Создание коммуникационной системы проекта

1.

Создание коммуникационной
системы проекта

2.

Цель и Актуальность
Актуальность темы работы "Создание коммуникационной системы проекта
(документы проекта, участники информационного обмена, организация
документооборота)" обусловлена тем, что в настоящее время эта проблема
стала особенно значима для науки и практики. Этим вопросом озабочены
многие теоретики и исследователи.
Тема "Создание коммуникационной системы проекта (документы проекта,
участники
информационного
обмена,
организация
документооборота)"
анализируется
на
стыке
сразу
нескольких
взаимосвязанных наук. Для современного состояния науки характерен
переход к глобальному рассмотрению проблем тематики "Создание
коммуникационной системы проекта (документы проекта, участники
информационного обмена, организация документооборота)"
Высокая значимость и недостаточная" практическая разработанность
проблемы "Создание коммуникационной системы проекта (документы
проекта,
участники
информационного
обмена,
организация
документооборота)"
определяют
несомненную
новизну
данного
исследования.

3.

Планирование коммуникаций проекта
Цель планирования коммуникаций – разработать
план коммуникаций ,документ, в котором будет
отражено то, кто, как, когда и какую информацию
будет узнать о вашем проекте.

4.

Управление коммуникациями проекта
В данном контексте под управлением коммуникациями
проекта
понимается
выполнение
разработанного
плана
коммуникаций проекта, а именно – обычная нудная процессная
работа со всеми вовлеченными людьми, чтобы обеспечить единое
информационное поле проекта ровно в том объеме, в котором это
необходимо для их роли.
В это входят как встречи, так и подготовка отчетности, проведение
управляющих комитетов, выпуск коммуникационных материалов
для пользователей, размещение рабочей информации на портале
проекта и еще десятки других действий, которые вы собрали в
кучку на этапе планирования коммуникаций проекта.

5.

Контроль коммуникаций проекта
Коммуницировать – это хорошо, но, как мы говорили выше, важно не забывать контролировать,
что все идет так, как надо. По идее, способы контроля могут быть изложены в плане управления
коммуникация, но я, по-моему, ни разу не видела, чтобы РМы так заморачивались.
Поэтому нестареющей классикой остаются следующие способы контроля коммуникаций
проекта:
Инструментальный – в любой более-менее современной системе можно отследить многие
действия – как много пользователей заходит на FAQ проекта, открывал ли спонсор хоть раз
ваши отчеты, сохраняет ли команда документы в согласованном формате и проч. Если нет – это
повод подумать “а почему” и что-то предпринять, а не обижаться, что ваш такой замечательный
план эти незамечательные люди не выполняют.
Личный – просто поговорить, спросить об удобстве формата или (завуалированно) о проекте,
чтобы понять, что человек вообще понимает и выносит из ваших коммуникаций.
Аналитический – в большинстве случаев проблемы на проекте возникают именно от недостатка
или низкого качества коммуникации по какому-то из направлений. Поэтому любую проблему
стоит проанализировать на предмет того “была ли здесь какая-то поломка в коммуникациях и
что сделать, чтобы она не повторилась”, внести соответствующие изменения в план
коммуникаций и не забыть их тоже прокоммуницировать тем, кого это касается.

6.

Заключение
Роль коммуникаций в проекте переоценить невозможно. Даже
если из описания покажется, что управление коммуникациями
проекта – это сложно и трудоемко, на самом деле любые
вложения в них обычно окупаются задолго до середины проекта.