Жизненный цикл проектов

1.

Жизненный цикл проектов

2.

• Каждая организация, будь то стартап или
международная корпорация,
заинтересована в успешной реализации
проектов. И хотя для каждого из них
требуется индивидуальный подход, все
проекты имеют схожую структуру.

3.

• Иными словами, независимо от того, какая
методология выбрана для управления
проектом, у каждого из них всегда будет
начало, середина и завершение. Это —
жизненный цикл проекта.

4.

• Люди, не специализирующиеся на
управлении проектами, могут думать, что
вести его не так уж и сложно: достаточно
договориться с клиентом, составить план и
указать дедлайны. Однако, это не так
просто, как кажется на первый взгляд.

5.

Что такое жизненный цикл
проекта?
• Жизненный цикл проекта — это
последовательность этапов, через которые
проходят проекты от инициации до
завершения независимо от их специфики.

6.

• Четкое понимание этих фаз позволяет
менеджерам и руководителям
максимально эффективно контролировать
проекты. Целью жизненного цикла является
создание простой в использовании
структуры для руководства и управления
проектами.

7.

Жизненный цикл проекта помогает:
• Улучшить коммуникацию между командой
и заказчиками.
• Быть уверенным, что цель достижима с
помощью доступных ресурсов.
• Управлять рисками и минимизировать их.

8.

Фазы жизненного цикла проекта
По данным Project Management Body of
Knowledge, или PMBOK, жизненный цикл
состоит из пяти фаз:
• Инициация.
• Планирование.
• Исполнение.
• Контроль.
• Завершение.

9.

• Как правило, этапы цикла идут
последовательно, один за одним. Но
бывает иначе. Если в ходе реализации
появляются изменения, всегда можно
вернуться на стадию планирования, чтобы
скорректировать работу команды проекта в
будущем.
• Рассмотрим каждую фазу жизненного
цикла в отдельности.

10.

1. Инициация
• Инициация — это старт работы над
концепцией, подготовка к ее планированию
и реализации. Для начала определите,
какая задача стоит перед командой и
поможет ли ваша идея решить проблему.
Если ответ положительный, приступайте к
написанию концепции и экономического
обоснования, а также к поиску партнеров.

11.

• Фаза инициации включает в себя
множество обсуждений, исследований и
анализов. На встречах с потенциальными
партнерами постарайтесь выяснить, что для
них важно, какие проекты они вели в
прошлом и чего ожидают от будущих.
• Задача этого этапа — определение общих
целей, реализация которых приведет
каждую из сторон к желаемому результату.

12.

В уставе отражается следующая информация
о проекте:
• Цель и миссия.
• Преимущества.
• Возможные риски.
• Планируемый бюджет и сроки.
• Основные партнеры/заинтересованные
стороны.

13.

2. Планирование
• Когда документы подписаны и условия
финально утверждены заинтересованными
сторонами, начинается стадия планирования.
• Теперь менеджер переходит к созданию
подробного плана проекта (или дорожной
карты), к которому каждый участник команды
может обратиться на любом этапе рабочего
процесса. В документе подробно изложены
детали и цели, которые соответствуют
ожиданиям сторон.

14.

• На этапе планирования менеджер
разбивает рабочий процесс на мелкие
задачи, создает команду, распределяет
роли, чтобы, в том числе, успешно
управлять командой, разрабатывает
пошаговую последовательность
выполнения задач и обозначает сроки.
Чтобы задачи имели больше шансов на
успех, важно убедиться, что для каждой из
них хватает ресурсов.

15.

• Согласно исследованию (2022), 71%
опрошенных организаций используют ПО
для управления проектами, 20% доверяют
собственным решениям для этих целей, а
12% применяют инструменты, не
относящиеся к категории сервисов для
управления проектами.

16.

• Уместно отметить, что диаграмма Ганта —
отличный инструмент для создания
дорожной карты и контроля над ней.
Диаграммы идеально подходят для
планирования и составления графиков и
для дальнейшего отслеживания прогресса
на всех фазах жизненного цикла.

17.

С помощью диаграммы Ганта вы
также сможете:
• Создавать зависимости, вехи.
• Следить за рабочей нагрузкой каждого члена
команды.
• Взаимодействовать с командой.
• Создавать отчеты.
• Экспортировать файлы в популярные форматы.
• Работать с портфелями проектов.
• Делиться графиками.
• Создавать рабочие и персональные календари,
• и многое другое.

18.

• Когда готов календарный график, обозначены
ключевые роли и зоны ответственности,
выявлены возможные риски и пути их
предотвращения, а бюджет спланирован,
настает время для организационного
совещания.
• В ходе этой встречи менеджер представляет
проект и его цели, обсуждает с командой
важнейшие этапы плана, отвечает на вопросы,
а также знакомит всех с инструментами,
которые команда будет использовать в
процессе работы. После общего собрания
каждый из членов команды должен иметь
четкое представление о проекте в целом, его
этапах и их реализации.

19.

3. Исполнение
• Теперь, когда проект утвержден, команда
сформирована и готова приступать к делу,
рабочий процесс переходит к фазе
исполнения.
• Задача менеджера на этом этапе —
проконтролировать синхронный запуск
работы всех отделов и убедиться, что
каждый выполняет свою задачу.

20.

4. Контроль
• Эта фаза, как правило, совпадает с фазой
инициации. Потому что для достижения
поставленных целей и максимально успешного
завершения проекта недостаточно только
благополучно запустить рабочий процесс.
Руководителю необходимо постоянно следить за
тем, чтобы команда следовала первоначальному
плану.
• Поэтому в этой фазе жизненного цикла менеджер
контролирует ресурсы и своевременное
выполнение задач, координирует участников
команды, оперативно вносит правки в план проекта
в случае непредвиденных обстоятельств.

21.

• Изменения в плане на этой стадии — абсолютно
нормальное явление. Гибкость в этом случае даже
играет на руку. Ведь чем раньше выявлена
проблема, тем быстрее она решится. И не
забывайте, что все нововведения должны быть
обязательно согласованы с клиентом.
• Проводите промежуточные совещания с командой.
На этих встречах менеджер собирает отзывы
участников проекта о рабочем процессе, обсуждает
нововведения и корректировки. Также совместные
обсуждения спорных моментов часто приводят к
новым, зачастую более эффективным решениям
проблемных ситуаций.

22.

5. Завершение
• Это последний этап, означающий
официальное его окончание. Но не стоит
сразу же умывать руки и переключаться на
следующие задачи. Для того чтобы оставить
приятное впечатление от
профессионализма и работы команды,
опытный менеджер:

23.

• Сдаст проект вместе с документацией клиенту или
команде, которая будет его вести в будущем.
• Проведет “работу над ошибками”. На этой
финальной встрече команда извлечет полезные
уроки из успехов и неудач в ходе работы над
проектом.
• Сообщит об успехе мероприятия клиентам и
руководителям, которые были заинтересованы
результатами команды.
• Разместит документацию в централизованном
хранилище для легкого доступа к ней в будущем.
• Теперь проект официально завершен.

24.

Пример жизненного цикла проекта
• Давайте подробнее рассмотрим все этапы
жизненного цикла на примере
планирования, организации и проведения
музыкального фестиваля.

25.

Так, на стадии инициации необходимо:
• Сформулировать цели проекта.
• Изучить проблему. Другими словами,
проанализировать уже существующие фестивали,
выявить нужды целевой аудитории.
• Продумать концепцию и назначение этого
фестиваля.
• Обосновать реализацию мероприятия с
экономической точки зрения.
• Найти потенциальных партнеров и назначить с
ними встречи.
• Составить документ, в котором будет изложена
краткая информацию по проекту (информация о
целях, партнерах, сроках реализации и бюджете
мероприятия).

26.

Когда партнеры найдены и документы подписаны, мы
составляем уже более детальный план действий
(фаза планирования). Для этого нужно:
• Прописать цели и назначение планируемого
фестиваля.
• Обозначить партнеров, заказчиков, подрядчиков и
другие заинтересованные стороны.
• Разбить подготовку на части (букинг артистов, поиск
и договоренности с площадкой, монтаж сцены,
дизайн, работа со СМИ и т.д.) и составить четкий
календарный график каждого из этапов.
• Собрать команду, назначить ответственных в каждом
из отделов.
• Описать возможные риски и способы их
предотвращения (например, на случай проливного
дождя будут заготовлены бесплатные дождевики).

27.

• Теперь, когда команда грядущего
музыкального фестиваля ознакомилась с
подробным планом, можно смело
запускать рабочий процесс (фаза
исполнения).

28.

• Начинаются активные подготовительные работы:
поиск места проведения, переговоры с
музыкантами, разработка визуала фестиваля, его
анонсирование и так далее.
• Далее команда переходит к работе на локации.
Монтаж сцены, мониторов, звуковой аппаратуры.
На территории проведения фестиваля появляются
игровые зоны, зоны отдыха, фудкорты и многие
другие развлечения.
• Проходят генеральные репетиции, закупается вода,
готовятся гримерки и пресс-зона. И вот, наконец,
настает день мероприятия.

29.

• Все это время менеджер (или менеджеры) проекта
контролируют каждую задачу, каждый рабочий процесс
(фаза контроля). В случае форс-мажора менеджер
оперативно решает проблемы, корректирует план, а
изменения обсуждаются и согласовываются с командой
на промежуточных встречах.
• Фестиваль прошел, публика в восторге, сцена
разобрана. Дело за малым: закрыть документацию и
обсудить с командой результаты работы (этап
завершения).
• Теперь можно расслабиться и отпраздновать с
коллегами очередной успешный кейс.