Решение некоторых проблем первичного государственного учёта при подготовке сведений для осуществления централизованного учёта

1. Решение некоторых проблем первичного государственного учёта при подготовке сведений для осуществления централизованного

государственного учёта
Дарья Юрьевна МАРКОВА
начальник отдела Музейного фонда
Российской Федерации Департамента
культурного наследия Минкультуры
России
Елена Анатольевна ФОМИЧЕВА
начальник отдела ведения
централизованного учета Музейного
фонда Российской Федерации

2. ПОНЯТИЙНЫЙ АППАРАТ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПОНЯТИЙНЫЙ АППАРАТ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЁТ
МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ
И МУЗЕЙНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ
комплекс мер,
обеспечивающих идентификацию и
предметно-количественный учет
музейных предметов и музейных
коллекций,
в том числе включенных в состав
Музейного фонда Российской
Федерации,
в целях их правовой защиты и
государственного контроля.
Статья 6 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде
Российской Федерации и музеях в Российской Федерации»
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
|
2

3.

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЁТ
ПЕРВИЧНЫЙ
ЭКСПЕРТИЗА
ПЕРВИЧНАЯ
РЕГИСТРАЦИЯ
В КНИГАХ
ПОСТУПЛЕНИЙ
ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ
ВНЕСЕНИЕ
СВЕДЕНИЙ В
ГОСКАТАЛОГ
ПРИСВОЕНИЕ
№
ГОСКАТАЛОГА
Статья 6 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде
Российской Федерации и музеях в Российской Федерации»
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы Р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
|
3

4. ПРОБЛЕМЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЁТА

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЁТА
1. Неправильная или отсутствующая нумерация
предметов в КП (ГИК)
2. Отсутствие государственного первичного учета (регистрации
в КП (ГИК) предметов основного фонда, учитываемых по
инвентарным книгам
3. Неправильная атрибуция
4. Отсутствие информации в КП (ГИК)
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
|
4

5. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
ОТСУТСТВИЕ
КОЛЛЕКЦИОННЫХ ОПИСЕЙ
К СУММАРНЫМ и ГРУППОВЫМ
НОМЕРАМ
СОСТАВЛЕНИЕ
КОЛЛЕКЦИОННЫХ ОПИСЕЙ
(РАСШИФРОВКА ЗАПИСЕЙ)
ОШИБОЧНОЕ ПРИСВОЕНИЕ
ОДНОГО НОМЕРА
НЕСКОЛЬКИМ ПРЕДМЕТАМ
В СУММАРНОМ НОМЕРЕ
ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЯ
(ПРИСВОЕНИЕ НОМЕРОВ)
ОШИБОЧНОЕ ПРИСВОЕНИЕ
УЧЕТНЫХ НОМЕРОВ
ФРАГМЕНТАМ ПРЕДМЕТОВ
УМЕНЬШЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА
ПРЕДМЕТОВ, ИСКЛЮЧЕНИЕ
УЧЕТНЫХ НОМЕРОВ,
ПРИСВОЕННЫХ
ФРАГМЕНТАМ ПРЕДМЕТОВ
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
|
5

6. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
1. СОСТАВЛЕНИЕ КОЛЛЕКЦИОННЫХ ОПИСЕЙ
К СУММАРНЫМ ЗАПИСЯМ
(РАСШИФРОВКА ЗАПИСЕЙ)
Должно быть
Записано в КП
213 Две чашки
В КП
213/1-2
2 чашки
В коллекционной описи
музейной коллекции
(к суммарному номеру)
213/1
213/2
Чашка…
Чашка…
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
|
6

7. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
2. СОСТАВЛЕНИЕ КОЛЛЕКЦИОННЫХ ОПИСЕЙ
К ГРУППОВЫМ ЗАПИСЯМ
(РАСШИФРОВКА ЗАПИСЕЙ)
Должно быть
Записано в КП
213-214
Две чашки
В КП
213-214
2 чашки
В коллекционной описи к
групповому номеру
213
214
Чашка…
Чашка…
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
|
7

8. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
3. ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЯ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ
(ПРИСВОЕНИЕ НОВЫХ НОМЕРОВ)
Должно быть
Записано в КП
2156 Коллекция
археологических
материалов,
5 предметов
2156/1а,б
2156/2
2156/3а,б
Два грузила
Наконечник
стрелы
Два пряслица
В КП
2156/1-5 Коллекция
археологических материалов.
5 предметов
/1-2
/3
/4-5
Два грузила
Наконечник стрелы
Два пряслица
В коллекционной описи
музейной коллекции
(к суммарному номеру)
2156/1 Грузило…
2156/2 Грузило…
2156/3 Наконечник стрелы
2156/4 Пряслице…
2156/5 Пряслице…
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
|
8

9. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
Старые номера Шифр ИКМ КП
Сличительная
ведомость
Протокол
ЭФЗК
Номера после перерегистрации Шифр ИКМ КП
2156/1а
Грузило
2156/1
Грузило
2156/1б
Грузило
2156/2
Грузило
2156/2
Наконечник стрелы
2156/3
Наконечник стрелы
2156/3а
Пряслице
2156/4
Пряслице
2156/3б
Пряслице
2156/5
Пряслице
Повестка дня:
О перерегистрации музейных предметов в музейной коллекции,
зарегистрированной под номером ИКМ КП 2156.
Решили:
Утвердить сличительную ведомость перерегистрации музейных предметов
в музейной коллекции, зарегистрированной под номером ИКМ КП 2156.
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
|
9

10. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
4. ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЯ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ
(ПРИСВОЕНИЕ НОВЫХ НОМЕРОВ)
Должно быть
Записано в КП
2156 Коллекция
археологических
материалов,
5 предметов
2156/1/1,2
2156/2
2156/3/1,2
Два грузила
Наконечник
стрелы
Два пряслица
В КП
2156/1-5 Коллекция
археологических материалов.
5 предметов
/1-2
/3
/4-5
Два грузила
Наконечник стрелы
Два пряслица
В коллекционной описи
музейной коллекции
(к суммарному номеру)
2156/1 Грузило…
2156/2 Грузило…
2156/3 Наконечник стрелы..
2156/4 Пряслице…
2156/5 Пряслице…
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 10

11. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
Старые номера Шифр ИКМ КП
Сличительная
ведомость
Протокол
ЭФЗК
Номера после перерегистрации Шифр ИКМ КП
2156/1/1
Грузило
2156/1
Грузило
2156/1/2
Грузило
2156/2
Грузило
2156/2
Наконечник стрелы
2156/3
Наконечник стрелы
2156/3/1
Пряслице
2156/4
Пряслице
2156/3/2
Пряслице
2156/5
Пряслице
Повестка дня:
О перерегистрации музейных предметов, зарегистрированных в музейной
коллекции под номером ИКМ КП 2156.
Решили:
Утвердить сличительную ведомость перерегистрации музейных
предметов, зарегистрированных в музейной коллекции под номером ИКМ
КП 2156.
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 11

12. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
5. РЕГИСТРАЦИЯ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ
(ПРИСВОЕНИЕ НОВЫХ НОМЕРОВ)
Должно быть
Записано в КП
В КП
2156 Комплект
фотографий
1 комплект
2156/1-5 Комплект из 5
фотографий
5 предметов
В коллекционной описи
музейной коллекции
(к суммарному номеру)
2156/1 Фото. Цветок…
2156/2 Фото. Дерево…
2156/3 Фото. Куст…
2156/4 Фото. Лист…
2156/5 Фото. Ветка…
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 12

13. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
Повестка дня:
О регистрации музейных предметов, составляющих музейную коллекцию,
зарегистрированных под номером ИКМ КП 2156.
Протокол
ЭФЗК
Решили:
Присвоить 5 музейным предметам, составляющим музейную коллекцию,
зарегистрированным под номером ИКМ КП 2156, следующие учетные
номера:
2156/1 Фото. Цветок…
2156/2 Фото. Дерево…
2156/3 Фото. Куст…
2156/4 Фото. Лист…
2156/5 Фото. Ветка…
Внести в КП и в заверительный акт к тому КП соответствующие изменения.
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 13

14. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
6. УМЕНЬШЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА ПРЕДМЕТОВ. ИСКЛЮЧЕНИЕ
УЧЕТНЫХ НОМЕРОВ, ПРИСВОЕННЫХ ФРАГМЕНТАМ ПРЕДМЕТОВ
ДО РЕГИСТРАЦИИ В ГОСКАТАЛОГЕ
2514/1-4
Записано
в КП
Должно быть
в КП
2514
Самовар
1.
2.
3
4.
Тулово
Ключ
Крышка
Конфорка
4 предмета
Самовар, состоящий из тулова, ключа, крышки и конфорки.
Повестка дня:
О погашении учетных номеров, ошибочно присвоенных фрагментам предметов
Протокол
ЭФЗК
Решили:
Утвердить сличительную ведомость учетных номеров, ошибочно присвоенных
фрагментам предметов
Просить учредителя ходатайствовать перед МК РФ …..
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 14

15. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
Старые номера
Шифр ИКМ КП
Сличительная
ведомость
2514/1
Тулово
2514/2
Ключ
2514/3
Крышка
2514/4
Конфорка
Письмо в МК РФ
об уменьшении количества учетных номеров
(с актом сверки наличия приветствуется!)
Кол-во
Номера после
уменьшения кол-ва
Шифр ИКМ КП
4
2514
Самовар
Кол
-во
1
Протокол ЭФЗК;
Сличительная ведомость.
Разрешение МК РФ об уменьшении количества учетных номеров
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 15

16. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
7. УМЕНЬШЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА ПРЕДМЕТОВ. ИСКЛЮЧЕНИЕ
УЧЕТНЫХ НОМЕРОВ, ПРИСВОЕННЫХ ФРАГМЕНТАМ ПРЕДМЕТОВ
ДО РЕГИСТРАЦИИ В ГОСКАТАЛОГЕ
Записано
в КП
1326
7852
Рисунок
Рисунок
Склейка в процессе реставрации
Должно быть
в КП
1 предмет
1 предмет
Реставрационный паспорт, протокол РС
1326
Рисунок 1 предмет
Повестка дня:
Об уменьшении количества предметов и погашении учетных номеров
Протокол
ЭФЗК
Решили:
Утвердить сличительную ведомость учетных номеров, присвоенных
фрагментам предметов.
Просить учредителя ходатайствовать перед МК РФ…
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 16

17. ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 1. НЕПРАВИЛЬНАЯ НУМЕРАЦИЯ
Сличительная
ведомость
Старые номера
Шифр ИКМ КП
1326
Рисунок
7852
Рисунок
Колво
2
Действующий
номер
Шифр ИКМ КП
1326 Рисунок
Письмо в МК РФ
об уменьшении количества предметов
и погашении учетных номеров
(с актом сверки наличия приветствуется!)
подлежащий
Кол- Номер,
исключению
во
Шифр ИКМ КП
1
7852
Рисунок
Протокол ЭФЗК;
Протокол РС;
Сличительная ведомость.
Разрешение МК РФ об уменьшении количества учетных номеров
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 17

18. ПРОБЛЕМА № 2. Отсутствие государственного первичного учета музейных предметов основного фонда, учитываемых по инвентарным

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 2. Отсутствие государственного
первичного учета музейных предметов основного
фонда, учитываемых по инвентарным книгам
Повестка дня:
Об осуществлении государственного первичного учета музейных предметов,
учитываемых ранее только по инвентарной книге фондовой коллекции
«___________» с шифром «____».
Протокол
ЭФЗК
Слушали:
Указать когда, на каком основании, под какими учетными номерами
музейные предметы были записаны в инвентарную книгу. Отметить, что в
Книге поступлений основного фонда музея (ГИК) музейные предметы
зарегистрированы не были.
Если протокол ЭФЗК при приеме в музей не оформлялся, провести
экспертизу по отнесению культурных ценностей к музейным предметам в
соответствии с главой 2 Положения о Музейном фонде Российской
Федерации.
Решили:
Осуществить государственный первичный учет музейных предметов,
учтенных в инвентарной книге «_________» под номерами шифр 0000-шифр
0000.
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 18

19. ПРОБЛЕМА № 2. Отсутствие государственного первичного учета музейных предметов основного фонда, учитываемых по инвентарным

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 2. Отсутствие государственного
первичного учета музейных предметов основного
фонда, учитываемых по инвентарным книгам
Приказ
руководителя
Зарегистрировать в книге поступлений основного фонда музея музейные
предметы основного фонда, учтенные с _____ по ______ в инвентарной
книге «_________» под номерами шифр 0000-шифр 0000.
Графа «Дата регистрации»
Текущая дата, когда производится регистрация музейных предметов
КП (ГИК)
Графа «Источник и форма поступления в том числе закупка, дарение,
пожертвование, завещание»
Указать дату и номер протокола ЭФЗК (старый, если проводилось
рассмотрение при поступлении в музей, или новый), акта приема на ПХ (до
регистрации в инвентарной книге (при наличии), дату регистрации в
инвентарной книге.
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 19

20. ПРОБЛЕМА № 3. НЕПРАВИЛЬНАЯ АТРИБУЦИЯ

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 3. НЕПРАВИЛЬНАЯ АТРИБУЦИЯ
НЕПРАВИЛЬНАЯ
АТРИБУЦИЯ
МУЗЕЙНОГО
ПРЕДМЕТА В КП
(ГИК)
ПЕРЕАТРИБУЦИЯ
Протокол ЭФЗК
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 20

21. ПРОБЛЕМА № 4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИИ КП (ГИК)

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИИ КП (ГИК)
ОТСУТСВИЕ
ЭКСПЕРТИЗЫ
МУЗЕЙНОГО
ПРЕДМЕТА
(ЭФЗК)
ЭФЗК
УКАЗАТЬ В КП
(ГИК)
ПОЗВОЛЯЕТ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ МУЗЕЙНЫЙ
ПРЕДМЕТ В ГОСКАТАЛОГЕ
ЯВЛЯЕТСЯ НАРУШЕНИЕМ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА!
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 21

22. ПРОБЛЕМА № 4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИИ В КП (ГИК)

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИИ В КП (ГИК)
ОТСУТСТВИЕ
ДАТЫ ЗАПИСИ
В КП (ГИК)
УСТАНАВЛИВАЕТСЯ
ЭФЗК
УКАЗАТЬ В КП (ГИК)
НЕ ПОЗВОЛЯЕТ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ
МУЗЕЙНЫЙ ПРЕДМЕТ В ГОСКАТАЛОГЕ
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 22

23. ПРОБЛЕМА № 4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИИ КП В (ГИК)

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИИ КП В (ГИК)
ФОРМА
СОБСТВЕННОСТИ
МУЗЕЙНОГО
ПРЕДМЕТА
ОПРЕДЕЛИТЬ,
УТВЕРДИТЬ НА ЭФЗК,
УКАЗАТЬ В КП (ГИК)
НЕ ПОЗВОЛЯЕТ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ
МУЗЕЙНЫЙ ПРЕДМЕТ В ГОСКАТАЛОГЕ
собственность определяется по дате записи в книге поступлений
ЕСЛИ Акт ПП (до 26.05.1996 г.),
НО м.п.зарегистрирован в КП (ГИК) после 27.05.1996 г. ,
ТО собственность определяется по организационно-правовой форме
учреждения на дату регистрации в КП (кроме случаев исключений)
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 23

24. ПРОБЛЕМА № 4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИИ В КП (ГИК)

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
ПРОБЛЕМА № 4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИИ В КП (ГИК)
ОТСУТСТВИЕ
ДАННЫХ
О СПОСОБЕ
ПОСТУПЛЕНИЙ
УСТАНОВИТЬ
НА ЭФЗК
УКАЗАТЬ В КП (ГИК)
НЕ ПОЗВОЛЯЕТ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ
МУЗЕЙНЫЙ ПРЕДМЕТ В ГОСКАТАЛОГЕ
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 24

25.

Н АЗ В А Н И Е П Р Е З Е Н Т А Ц И И
БЛАГОДАРИМ ЗА ВНИМАНИЕ !
М и н и с т е р с т в о к у л ь т у р ы р о с с и й с к о й Ф е д е р а ци и
| 25