Электронный документооборот в современной организации на примере ГБУ «ОГАОО»

1. ДИПЛОМНАЯ РАБОТА Электронный документооборот в современной организации на примере ГБУ «ОГАОО»

Янковская Лера Сергеевна, студент группы № 303

2. Актуальность

Актуальность
потребностью
работы
темы
oрганизаций
электронного
управленческих
исследования
объясняется
повышении
эффективности
в
дoкументoоборота
процессов.
В
условиях
и
улучшении
цифрoвизaции
использование современных систем управления документами
становится необходимостью для успешного функционирования
организации.
Исследование позволит выявить проблемы и перспективы
внедрения электронного документооборота, а также выдвинуть
предложения по его эффективному использованию.

3.

Цель
исследования
документооборота,
рассмотрение
—
анализ
аспектов
изучение
его
понятия
преимуществ
внедрения
СЭД
и
в
электронного
недостатков,
современных
организациях.
Задачи:
1) Рассмотреть
теоретические
основы
электронного
документооборота, его сущность и принципы функционирования.
2) Изучить нормативно-правовое регулирование СЭД.
3) Проанализировать виды и возможности современных СЭД.
4) Оценить преимущества, недостатки и возможные риски перехода
на электронный документооборот.
5) Рассмотреть пример внедрения электронного документооборота в
организации.
6) Разработать предложения по оптимизации документооборота.

4.

Электронный документооборот – это способ
обмена документами в электронном виде с помощью
сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети
Интернет.
Типы электронного документооборота:
1) Внутрeнний дoкументoоборот.
2) Внeшний документооборот.
3) Государственный дoкументooборот.

5. Участники системы электронного документооборота

1) Создатель документа (автор).
2) Получатель документа.
3) Администратор СЭД.
4) Согласующий.
5) Подписант.
6) Архивариус/специалист по хранению.
7) Системные интеграторы и разработчики.
8) Внешние участники (контролирующие
органы и т.д.).

6.

Электронная подпись – цифровой аналог
рукописной подписи, который используется для
подтверждения
авторства
и
неизменности
электронного
документа.
Обеспечивает
юридическую силу электронным документам.
Виды:
1)Простая электронная подпись.
2)Усиленная неквалифицированная электронная
подпись.
3)Усиленная квалифицированная электронная
подпись.

7. Законодательство в области электронного документооборота

1) Федеральный Закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите
информации».
2) Федеральный Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об
электронной подписи».
3) Федеральный Закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О
контрактной системе в сфере закупок».

8.

Преимущества электронного документооборота:
1) Скорость обработки документов.
2) Снижение затрат.
3) Повышение безопасности.
4) Простота хранения и поиска.
5) Работа с другими системами.
6) Гибкость и доступность.
Недостатки электронного документооборота:
1) Проблемы
совместимости
с
существующими
системами и программами.
2) Сложность миграции данных.
3) Отказоустойчивость и надежность системы.
4) Актуальность обновлений.

9.

В
государственном
«Объединенный
области»
бюджетном
государственный
применяется
учреждении
архив
Оренбургской
автоматизированная
электронного
документооборота
–
информационная
система
система
«Единая
система
государственная
юридически
значимого электронного документооборота и делопроизводства
Оренбургской
области»)
разработанный
компанией
«ИнтерТраст» и используемый архивом на версии 7.1.2.

10.

Рисунок 1 – варианты создания документа

11.

Рисунок 2 – реквизиты документа

12.

Рисунок 3 – вид документа

13.

Рисунок 4 – добавление подписантов документа

14.

Рисунок 5 – содержание документа

15.

Рисунок 6 – действия с документом
Рисунок 7 – варианты работы с документом

16.

Рисунок 8 – варианты
регистрации документа
Рисунок 9 – варианты
действий с загруженным
файлом

17.

Работаете ли вы с электронными документами в своей
Да, ежедневно (62.5%)
повседневной деятельности?
Иногда (37,5%)
Нет, только с бумажными
(0%)
Не напрямую, но
сталкиваюсь с
электронными документами
в процессе (0%)
Рисунок 10 – диаграмма № 1

18.

Какой способ документооборота вам удобнее?
Электронный
(37,5%)
Бумажный
(6,3%)
Оба одинаково
удобны (43,8%)
Не могу
оценить
(12,5%)
Рисунок 11 – диаграмма № 2

19.

Считаете ли вы, что внедрение СЭД улучшает
работу организации?
Да, значительно
(18,8%)
Да, но есть
сложности (62,5%)
Скорее нет (6,3%)
Нет, только мешает
(12,5%)
Рисунок 12 – диаграмма № 3

20.

Были ли у вас трудности при освоении работы с
СЭД?
Да, было сложно
(18,8%)
Немного, но
справился(ась)
(75%)
Нет, все понятно
(0%)
Не использую СЭД
(6,3%)
Рисунок 13 – диаграмма № 4

21.

Как вы оцениваете удобство текущей СЭД (если
используется)?
Очень удобно
(18,8%)
В целом удобно, но
есть недоработки
(68,8%)
Часто возникают
проблемы (12,5%)
Неудобно/не
работает (0%)
Рисунок 14 – диаграмма № 5

22.

Позволяет ли СЭД лучше отслеживать движение
и выполнение документов?
Не знаю/не замечал(а)
(6,3%)
Да, полностью (50%)
Частично (25%)
Нет, все равно приходится
отслеживать вручную
(18,8%)
Рисунок 15 – диаграмма № 6

23.

Как вы относитесь к возможному полному отказу от
бумажных документов?
Положительно - это
современно и удобно
(12,5%)
Нейтрально (50%)
Скорее отрицательно бумага надежнее (18,8%)
Отрицательно категорически против
(18,8%)
Рисунок 16 – диаграмма № 7

24.

Насколько удобно искать и хранить документы в
электронной системе?
Очень удобно (12,5%)
В целом удобно, но есть
трудности (50%)
Неудобно, часто
документы теряются или
их сложно найти (31,3%)
Не использую поиск/СЭД
(6,3%)
Рисунок 17 – диаграмма № 8

25.

Как вы оцениваете защищенность электронных документов от
потерь и несанкционированного доступа?
Хорошо защищены
(31,3%)
Скорее защищены, но
есть сомнения (50%)
Плохо защищены
(6,3%)
Не знаю/не
задумывался(ась)
(12,5%)
Рисунок 18 – диаграмма № 9

26.

Что, на ваш взгляд, следует улучшить в сфере электронного
документооборота в организации?
Повысить удобство интерфейса
(внешнего вида) системы
(62,5%)
Упростить и ускорить
процессы обработки
документов (37,5%)
Провести дополнительное
обучение сотрудников (62,5%)
Усилить защиту и надежность
хранения документов (31,3%)
Все устраивает (18,8%)
Рисунок 19 – диаграмма № 10

27. Заключение

В ходе выполнения дипломной работы были
рассмотрены все аспекты функционирования СЭД в
ГБУ «ОГАОО».
недостатки
Были рассмотрены достоинства и
СЭД;
проанализированы
проблемы
внутри организации при использовании электронного
документооборота.
Работа
имеет
большое
практическое значение, поскольку позволяет лучше
понять особенности работы СЭД в ГБУ «ОГАОО».

28. ДИПЛОМНАЯ РАБОТА Электронный документооборот в современной организации на примере ГБУ «ОГАОО»

Янковская Лера Сергеевна, студент группы № 303