Participants (Участники): Список приглашенных.
· Process (Процесс): Пошаговый план с таймингом.
· 10:00-10:10 — Вступление, постановка проблемы.
· 10:10-10:30 — Брейншторм идей (по 2 минуты на
человека).
· 10:30-10:45 — Обсуждение и оценка идей.
· 10:45-10:55 — Принятие решения и фиксация
действий.
· Product (Результат): Что получим на выходе (например,

6. Тактика проведения: Роли и правила

Ключевые роли:
· Модератор: Ведущий. Следит за целью, вовлекает участников, гасит
конфликты.
· Секретарь: Фиксирует ключевые идеи, решения и задачи.
· Хранитель времени: Следит за соблюдением регламента.
· Базовые правила для всех:
· Приходить вовремя.
· Быть готовым (прочитать материалы заранее).
· Отключать уведомления.
· Говорить по делу и уважать время других.
· «Один микрофон» — не перебивать.

7.

Техники модерации
для управления
дискуссией
• Для управления сложными участниками:
• «Спасибо за ваше мнение, давайте теперь
послушаем других».
• Парковка для идей: «Это важный вопрос, давайте
зафиксируем его в «Парковке» и вернемся к нему в
конце».
• Для сбора идей:
• Мозговой штурм: Все идеи
хороши, критика потом.
• Метод «6 шляп мышления»:
Структурированный взгляд
на проблему с разных
сторон.
• Для принятия решений:
• Система голосования:
Поднятие рук, метод “точки”
(каждый участник ставит
наклейки напротив

8. Завершение и итоги — самое важное

Резюме: Кратко повторить принятые решения и
ключевые выводы.
· Action Plan (План действий):
· Что? — Конкретная задача.
· Кто? — Ответственный.
· К когда? — Дедлайн.
· Пример: “Иванову подготовить ТЗ для
дизайнера — к 20.04”.
· Обратная связь: Быстрая оценка
эффективности встречи (например,
«Плюс/Минус/Идея»).

9. Золотой цикл эффективного собрания

· ДО (60% успеха): Определить стратегию (Цель, Результат,
Участники), подготовить тактику (Повестку, Материалы).
· ВО ВРЕМЯ (30% успеха): Следовать повестке, управлять
процессом, фиксировать итоги.
· ПОСЛЕ (10% успеха): Разослать протокол с решениями и
планом действий. Проконтролировать выполнение.

10. Выводы

• Стратегия — это мысль.
Та к т и к а — это д е й с т в и е .
• Ч е т к а я ц е л ь и р е з у л ьт а т —
основа стратегии.
• Д ета ль на я по ве с тк а и пр а в ила
— основа тактики.
• Итогом к аждого с обрания
должен быть план действий.
• Эффективные с обрания — это
н е с л у ч а й н о с т ь , а р е з у л ьт а т
планирования и дисциплины.

11. Спасибо за внимание!