Оптимизация процессов, формирование реестра процессов, с пониманием определений и мотивацией сотрудников

1.

ОПТИМИЗАЦИЯ
ПРОЦЕССОВ
ФОРМИРОВАНИЕ РЕЕСТРА ПРОЦЕССОВ,
С ПОНИМАНИЕМ ОПРЕДЕЛЕНИЙ И
МОТИВАЦИЕЙ СОТРУДНИКОВ

ПРИМЕРЫ ОПТИМИЗИРОВАННЫХ ПРОЦЕССОВ
Пример
ИНСПЕКЦИЯ ГОСТЕХНАДЗОРА ЛО
УПРАВЛЕНИЕ ВЕТЕРИНАРИИ ЛО
АДМИНИСТРАЦИЯ Г. ЕЛЬЦА
Планирование времени инспектора при
оказании госуслуг населению ИГТН ЛО
Сбор отчётов о качестве и безопасности
продукции на рынках города
Экспертиза административных
регламентов
100% заявлений исполнено без
нарушений регламентных сроков
в 6 раз оптимизировано кол-во выездов
инспекторов при оказании госуслуг
на 25% уменьшено время оказания
госуслуг
Предполагаемый социальный эффект
проекта:
проведение ТО техники до начала
сезонных работ
на 2 дня сокращено время подготовки
отчётов
в 5 раз сокращено кол-во выполняемых
процедур для заполнения отчётности
отказ от бумажных журналов
ветеринарно-санитарной экспертизы
в 2 раза сокращено время
проведения экспертизы
регламента
в 3 раза уменьшено кол-во
возвратов регламентов на
доработку
Экономический эффект проекта:
в 4 раза сокращен бумажный
документооборот
100 тыс руб/год – экономия на закупку
бумажных журналов в учреждении г.
Липецка
на 100% сокращено кол-во
поступивших предписаний
прокуратуры за несоблюдение
сроков согласования
Предполагаемый социальный эффект
проекта:
Экономический эффект проекта:
увеличение кол-ва качественной
продукции подсобного хозяйства на
рынках ЛО в связи с сокращением
времени ожидания результатов
экспертизы
100 тыс руб/год – сокращение затрат
на судебные издержки

3.

ЗАЧЕМ ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ НУЖНА СОТРУДНИКАМ
Баланс
Открытое обсуждение работниками проблем и вопросов
Распределение рабочего времени с наибольшей эффективностью выполнения задач
Выявление САМИМ сотрудником факторов, мешающих его работе
Баланс работы и жизни
Получение удовлетворения от работы
Главное в отношении персонала становится: вовлеченность и соучастие
Современная организация – это система взаимодействующих команд!

4.

ЭТАПЫ ОПТИМИЗАЦИИ
Составление реестра процессов
Классификация процессов (ликвидируем, оптимизируем, оставляем как есть)
Выбор процессов для описания / оптимизации
Картирование
Выявление проблем
Внедрение решений
Закрепление в BPMN-схеме
Цифровизация процесса (при необходимости)
5

5.

ГЛОССАРИЙ
• ФУНКЦИИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ – это конкретные задачи и обязанности, которые выполняются этими
органами в рамках своей компетенции.
• ПРОЦЕСС – это серия последовательных отдельных операций, которые направлены на достижение
определенного результата, представляющего ценность для потребителя.
• ПОДПРОЦЕСС – это декомпозированный процесс, в который включено несколько задач.
Таким образом, функции органов власти представляют собой их постоянные
обязанности, тогда как процессы — это действия и мероприятия,
необходимые для выполнения этих функций.
6

6.

РАЗЛИЧИЕ ФУНКЦИЙ И ПРОЦЕССОВ
НАЗВАНИЕ ФУНКЦИИ
НАЗВАНИЕ ПРОЦЕССА
1.1. Информирование о предоставлении государственной услуги
1.2. Организация подачи заявителем запроса
1.3. Прием и регистрация запроса заявителя
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ
1.4. Контроль оплаты государственной пошлины за предоставление государственной услуги и уплаты
иных платежей (при необходимости)
1.5. Запрос и получение документов (сведений), необходимых для предоставления государственной
услуги, в порядке межведомственного взаимодействия
1.6. Рассмотрение запроса и принятие решения по результатам его рассмотрения
1.7. Уведомление заявителя о ходе предоставления государственной услуги и ее результатах
1.8. Предоставление результата государственной услуги
1.9. Оценка заявителем качества предоставления государственной услуги (обратная связь).
1.10. Досудебное обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего
государственную услугу, а также его должностных лиц

7.

ШАБЛОН РЕЕСТРА ПРОЦЕССОВ
* часть столбцов в региональном шаблоне скрыта
Название процесса необходимо указать название соответствующего
Клиент предлагается указать образ конечного получателя результата
процесса
соответствующей функции, услуги или сервиса.
Ответственный за процесс необходимо указать лицо, которое
будет выступать ответственным за реинжиниринг процесса
Статус процесса необходимо указать статус реинжиниринга. Предлагается
использовать следующие статусы, но ведомство может использовать и иные по своему
усмотрению:
- в очереди на исследование
- идет исследование
- в очереди на реинжиниринг
- проходит реинжиниринг
- прошел реинжиниринг
- отправлен на сертификацию
- сертифицирован
Данные на входе предлагается указать, получение каких сведений и
(или) документов необходимо для начала процесса.
Результат на выходе предлагается указать, какой результат получается
при завершении процесса. Результатом могут быть как сведения или документ (например,
справка), так и, например, внесение записи в реестр.
Вид процесса предлагается указать, один из видов, к которым относится
процесс:
основной, вспомогательный, управленческий
9