Функциональные возможности Word

1.

Функциональные
возможности Word
БГУ Колледж ЦК ИМ Бешкарев

2.

1. Ввод текста
• Рабочим полем
в интерфейсе
Word является
лист
• Нажав ЛКМ на
листе можно
установить
курсор.
• При вводе
текста с
клавиатуры он
будет
появляться в
месте курсора

3.

Меню
• Содержание функционала Word расположено в вкладках Ленты.
• На каждой вкладке имеются группы команд.
• В каждой группе команд используется функции(команды), при работе с
текстом в Word.
• По умолчанию открыта вкладка «Главная»

4.

Главная
• Группа команд «Буфер обмена»
позволяет вставить в документ ранее
скопированную информацию.
Настройка параметров вставки нужна
для сохранения или удаления
изначального формата текста.
• К примеру, в интернет-источнике по
умолчанию стоит шрифт Arial, а в
нашем документе – Times New
Roman. В этом случае нам следует
вставить без форматирования.

5.

Главная
• Группа команд «Шрифт» позволяет либо
задать параметры форматирования
шрифта, либо открыть полноценное меню
с настройками.
• Для открытия полной версии любой
группы команд нужно нажать на ярлык:
• В рамках автоматизации форматировать
текст через это меню не рекомендуется.

6.

Главная
• По аналогии с группой команд
«Шрифт», «Абзац» вызывает
параметры форматирования на
уровне абзаца.
• Для автоматизации пользоваться
быстрым меню тоже не
рекомендуется.

7.

Главная
• Стили – важнейшая
функция Word,
объединяющая в себе
форматирование и
автоматизацию документа.
• По умолчанию для текста
задается стиль «Обычный» первый стиль, который
следует редактировать.
• Для того чтобы
редактировать стиль нужно
нажать правой кнопкой
мыши на нужный, нажать
«изменить».

8.

Главная
В меню изменения стилей, вкладке «Формат»
имеется возможность задать параметры
форматирования шрифтов, табуляции, абзаца и
т.д.
В этом случае задавать параметры необходимо и
крайне рекомендуется пользоваться
форматированием только через управление
стилем.

9.

Главная
• Как только стиль настроен, его можно
применить к любому фрагменту текста, строке,
абзацу.
• Кроме того, стили можно быстро настроить,
выделив сначала «пример для подражания»,
нажав на соответствующий стиль правой
кнопкой мыши, затем «Обновить стиль в
соответствие с выделенным фрагментом»

10.

Главная
• Группа команд «Редактирование» позволяет находить, выделять,
заменять текст.
• Например, в тексте использованы неправильные дефисы : на их месте
должны быть соединительные тире. Команда «Найти» поможет найти все
дефисы по тексту и исправить.

11.

Главная
• Важнейшим инструментом является возможность чтения скрытых
символов, обозначающих пробелы, отступы страниц или строк.
• Команда «Отобразить все знаки» находится в группе команд «Абзац».

12.

Вставка
• Вкладка «Вставка» позволяет вставить различные элементы в
документ, например рисунки, таблицы, диаграммы, строки
подписи, колонтитулы или текстовые поля.
• Важным структурным инструментом является возможность
вставить «разрыв страницы» - граница, которая гарантирует
начало новой информации с чистого листа.

13.

Вставка
• Помимо прочего, вставка примечания позволяет включить в работу
документа других пользователей информацию в метаданных документа.

14.

Конструктор
• При вставке таблицы или формулы
появляться дополнительная вкладка
ленты «Конструктор».
• Конструктор позволяет открыть
дополнительные функции таблицы или
формулы (рисунка).
При составлении формулы возможно вставить
специальный символ, дроби, индексы и
операторы.
При составлении таблицы или рисунка, их
также можно отформатировать под свои цели.

15.

Вставка
• Выделив текст, возможно вставить
гиперссылку, работающую по нажатию.
• Меню создания гиперссылки
предусматривает ссылку на интернетресурс, файл в сетевой системе или даже
раздел документа.
• Работающая гиперссылка перенаправит
пользователя по нажатию с
использованием клавиши CTRL.

16.

Вставка
• При вставке картинки следует изменить параметры расположения на
странице и обтекания текста в вкладке «Работа с рисунками».

17.

Вставка
• В вкладке «Вставка» можно также настроить
нумерацию страниц и колонтитулы.
• При настройки номеров страниц также откроется
вкладка «конструктор», в которой можно настроить
нумерацию страниц.
• Закрыть окно
колонтитулов
можно по нажатию
ESC или при
помощи
соответствующей
команды в вкладке
«конструктор».

18.

Вставка
• Во вкладке «Вставка» также можно использовать
строки подписи, в которых следует проставить
должность и ФИО подписанта. Строка подписи также
при подписи использует сертификат ЭЦП и дату,
установленную на компьютере.
• После создания
строки подписи ее
можно будет
подписать.

19.

Дизайн
• Вкладка «Дизайн» редко применяется к формальным
документам, однако бывает использование подложки –
полупрозрачного сообщения на фоне текста.

20.

Макет
Вкладка «Макет» позволяет
настроить:
• Разрывы страницы;
• Поля страницы;
• Ориентацию страницы;
• Размер листа;
• Выравнивание рисунков и
обтекание.
• Настройки абзаца
продублированы из главной
вкладки.

21.

Макет
• При создании формальных документов
часто применяются особые настройки
полей страницы.
• Чтобы вызвать меню настройки полей
необходимо исполнить команду «Поля»
и далее – настраиваемые поля.

22.

Ссылки
Вкладка «Ссылки» содержит следующие группы команд:
• Оглавление;
• Сноски;
• Ссылки и списки литературы;
• Названия рисунков;
• Предметный указатель;
• Таблицу ссылок.

23.

Ссылки
• Оглавление помогает в навигации документа и составлении структуры.
• Для автоматического создания оглавления сначала следует создать и
применить к заголовкам (или прочим элементам навигации) стили,
сообразно уровням. Например:
Название главы – заголовок 1 уровня. (Заголовок 1)
Название части главы – заголовок 2 уровня. (Заголовок 2)
Название раздела части главы – заголовок 3 уровня. (Заголовок 3)
Не следует забывать обновлять форматирование стилей в соответствие с уровнем
заголовков.

24.

Ссылки
• Для создания автоматического оглавления
необходимо в вкладке «Ссылки» исполнить
команду «Оглавление» далее –
«Автособираемое оглавление» или
«Настраиваемое оглавление».
• Формат оглавления будет сформирован исходя
из настроек стилей оглавления и
расставленных заголовков.

25.

Ссылки
• Для соответствия формата
представления оглавления
необходимо осуществить его
настройку, для этого следует
открыть «Настраиваемое
оглавление».
• В открывшемся диалоговом окне
выбрать формат «Из шаблона» и
нажать «Изменить».
• В открывшемся окне появятся
стили всех уровней оглавления,
которые следует изменить исходя
из задачи.

26.

Ссылки
• Для создания сноски нужно использовать команду
«Вставить сноску».
• В той же группе команд возможно включить показ сносок,
навигацию по сноскам.
• Сноска позволяет указать источник, ссылку на источник.
• Сноска вставляется в конце листа через черту.

27.

Ссылки
• Для удобство в интерфейсе
имеется возможность добавить
источник и ссылку. Каждый
источник формируется
вручную, однако это позволяет
сформировать список
источников в конце
документа.
• Чтобы создать источник
следует выполнить команду
«Вставить ссылку» или
«Управление источниками».

28.

Рассылки
• Вкладка ленты «Рассылки» позволяет создать
письмо, наклейку или конверт, адресованные
или содержащие разные данные. Строк
данных может быть множество.
• Конверты, наклейки можно настроить
отдельно в части размеров и положения
информации.
• Кроме того, можно выполнить слияние через
пошаговый мастер слияния.

29.

Рассылки
• Слияние можно провести вручную, выбрав получателей.
Получателей можно внести вручную или подгрузить файл
с данными, выбрав команду «Использовать существующий
список».
• При создании нового
списка существует
возможность настроить
столбы данных.
• При подгрузке
существующего списка
Word попытается
настроить данные
автоматически.

30.

Рассылки
• Для подгрузки существующего списка
требуется указать файл, в котором
содержится информация о контактах.
• После подгрузки можно изменить
введенные данные, убедиться в
правильной интерпретации столбцов.

31.

Рассылки
• Вкладка «Рассылки» также позволяет просмотреть вставленные поля
слияния.
• Кроме того, возможно вставить строку приветствия, блок адреса или
иные поля слияния в текст.
• А после – посмотреть пример содержания отправленных писем.

32.

Рецензирование
Вкладка «Рецензирование» позволяет редактировать текст документа.
Содержит группы команд:
Правописание;
Подробные сведения;
Язык;
Примечания;
Запись исправлений;
Изменения;
Сравнение;
Защитить.
Эти инструменты используются при законотворческой деятельности,
редактировании статей, составления актов.

33.

Вид
• Вкладка «Вид» позволяет настроить параметры отображения документа,
рабочей области, показать сетку, изменить масштаб.
• Кроме того, вкладка «Вид» содержит функцию макросов: это задаваемый
пользователем сценарий, который исполняется при вызове
соответствующего макроса. Например, можно записать типовое
оформление таблицы при помощи макроса и вставлять его перед каждой
таблицей.

34.

Вид
• Для записи макроса нужно исполнить
команду «Макросы» – «Запись макроса».
• В открывшимся меню озаглавить макрос и
нажать «Ок»
• Далее действия пользователя начнут
записываться, иконка курсора применит
вид кассеты.
• После завершения требуемых действий
необходимо исполнить команду «Макросы»
– «Остановить запись».
• Далее, макрос можно применить, открыв
«Макросы», и выбрав нужный макрос
«Выполнить». Макрос повторит все
действия, совершенные пользователем во
время записи

35.

Завершение
• В данной презентации поверхностно разобран весь функционал
интерфейса текстового процессора Word. Избирательно, некоторые
функции разобраны подробнее:
Стили;
Конструктор;
Оглавление;
Слияние;
Макросы.
• Приблизительное время изучения: 82 минуты.