Контроль и актуализация технической документации в УК МКД с использованием ИТ

1.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ «КЕМЕРОВСКИЙ КОММУНАЛЬНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ
ТЕХНИКУМ ИМЕНИ В.И.ЗАУЗЕЛКОВА
Специальность 08.02.11 «Управление. Эксплуатация и обслуживание
многоквартирного дома»
Дипломная работа на тему:
«Обеспечение контроля ведения и актуализации
технической и иной документации в управляющей
компании МКД с использований информационных
технологий.»
Работу выполнила:
Урбан М. Е.
Студентка группы УЭ-211
Дипломный руководитель:
Рябинина Светлана Владимировна

2.

Актуальность, цель и задачи
исследования темы:
Актуальность выбранной темы дипломной работы обусловлена возрастающей
сложностью управления многоквартирными домами (МКД) в условиях современного
стремительного развития информационных технологий.
Целью является создание эффективной системы для обновления и контроля
технической и иной документации в управляющей компании многоквартирных
домов (МКД) с использованием современных информационных технологий.
Для достижения этой цели в работе поставлены следующие задачи:
Провести теоретический анализ существующих методов документирования и
их значимости для управления МКД;
Провести аналитическую оценку текущего состояния документационного
обеспечения в выбранной компании;
Выявить проблемы и недостатки в ведении документации;
Разработать практические рекомендации по внедрению информационных
технологий для оптимизации процессов.

3.

Нормативная документация
«Жилищный кодекс Российской Федерации» от 29.12.2004 № 188-ФЗ (ред. от 22.04.2024, с изм. от 25.04.2024)
«Градостроительный кодекс Российской Федерации» от 29.12.2004 № 190-ФЗ (ред. от 25.12.2023)
Федеральный закон № 384-ФЗ от 30.12.2009 «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений».
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Федеральный закон от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Постановление Госстроя РФ N 170 «Об утверждении Правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда»
Постановление Правительства РФ № 491 «О правилах содержания общего имущества в МКД»
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков их хранения»
Постановление Правительства РФ от 16.02.2008 № 87 (ред. от 15.09.2023) «О составе разделов проектной
документации и требованиях к их содержанию».

4.

Бумажный документооборот
Проблема:
Решение:
Основная часть работы с документацией
осуществляется на бумажных носителях.
Это приводит к следующим последствиям:
• Длительный поиск нужных документов
(до 45 минут).
• Высокие риски потери или порчи
бумажных носителей.
• Сложности в архивировании и передаче
между отделами.
• Устаревание информации — задержки в
актуализации.
Внедрение системы электронного
документооборота (СЭД), которая:
• Позволит хранить все документы в
электронном виде в едином хранилище.
• Обеспечит
быстрый
поиск
и
фильтрацию по типу, дате, статусу.
• Уменьшит затраты на бумагу, тонер,
хранение и доставку.
• Обеспечит доступ к документам с
любого рабочего места.

5.

Отсутствие контроля актуальности
Проблема:
Решение:
Нет системы отслеживания сроков
обновления
документации.
Это
приводит к тому, что:
• Используются
устаревшие
технические паспорта и договоры.
• Повышаются
юридические
и
операционные риски.
• Невозможно быстро оценить, какие
документы подлежат актуализации.
Создание модуля автоматического
контроля сроков действия документов:
• Назначение ответственных лиц за
обновление каждого документа.
• Система
уведомлений
по
приближению срока обновления.
• Журнал обновлений с указанием
времени и автора.
• Интеграция с календарем компании.

6.

Ручной ввод и дублирование
Проблема:
Решение:
Документы создаются вручную, часто в
нескольких экземплярах и разными
сотрудниками.Это приводит к:
• Расхождениям в информации между
отделами.
• Ошибкам
из-за
усталости,
невнимательности, разночтений.
• Повышенной нагрузке на сотрудников.
• Разработка единой базы шаблонов
документов.
• Централизованное
хранилище
с
системой контроля версий.
• Интеграция с системами 1С и ГИС
ЖКХ для автоматического импорта
данных.
• Упрощение
согласования
через
электронные подписи и маршруты.

7.

Задержки в ответах жильцам
Проблема:
Жильцы не могут отследить статус
своего обращения, заявки теряются,
сотрудники УК вынуждены искать
информацию вручную.
Решение:
• Регистрация
всех
входящих
и
исходящих обращений в системе.
• Привязка обращения к конкретному
дому и жильцу.
• Создание личного кабинета или
мобильного
приложения
для
отслеживания статуса.
• Автоматическое уведомление жильца
при смене статуса обращения.

8.

Высокие трудозатраты и ошибки
Проблема:
Решение:
До
40%
рабочего
времени
сотрудников уходит на обработку
документации.
Ошибки в ручном вводе данных
приводят к:
• Повторной работе.
• Потере доверия со стороны жильцов.
• Административным штрафам.
• Автоматизация ввода данных через
шаблоны и справочники.
• Внедрение электронной подписи для
юридически
значимого
документооборота.
• Совместное
редактирование
документов в режиме реального времени.
• Быстрый доступ к архиву и связанной
информации.

9.

Бумажный архив
Проблема:
Хранение бумажной документации:
• Требует дополнительного офисного
пространства.
• Увеличивает расходы на оборудование,
охрану и персонал.
• Усложняет доступ к информации и
повышает риск потерь.
Решение:
• Создание электронного архива с
фильтрацией и тегами.
• Хранение
сканов
с
цифровой
подписью.
• Поддержка законодательства (сроки
хранения, постоянный доступ).
• Возможность
восстановления
по
резервной копии.

10.

Недостаточная ИТ-компетентность персонала
Проблема:
Решение:
Сотрудники не имеют навыков работы с
современными системами, что приводит к:
• Ошибкам при работе с электронной
системой.
• Сопротивлению изменениям.
• Низкой скорости внедрения.
• Проведение
обучения
на
этапе
внедрения и регулярно после.
• Создание пошаговых инструкций,
справочников, видеоруководств.
• Назначение внутреннего куратора по
вопросам ИТ.
• Создание «привычных» интерфейсов,
не перегруженных функциями.

11.

Информационная безопасность
Проблема:
Решение:
Возможна
потеря,
утечка
или
удаление важных данных из-за:
• Отсутствия резервного копирования.
• Неправильного
доступа
к
конфиденциальной информации.
• Внедрение многоуровневой системы
доступа (роль/уровень).
• Шифрование базы данных.
• Регулярное автоматическое резервное
копирование.
• Ведение
журналов
активности
пользователей.

12.

Преимущества автоматизации
Централизация
Единое хранение и быстрый доступ к информации.
Быстрый поиск
Эффективная фильтрация и поиск документов.
Уведомления
Автоматические напоминания о сроках задач.
Прогнозный анализ
Выявление проблемных участков и планирование
ремонтов.

13.

Критерии выбора программного обеспечения
Функциональность
Скорость внедрения
Автоматизация расчётов, учёт договоров, Оптимальный срок — от 7 до 14 дней, с
минимальным временем обучения
обработка заявок и диспетчеризация.
сотрудников.
Интеграция
Поддержка работы с онлайн-кассами,
CRM и другими ИТ-сервисами.
Поддержка
Регулярные обновления и качественная
техническая помощь от поставщика.
Безопасность
Прозрачность стоимости
Соответствие требованиям
законодательства и отраслевым
стандартам.
Понятное ценообразование без
скрытых платежей.

14.

Популярные платформы и их
особенности
«Контур.ЖКХ»
«Домиленд»
Управление расчётом
квартплаты, паспортным
учётом, оформлением
квитанций, интеграция с
ГИС ЖКХ.
Автоматизация работы УК,
обработка заявок, управление
оплатой коммунальных услуг,
онлайн-собрания
собственников.
«1С: Учёт в управляющих компаниях ЖКХ,
ТСЖ и ЖСК»
Комплексное решение для учёта и начисления коммунальных
услуг, ведения договоров, управления жилищным фондом.

15.

Стоимость лицензий «1С: Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК»
Стоимость лицензии зависит от количества рабочих мест и версии.
Важно учитывать все затраты — на запуск, обучение сотрудников, техническую поддержку и
регулярные обновления — для оценки выгоды.
93 600
49 600
25 900
7 500
Клиентская лицензия на 1
рабочее место
Клиентская лицензия на 5 Клиентская лицензия на 10 Клиентская лицензия на 20
рабочих мест
рабочих мест
рабочих мест

16.

Функциональные модули
Модуль
технической документации:
Создание, хранение и
редактирование документов.
Модуль контроля актуальности:
Автоматические уведомления о
сроках.
Модуль для работы
с жильцами:
Обратная связь и доступ к
информации.
Безопасность
и права доступа:
Контроль доступа к
конфиденциальной информации.
Модуль аналитики:
Формирование отчетов о состоянии
документации.

17.

Этапы внедрения и роли пользователей
1
Подготовительный этап
Обследование документооборота, разработка ТЗ, подготовка инфраструктуры.
2
Основной этап
Настройка типовых процессов, разработка доп. модулей,
перенос данных (более 15 тыс. документов).
3
Опытная эксплуатация
Тестирование на 20% документов, обучение сотрудников, корректировка процессов.
Роль
Кол-во
Функции
Администратор
2
Настройка системы
Юрист
1
Ввод и контроль документов
Руководитель
1
Утверждение и подписание
Техники и мастера
10
Работа с актами и отчетами

18.

Интерфейс «Контроля сроков документации»

19.

Результаты внедрения
Время
на
поиск
документов сократится:
Количество просроченных документов
с 45 до 5 минут
уменьшится на 90%
Что изменится после внедрения системы?
Снижение
затрат
на
бумагу, хранение и труд
ЭКОНОМИЯ ДО
1,5 млн руб./год.
Снизится административные
штрафы
Повысится контроль,
прозрачность
и доверие жильцов
до 200 тыс. руб. в год

20.

Экономическая эффективность
цифровизации
Внедрение СЭД позволяет автоматизировать рутинные задачи, ускоряя
процессы создания, хранения и поиска документов на 10-15%.
Трудозатраты на работу с документацией снижаются на 60-70%, а доступ к
информации ускоряется. Системы мониторинга обеспечивают актуальность и
прозрачность данных, повышая качество работы.
1.5M
60-70%
Рублей в год
Снижение трудозатрат
На работу с документацией после
внедрения автоматизированных
систем.
Экономия на оплате труда за
счёт сокращения времени на
документооборот.
10-15%
Ускорение процессов
Создания, хранения и поиска документов.

21.

Влияние информационных технологий на
экологическую эффективность
Одним из дополнительных положительных эффектов цифровизации является снижение негативного воздействия
на окружающую среду.
Сокращение использования бумаги и ресурсоемких процессов печати, а также отказ от архивных помещений
позволяют:
Уменьшить потребление древесины;
Сократить выбросы углекислого газа;
Снизить потребление электроэнергии и других ресурсов.
В Российской Федерации вопросы экологической эффективности в управлении ЖКХ отражены в Стратегии
развития строительной отрасли и жилищно-коммунального хозяйства на период до 2030 года с прогнозом до
2035 года (утверждённая распоряжением Правительства РФ от 31 октября 2022 года №3268-р (в редакции от 29
ноября 2023 года)), где подчёркивается необходимость:
Цифровизации документооборота;
Внедрения энергосберегающих решений;
Снижения материальных и энергетических затрат при
управлении домовым хозяйством.

22.

SWOT-анализ проекта внедрения ИТ
Сильные стороны
Автоматизация процессов
Интеграция с гос.
платформами (ГИС ЖКХ, 1С)
Наличие системного
администратора
Мобильное приложение для
жильцов
Элементы ИИ,
масштабируемость
SWOT-анализ позволяет системно оценить сильные и слабые
стороны проекта, а также выявить потенциальные
возможности и угрозы, что является важным инструментом
при принятии управленческих решений в условиях цифровой
трансформации ЖКХ.
Слабые стороны
Зависимость от интернетсоединения
Необходимость обучения
персонала (2-4 недели)
Высокие начальные
затраты
Возможности
Масштабирование на другие
подразделения
Доступ к гос. мерам
поддержки (субсидии,
гранты)
Повышение экологической
устойчивости
Угрозы
Изменения в нормативноправовой базе
Технические сбои,
кибератаки
Сопротивление персонала

23.

Перспективы развития
Внедрение мобильного приложения
для жильцов.
Интеграция
с
системами
видеонаблюдения, учета энергоресурсов.
Подключение модуля ИИ для
анализа
и
распознавания
документов.
Расширение автоматизации
направления: бухгалтерия,
подрядчиками.
Внедрение электронного архива по ГОСТ и
стандартам Росархива.
на другие
работа с

24.

Заключение
В ходе разработки дипломной работы были рассмотрены различные
аспекты, включая снижение затрат на бумажное оформление,
уменьшение времени на поиск и актуализацию информации, а также
улучшение качества обслуживания собственников.
Сделанные выводы свидетельствуют о том, что внедрение
информационных технологий способно значительно сократить время,
затрачиваемое на ведение документации, и повысить уровень
удовлетворенности жильцов, что в свою очередь может привести к
увеличению доходов управляющей компании.

25.

Спасибо за внимание!