Методика и практика формирования приказов в бюджетной организации

1.

Дипломная работа
«Методика и практика формирования
приказов в бюджетной организации»
Студент: Павлова Дарья Владимировна,
специальность:46.02.01 Документационное
обеспечение управления и архивоведение
Руководитель ДР: Румянцева Елена Александровна,
преподаватель АНПОО «НСПК»

2.

Актуальность, цель, объект, предмет
• Актуальность Изучение особенностей подготовки приказов в бюджетных организациях
важно для обеспечения юридической силы и эффективности управленческих решений, а
также для предотвращения финансовых потерь и штрафов. Это позволяет избежать ошибок,
влияющих на действительность документов, и гарантировать правильность их составления,
что критично для успешного прохождения проверок и соблюдения налогового
законодательства.
• Объект: Методы и принципы разработки приказов в бюджетном учреждении.
• Предмет: методология и основополагающие принципы, руководствуясь которыми
осуществляется процесс подготовки приказов в рамках бюджетного учреждения.
• Цель: анализ существующей методики и практического применения формирования
приказов в бюджетном учреждении. Целью работы является выработка рекомендаций,
направленных на оптимизацию данного процесса.

3.

Задачи исследования
- изучение нормативно-правовой базы;
- анализ существующей практики формирования приказов;
- разработка предложений по совершенствованию системы управления приказами и оценка
их эффективности.

4.

Понятие приказа в бюджетной организации
Приказ как организационно-распорядительный документ проходит восемь
последовательных этапов создания и утверждения:
1. Инициирование процесса издания.
2. Сбор информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта.
4. Согласование и утверждение проекта документа.
5. Подписание и утверждение руководителем.
6. Регистрация документа отделом документационного обеспечения управления.
7. Доведение текста до исполнителей.

5.

Виды приказов
В зависимости от целевого назначения выделяют приказы по основной деятельности
организации, приказы по личному составу и финансовые приказы. Приказы по основной
деятельности решают основные и оперативные задачи организации, включая структурные,
организационные, нормативные и надзорные вопросы. Приказы по личному составу регулируют
приём на работу, перевод, перемещение, увольнение сотрудников, применение
дисциплинарных взысканий и поощрений, выдачу премий и других стимулирующих выплат.
Финансовые приказы связаны с финансовой деятельностью компании и принятием
управленческих решений.

6.

Формы приказов по личному составу

7.

Анализируемое учреждение
1 октября 1934 года окрисполкомом Остяко-Вогульского национального округа создано
окружное архивное бюро. Первая заведующая — Клавдия Пискарева. К 1935 году собрано
750 единиц хранения.
Полное наименование: КУ "Государственный архив Югры".
Сокращенное наименование: Госархив Югры.
Учредитель: Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Адрес: ул. Мира, 5, г. Ханты-Мансийск, ХМАО-Югра, 628006.
Учреждение включает в свою структуру архивные отделы, службу безопасности, ИТ-отдел
и другие подразделения.
Госархив Югры является важным учреждением, обеспечивающим сохранность и
доступность архивных документов, следуя законодательным и внутренним требованиям.

8.

Анализ практики формирования приказов в
бюджетной организации
В КУ «Государственный архив Югры» существует три основных вида приказов: по основной
деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности.
В архиве проводится работа с приказами, включающая отбор документов, формирование
дел, систематизацию приказов, выявление отсутствующих приказов и составление описей.
Приказы формируются в дела за календарный год в порядке возрастания дат и номеров. При
нарушении нумерации приказы систематизируются по дате.
Иногда в организации издаются распоряжения по личному составу, которые формируются в
отдельные дела.
Практика формирования приказов в КУ «Государственный архив Югры» соответствует
установленным требованиям и обеспечивает сохранность и доступность документов по
личному составу.

9.

Предложения по совершенствованию системы
управления приказами в исследуемом учреждении
Для совершенствования существующей практики формирования приказов в учреждении
предлагается автоматизировать документооборот. Автоматизация позволит сократить
количество рутинных операций, уменьшить использование бумажных носителей, создать
единый массив электронных файлов, ускорить обмен информацией, унифицировать алгоритмы
и схемы, а также реализовать внешние трансферы служебных файлов.
Автоматизация документооборота при работе с приказами является эффективным способом
модернизации порядка ведения дел в компании, перехода от бумажных носителей к
электронным и создания единой базы для делопроизводства.

10.

Оценка эффективности предложенных мероприятий
Итоги исследования:
Система управления приказами в архиве Югры требует модернизации. Рекомендуется внедрение
автоматизированной системы, которая оптимизирует работу с документами, улучшит контроль и создаст
электронную базу данных.
Затраты:
Стоимость внедрения «1С:Документооборот 8 ПРОФ» — 258 100 рублей.
Ожидаемые эффекты:
Сокращение сроков подготовки и поиска документов.
Повышение эффективности и производительности труда.
Прозрачное согласование и контроль выполнения поручений.
Надежное хранение и исключение потери документов.
Соблюдение сроков и требований законодательства.
Внедрение системы улучшит управление приказами и повысит эффективность работы архива.

11.

Выводы
В ходе исследования были рассмотрены основные аспекты приказного делопроизводства,
роль приказов в управлении организацией и деятельность Государственного архива ХантыМансийского автономного округа — Югры. Установлено, что приказы играют ключевую роль в
регулировании различных аспектов деятельности компании, а архивное дело в регионе
эффективно регулируется законодательством. Выявлено, что система управления приказами в
архиве нуждается в автоматизации для повышения эффективности и снижения трудозатрат.
Внедрение системы на базе "1С:Документооборот 8 ПРОФ" позволит значительно улучшить
внутренние процессы и сократить затраты, что окупится за счет повышения производительности
труда и снижения операционных расходов.

12.

Спасибо за внимание!