Внедрение системы электронного документооборота в организации

1.

Ставропольский государственный аграрный университет
Кафедра информационных систем
ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОРГАНИЗАЦИИ
Бабенко А.А., студент 4 курса, группа 15У/19

2. Цели и задачи работы

Целью работы является проведение оптимизации документационных потоков с
помощью системы электронного документооборота, позволяющего повысить
эффективность и качество работы организации за счет сокращения временных и
трудовых затрат.
Для решения поставленной цели были определены задачи:
- определить основные подходы к автоматизации документооборота в
организации;
- сформировать общие требования к системе электронного документооборота;
- проведение сравнительного анализа и выбор системы электронного
документооборота для внедрения в организации;
- разработать план мероприятий по внедрению системы электронного
документооборота в организации;
- провести анализ ИТ-инфраструктуры организации и внедрение системы
электронного документооборота;
- произвести расчеты экономической эффективности внедрения системы
электронного документооборота в организации.
2

3. Основные подходы автоматизации документооборота

3

4. Использование системы электронного документооборота

Действующее лицо
Вариант использования
Директор
1. Авторизация.
2. Регистрация.
3. Комментирование задач.
4. Общение между сотрудниками
Начальники отделов
1. Авторизация.
2. Регистрация.
3. Постановка задач
4. Комментирование задач.
5. Общение между сотрудниками.
Рядовой сотрудник
1. Авторизация.
2. Регистрация.
3. Общение между сотрудниками.
4. Отметка времени выполнения
задач.
5. Ведение истории выполнения
задач.
Системный администратор
1. Авторизация.
2. Регистрация.
3. Общение между сотрудниками.
4. Ведение истории выполнения
задач.
4

5. Сравнительный анализ популярных системы электронного документооборота на российском рынке

•DDetrix
5

6. План мероприятий по внедрению системы электронного документооборота

План внедрения системы электронного
документооборота «Detrix»
6

7. Ввод информации

Системный справочник «Подразделения»
7

8. Ввод информации

Системный справочник «Должности»
8

9. Ввод информации

Системный справочник «Группы»
Создание организационной структуры
Системный справочник «Номенклатура дел»
9

10. Разработка шаблонов документов организации

Шаблон документа «Приказ по кадрам»
10

11. Создание и настройка маршрута документов организации

Создание и настройка маршрута документа «Приказ по кадрам»
11

12. Мониторинг и отладка системы после внедрения

Мониторинг и отладка документа «Приказ по кадрам»
12

13. Экономическое обоснование эффективности внедрения системы электронного документооборота Detrix

7
ТСОБ k i * S i
1
где ТСОб – базовое значение ТСО;
ki – удельный вес статьи затрат (таблица);
Si – стоимость затрат по i-й статье.
Содержание
Удельный
вес
Программноаппаратное
обеспечение
Стоимость внедрения (затраты на приобретение оборудования, программного
обеспечения; затраты на работы по монтажу, инсталляции, включая услуги по
первичному обучению пользователей)
0,25
Администрирование
Затраты на выполнение функций управления информационной системы
(зарплата сотрудников служб эксплуатации, системных администраторов, а
также субподрядные работы по реагирующему и упреждающему управлению)
0,21
Затраты на внешнюю техническую поддержку, услуги по сопровождению и
обеспечению работы системы, услуги на обучение в течение срока
эксплуатации системы
0,16
Затраты на разработку планов модернизации и развития СЭД (анализ
возможных технических решений, выбор производителей, поставщиков и
подрядчиков)
0,06
Коммуникации
Затраты на услуги связи и передачи данных
0,04
Человеческий фактор
Незапланированные косвенные затраты, связанные с действием «человеческого
фактора» (ошибки и трудности в работе с СЭД, приводящие к
непроизводительным затратам времени и ресурсов пользователей)
0,21
Потери из-за плановых и внеплановых перерывов в работе СЭД
0,07
Статьи затрат
Поддержка
Разработка
Простои

14.

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОРГАНИЗАЦИИ
Доклад окончен. Спасибо за внимание.