Разработка информационной системы электронного документооборота на базе платформы «1С:Предприятие»

1.

Разработка информационной
системы электронного
документооборота на базе
платформы «1С:Предприятие»
Выполнил:
студент группы 0221 СУ(в)у
А.О. Ильин
Научный руководитель:
д.э.н., профессор
А.М. Блюмин

2.

Цель, объект, предмет
исследования
Цель – разработка информационной системы
электронного документооборота на платформе
«1С:Предприятие».
Объект - Администрация Дмитровского
муниципального округа Московской области
Предмет – процессы электронного
документооборота
2

3.

3
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ
Провести анализ существующих
систем электронного
документооборота и выявить их
преимущества и недостатки
Исследовать бизнеспроцессы работы с
документами в организации и
разработать модель их
автоматизации
Спроектировать архитектуру
системы, включая базу
данных, интерфейс
пользователя и модули
управления документами
Реализовать программное
решение на платформе 1С
с использованием встроенного
языка программирования и
разработать методику внедрения
системы с оценкой
ее экономической эффективности

4.

4
СУЩЕСТВУЮЩИЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Процесс учета и перемещения документов в
Администрации осуществлялся по строго
регламентированной схеме. Эта схема
детально отображена на функциональных
моделях IDEF0, которые демонстрируют «как
есть» (AS-IS) состояние документооборота.
Схема существующих бизнес-процессов (AS-IS)

5.

5
ПРОБЛЕМЫ СУЩЕСТВУЮЩЕГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Ручной ввод данных - ошибки,
дублирование;
Разные системы – сложность контроля;
Название операции
Всего в
течение
раб. дня,
мин
Стоимость, руб
8
40
320
1363,64
Поиск документа
4
30
120
511,36
4
10
40
170,45
Низкая скорость обработки – задержки в
принятии решении;
Название операции
Поиск документов – до 30 минут;
подготовку отчетов
Время одной
операции, мин
Запись в журнал
Подготовка отчета
Высокие временные затраты на
Время всех
операций, ч
Всего
в
Время
всех Время
одной течение
Стоимость, руб
раб.
дня,
операций, ч
операции, мин
мин
Реестр документов
4
для исполнения
Всего:
15
60
255,68
540
2301,14
Временные и финансовые издержки при текущем
методе обработки

6.

Обзор существующих
СЭД
6
Характе-ристика
1С:До-кументо-оборот
Directum
Логика DOCS
Е1 Евфрат
Босс-
Референт
Основная ориентация
Коммер-ческие
организа-ции
Крупный бизнес/
корпо-рации
Крупные администрации
Госсектор/ корпорации
Госучреж-дения
Интеграция с 1С
Полная
Через API
Через API
Ограниченная
Отсутствует
Юридическая значимость
Полная поддерж-ка ЭП
Полная поддерж-ка
ЭП
Полная поддерж-ка ЭП
Полная поддержка ЭП
Полная поддержка ЭП
Сложность внедрения
Низкая
Средняя
Высокая
Очень высокая
Высокая
Гибкость настроек
Ограни-ченная
Высокая
Средняя
Высокая
Ограниченная
Мобильность
Веб-доступ
Мобиль-ное приложение
Веб-доступ
Ограничен-ный веб-доступ
Ограничен
ная поддержка
Безопасность
Стандарт-ная
Высокая
Очень высокая
Сертифика-ция ФСТЭК
Сертифика-ция ФСТЭК
Стоимость
Низкая
Средняя
Высокая
Очень высокая
Высокая
Аналитика
Базовая
Расширенная
Профессиональная
Профес-сиональная
Стандарт-ная
Подходит для
Малый/ средний
бизнес
Средний/крупный
бизнес
Крупный бизнес
Госорганы/ корпорации
Бюджетные учреждения
Проанализировано 5 систем:
1С: Документооборот – большой объем документов
снижает производительность, не всегда удобна
работа с документами со сложной структурой
Directum, Логика DOCS – сложны для внедрения и
обучения сотрудников
E1 Евфрат,Босс-Референт – высокая стоимость.
Данные системы весьма функциональны однако
реализация запланированных функций потребует
доработки и множество встроенные функций
останется невостребованными. Поэтому логичнее и
эффективнее будет разработать систему документа
оборота на платформе 1С.
Результаты анализа СЭД

7.

7
Схема декомпозиции
после внедрения СЭД
Сотрудник Администрации после внедрения
СЭД будет осуществлять те же самые
функции, но в частично
автоматизированном режиме:
Автоматическая регистрация документов;
Контроль за сроком исполнения;
Единое хранилище с поиском;
Снижение ошибок за счет исключения
ручного ввода.
Схема декомпозиции процесса работы с документами
после внедрения СЭД

8.

ИНФОРМАЦИОННАЯ
МОДЕЛЬ СИСТЕМЫ
8
Информационная модель — это, по
сути, схема, которая показывает движение
данных, операции с данными, перечень
документов и справочников нужных для
работы.
Система включает:
Справочники (пользователи, отделы,
виды документов);
Документы (входящие, исходящие,
внутренние);
Модули (регистрация, маршрутизация,
архивирование)
Информационная модель системы

9.

9
БАЗА ДАННЫХ
Разработана на основании информационной
системы.
База данных содержит:
Пользователей (роли, права доступа);
Документы (статусы, виды документов,
файлы документов);
Папки (иерархия).
Связи обеспечивают целостность данных.
База данных. ER-диаграмма

10.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ
МОДУЛИ
Наименование модуля
Функциональное назначение модуля
Модуль авторизации
Обеспечивает безопасный вход пользователей в систему с
проверкой учетных данных
Модуль главного меню
Формирует персонализированное меню в зависимости от роли и
прав пользователя
Модуль работы со справочниками
Предоставляет инструменты для создания, редактирования и
управления данными в системных справочниках
Модуль работы с документами
Осуществляет регистрацию новых документов, их классификацию
и прикрепление файлов
Модуль формирования отчетов
Генерирует регламентированные отчетные формы по
установленным шаблонам
Модуль печати
Обеспечивает вывод документов и отчетов на печать с настройкой
параметров печати
Модуль управления пользователями
Содержит функционал для администрирования учетных записей
сотрудников
Модуль управления ролями
Позволяет настраивать права доступа и функциональные роли
пользователей
Модуль управления отделами
Обеспечивает ведение организационной структуры компании
Модуль адресного справочника
Содержит инструменты для ведения базы контактных и адресных
данных
Модуль номенклатуры дел
Управляет системой классификации и учета документальных
комплексов
Модуль управления папками
Обеспечивает создание и организацию иерархической структуры
хранения документов
Модуль карточки документа
Формирует и ведет регистрационные карточки документов с
полной атрибутикой
Модуль списков документов
Создает и поддерживает актуальные перечни документов по
различным критериям
Модуль управления файлами
Схема вызова программных модулей
Модуль списка пользователей
4
Обеспечивает прикрепление, хранение и организацию доступа к
файлам документов
Формирует актуальные перечни сотрудников с возможностью
фильтрации по различным параметрам

11.

11
АЛГОРИТМЫ РАБОТЫ
Разрабатываемая СЭД призвана
обеспечивать выполнение следующих
задач:
1) Авторизация пользователя;
2) Создание списка документов;
3) Учет документов;
4) Сводные отчеты. Формирование и
фильтры
1. Схема алгоритма авторизации пользователя
2. Схема алгоритма построения отчетов
3. Схема алгоритма создания (обновления ) списка документов

12.

12
ГЛАВНЫЙ ЭКРАН
Работа в СЭД начинается с авторизации
пользователя в ней. Если пользователь
ввел некорректный логин или пароль,
система сообщим ему об этом и предложит
повторить ввод данных.
После ввода правильных данных в
систему пользователь попадает на главное
окно (страницу) СЭД, где расположен
соответствующий список папок с
документами. Сотрудник может произвести
регистрацию и загрузку документов.
.
Главная окно (страница) программы

13.

13
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА
При создании нового документа
пользователь заполняет название
документа, тип документа, реквизиты
заявителя, краткое содержание, прикрепляет
файлы, ставит на контроль, назначает права
доступа.
После загрузки документа можно
просмотреть его параметры и
регистрационную карточку документа.
Регистрация (создание) входящего документа

14.

14
СПИСОК ДОКУМЕНТОВ
Перейдя по кнопке «Документы»
пользователь видит список документов,
размещенных в данной папке
Документы в папке

15.

15
АРХИВИРОВАНИЕ
ДОКУМЕНТА
Документы после истечения срока хранения
согласно номенклатуре Администрации
передаются на хранение в архив или
уничтожаются
Параметры документа

16.

ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
16
. Чтобы произвести оценку экономической выгоды от внедрения созданной системы, проведем анализ
трудозатрат и расходов до и после ее применения. Важно учитывать среднюю почасовую оплату труда
пользователя, а также объемы документации, которые задействованы в рабочих процессах системы.
№
Операция
Технические
документационного средства
обеспечения
Годовой
объем,
ед.
Производительность, Затраты
Накладные Суммарные
времени, расходы,
издержки,
ед./час
час
руб./час
руб.
№
Операция
Оборудование
1
Оформление
входящей
документации
Рабочее
место
31680
50
634
148,81
94300
1
2
Учет пользователей
системы
Рабочее
место
110880
50
2218
148,81
330000
Ввод
документов
Регистрация
пользователей
Компьюте
р
Компьюте
р
3
Контроль движения
документов
Рабочее
место
39600
50
792
148,81
117900
4
Подготовка
системных отчетов
Рабочее
место
31680
100
317
148,81
47100
5
Составление
списков персонала
Рабочее
место
34320
150
229
148,81
34000
6
Классификация
документов
Рабочее
место
34320
150
229
148,81
34000
7
Формирование
номенклатуры дел
Рабочее
место
39600
100
396
148,81
58900
8
Создание
регистрационных
карточек
Итого
Рабочее
место
39600
100
396
148,81
58900
Контроль
документообо
рота
Формировани
е отчетности
Составление
списка
персонала
Классификаци
я документов
Организация
номенклатуры
дел
Оформление
карточек учета
2
3
4
5
6
5211
775100
7
8
Итого
Трудозатраты при ручной обработке документации
Годовой
объем
31680
Норма
Выработки
70
Трудоемкость
Наклад
расход
452
148,81
67350
110880
75
1478
148,81
220000
Компьюте
р
39600
60
660
148,81
98214
Компьюте
р
Компьюте
р
31680
130
243
148,81
36264
34320
210
163
148,81
24320
Компьюте
р
Компьюте
р
34320
226
151
148,81
22610
39600
120
330
148,81
49108
Компьюте
р
39600
131
302
148,81
44980
3781
Трудозатраты при автоматизированной
обработке документов
Затраты
562860

17.

17
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ЭФФЕКТ
В результате произведенных расчетов
основных экономических показателей и
анализа реализации программного
продукта по автоматизации электронного
документооборота для Администрации
Дмитровского муниципального округа
Московской области можно сделать
вывод, что реализуемых проект –
экономически эффективен
✅ Автоматизирован документооборот.
Показатели
Затраты
Снижение
затрат
Коэффициент
изменения
трудовых
затрат
Индекс
изменения
трудовых
затрат
Варианты
Трудоёмкость
Стоимость
Базовый
Проект
Т0, часов
Т1, часов
(ч)
5211
3781
1430
0,27
1,38
С0, рублей
С1, рублей
775100
562680
212420
0,27
1,38
✅ Снижены затраты на 27%.
✅ Повышена прозрачность процессов.
Сравнение затрат базового и проектного варианта

18.

18
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ
РАЗРАБОТКА МОЖЕТ БЫТЬ ПОЛЕЗНА:
МУНИЦИПАЛЬНЫМ
ОБРАЗОВАНИЯМ
КОММЕРЧЕСКИМ
ОРГАНИЗАЦИЯМ.
БЮДЖЕТНЫМ
ОРГАНИЗАЦИЯМ.

19.

19
ПЛАНЫ РАЗВИТИЯ
2027+: Внедрение ИИ и
расширение
2025-2026: Интеграция с
электронным архивом
Долгосрочные планы включают
применение искусственного
интеллекта для автоматической
классификации и развитие системы в
подведомственных организациях
Дмитровского округа.
Интеграция с государственными
информационными
системами (например, ГИС ЖКХ,
ФНС).
2026: Запуск мобильной
версии
В последующем реализуется
мобильная версия приложения,
позволяющая осуществлять
согласование и доступ к документам
удаленно, повышая оперативность
работы.

20.

20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Разработанная СЭД на платформе 1С соответствует
современным
требованиям
к
автоматизации
управления документами. Ее внедрение позволит
организации
повысить
эффективность
работы,
снизить издержки и минимизировать риски потери
данных.
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ !